25 Exemplos de Peculato e Roubo no Local de Trabalho

Publicados: 2019-09-27

Um dia terrível você acorda e percebe que um funcionário em quem confia está desviando da sua empresa. É uma das coisas mais devastadoras que acontecem a um pequeno empresário.

Os exemplos de peculato são abundantes e não faltam maneiras de os funcionários roubarem.

O objetivo deste artigo é ajudá-lo a identificar os sinais de alerta. Se você pode pensar como um fraudador, saberá o que procurar para proteger seu negócio.

E protegê-lo você deve! As consequências do desfalque podem ser catastróficas para uma pequena empresa. De acordo com o Hiscox Embezzlement Study, o valor médio de um roubo de funcionário é de US $ 294.000.

A lista a seguir de exemplos de peculato é baseada em meu conhecimento profissional. No início de minha carreira eu era um advogado interno em um banco regional. Investigamos centenas de casos de peculato envolvendo clientes do banco, geralmente pequenas empresas. Mais tarde, atuei como vice-presidente de recursos humanos em uma corporação onde também lidei com outros tipos de roubo e fraude no local de trabalho. Então eu já vi tudo.

O que é estelionato?

Antes de olharmos para exemplos de desfalque, vamos primeiro entender o que significa desfalque.

Peculato é quando um funcionário ou outra pessoa em uma posição de confiança rouba de sua empresa. Eles usam o dinheiro ou outros ativos para seu próprio uso.

O desfalque muitas vezes implica um crime de colarinho branco em que os fundos são retirados de contas bancárias, ou talvez onde esteja envolvida a falsificação de cheques ou fraude na folha de pagamento. Mas não se limita a essas circunstâncias.

O desfalque é um crime - a pessoa geralmente é acusada de roubo de acordo com a lei estadual. Em certas circunstâncias, também pode ser um crime federal. As penalidades podem envolver prisão e multas. O desfalque geralmente é condenado pelo tribunal a pagar restituição ao negócio. No entanto, as empresas raramente são reembolsadas integralmente.

Exemplos de apropriação indébita

Aqui estão os 25 principais exemplos de peculato e roubos no local de trabalho a serem observados:

Cheques de falsificação

O funcionário passa cheques da empresa ou faz pagamentos eletrônicos para si mesmo. O funcionário então cozinha os livros para esconder o roubo.

Este exemplo clássico de peculato é facilitado quando uma empresa usa um carimbo de assinatura da assinatura de um executivo. Um carimbo de assinatura é literalmente como entregar um cheque em branco aos funcionários, porque eles podem “assinar” cheques sem o seu conhecimento.

Prevenção: Responsabilidades separadas: um trabalhador para processar cheques e outro para conciliar transações e aprovar a documentação. Se você não tiver funcionários suficientes para funções separadas, reconcilie você mesmo os extratos bancários. Exigir ordens de compra ou faturas para cada pagamento. E pare de usar um carimbo de assinatura - ou mantenha-o fechado a sete chaves.

Descontar cheques de clientes

O funcionário endossa e desconta cheques de clientes pagáveis ​​à empresa e, em seguida, mantém os fundos.

Hoje, à medida que mais pagamentos se tornam eletrônicos, o crime essencial é o mesmo. O empregado pode abrir uma conta bancária com nome fictício semelhante ao do empregador para desviar pagamentos eletrônicos. Pequenos bancos e cooperativas de crédito podem ser negligentes ao permitir que contas sejam estabelecidas pelo funcionário usando nomes falsos de “fazer negócios como”.

Prevenção: Separe as funções para que uma pessoa seja responsável pelo processamento dos pagamentos e outra pela conciliação dos lançamentos contábeis. Implemente controles para acompanhar os pagamentos dos clientes em todas as etapas para evitar esse tipo de desvio.

