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25 ejemplos de malversación y robo en el lugar de trabajo
Publicado: 2019-09-27
Un día terrible, te despiertas y te das cuenta de que un empleado en el que confiabas ha estado malversando dinero de tu empresa. Es una de las cosas más devastadoras que le pueden pasar al propietario de una pequeña empresa.
Abundan los ejemplos de malversación de fondos y no faltan las formas en que los empleados roban.
El objetivo de este artículo es ayudarlo a detectar las señales de advertencia. Si puede pensar como un malversador, sabrá qué buscar para proteger su negocio.
¡Y protegerlo usted debe! Las consecuencias de la malversación de fondos pueden ser catastróficas para una pequeña empresa. Según el Estudio de malversación de fondos de Hiscox, el monto promedio de un robo por parte de un empleado es la friolera de $ 294,000.
La siguiente lista de ejemplos de malversación se basa en mi conocimiento profesional. Al principio de mi carrera, fui abogado interno en un banco regional. Investigamos cientos de casos de malversación de fondos que involucraban a clientes del banco, a menudo pequeñas empresas. Más tarde me desempeñé como vicepresidente de recursos humanos en una corporación donde también me ocupé de otros tipos de robo y fraude en el lugar de trabajo. Así que lo he visto todo.
¿Qué es la malversación de fondos?
Antes de ver ejemplos de malversación, primero comprendamos qué significa malversación.
La malversación es cuando un empleado o alguien más en un puesto de confianza roba de su negocio. Utilizan el dinero u otros activos para su propio uso.
La malversación a menudo implica un delito de cuello blanco en el que se toman fondos de cuentas bancarias, o tal vez en la falsificación de cheques o fraude de nómina. Pero no se limita a esas circunstancias.
La malversación de fondos es un delito: la persona generalmente es acusada de delito grave de robo según la ley estatal. En ciertas circunstancias también puede ser un delito federal. Las sanciones pueden implicar tiempo en la cárcel y multas. Por lo general, el tribunal ordena al malversador que pague una restitución al negocio. Sin embargo, las empresas rara vez son reembolsadas en su totalidad.
Ejemplos de malversación de fondos
Estos son los 25 ejemplos principales de malversación de fondos y robos en el lugar de trabajo a tener en cuenta:
Falsificación de cheques
El empleado escribe cheques de la empresa o realiza pagos electrónicos a sí mismo. El empleado luego cocina los libros para ocultar el robo.
Este ejemplo clásico de malversación de fondos se simplifica cuando una empresa utiliza un sello con la firma de un ejecutivo. Un sello de firma es literalmente como entregar a los empleados un cheque en blanco porque pueden "firmar" cheques sin su conocimiento.
Prevención: Responsabilidades separadas: un trabajador para procesar cheques y otro para conciliar transacciones y aprobar documentación. Si no tiene suficiente personal para funciones separadas, concilie los extractos bancarios usted mismo. Requerir órdenes de compra o facturas para cada pago. Y deje de usar un sello de firma, o guárdelo bajo llave.
Cobro de cheques de clientes
El empleado endosa y cobra los cheques de los clientes pagaderos a la empresa y luego se queda con los fondos.
Hoy, a medida que más pagos se vuelven electrónicos, el delito esencial es el mismo. El empleado puede configurar una cuenta bancaria con un nombre ficticio similar al del empleador para desviar los pagos electrónicos. Los bancos pequeños y las cooperativas de crédito pueden ser poco estrictos al permitir que el empleado establezca cuentas utilizando nombres falsos de "hace negocios como".
Prevención: Separar las funciones para que una persona se encargue de procesar los pagos y otra de conciliar los asientos contables. Implemente controles para rastrear los pagos de los clientes en cada paso para evitar este tipo de malversación.
Pagos de proveedores falsos
El siguiente en nuestra lista de ejemplos de malversación es cuando un empleado roba fondos de la empresa, pero trata de ocultarlos como pagos a proveedores. Los empleados desleales pueden crear facturas de proveedores falsas y cambiar las entradas del sistema contable para ocultar sus huellas.
Prevención: revise regularmente los informes de gastos detallados (no solo los informes resumidos) desglosados por proveedor, monto y propósito. Si se familiariza con sus números, es más fácil detectar cuándo un pago o un asiento contable parece sospechoso. Si su empresa es lo suficientemente grande, separe las funciones que realizan los empleados.
Clientes de sobrefacturación
El empleado factura en exceso a los clientes, se queda con el dinero extra y lo encubre con asientos contables falsos.
A veces, se trata de un fraude a gran escala en el que a cada cliente o transacción se le cobra en exceso una pequeña "tarifa" durante años. Otras veces implica la doble facturación de la misma cantidad dos veces o la adición de cargos por artículos que el cliente no compró.
