Cara Membuat Keselarasan Tim Menggunakan Teknologi

Seperti Apa Tim Aligned itu?

Seringkali, bisnis tidak tahu cara membuat keselarasan tim atau bahkan menyadari bahwa mereka memiliki masalah atau mengenali gejala memiliki tim yang berbeda.

Organisasi yang selaras dengan baik lebih sehat, berjalan lebih efisien, dan mendapatkan lebih banyak dari orang-orangnya daripada organisasi yang memiliki hambatan yang memisahkan departemen, tim, dan orang yang berbeda. Itu karena bisnis yang diselaraskan dengan baik di seluruh organisasi lebih transparan dengan tujuan mereka dan memberi tim mereka alat yang mereka butuhkan untuk bekerja secara kolaboratif.

76% karyawan percaya bahwa strategi dan tujuan yang terdefinisi dengan baik mengarah pada budaya kerja yang lebih positif

Apa yang Membuat Organisasi Terjalin dengan Baik?

Penyelarasan organisasi didasarkan pada beberapa prinsip inti , antara lain:

• Transparansi dari Atas-Down: Setiap orang harus mengetahui fokus proyek dan tujuan perusahaan saat ini sehingga tim dari atas ke bawah memahami apa yang sedang mereka kerjakan, bagaimana proyek dan pekerjaan membantu mencapai tujuan itu, dan peran unik mereka di dalamnya. . Di banyak bisnis, terutama yang lebih besar, penghalang cenderung terbentuk antara bagian atas dan bawah. Menciptakan keselarasan tim di perusahaan adalah tentang menghilangkan penghalang itu.
• Kolaborasi yang Didorong: Kerja tim lintas departemen harus selalu didorong. Setiap orang dalam suatu organisasi harus tersedia untuk membantu proyek-proyek di departemen lain. Keahlian dari berbagai disiplin ilmu dapat sangat berharga bagi orang lain. Misalnya, penjualan harus benar-benar meminjamkan pengetahuan mereka ke pemasaran untuk membantu mengembangkan konten yang efektif dan materi lainnya.
• Perencanaan Proyek yang Efektif: Untuk menyatukan semuanya, setiap tim membutuhkan perencanaan proyek yang terhubung dan efektif untuk memastikan semua yang perlu diselesaikan selesai dan bahwa tim yang berbeda memahami kemajuan dan tujuan tim lain.

Manfaat Menghubungkan Tim yang Berbeda dan Menciptakan Perusahaan yang Sejajar

Berikut adalah beberapa manfaat utama penyelarasan bisnis dan dampak positifnya terhadap semua orang dalam suatu organisasi.

• Kurangi Produksi yang Terbuang dan Kerjakan Proyek yang Lebih Efektif: Jangan buang waktu, sumber daya, atau produksi dengan secara tidak sengaja meminta tim Anda mengerjakan proyek serupa atau tidak efektif. Organisasi yang selaras lebih baik dalam mengelola proyek untuk memastikan bahwa karyawan mereka selalu bekerja secara efisien pada proyek yang didukung oleh tujuan berbasis data.
• Keputusan Berdasarkan Data: Berdayakan tim Anda untuk membuat lebih cepat, lebih banyak keputusan berdasarkan data selama hari kerja mereka dengan dapat mengakses dan memanfaatkan data terstruktur saat mereka membutuhkannya.
• Keakraban dan Pengembangan Budaya: Bagian dari pekerjaan adalah membangun ikatan positif dengan rekan kerja yang tidak hanya meningkatkan suasana hati tetapi juga meningkatkan kemampuan dan produksi kolaboratif.
• Penurunan Omset: Karyawan yang lebih bahagia menghasilkan banyak keuntungan bagi bisnis (peningkatan produksi, keuntungan lebih tinggi, dll.) tetapi juga berarti talenta terbaik akan memutuskan untuk bertahan lebih lama, menurunkan turnover, dan menghapus semua biaya yang terkait dengan terus-menerus mengganti orang-orang penting .

• Kolaborasi yang Disempurnakan: Alat seperti SharePoint dan Smartsheet dapat digunakan untuk merampingkan alur kerja dan proyek dengan memberi semua orang yang terlibat dalam proyek kemampuan untuk mengakses atau berbagi dokumen, data, dan pekerjaan penting terkait. Semua di satu tempat.
• Peningkatan Pengalaman Karyawan: Teknologi dapat digunakan untuk menciptakan tenaga kerja yang lebih bahagia dengan meningkatkan cara orang bekerja di perusahaan Anda. Biarkan orang bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras dengan memberi mereka alat untuk mengotomatisasi, berkolaborasi, dan berkomunikasi dengan bebas dan mudah. Tim yang lebih selaras juga berarti peran yang lebih jelas dalam departemen dan tujuan yang lebih jelas yang membantu karyawan memahami nilai mereka dalam sebuah organisasi.
• Lebih Banyak Visibilitas: Tim yang lebih terhubung menghasilkan lebih banyak visibilitas di antara mereka pada proyek dan tujuan dan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang sedang dilakukan perusahaan dan peran mereka di dalamnya.