Falsificação de pagamentos de fornecedores

O próximo em nossa lista de exemplos de desvio é quando um funcionário rouba fundos da empresa, mas tenta escondê-los como pagamentos a fornecedores. Funcionários infiéis podem criar faturas falsas de fornecedores e alterar as entradas do sistema contábil para ocultar seus rastros.

Prevenção: Revise regularmente relatórios detalhados de despesas (não apenas relatórios resumidos) divididos por fornecedor, valor e finalidade. Se você estiver familiarizado com seus números, será mais fácil identificar quando um pagamento ou lançamento contábil parecer suspeito. Se sua empresa for grande o suficiente, separe as funções que os funcionários desempenham.

Clientes de superfaturamento

O funcionário superfatura os clientes, fica com o dinheiro extra e o cobre com lançamentos contábeis falsos.

Às vezes, trata-se de uma fraude em grande escala em que cada cliente ou transação é superfaturada por uma pequena “taxa” por anos. Outras vezes, envolve faturar duas vezes o mesmo valor ou cobrar cobranças por itens que o cliente não comprou.

Você pode ficar tentado a pensar nisso como um roubo de clientes, mas é realmente um tipo de peculato. Sua empresa assume a responsabilidade pelo superfaturamento e terá que fazer o bem para os clientes.

Prevenção: Realizar uma auditoria periódica das faturas dos clientes. Preste muita atenção às reclamações dos clientes sobre erros de cobrança e exija explicações completas da equipe sobre como eles ocorreram. As reclamações podem ser um sinal de alerta de um problema maior.

Roubo de dados do cartão do cliente

25 Exemplos de Peculato e Roubo no Local de Trabalho

Um funcionário que recebe pedidos por telefone pode usar posteriormente os dados do cartão de crédito do cliente para cobrar compras pessoais online. Ou um gerente de posto de gasolina pode usar um dispositivo skimmer para extrair os dados do cartão dos terminais das bombas.

Uma versão mais nerd é quando um funcionário baixa dados de cartão de crédito dos sistemas de TI da empresa. Então ele ou ela vende na dark web.

Prevenção: Limite o acesso aos dados do cliente apenas para quem precisa. Implante tecnologia que edita números de cartão de crédito ou imprima apenas os últimos dígitos, para limitar a coleta de lixo ou o compartilhamento não intencional. Altere as permissões quando alguém com acesso à TI sair da empresa. Se você usa terminais de cartão, instale a tecnologia anti-skimming – alguns municípios agora exigem isso.

Preenchendo uma conta de despesas

Os exemplos de preenchimento vão desde a tentativa ocasional de justificar um almoço caro usando uma descrição “criativa”, até a elaboração de esquemas de peculato.

Grandes empresas levam o preenchimento a sério – você não deveria? Um CEO da Hewlett Packard foi demitido em 2010 devido a alegações de que ele havia preenchido sua conta de despesas para esconder um caso extraconjugal. A HP viu o problema como de confiança.

Prevenção: Tenha uma política escrita detalhando o que é – e o que não é – reembolsável. Revise a política nas reuniões de equipe. Se os funcionários fazem muitas viagens de negócios, considere usar um aplicativo de gerenciamento de despesas, como Zoho Expense ou Expensify, para controlar as aprovações e ver os recibos digitalizados em um só lugar.

Dupla imersão

O próximo em nossa lista de exemplos de desvio é quando há uma única despesa comercial legítima, mas o funcionário recebe dois reembolsos. Ela primeiro paga uma despesa com o cartão de crédito da empresa. Mais tarde, ela envia um pedido de reembolso em dinheiro para a mesma despesa.

Prevenção: Insista em ver os recibos subjacentes de todas as despesas (não revise apenas o extrato do cartão de crédito). Use um software de gerenciamento de despesas se seus funcionários incorrerem em muitas despesas reembolsáveis.

Usando um cartão de crédito da empresa para uso pessoal

O funcionário paga as despesas pessoais usando um cartão de crédito da empresa. A boa notícia é que muitas vezes esses roubos são esporádicos e os valores são pequenos.