Puede sentirse tentado a pensar que esto es robar a los clientes, pero en realidad es un tipo de malversación. Su empresa es responsable de la sobrefacturación y tendrá que compensar a los clientes.
Prevención: Realizar una auditoría periódica de la facturación de los clientes. Preste mucha atención a las quejas de los clientes sobre errores de facturación y exija explicaciones detalladas del personal sobre cómo ocurrieron. Las quejas pueden ser una señal de advertencia de un problema mayor.
Robo de Datos de la Tarjeta del Cliente
Un empleado que toma pedidos por teléfono puede usar más tarde los datos de la tarjeta de crédito del cliente para cargar compras personales en línea. O el gerente de una estación de servicio puede usar un dispositivo skimmer para leer los datos de la tarjeta de las terminales en las bombas.
Una versión más nerd es cuando un empleado descarga datos de tarjetas de crédito de los sistemas de TI de la empresa. Luego él o ella lo vende en la dark web.
Prevención: Limite el acceso a los datos de los clientes solo a aquellos que lo necesitan. Implemente tecnología que elimine números de tarjetas de crédito o solo imprima los últimos dígitos, para limitar la recolección de basura o el intercambio no intencional. Cambie los permisos cuando alguien con acceso a TI abandone la empresa. Si usa terminales de tarjetas, instale tecnología anti-skimming, algunos municipios ahora lo requieren.
Relleno de una cuenta de gastos
Los ejemplos de relleno van desde el intento ocasional de justificar un almuerzo costoso utilizando una descripción "creativa", hasta elaborados esquemas de malversación de fondos.
Las grandes empresas se toman en serio el acolchado, ¿no debería usted? Un director general de Hewlett Packard fue despedido en 2010 ante las acusaciones de que había inflado su cuenta de gastos para ocultar una aventura extramatrimonial. HP vio el problema como uno de confianza.
Prevención: Tenga una política escrita que detalle lo que es y no es reembolsable. Repase la política en las reuniones de personal. Si los empleados realizan muchos viajes de negocios, considere usar una aplicación de administración de gastos como Zoho Expense o Expensify para controlar las aprobaciones y ver los recibos escaneados, todo en un solo lugar.
Doble inmersión
El siguiente en nuestra lista de ejemplos de malversación es cuando hay un solo gasto comercial legítimo, pero el empleado recibe dos reembolsos. Primero paga un gasto con la tarjeta de crédito de la empresa. Posteriormente presenta una solicitud de reembolso en efectivo por el mismo gasto.
Prevención: insista en ver los recibos subyacentes de todos los gastos (no se limite a revisar el estado de cuenta de la tarjeta de crédito). Utilice un software de gestión de gastos si sus empleados incurren en muchos gastos reembolsables.
Uso de una tarjeta de crédito de la empresa para uso personal
El empleado paga los gastos personales con una tarjeta de crédito de la empresa. La buena noticia es que, a menudo, estos robos son esporádicos y las cantidades son pequeñas.
Sin embargo, ¿qué pasa si el mismo empleado también maneja el sistema contable y se da cuenta de que nadie más que ella le presta atención? El uso de una tarjeta de crédito de la empresa para uso personal puede convertirse en ejemplos de malversación masiva cuando se combina con registros contables falsificados.
Prevención: Siempre tenga dos personas involucradas en el proceso: una para aprobar los gastos y otra para manejar la contabilidad. Requerir documentación del propósito del gasto.
Anulación de transacciones en la caja registradora
Un asociado en la caja registradora anula las transacciones y se embolsa el efectivo. Esta es una forma común de robar dinero de una pequeña empresa minorista.
Prevención: Los sistemas de punto de venta más nuevos tienen protocolos de seguridad para ayudar a prevenir este tipo de robo. Por ejemplo, permiten niveles de autorización para que pueda solicitar la aprobación del gerente para anular una venta. Los números de identificación de los empleados rastrean la frecuencia con la que un miembro del personal en particular anula las transacciones para que pueda detectar a los infractores reincidentes.
Desviar depósitos en efectivo
Antes de dejar la bolsa de depósito de efectivo en el banco por la noche, el empleado guarda parte del efectivo. La cantidad puede ser lo suficientemente pequeña como para no perderse, tal vez $ 100. Pero semana tras semana, suma miles de dólares.
Prevención: Cuente personalmente el efectivo del día, complete el comprobante de depósito e ingrese el monto en los registros contables usted mismo antes de entregar la bolsa. O separe las funciones para que participen dos personas. Otras estrategias pueden ayudar, como cámaras de seguridad en el área donde se cuenta el efectivo junto con el uso de bolsas de depósito cerradas. Vea más consejos para el procesamiento de efectivo.
Asaltar la caja chica o la caja fuerte
Este robo puede ser tan simple como que el empleado saque $200 de la caja fuerte o caja chica.
