- Pagina principala
- Articole
- Blogging
- 25 Exemple de delapidare și furt la locul de muncă
25 Exemple de delapidare și furt la locul de muncă
Publicat: 2019-09-27
Într-o zi îngrozitoare, te trezești și realizezi că un angajat în care ai încredere a deturnat de la compania ta. Este unul dintre cele mai devastatoare lucruri care i se întâmplă unui proprietar de afaceri mici.
Exemplele de delapidare abundă și nu lipsesc modalitățile prin care angajații fură.
Scopul acestui articol este de a vă ajuta să identificați semnele de avertizare. Dacă poți gândi ca un delapidator, vei ști ce să cauți pentru a-ți proteja afacerea.
Și trebuie să-l protejezi! Consecințele delapidarii pot fi catastrofale pentru o afacere mică. Potrivit Studiului Hiscox de Deturnare, valoarea medie a furtului unui angajat este de 294.000 USD.
Următoarea listă de exemple de delapidare se bazează pe cunoștințele mele profesionale. La începutul carierei mele, am fost avocat intern la o bancă regională. Am investigat sute de cazuri de delapidare care au implicat clienți ai băncii, adesea întreprinderi mici. Mai târziu am ocupat funcția de vicepreședinte al resurselor umane într-o corporație în care m-am ocupat și de alte tipuri de furt și fraudă la locul de muncă. Deci le-am văzut pe toate.
Ce este delapidarea?
Înainte de a privi exemplele de delapidare, să înțelegem mai întâi ce înseamnă delapidare.
Deturnarea este atunci când un angajat sau altcineva într-o poziție de încredere fură din afacerea ta. Ei folosesc banii sau alte bunuri pentru uz propriu.
Deturnarea implică adesea o infracțiune cu guler alb în care fondurile sunt preluate din conturi bancare sau poate în cazul în care este implicată falsificarea cecurilor sau frauda salariilor. Dar nu se limitează la acele circumstanțe.
Deturnarea de fonduri este o infracțiune - persoana este de obicei acuzată de furt penal conform legii statului. În anumite circumstanțe poate fi și o crimă federală. Pedepsele pot implica închisoare și amenzi. Deturnătorul este de obicei obligat de către instanță să plătească restituire afacerii. Cu toate acestea, afacerile sunt rareori rambursate integral.
Exemple de delapidare
Iată primele 25 de exemple de delapidare și furturi la locul de muncă de care trebuie să fii atent:
Cecuri de falsificare
Angajatul scrie cecuri companiei sau efectuează plăți electronice către el însuși. Angajatul gătește apoi cărțile pentru a ascunde furtul.
Acest exemplu clasic de delapidare este simplificat atunci când o companie folosește o ștampilă a semnăturii unui director. O ștampilă de semnătură este literalmente ca și cum le-ați înmâna angajaților un cec în alb, deoarece aceștia pot „semna” cecuri fără să știți.
Prevenire: Responsabilități separate: un muncitor să proceseze controalele și altul să reconcilieze tranzacțiile și să aprobe documentația. Dacă nu aveți suficient personal pentru funcții separate, atunci reconciliați singur extrasele bancare. Solicitați comenzi de cumpărare sau facturi pentru fiecare plată. Și nu mai folosiți o ștampilă de semnătură - sau păstrați-o sub cheie.
Încasarea cecurilor clienților
Angajatul aprobă și încasează cecurile clienților plătibile companiei, apoi păstrează fondurile.
Astăzi, pe măsură ce mai multe plăți devin electronice, crima esențială este aceeași. Angajatul poate crea un cont bancar cu un nume fictiv similar cu cel al angajatorului pentru a redirecționa plățile electronice. Băncile mici și uniunile de credit pot fi laxe în a permite stabilirea conturilor de către angajat folosind nume false de „a face afaceri ca”.
Prevenire: Separați funcțiile astfel încât o persoană să fie responsabilă pentru procesarea plăților și alta pentru reconcilierea înregistrărilor contabile. Implementați controale pentru a urmări plățile clienților la fiecare pas pentru a evita acest tip de delapidare.