No entanto, e se o mesmo funcionário também gerencia o sistema contábil e percebe que ninguém além dela presta atenção? O uso de um cartão de crédito da empresa para uso pessoal pode se transformar em grandes exemplos de desfalque quando combinado com registros contábeis falsificados.

Prevenção: Sempre tenha duas pessoas envolvidas no processo: uma para aprovar as despesas e outra para cuidar da contabilidade. Exigir documentação da finalidade da despesa.

Anulação de transações na caixa registradora

Um associado na caixa registradora anula as transações e embolsa o dinheiro. Essa é uma maneira comum de desviar dinheiro de uma pequena empresa de varejo.

Prevenção: Os sistemas de ponto de venda mais recentes têm protocolos de segurança para ajudar a evitar esse tipo de roubo. Por exemplo, eles permitem níveis de liberação para que você possa exigir a aprovação do gerente para anular uma venda. Os números de identificação do funcionário rastreiam a frequência com que um determinado membro da equipe anula transações para que você possa identificar infratores reincidentes.

Desviando Depósitos em Dinheiro

Antes de deixar a sacola de depósito em dinheiro no banco à noite, o funcionário embolsa parte do dinheiro. A quantia pode ser pequena o suficiente para não ser perdida – talvez US$ 100. Mas semana após semana, chega a milhares de dólares.

Prevenção: Conte pessoalmente o dinheiro do dia, preencha o comprovante de depósito e insira o valor nos registros contábeis antes de entregar a bolsa. Ou separe as funções para que duas pessoas estejam envolvidas. Outras estratégias podem ajudar, como câmeras de segurança na área onde o dinheiro é contado junto com o uso de sacos de depósito trancados. Veja mais dicas para processamento de dinheiro.

Invadindo a Caixa ou o Cofre Petty Cash

Esse roubo pode ser tão simples quanto o funcionário tirar $ 200 do cofre ou caixa de dinheiro.

Prevenção: Tranque grandes quantias e guarde você mesmo a chave, para minimizar o acesso e a tentação dos funcionários. Ou use câmeras de segurança. Leia: 20 melhores práticas de manuseio de dinheiro.

Embolsar dinheiro de angariadores de fundos

Skimming o dinheiro da angariação de fundos é muito comum em organizações sem fins lucrativos. Mas esse tipo de fraude também ocorre em empresas que assumem uma causa beneficente. Se uma pessoa tem controle total sobre o dinheiro, do início ao fim, a tentação de roubar pode ser muito grande.

Prevenção: Sempre tenha pelo menos duas pessoas envolvidas no fluxo de trabalho de coleta, registro, depósito e remessa de doações. Não dê chance à tentação.

Roubo de material de escritório

É chocante quantos funcionários parecem sentir que não há problema em levar grandes quantidades de material de escritório para casa. O roubo de suprimentos geralmente envolve itens consumíveis, como selos postais, post-its ou suprimentos de café.

Os donos de um negócio iniciado durante a Grande Depressão tiveram uma solução. Eles eram tão frugais que exigiam que os funcionários entregassem seus lápis no final de cada dia! Você não precisa manter uma rédea tão apertada. Mas controles razoáveis ​​são uma prática recomendada.

Prevenção: Coloque a maioria de seus suprimentos trancados e reabasteça uma área de suprimentos aberta com moderação, para manter o encolhimento pequeno. Uma câmera de segurança pode ajudar. Discuta o uso de suprimentos em uma reunião da empresa para definir o tom e transmitir os valores da empresa.

Roubo de equipamentos ou matérias-primas

25 Exemplos de Peculato e Roubo no Local de Trabalho

Nas empresas de construção e manufatura, um funcionário pode esconder a propriedade da empresa em uma lixeira ou área de armazenamento e recuperá-la após o expediente.