Prevención: Guarde bajo llave grandes sumas y conserve la llave usted mismo, para minimizar el acceso y la tentación por parte de los empleados. O usa cámaras de seguridad. Lea: 20 mejores prácticas de manejo de efectivo.
Embolsándose efectivo de recaudadores de fondos
Sacar dinero de la recaudación de fondos es muy común en las organizaciones sin fines de lucro. Pero este tipo de fraude también ocurre en negocios que asumen una causa benéfica. Si una persona tiene control total sobre el dinero, de principio a fin, la tentación de robar puede resultar demasiado grande.
Prevención: Siempre tenga al menos dos personas involucradas en el flujo de trabajo de recolección, registro, depósito y envío de donaciones. No le des oportunidad a la tentación.
Robo de suministros de oficina
Es impactante cuántos empleados parecen sentir que está bien llevar grandes cantidades de material de oficina a casa. El robo de suministros generalmente involucra artículos consumibles como sellos postales, notas Post-it o suministros de café.
Los propietarios de un negocio iniciado durante la Gran Depresión tenían una solución. ¡Eran tan frugales que requerían que los empleados entregaran sus lápices al final de cada día! No es necesario que mantengas las riendas TAN apretadas. Pero los controles razonables son una mejor práctica.
Prevención: Ponga la mayoría de sus suministros bajo llave y reabastezca un área abierta de suministro con moderación, para mantener la merma pequeña. Una cámara de seguridad puede ayudar. Discuta el uso de suministros en una reunión de la empresa para establecer el tono y transmitir los valores de la empresa.
Robo de equipos o materias primas
En las empresas de construcción y fabricación, un empleado puede esconder la propiedad de la empresa en un contenedor de basura o en un área de almacenamiento y recuperarla fuera del horario de trabajo.
El robo de equipos también ocurre en las oficinas. Piense en computadoras portátiles o escáneres de documentos pequeños que se pueden deslizar en una mochila o bolso.
Prevención: Guarde con llave o cerrojo los artículos valiosos si es factible. Etiquete el equipo importante con un número y dígales a los empleados que planea auditorías periódicas para asegurarse de que los artículos aún estén en el sitio. Utilizar cámaras de seguridad y sistemas de acceso electrónico.
Robo de productos
El empleado roba productos de la empresa. Los ejemplos incluyen joyas o perfumes de una tienda minorista de alta gama. Las víctimas típicas son los pequeños minoristas que carecen de controles de pérdida. Es sorprendente cuántos propietarios simplemente guardan el inventario en un almacén sin un sistema de seguimiento.
Otra variación es cuando un camarero no cobra a sus amigos por la comida o las bebidas en un restaurante.
Prevención: Utilizar cámaras de seguridad. Implemente un sistema de gestión de inventario y verifique regularmente los niveles de inventario. Incluso hay tecnología POS que rastrea transacciones anuladas y descuentos, y alerta al propietario o gerente.
Robo de instalaciones de la empresa
Piense en un trabajo interno clásico, con o sin cómplices. El empleado deja una puerta abierta o usa una llave para entrar fuera de horario. Su empresa es estafada.
Prevención: Instalar cámaras de seguridad. Implemente un sistema de seguridad electrónico para garantizar el acceso fuera del horario de atención y registre quién entra y sale.
Robo de mercancía devuelta
Este robo puede ocurrir en un establecimiento minorista o de comercio electrónico, o en cualquier negocio que intercambie equipos viejos. El empleado simplemente se lleva a casa los artículos devueltos o los revende en Craigslist o eBay.
La falta de controles facilita este robo. En algunas pequeñas empresas, las devoluciones pueden estar apiladas al azar en una esquina. ¿Es de extrañar que desaparezcan?
Prevención: Implementar sistemas de control para la gestión de devoluciones y otros bienes.
Reclamar la pérdida de una computadora portátil de la empresa
El empleado le da una computadora portátil o dispositivo móvil a un miembro de la familia y le dice al empleador que se perdió. La compañía luego reemplaza el artículo.
Prevención: use un software de administración de dispositivos que le permita a la empresa deshabilitar los dispositivos perdidos y rastrear su ubicación.
Configuración de empleados falsos
El empleado malversador establece empleados falsos, se embolsa el pago y manipula los libros para ocultar la transacción. Esto sucede en negocios con dueños ausentes o dueños demasiado confiados que no prestan atención.
Prevención: Implementar sistemas para conciliar el número de empleados con los gastos de personal. Revise periódicamente un informe detallado de personal que desglose los gastos por empleado. Recuerde, los informes detallados son su amigo. La malversación de fondos es mucho más difícil de detectar si lo único que mira son informes resumidos o una cuenta de pérdidas y ganancias de alto nivel.