Falsificarea plăților furnizorilor
Următorul pe lista noastră de exemple de delapidare este atunci când un angajat fură fondurile companiei, dar încearcă să le ascundă ca plăți către furnizori. Angajații necredincioși pot crea facturi false ale furnizorilor și pot modifica intrările din sistemul de contabilitate pentru a-și ascunde urmele.
Prevenire: revizuiți în mod regulat rapoartele detaliate de cheltuieli (nu doar rapoartele rezumative) defalcate în funcție de furnizor, sumă și scop. Dacă sunteți familiarizat cu numerele dvs., este mai ușor să observați când o plată sau o înregistrare contabilă pare suspectă. Dacă compania dumneavoastră este suficient de mare, separați funcțiile pe care le îndeplinesc angajații.
Suprafacturarea Clienților
Angajatul suprafacturat clienții, păstrează banii în plus și îi acoperă cu înregistrări contabile false.
Uneori, aceasta este o fraudă la scară largă în care fiecare client sau tranzacție este suprafacturat cu o „comision” mică de ani de zile. Alteori, implică facturarea dublă a aceleiași sume de două ori sau achitarea unor taxe pentru articolele pe care clientul nu le-a cumpărat.
Ai putea fi tentat să te gândești la asta ca la un furt de la clienți, dar este într-adevăr un tip de delapidare. Compania dumneavoastră poartă responsabilitatea pentru suprafacturarea și va trebui să facă bine clienților.
Prevenire: Efectuați un audit periodic al facturilor clienților. Acordați o atenție deosebită plângerilor clienților cu privire la erorile de facturare și solicitați explicații detaliate din partea personalului cu privire la modul în care au apărut. Plângerile pot fi un semn de avertizare al unei probleme mai mari.
Furtul datelor cardului clientului
Un angajat care preia comenzi telefonice poate utiliza ulterior datele cardului de credit ale clientului pentru a taxa cumpărăturile personale online. Sau un manager de benzinărie poate folosi un dispozitiv skimmer pentru a descărca datele cardului de la terminalele de la pompe.
O versiune mai tocilar este atunci când un angajat descarcă datele cardului de credit din sistemele IT ale companiei. Apoi el sau ea îl vinde pe dark web.
Prevenire: Limitați accesul la datele clienților doar celor care au nevoie de ele. Implementați tehnologia care elimină numerele cardurilor de credit sau imprimă doar ultimele cifre, pentru a limita colectarea gunoiului sau partajarea neintenționată. Schimbați permisiunile atunci când cineva cu acces IT părăsește compania. Dacă utilizați terminale de card, instalați tehnologia anti-skimming - unele municipalități o solicită acum.
Completarea unui cont de cheltuieli
Exemplele de umplutură variază de la încercarea ocazională de a justifica un prânz scump folosind o descriere „creativă”, până la elaborarea schemelor de delapidare.
Întreprinderile mari să ia în serios căptușeala – nu-i așa? Un CEO Hewlett Packard a fost demis în 2010, în fața acuzațiilor că și-a completat contul de cheltuieli pentru a ascunde o relație extraconjugală. HP a văzut problema ca fiind una de încredere.
Prevenire: aveți o politică scrisă care să detalieze ce este – și ce nu este – rambursabil. Treceți peste politica în ședințele personalului. Dacă angajații fac multe călătorii de afaceri, luați în considerare utilizarea unei aplicații de gestionare a cheltuielilor, cum ar fi Zoho Expense sau Expensify, pentru a controla aprobările și pentru a vedea chitanțele scanate într-un singur loc.
Dubla scufundare
Următorul pe lista noastră de exemple de delapidare este atunci când există o singură cheltuială legitimă de afaceri, dar angajatul primește două rambursări. Ea plătește mai întâi o cheltuială cu cardul de credit al companiei. Ulterior, ea depune o cerere de rambursare în numerar pentru aceeași cheltuială.
Prevenire: insistați să vedeți chitanțele de bază pentru toate cheltuielile (nu examinați doar extrasul cardului de credit). Utilizați un software de gestionare a cheltuielilor dacă angajații dvs. suportă multe cheltuieli rambursabile.
