Jak stworzyć wyrównanie zespołu za pomocą technologii

Jak wygląda wyrównany zespół?

Często firmy nie wiedzą, jak stworzyć wyrównanie zespołów, a nawet zdają sobie sprawę, że mają problemy lub rozpoznają symptomy posiadania różnych zespołów.

Dobrze dopasowana organizacja jest zdrowsza, działa wydajniej i czerpie więcej ze swoich pracowników niż taka, w której istnieją bariery oddzielające różne działy, zespoły i ludzi. Dzieje się tak, ponieważ firma, która jest dobrze dostosowana do całej organizacji, jest bardziej przejrzysta w zakresie swoich celów i zapewnia swoim zespołom narzędzia potrzebne do współpracy.

76% pracowników uważa, że ​​dobrze zdefiniowane strategie i cele prowadzą do bardziej pozytywnej kultury pracy

Co sprawia, że ​​organizacja jest dobrze dostosowana?

Dopasowanie organizacyjne opiera się na kilku podstawowych zasadach , w tym:

• Przejrzystość od góry do dołu: każdy powinien znać aktualne projekty i cele firmy, aby zespoły odgórnie zrozumiały, nad czym pracują, w jaki sposób projekty i praca pomagają osiągnąć ten cel oraz ich wyjątkową rolę w tym wszystkim . W wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza większych, między górą a dołem tworzy się bariera. Tworzenie wyrównania zespołu w firmie polega na pokonaniu tej bariery.
• Zachęcana współpraca: Zawsze należy zachęcać do pracy zespołowej między działami. Każdy w organizacji powinien być dostępny do pomocy przy projektach w innych działach. Wiedza z różnych dyscyplin może być nieoceniona w innych. Na przykład sprzedaż powinna bezwzględnie użyczać swojej wiedzy marketingowi, aby pomóc w tworzeniu skutecznych treści i innych materiałów.
• Skuteczne planowanie projektu: Aby to wszystko połączyć, każdy zespół potrzebuje połączonego i skutecznego planowania projektu, aby upewnić się, że wszystko, co należy zrobić, zostało ukończone, a różne zespoły rozumieją postępy i cele innych zespołów.

Korzyści z łączenia odmiennych zespołów i tworzenia dobrze dopasowanej firmy

Oto niektóre z głównych korzyści płynących z dostosowania biznesowego i pozytywnego wpływu, jaki może to mieć na wszystkich w organizacji.

• Zmniejsz marnotrawstwo produkcji i pracuj nad bardziej efektywnymi projektami: Nie marnuj czasu, zasobów ani produkcji, przypadkowo zmuszając zespoły do ​​pracy nad podobnymi lub nieefektywnymi projektami. Wyrównane organizacje lepiej zarządzają projektami, aby zapewnić, że ich pracownicy zawsze efektywnie pracują nad projektami, które są wspierane przez cel oparty na danych.
• Decyzje oparte na danych : Daj swoim zespołom możliwość podejmowania szybszych decyzji opartych na danych w ciągu dnia pracy dzięki możliwości uzyskiwania dostępu do uporządkowanych danych i korzystania z nich wtedy, gdy tego potrzebują.
• Znajomość i rozwój kultury: Częścią pracy jest budowanie pozytywnych więzi ze współpracownikami, które nie tylko poprawiają nastrój, ale także zwiększają zdolność współpracy i produkcję.
• Zmniejszony obrót: Szczęśliwsi pracownicy prowadzą do wielu korzyści dla firm (zwiększona produkcja, wyższe zyski itp.), ale oznacza to również, że najlepsze talenty zdecydują się zostać na dłużej, zmniejszając rotację i usuwając wszystkie koszty związane z koniecznością ciągłego zastępowania ważnych osób .

• Ulepszona współpraca: Narzędzia takie jak SharePoint i Smartsheet mogą być używane do usprawnienia przepływów pracy i projektów, dając wszystkim zaangażowanym w projekt możliwość dostępu lub udostępniania ważnych powiązanych dokumentów, danych i pracy. Wszystko w jednym miejscu.
• Lepsze doświadczenie pracowników: Technologia może być wykorzystywana do tworzenia szczęśliwszych pracowników poprzez poprawę sposobu, w jaki ludzie pracują w Twojej firmie. Pozwól ludziom pracować mądrzej, a nie ciężej, dając im narzędzia do automatyzacji, współpracy oraz swobodnej i łatwej komunikacji. Bardziej dopasowane zespoły oznaczają również bardziej zdefiniowane role w działach i jaśniejsze cele, które pomagają pracownikom zrozumieć ich wartość w organizacji.
• Większa widoczność: więcej połączonych zespołów skutkuje większą widocznością między nimi projektów i celów oraz lepszym zrozumieniem tego, co aktualnie robi firma i ich ról w tym zakresie.

Jak stworzyć wyrównanie zespołu za pomocą technologii

Jeśli zauważyłeś brak powyższych w swojej firmie, przyczyną jest prawdopodobnie niewspółosiowość między zespołami powodująca nieporozumienia, źle zarządzane projekty, niską jakość pracy i inne objawy, które mogą zaszkodzić firmie. Czasami wpajanie zasad dopasowania nie wystarczy, ponieważ twoim zespołom brakuje narzędzi, których potrzebują, aby faktycznie wprowadzić te zasady w życie. Tu właśnie pojawia się innowacyjna technologia biznesowa.