O roubo de equipamentos também ocorre em escritórios. Pense em laptops ou pequenos scanners de documentos que podem ser colocados em uma mochila ou bolsa.

Prevenção: Tranque ou prenda itens valiosos, se possível. Identifique equipamentos importantes com um número e informe aos funcionários que você planeja auditorias regulares para garantir que os itens ainda estejam no local. Use câmeras de segurança e sistemas de acesso eletrônico.

Roubar produtos

O funcionário rouba produtos da empresa. Exemplos incluem joias ou perfumes de uma loja de varejo de alta qualidade. As vítimas típicas são pequenos varejistas que não possuem controles de encolhimento. É impressionante como muitos proprietários simplesmente colocam o estoque em um depósito sem sistema de rastreamento.

Outra variação é quando um garçom não cobra dos amigos por comida ou bebida em um restaurante.

Prevenção: Use câmeras de segurança. Implemente um sistema de gerenciamento de estoque e verifique regularmente os níveis de estoque. Existe até tecnologia POS que rastreia transações e descontos anulados e alerta o proprietário ou gerente.

Assaltando as instalações da empresa

Pense em um trabalho interno clássico - com ou sem cúmplices. O funcionário deixa uma porta destrancada ou usa uma chave para entrar depois do expediente. Sua empresa é roubada.

Prevenção: Instale câmeras de segurança. Implemente um sistema de segurança eletrônica para proteger o acesso após o expediente e registre quem está entrando e saindo.

Roubar mercadoria devolvida

Esse roubo pode ocorrer em um ambiente de varejo ou comércio eletrônico, ou em qualquer empresa que troque equipamentos antigos. O funcionário simplesmente leva os itens devolvidos para casa ou os revende no Craigslist ou no eBay.

A falta de controles torna esse roubo mais fácil. Em algumas pequenas empresas, os retornos podem ser empilhados ao acaso em um canto. É de admirar que eles desapareçam?

Prevenção: Implementar sistemas de controle para gestão de devoluções e outros bens.

Reivindicando que um laptop da empresa foi perdido

O funcionário entrega um laptop ou dispositivo móvel a um membro da família e informa ao empregador que foi perdido. A empresa então substitui o item.

Prevenção: use um software de gerenciamento de dispositivos que permita à empresa desativar dispositivos perdidos e rastrear sua localização.

Configurando funcionários falsos

O funcionário fraudador configura funcionários falsos, embolsa o pagamento e cozinha os livros para esconder a transação. Isso acontece em empresas com proprietários ausentes ou proprietários excessivamente confiantes que não prestam atenção.

Prevenção: Implementar sistemas para conciliar o número de funcionários com as despesas com pessoal. Revise regularmente um relatório detalhado do número de funcionários, discriminando as despesas por funcionário. Lembre-se, relatórios detalhados são seus amigos. O desfalque é muito mais difícil de detectar se tudo o que você vê são relatórios resumidos ou um P&L de alto nível.

Falsificação de horas extras

Isso pode incluir esquemas em que os colegas de trabalho entram e saem uns dos outros. Ou pode envolver um funcionário da folha de pagamento criando entradas falsas para supostas horas extras que ele paga a si mesmo.

Prevenção: Use sistemas de planilha eletrônica de horas. Observe o pagamento de horas extras de perto para aumentos incomuns. Compare relatórios detalhados para identificar exatamente quais funcionários estão recebendo horas extras e quando – você pode identificar padrões suspeitos.

Falha ao remeter o dinheiro do imposto da folha de pagamento

O empregado desvia dinheiro destinado às remessas de impostos da folha de pagamento do empregador ou outro dinheiro de impostos. Eventualmente, a autoridade tributária vai repreender o proprietário da empresa por não enviar o dinheiro dos impostos e pode arquivar uma garantia contra a empresa ou apreender a propriedade. Portanto, você não apenas enfrenta perdas por peculato, mas também tem o IRS no seu encalço - um golpe duplo!