Utilizarea unui card de credit al companiei pentru uz personal
Angajatul plătește cheltuielile personale folosind un card de credit al companiei. Vestea bună este că de multe ori aceste furturi sunt sporadice, iar sumele sunt mici.
Totuși, ce se întâmplă dacă aceeași angajată gestionează și sistemul contabil și își dă seama că nimeni în afară de ea nu acordă atenție? Folosirea unui card de credit al companiei pentru uz personal se poate transforma în exemple masive de delapidare atunci când este combinată cu înregistrări contabile falsificate.
Prevenire: Aveți întotdeauna două persoane implicate în proces: unul pentru a aproba cheltuielile și unul pentru a se ocupa de contabilitate. Solicitați documentația privind scopul cheltuielii.
Anularea tranzacțiilor la casa de marcat
Un asociat de la casa de marcat anulează tranzacțiile și pune în buzunar numerarul. Acesta este un mod obișnuit de a scoate bani de la o afacere mică de vânzare cu amănuntul.
Prevenire: sistemele mai noi ale punctelor de vânzare au protocoale de securitate pentru a ajuta la prevenirea acestui tip de furt. De exemplu, permit niveluri de lichidare, astfel încât să puteți solicita aprobarea managerului pentru a anula o vânzare. Numerele de identificare ale angajaților urmăresc cât de des un anumit membru al personalului anulează tranzacțiile, astfel încât să puteți identifica infractori recidivante.
Sifonarea depozitelor de numerar
Înainte de a lăsa seara sacul de depozit de numerar la bancă, angajatul pune în buzunar o parte din numerar. Suma poate fi suficient de mică pentru a nu fi ratată - poate 100 USD. Dar, săptămână după săptămână, se adună mii de dolari.
Prevenire: Numărați personal numerarul zilei, completați bonul de depozit și introduceți singur suma în evidența contabilă înainte de a preda geanta. Sau separați funcțiile astfel încât să fie implicate două persoane. Alte strategii pot ajuta, cum ar fi camerele de securitate din zona în care se numără numerarul împreună cu folosirea pungilor de depozit încuiate. Vedeți mai multe sfaturi pentru procesarea numerarului.
Raiding the Petty Cash Box sau Seif
Acest furt poate fi la fel de simplu ca angajatul scoate 200 de dolari din seif sau cutie de numerar.
Prevenire: Blocați sume mari și păstrați singur cheia, pentru a minimiza accesul și tentația angajaților. Sau folosește camere de securitate. Citiți: 20 de bune practici de gestionare a numerarului.
Buzunar de numerar de la strângeri de fonduri
Scurtarea banilor pentru strângerea de fonduri este prea frecventă în organizațiile non-profit. Dar acest tip de fraudă apare și în afacerile care își asumă o cauză caritabilă. Dacă o persoană are control complet asupra banilor, de la început până la sfârșit, tentația de a fura se poate dovedi prea mare.
Prevenire: Aveți întotdeauna cel puțin două persoane implicate în fluxul de lucru de colectare, înregistrare, depunere și remitere a donațiilor. Nu da o șansă tentației.
Furtul de rechizite de birou
Este șocant cât de mulți angajați par să simtă că este în regulă să ia acasă cantități mari de rechizite de birou. Furtul de consumabile implică, de obicei, articole consumabile, cum ar fi timbre poștale, note post-it sau consumabile de cafea.
Proprietarii unei afaceri începute în timpul Marii Crize au avut o soluție. Au fost atât de cumpătați încât le-au cerut angajaților să-și întoarcă creioanele la sfârșitul fiecărei zile! Nu trebuie să ții ACEA strâns frâu. Dar controalele rezonabile sunt cea mai bună practică.
Prevenire: Puneți majoritatea proviziilor sub cheie și completați o zonă de aprovizionare deschisă cu moderație, pentru a menține contracția mică. O cameră de securitate poate ajuta. Discutați despre utilizarea consumabilelor într-o întâlnire a companiei pentru a stabili tonul și a transmite valorile companiei.
Furtul de echipamente sau materii prime
În întreprinderile de construcții și producție, un angajat poate ascunde proprietatea companiei într-un tomberon sau într-o zonă de depozitare și le poate recupera după orele de program.
