- Beranda
- Artikel
- Blogging
- 25 Contoh Penggelapan dan Pencurian Tempat Kerja
25 Contoh Penggelapan dan Pencurian Tempat Kerja
Diterbitkan: 2019-09-27
Suatu hari yang mengerikan Anda bangun dan menyadari seorang karyawan yang Anda percayai telah menggelapkan perusahaan Anda. Ini adalah salah satu hal yang paling menghancurkan yang terjadi pada pemilik usaha kecil.
Contoh penggelapan berlimpah dan tidak ada kekurangan cara karyawan mencuri.
Tujuan artikel ini adalah untuk membantu Anda menemukan tanda-tanda peringatan. Jika Anda bisa berpikir seperti seorang penggelapan, Anda akan tahu apa yang harus dicari untuk melindungi bisnis Anda.
Dan Anda harus melindunginya! Konsekuensi dari penggelapan dapat menjadi bencana besar bagi bisnis kecil. Menurut Studi Penggelapan Hiscox, jumlah rata-rata pencurian karyawan adalah $294.000.
Daftar contoh penggelapan berikut ini berdasarkan pengetahuan profesional saya. Di awal karir saya, saya adalah seorang pengacara internal di sebuah bank regional. Kami menyelidiki ratusan kasus penggelapan yang melibatkan nasabah bank, seringkali usaha kecil. Kemudian saya menjabat sebagai wakil presiden sumber daya manusia di sebuah perusahaan di mana saya juga menangani jenis pencurian dan penipuan di tempat kerja lainnya. Jadi saya sudah melihat semuanya.
Apa itu Penggelapan?
Sebelum kita melihat contoh penggelapan, mari kita pahami dulu apa yang dimaksud dengan penggelapan.
Penggelapan adalah ketika seorang karyawan atau orang lain dalam posisi tepercaya mencuri dari bisnis Anda. Mereka menggunakan uang atau aset lain untuk digunakan sendiri.
Penggelapan sering kali menyiratkan kejahatan kerah putih di mana dana diambil dari rekening bank, atau mungkin di mana pemalsuan cek atau penipuan penggajian terlibat. Tapi itu tidak terbatas pada keadaan itu.
Penggelapan adalah kejahatan — orang tersebut biasanya didakwa dengan kejahatan pencurian di bawah hukum negara bagian. Dalam keadaan tertentu itu juga bisa menjadi kejahatan federal. Hukuman mungkin melibatkan waktu penjara dan denda. Penggelapan biasanya diperintahkan oleh pengadilan untuk membayar ganti rugi kepada bisnis. Namun, bisnis jarang dilunasi secara penuh.
Contoh Penggelapan
Berikut adalah 25 contoh penggelapan dan pencurian di tempat kerja yang harus diwaspadai:
Cek Tempa
Karyawan menulis cek perusahaan atau melakukan pembayaran elektronik untuk dirinya sendiri. Karyawan kemudian memasak buku untuk menyembunyikan pencurian.
Contoh penggelapan klasik ini menjadi lebih mudah ketika sebuah perusahaan menggunakan stempel tanda tangan eksekutif. Cap tanda tangan secara harfiah seperti menyerahkan cek kosong kepada karyawan karena mereka dapat “menandatangani” cek tanpa sepengetahuan Anda.
Pencegahan: Tanggung jawab terpisah: satu pekerja untuk memproses cek dan yang lain untuk merekonsiliasi transaksi dan menyetujui dokumentasi. Jika Anda tidak memiliki cukup staf untuk fungsi terpisah, maka rekonsiliasi sendiri laporan bank. Memerlukan pesanan pembelian atau faktur untuk setiap pembayaran. Dan berhenti menggunakan stempel tanda tangan — atau simpan di bawah gembok dan kunci.
Mencairkan Cek Pelanggan
Karyawan mendukung dan menguangkan cek pelanggan yang harus dibayar kepada perusahaan, kemudian menyimpan dananya.
Saat ini, karena semakin banyak pembayaran menjadi elektronik, kejahatan yang esensial adalah sama. Karyawan dapat membuat rekening bank dengan nama fiktif yang mirip dengan nama majikan untuk mengalihkan pembayaran elektronik. Bank kecil dan serikat kredit bisa lemah dalam mengizinkan akun dibuat oleh karyawan menggunakan nama palsu "berbisnis sebagai".
Pencegahan: Pisahkan fungsi sehingga satu orang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran dan orang lain untuk merekonsiliasi entri akuntansi. Terapkan kontrol untuk melacak pembayaran pelanggan di setiap langkah untuk menghindari penggelapan semacam ini.