Spółki powiązane mają o 19% szybszy wzrost przychodów i 15% wzrost zysków w porównaniu do spółek niezaangażowanych

Aby jak najlepiej wykorzystać wszystkie działy i zespoły w organizacji, skorzystaj z niektórych z tych wskazówek, aby stworzyć wyrównanie zespołu dla wszystkich przy użyciu innowacyjnych technologii biznesowych.

Mieć odpowiednie narzędzia do współpracy

Współpraca jest kluczowym elementem dopasowywania różnych zespołów w organizacji. Ale aby to osiągnąć, ludzie potrzebują odpowiednich narzędzi, które są im udostępniane.

W technologii jest to sposób na narzędzia do współpracy, takie jak przechowywanie danych w chmurze, które jest dostępne dla każdego, kto tego potrzebuje, dokumenty na żywo, takie jak Microsoft Office 365 (Word, PowerPoint, Excel), gdzie wielu członków zespołu może współpracować w czasie rzeczywistym, oraz łatwe w obsłudze aplikacje do zarządzania kalendarzami, takie jak Microsoft Outlook czy Kalendarz Google, które umożliwiają szybkie tworzenie i planowanie spotkań.

Powiązane: Wszystkie te narzędzia (i nie tylko) łączą się, aby połączyć ludzi, którzy mogą pracować w różnych biurach, różnych pokojach lub w różnych krajach i umożliwić im natychmiastową współpracę.

Ponadto rozwiązania pamięci masowej oparte na chmurze sprawiają, że wszystkie dokumenty, dane i pliki są dostępne przez cały czas każdemu, kto ich potrzebuje, eliminując przeszkody, które spowalniają projekty z powodu oczekiwania na przesłanie niezbędnych materiałów.

Więcej informacji niż kiedykolwiek wcześniej jest łatwo dostępnych dla wszystkich w organizacji dzięki takim narzędziom.

Dowiedz się, jak komunikować się między zespołami

We współczesnym biznesie istnieje pozornie nieskończona liczba sposobów komunikowania się firm. Między spotkaniami wideo, komunikatorami internetowymi, wiadomościami e-mail, wiadomościami tekstowymi, a nawet komentarzami do dokumentów na żywo liczba dostępnych kanałów może faktycznie stać się problemem, jeśli nie będzie odpowiednio zarządzana.

Często działy i zespoły mogą korzystać z różnych kanałów komunikacji, tworząc barierę technologiczną, która uniemożliwia im współpracę i komunikację z innymi działami w firmie.

Na przykład zespół marketingowy może korzystać z czatu Microsoft Teams, ale dział IT może komunikować się głównie przez Slack. Chociaż może to pomóc każdemu zespołowi z osobna, nie zachęca do komunikacji między działami, co szkodzi współpracy i prowadzi do rozbieżnych zespołów.

Powiązane: Zamiast tego ustal jednolity sposób komunikacji, udostępniając wszystkie zespoły i działy tej samej usłudze. Dzięki platformie Microsoft 365 poczta e-mail, wiadomości błyskawiczne, kanały czatu i zaproszenia na spotkania mogą pochodzić z tej samej aplikacji, dzięki czemu każdy może łatwo znaleźć osobę, z którą musi porozmawiać, aby szybko i skutecznie wykonywać zadania.

Ponadto ogólnie dobrym pomysłem jest posiadanie firmowego „centrum” lub „intranetu” do przechowywania przydatnych dokumentów, filmów, szkoleń i zasobów, aby były one łatwo dostępne dla wszystkich. Jest to również dobry sposób przekazywania ważnych informacji wewnętrznych całej organizacji.

Twórz dokładniejsze i bardziej dostępne raporty

Kolejną korzyścią płynącą z posiadania narzędzi do współpracy i rozwiązań pamięci masowej w chmurze jest ułatwienie raportowania. Mając większy dostęp do danych firmy z różnych działów, zespoły mogą szybciej niż wcześniej podejmować decyzje oparte na danych, przyspieszając harmonogramy projektów i tworząc bardziej efektywną pracę.

Powiązane: Dzięki współużytkowanym bazom danych każdy pracuje na tych samych informacjach i może otrzymywać cenne informacje, które mogą pomóc w osiągnięciu większego sukcesu ich własnych projektów.

Na zakończenie

Dostosowanie firmy zapewnia wiele korzyści, od wyższych zysków dla szczęśliwszych pracowników, ale wszystko zaczyna się od wdrożenia odpowiedniej technologii. Dzięki pakietom zwiększającym produktywność, narzędziom do współpracy, niestandardowym aplikacjom, oprogramowaniu do komunikacji i innym pomagającym technologiom biznesowym Twoja firma może czerpać korzyści z łączenia różnych zespołów i tworzenia wyrównania zespołów w organizacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Twoja firma może stać się oparta na danych i chcesz usłyszeć to wszystko bezpośrednio z ust eksperta, sprawdź Impact Optimize, nasze jednodniowe wydarzenie poświęcone technologii biznesowej, gdzie uzyskasz dostęp do najważniejszych informacji biznesowych eksperci w dziedzinie technologii danych i biznesu. Dowiedz się więcej o naszym wydarzeniu.