Furtul de echipamente are loc și în birouri. Gândiți-vă la laptopuri sau mici scanere de documente care pot fi strecurate într-un rucsac sau o geantă de mână.
Prevenire: Închideți sau înșurubează articole valoroase, dacă este posibil. Etichetați echipamentele importante cu un număr și informați angajații că planificați audituri regulate pentru a vă asigura că articolele sunt încă la fața locului. Utilizați camere de securitate și sisteme electronice de acces.
Furtul de produse
Angajatul fură produsele companiei. Exemplele includ bijuterii sau parfumuri de la un magazin cu amănuntul de ultimă generație. Victimele tipice sunt micii comercianți cu amănuntul cărora le lipsesc controalele de contracție. Este uimitor cât de mulți proprietari introduc pur și simplu inventarul într-un depozit fără sistem de urmărire.
O altă variantă este atunci când un chelner nu taxează prietenii pentru mâncare sau băuturi într-un restaurant.
Prevenire: Folosiți camere de securitate. Implementați un sistem de gestionare a stocurilor și verificați regulat nivelurile de inventar. Există chiar și tehnologie POS care urmărește tranzacțiile anulate și reducerile și alertează proprietarul sau managerul.
Efracție la sediul companiei
Gândiți-vă la un loc de muncă clasic - cu sau fără complici. Angajatul lasă o ușă descuiată sau folosește o cheie pentru a intra după orele de program. Compania ta este furată.
Prevenire: Instalați camere de securitate. Implementați un sistem electronic de securitate pentru a asigura accesul în afara orelor de program și pentru a înregistra cine vine și pleacă.
Furarea mărfurilor returnate
Acest furt poate avea loc într-un cadru de vânzare cu amănuntul sau de comerț electronic sau în orice afacere care schimbă echipamente vechi. Angajatul pur și simplu ia articolele returnate acasă sau le revinde pe Craigslist sau eBay.
Lipsa controalelor face acest furt mai ușor. În unele întreprinderi mici, returnările pot fi stivuite la întâmplare într-un colț. E de mirare că dispar?
Prevenire: implementați sisteme de control pentru gestionarea retururilor și a altor bunuri.
Pretinzând că un laptop al companiei a fost pierdut
Angajatul dă un laptop sau un dispozitiv mobil unui membru al familiei și îi spune angajatorului că a fost pierdut. Compania înlocuiește apoi articolul.
Prevenire: utilizați software de gestionare a dispozitivelor care permite companiei să dezactiveze dispozitivele pierdute și să urmărească locația acestora.
Crearea de angajați falși
Angajatul care deturnează angajații falși, pune în buzunar plata și gătește cărțile pentru a ascunde tranzacția. Acest lucru se întâmplă în afacerile cu proprietari absenți sau proprietari cu exces de încredere care nu acordă atenție.
Prevenire: implementați sisteme pentru a reconcilia numărul de angajați cu cheltuielile cu personalul. Examinați în mod regulat un raport detaliat al personalului care defalcă cheltuielile în funcție de angajat. Amintiți-vă, rapoartele detaliate sunt prietenele dvs. Deturnarea este mult mai greu de observat dacă tot ceea ce te uiți vreodată sunt rapoarte rezumative sau un P&L la nivel înalt.
Falsificarea orelor suplimentare
Aceasta poate include scheme în care colegii lucrează și ies unul pentru celălalt. Sau poate implica un funcționar de salarizare care creează înregistrări false pentru presupusele ore suplimentare pe care le plătește el însuși.
Prevenire: Folosiți sisteme electronice de pontaj. Urmăriți cu atenție plata orelor suplimentare pentru creșteri neobișnuite. Comparați rapoarte detaliate pentru a identifica exact ce angajați beneficiază de ore suplimentare și când - puteți observa modele suspecte.
Neremiterea banilor din impozitul pe salarii
Angajatul deturnează bani alocați pentru remiterile angajatorului din impozitul pe salariu sau alți bani din impozite. În cele din urmă, autoritatea fiscală va reproșa proprietarului afacerii pentru că nu a trimis banii din impozite și poate depune o garanție împotriva afacerii sau poate confisca proprietatea. Așa că nu numai că te confrunți cu pierderi din deturnare de fonduri, dar ai IRS-ul pe coadă - un dublu zgomot!