Memalsukan Pembayaran Vendor
Berikutnya dalam daftar contoh penggelapan kami adalah ketika seorang karyawan mencuri dana perusahaan, tetapi mencoba menyembunyikannya sebagai pembayaran kepada vendor. Karyawan yang tidak setia dapat membuat faktur vendor palsu dan mengubah entri sistem akuntansi untuk menyembunyikan jejak mereka.
Pencegahan: Tinjau laporan pengeluaran terperinci secara teratur (bukan hanya laporan ringkasan) yang dikelompokkan berdasarkan vendor, jumlah, dan tujuan. Jika Anda tetap terbiasa dengan nomor Anda, akan lebih mudah untuk mengenalinya saat entri pembayaran atau pembukuan terlihat mencurigakan. Jika perusahaan Anda cukup besar, pisahkan fungsi yang dilakukan karyawan.
Pelanggan yang menagih berlebihan
Karyawan itu menagih terlalu banyak kepada pelanggan, menyimpan uang ekstra dan menutupinya dengan entri akuntansi palsu.
Terkadang ini adalah penipuan skala besar di mana setiap pelanggan atau transaksi ditagih berlebihan dengan "biaya" kecil selama bertahun-tahun. Lain kali melibatkan penagihan ganda jumlah yang sama dua kali atau memaku biaya untuk item pelanggan tidak membeli.
Anda mungkin tergoda untuk menganggap ini sebagai mencuri dari pelanggan, tapi ini benar-benar jenis penggelapan. Perusahaan Anda bertanggung jawab atas tagihan berlebih dan harus berbuat baik kepada pelanggan.
Pencegahan: Melakukan audit tagihan pelanggan secara berkala. Perhatikan baik-baik keluhan pelanggan tentang kesalahan penagihan dan mintalah penjelasan menyeluruh dari staf tentang bagaimana hal itu terjadi. Keluhan mungkin merupakan tanda peringatan dari masalah yang lebih besar.
Pencurian Data Kartu Pelanggan
Seorang karyawan yang menerima pesanan telepon nantinya dapat menggunakan data kartu kredit pelanggan untuk menagih pembelian pribadi secara online. Atau manajer pompa bensin dapat menggunakan perangkat skimmer untuk membaca data kartu dari terminal di pompa.
Versi yang lebih nerdy adalah ketika seorang karyawan mengunduh data kartu kredit dari sistem TI perusahaan. Kemudian dia menjualnya di web gelap.
Pencegahan: Batasi akses data pelanggan hanya kepada mereka yang membutuhkan. Terapkan teknologi yang menyunting nomor kartu kredit atau hanya mencetak digit terakhir, untuk membatasi pengambilan sampah atau pembagian yang tidak disengaja. Ubah izin saat seseorang dengan akses TI keluar dari perusahaan. Jika Anda menggunakan terminal kartu, pasang teknologi anti-skimming — beberapa kota sekarang memerlukannya.
Mengisi Akun Pengeluaran
Contoh padding berkisar dari upaya sesekali untuk membenarkan makan siang mahal menggunakan deskripsi "kreatif", hingga skema penggelapan yang rumit.
Perusahaan besar menganggap padding dengan serius – bukan? Seorang CEO Hewlett Packard digulingkan kembali pada tahun 2010 karena dituduh mengisi rekening pengeluarannya untuk menyembunyikan perselingkuhan di luar nikah. HP melihat masalah ini sebagai salah satu kepercayaan.
Pencegahan: Miliki kebijakan tertulis yang merinci apa yang — dan tidak — dapat diganti. Pelajari kebijakan tersebut dalam rapat staf. Jika karyawan melakukan banyak perjalanan bisnis, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi manajemen pengeluaran seperti Zoho Expense atau Expensify untuk mengontrol persetujuan dan melihat tanda terima yang dipindai semuanya di satu tempat.
Mencelupkan Ganda
Berikutnya dalam daftar contoh penggelapan kami adalah ketika ada satu pengeluaran bisnis yang sah, tetapi karyawan tersebut mendapat dua penggantian. Dia pertama kali membayar biaya dengan kartu kredit perusahaan. Kemudian dia mengajukan permintaan penggantian uang tunai untuk biaya yang sama.
Pencegahan: Bersikeras melihat tanda terima yang mendasari untuk semua pengeluaran (jangan hanya meninjau laporan kartu kredit). Gunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran jika karyawan Anda mengeluarkan banyak biaya yang dapat diganti.
Menggunakan Kartu Kredit Perusahaan Untuk Penggunaan Pribadi
Karyawan membayar pengeluaran pribadi menggunakan kartu kredit perusahaan. Kabar baiknya, seringkali pencurian ini bersifat sporadis dan jumlahnya kecil.