Este exemplo de peculato é perpetrado por contadores desonestos, pessoal financeiro, funcionários da folha de pagamento e até mesmo pequenos serviços externos de folha de pagamento.

Prevenção: Terceirize para um grande serviço de folha de pagamento respeitável, como Paychex ou ADP. Vai um longo caminho para evitar um pesadelo de peculato. Ou exija uma auditoria regular por uma empresa de contabilidade externa.

Coleta de propinas de fornecedores

Nesse esquema, o funcionário recebe propinas do fornecedor e você não sabe. As propinas podem ser em dinheiro. Eles também podem assumir a forma de produtos e serviços adicionais usados ​​na empresa ou em casa de um funcionário. Um sinal de alerta é uma relação incomumente próxima entre um fornecedor e um funcionário.

Prevenção: Envolva-se na escolha de fornecedores. Isso minimiza o conluio entre fornecedores e funcionários infiéis.

Venda de segredos comerciais; Espionagem corporativa

O funcionário vende informações confidenciais para um concorrente. Ou o funcionário leva consigo documentos confidenciais e segredos comerciais ao trocar de emprego.

Você vê isso em startups de alta tecnologia. Por exemplo, um ex-executivo do Google foi indiciado por acusações criminais por roubar 14.000 arquivos de tecnologia de carros autônomos e levá-los para uma startup adquirida posteriormente pela Uber.

Prevenção: Tenha acordos fortes com os funcionários. Os sistemas de armazenamento em nuvem compartilhados ajudam você a gerenciar e rastrear quem tem acesso a quê.

Roubo de identidade comercial

Um funcionário garante uma linha de crédito ou empréstimo em nome da sua empresa, usando o dinheiro para compras pessoais. O fraudador então usa os fundos da empresa para fazer os pagamentos. Os fraudadores típicos são funcionários de finanças ou guarda-livros com acesso a registros contábeis e contas legítimas usadas para encobrir seus rastros.

Um roubo semelhante ocorre quando um sócio ou membro da família de uma empresa familiar faz empréstimos não autorizados em nome da empresa.

Prevenção: Implementar controles internos para freios e contrapesos. Exija relatórios detalhados para ver para onde o dinheiro está indo. Problemas repentinos de fluxo de caixa ou uma mudança negativa na pontuação de crédito da sua empresa podem ser sinais de alerta de peculato. Preste atenção especial a serviços como PayPal e outros que permitem empréstimos ou adiantamentos pré-aprovados em sua conta.

Iniciando um negócio usando recursos da empresa

Nessa situação, os funcionários iniciam seus próprios negócios no horário da empresa. Nas piores situações, os funcionários usam recursos da empresa, como código de software em seu novo produto de software, ou roubam matérias-primas.

Não se engane: isso é roubo. No entanto, algumas almas delirantes se gabam nas mídias sociais sobre o que estão fazendo!

Ainda assim, o empregador pode rir por último. Por quê? Porque de um modo geral, um empregador possui todos os produtos de trabalho criados no horário da empresa.

Prevenção: Defina as expectativas adequadamente com os funcionários – e deixe sua política clara, seja ela qual for. Alguns empregadores incentivam negócios paralelos, mas outros não têm uma política de trabalho clandestino. Mesmo se você permitir negócios paralelos, deixe claro que as atividades não devem ser realizadas durante o horário de trabalho e os recursos da empresa não podem ser usados.

Considerações Finais sobre Desvio

É importante ser um empresário engajado. Preste atenção, faça perguntas e revise relatórios detalhados. Implante tecnologia para controlar os níveis de acesso e aprovação e forneça avisos antecipados de qualquer coisa incomum. Acima de tudo, implemente verificações e contrapesos em seus processos para garantir que nenhum funcionário tenha controle total. Medidas como essas ajudam a proteger os meios de subsistência de todos no negócio.

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