Cara Membuat Keselarasan Tim dengan Teknologi

Jika Anda memperhatikan kekurangan di atas pada bisnis Anda, penyebabnya mungkin adalah ketidakselarasan antara tim Anda yang menyebabkan miskomunikasi, proyek yang salah urus, pekerjaan berkualitas rendah, dan lebih banyak gejala yang dapat membahayakan bisnis. Terkadang, menanamkan prinsip-prinsip penyelarasan tidak cukup karena tim Anda tidak memiliki alat yang mereka butuhkan untuk benar-benar mempraktikkan prinsip-prinsip tersebut. Di situlah teknologi bisnis inovatif masuk.

Perusahaan yang selaras memiliki pertumbuhan pendapatan 19% lebih cepat dan peningkatan laba 15% dibandingkan dengan perusahaan yang tidak selaras

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari semua departemen dan tim dalam organisasi Anda, gunakan beberapa tips ini untuk menciptakan keselarasan tim untuk semua orang menggunakan teknologi bisnis yang inovatif.

Miliki Alat Kolaborasi yang Tepat

Kolaborasi adalah bagian penting dari menyelaraskan tim yang berbeda dalam suatu organisasi. Tapi, untuk mencapai ini, orang membutuhkan alat yang tepat yang tersedia untuk mereka.

Dalam teknologi, ia hadir melalui alat kolaborasi seperti penyimpanan data berbasis cloud yang dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkannya, dokumen langsung seperti Microsoft Office 365 (Word, PowerPoint, Excel) di mana beberapa anggota tim dapat bekerja sama secara real-time, dan aplikasi manajemen kalender yang mudah seperti Microsoft Outlook atau Google Kalender yang memungkinkan pembuatan dan penjadwalan rapat dengan cepat.

Terkait: Semua alat ini (dan lebih banyak lagi) bersatu untuk menghubungkan orang-orang yang mungkin bekerja di kantor yang berbeda, ruangan yang berbeda, atau negara yang berbeda dan membiarkan mereka bekerja bersama secara instan.

Selain itu, solusi penyimpanan berbasis cloud membuat semua dokumen, data, dan file tersedia setiap saat bagi siapa pun yang membutuhkannya, menghilangkan hambatan yang memperlambat proyek karena menunggu pengiriman materi yang diperlukan.

Lebih banyak informasi dari sebelumnya tersedia untuk semua orang dalam organisasi dengan alat seperti ini.

Tahu Cara Berkomunikasi Antar Tim

Dalam bisnis modern, ada sejumlah cara yang tampaknya tak terbatas bagi bisnis untuk berkomunikasi. Antara rapat video, aplikasi IM, email, pesan teks, dan bahkan komentar pada dokumen langsung, jumlah saluran yang tersedia sebenarnya dapat menjadi masalah jika tidak dikelola dengan hati-hati.

Seringkali, departemen dan tim mungkin menemukan diri mereka menggunakan saluran komunikasi yang berbeda, menciptakan penghalang teknologi yang membuat mereka tidak dapat berkolaborasi dan berkomunikasi dengan departemen lain di perusahaan.

Misalnya, tim pemasaran mungkin menggunakan obrolan Microsoft Teams tetapi TI mungkin berkomunikasi terutama melalui Slack. Meskipun ini mungkin menyelesaikan pekerjaan untuk setiap tim secara individual, itu tidak mendorong komunikasi lintas departemen yang merusak kolaborasi dan mengarah ke tim yang tidak selaras.

Terkait: Sebaliknya, buatlah cara berkomunikasi yang seragam dengan menempatkan semua tim dan departemen pada layanan yang sama. Dengan Microsoft 365, email, IM, saluran obrolan, dan undangan rapat semuanya dapat berasal dari aplikasi yang sama, sehingga memudahkan semua orang untuk menemukan siapa yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efektif.

Selain itu, biasanya merupakan ide yang baik untuk memiliki 'hub' atau 'intranet' perusahaan untuk menyimpan dokumen, video, pelatihan, dan sumber daya yang berguna sehingga tersedia untuk semua orang. Ini juga merupakan cara yang baik untuk mengkomunikasikan informasi internal yang penting ke seluruh organisasi.

Menghasilkan Laporan yang Lebih Akurat dan Dapat Diakses

Manfaat lain dari memiliki alat kolaborasi dan solusi penyimpanan berbasis cloud adalah membuat pelaporan menjadi lebih mudah. Dengan lebih banyak akses ke data perusahaan dari departemen yang berbeda, tim dapat membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data lebih cepat dari sebelumnya, mempercepat jadwal proyek, dan menciptakan pekerjaan yang lebih berdampak.

Terkait: Dengan database bersama, semua orang mengerjakan informasi yang sama dan dapat menerima wawasan berharga yang dapat membantu proyek mereka sendiri menjadi lebih sukses.

Kesimpulannya

Menyelaraskan bisnis Anda memberikan banyak manfaat dari keuntungan yang lebih tinggi kepada karyawan yang lebih bahagia, tetapi semuanya dimulai dengan menerapkan teknologi yang tepat. Dengan rangkaian produktivitas, alat kolaborasi, aplikasi khusus, perangkat lunak komunikasi, dan teknologi bisnis lain yang membantu, bisnis Anda dapat menuai hasil dari menyatukan tim yang berbeda dan menciptakan keselarasan tim di organisasi Anda.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana bisnis Anda dapat menjadi berbasis data dan ingin mendengar semuanya langsung dari mulut pakar, lihat Impact Optimize, acara teknologi bisnis satu hari kami, di mana Anda akan mendapatkan akses ke top bisnis pakar teknologi data dan bisnis. Pelajari lebih lanjut tentang acara kami.