Acest exemplu de delapidare este comis de contabili necinstiți, personal financiar, funcționari de salarizare și chiar mici servicii externe de salarizare.
Prevenire: externalizați către un serviciu mare de salarizare cu renume, cum ar fi Paychex sau ADP. Este un drum lung pentru a preveni un coșmar de delapidare. Sau solicitați un audit regulat de către o firmă de contabilitate externă.
Colectarea de comisioane de la vânzători
În această schemă, angajatul primește respinse de la furnizor și tu nu știi. Kickback-urile pot fi în numerar. De asemenea, pot lua forma unor produse și servicii suplimentare utilizate în afacerea sau acasă a unui angajat. Un semn de avertizare este o relație neobișnuit de strânsă între un vânzător și un angajat.
Prevenire: Implicați-vă singur în alegerea furnizorilor. Acest lucru minimizează coluziunea între vânzători și angajații necredincioși.
Vanzarea secretelor comerciale; Spionajul corporativ
Angajatul vinde informații sensibile unui concurent. Sau angajatul ia cu el documente confidențiale și secrete comerciale atunci când își schimbă locul de muncă.
Vedeți asta în startup-urile de înaltă tehnologie. De exemplu, un fost director Google a fost inculpat cu acuzații penale pentru furtul a 14.000 de fișiere pentru tehnologia autoturismelor și pentru că le-a dus la o startup achiziționată ulterior de Uber.
Prevenire: Aveți acorduri puternice ale angajaților. Sistemele de stocare în cloud partajate vă ajută să gestionați și să urmăriți cine are acces la ce.
Furtul de identitate a afacerii
Un angajat își asigură o linie de credit sau un împrumut în numele companiei dvs., folosind banii pentru achiziții personale. Deturnătorul folosește apoi fondurile companiei pentru a efectua plățile. Deturnatorii tipici sunt personalul financiar sau contabilii cu acces la înregistrările contabile și la conturile legitime utilizate pentru a-și acoperi urmele.
Un furt similar este atunci când un partener sau un membru al familiei dintr-o afacere de familie ia împrumuturi neautorizate în numele companiei.
Prevenire: implementați controale interne pentru controale și echilibrări. Solicitați rapoarte detaliate pentru a vedea unde se duc banii. Problemele bruște ale fluxului de numerar sau o schimbare negativă a scorului de credit al companiei dvs. pot fi semne de avertizare ale delapidarii. Acordați o atenție deosebită serviciilor precum PayPal și altora decât permiteți împrumuturi sau avansuri preaprobate în contul dvs.
Pornirea unei afaceri folosind resursele companiei
În această situație, angajații își încep propriile afaceri la ora companiei. În cele mai grave situații, angajații folosesc resursele companiei, cum ar fi codul software în noul lor produs software, sau fură materii prime.
Nu vă înșelați: acesta este un furt. Cu toate acestea, unele suflete delirante se laudă pe rețelele sociale cu ceea ce fac!
Cu toate acestea, angajatorul poate primi ultimul râs. De ce? Pentru că, în general, un angajator deține toate produsele de muncă create în timpul companiei.
Prevenire: stabiliți-vă așteptările în mod corespunzător cu angajații - și clarificați-vă politica, oricare ar fi. Unii angajatori încurajează afacerile secundare, dar alții au o politică de interzicere a lunii. Chiar dacă permiteți afaceri secundare, clarificați că activitățile nu ar trebui să se desfășoare în timpul orelor de lucru și că resursele companiei nu pot fi utilizate.
Gânduri finale despre delapidarea
Este important să fii un proprietar de afaceri angajat. Acordați atenție, puneți întrebări și examinați rapoarte detaliate. Implementați tehnologia pentru a controla nivelurile de acces și de aprobare și pentru a oferi avertizare timpurie despre orice neobișnuit. Mai presus de toate, implementați controale și echilibrări în procesele dvs. pentru a vă asigura că niciun angajat nu are control complet. Pași ca aceștia ajută la protejarea mijloacelor de trai ale tuturor celor din afacere.
Imagini: Depositphotos.com