Falsificar horas extras
Esto puede incluir esquemas en los que los compañeros de trabajo marcan la entrada y la salida entre sí. O puede involucrar a un empleado de nómina creando entradas falsas por supuestas horas extras que él mismo paga.
Prevención: Use sistemas electrónicos de registro de horas. Vigile de cerca el pago de horas extras por aumentos inusuales. Compare informes detallados para identificar exactamente qué empleados obtienen horas extra y cuándo; es posible que detecte patrones sospechosos.
No remitir el dinero del impuesto sobre la nómina
El empleado malversa dinero destinado a las remesas de impuestos sobre la nómina del empleador u otro dinero de impuestos. Eventualmente, la autoridad fiscal se impondrá severamente al propietario de la empresa por no enviar el dinero de los impuestos, y puede presentar un gravamen contra la empresa o confiscar la propiedad. Entonces, no solo enfrenta pérdidas por malversación de fondos, sino que tiene al IRS pisándole los talones, ¡un doble golpe!
Este ejemplo de malversación es perpetrado por contadores deshonestos, personal financiero, empleados de nómina e incluso pequeños servicios externos de nómina.
Prevención: subcontrate a un gran servicio de nómina de buena reputación como Paychex o ADP. Es muy útil prevenir una pesadilla de malversación de fondos. O requerir una auditoría periódica por parte de una firma de contabilidad externa.
Cobro de sobornos de proveedores
En este esquema, el empleado recibe sobornos del proveedor y usted no lo sabe. Los sobornos pueden ser en efectivo. También pueden tomar la forma de productos y servicios adicionales utilizados en el hogar o el negocio secundario de un empleado. Una señal de advertencia es una relación inusualmente estrecha entre un proveedor y un empleado.
Prevención: Participe usted mismo en la elección de proveedores. Esto minimiza la colusión entre proveedores y empleados desleales.
Venta de secretos comerciales; Espionaje corporativo
El empleado vende información confidencial a un competidor. O el empleado se lleva documentos confidenciales y secretos comerciales cuando cambia de trabajo.
Esto se ve en las nuevas empresas de alta tecnología. Por ejemplo, un exejecutivo de Google fue acusado de cargos penales por robar 14.000 archivos de tecnología de vehículos autónomos y llevárselos a una startup que luego adquirió Uber.
Prevención: Tenga acuerdos sólidos con los empleados. Los sistemas de almacenamiento en la nube compartidos lo ayudan a administrar y rastrear quién tiene acceso a qué.
Robo de identidad comercial
Un empleado asegura una línea de crédito o préstamo a nombre de su empresa, utilizando el dinero para compras personales. El malversador luego usa los fondos de la compañía para hacer los pagos. Los malversadores típicos son personal de finanzas o tenedores de libros con acceso a registros contables y cuentas legítimas utilizadas para cubrir sus huellas.
Un robo similar ocurre cuando un socio o miembro de la familia en una empresa familiar toma préstamos no autorizados en nombre de la empresa.
Prevención: Implementar controles internos de frenos y contrapesos. Solicite informes detallados para ver a dónde va el dinero. Los problemas repentinos de flujo de efectivo o un cambio negativo en el puntaje crediticio de su empresa pueden ser señales de advertencia de malversación de fondos. Preste especial atención a servicios como PayPal y otros que permiten préstamos o anticipos preaprobados contra su cuenta.
Comenzar un negocio utilizando los recursos de la empresa
En esta situación, los empleados inician sus propios negocios en horario laboral. En las peores situaciones, los empleados utilizan los recursos de la empresa, como el código de software en su nuevo producto de software, o roban materias primas.
No se equivoque al respecto: esto es un robo. Sin embargo, ¡algunas almas delirantes se jactan en las redes sociales de lo que están haciendo!
Aún así, el empleador puede reírse el último. ¿Por qué? Porque, en términos generales, un empleador es dueño de todo el producto del trabajo creado en el tiempo de la empresa.
Prevención: Establezca expectativas adecuadamente con los empleados y deje clara su política, sea lo que sea. Algunos empleadores alientan los negocios paralelos, pero otros tienen una política de no trabajar de forma indirecta. Incluso si permite negocios secundarios, deje en claro que las actividades no deben realizarse durante las horas de trabajo y que no se pueden utilizar los recursos de la empresa.
Reflexiones finales sobre la malversación de fondos
Es importante ser un empresario comprometido. Preste atención, haga preguntas y revise informes detallados. Implemente tecnología para controlar el acceso y los niveles de aprobación, y brinde una alerta temprana de cualquier cosa inusual. Sobre todo, implemente controles y equilibrios en sus procesos para asegurarse de que ningún empleado tenga el control total. Pasos como estos ayudan a proteger el sustento de todos en el negocio.
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