Namun, bagaimana jika karyawan yang sama juga mengelola sistem akuntansi dan tidak menyadari bahwa hanya dia yang memperhatikan? Menggunakan kartu kredit perusahaan untuk penggunaan pribadi dapat berubah menjadi contoh penggelapan besar-besaran jika digabungkan dengan pemalsuan pembukuan.
Pencegahan: Selalu ada dua orang yang terlibat dalam proses: satu untuk menyetujui pengeluaran dan satu lagi untuk menangani akuntansi. Memerlukan dokumentasi tujuan pengeluaran.
Membatalkan Transaksi Di Mesin Kasir
Seorang rekan di kasir membatalkan transaksi dan mengantongi uang tunai. Ini adalah cara umum untuk menggelapkan uang dari bisnis kecil ritel.
Pencegahan: Sistem point-of-sale yang lebih baru memiliki protokol keamanan untuk membantu mencegah pencurian semacam ini. Misalnya, mereka mengizinkan tingkat izin sehingga Anda dapat meminta persetujuan manajer untuk membatalkan penjualan. Nomor ID karyawan melacak seberapa sering anggota staf tertentu membatalkan transaksi sehingga Anda dapat melihat pelanggar berulang.
Menyedot Setoran Tunai
Sebelum menitipkan kantong setoran tunai di bank pada malam hari, karyawan mengantongi sebagian uang tunai. Jumlahnya mungkin cukup kecil untuk dilewatkan — mungkin $100. Tapi minggu demi minggu, jumlahnya mencapai ribuan dolar.
Pencegahan: Hitung sendiri uang tunai hari itu, lengkapi slip setoran, dan masukkan sendiri jumlahnya ke dalam catatan pembukuan sebelum menyerahkan tas. Atau pisahkan fungsinya sehingga dua orang terlibat. Strategi lain dapat membantu, seperti kamera keamanan di area di mana uang tunai dihitung bersama dengan menggunakan kantong penyimpanan yang terkunci. Lihat tips lainnya untuk pemrosesan uang tunai.
Merampok Petty Cash Box atau Brankas
Pencurian ini bisa sesederhana karyawan yang mengambil $200 dari brankas atau kotak kas kecil.
Pencegahan: Kunci dalam jumlah besar dan simpan sendiri kuncinya, untuk meminimalkan akses dan godaan oleh karyawan. Atau gunakan kamera keamanan. Baca: 20 Praktik Terbaik Penanganan Uang Tunai.
mengantongi uang tunai dari penggalangan dana
Skimming uang penggalangan dana terlalu umum di non-profit. Tetapi jenis penipuan ini juga terjadi pada bisnis yang melakukan kegiatan amal. Jika satu orang memiliki kendali penuh atas uang, dari awal sampai akhir, godaan untuk mencuri bisa menjadi terlalu besar.
Pencegahan: Selalu libatkan setidaknya dua orang dalam alur kerja pengumpulan, pencatatan, penyetoran, dan penyerahan donasi. Jangan beri kesempatan pada godaan.
Mencuri Perlengkapan Kantor
Mengejutkan betapa banyak karyawan yang tampaknya merasa tidak apa-apa membawa pulang perlengkapan kantor dalam jumlah besar. Pencurian persediaan biasanya melibatkan barang-barang konsumsi seperti perangko, post-it note atau persediaan kopi.
Pemilik satu bisnis yang dimulai selama Depresi Hebat punya solusi. Mereka sangat hemat sehingga mengharuskan karyawan untuk menyerahkan pensil mereka di penghujung hari! Anda tidak perlu menahannya dengan ketat. Tetapi kontrol yang masuk akal adalah praktik terbaik.
Pencegahan: Letakkan sebagian besar persediaan Anda di bawah kunci dan kunci dan isi kembali area pasokan terbuka dengan hemat, untuk menjaga penyusutan tetap kecil. Kamera keamanan dapat membantu. Diskusikan penggunaan persediaan dalam rapat perusahaan untuk mengatur nada dan menyampaikan nilai-nilai perusahaan.
Mencuri Peralatan atau Bahan Baku
Dalam bisnis konstruksi dan manufaktur, seorang karyawan dapat menyembunyikan properti perusahaan di tempat sampah atau tempat penyimpanan dan mengambilnya kembali setelah jam kerja.
Pencurian peralatan juga terjadi di kantor-kantor. Pikirkan laptop atau pemindai dokumen kecil yang dapat dimasukkan ke dalam ransel atau tas tangan.
Pencegahan: Mengunci atau mengunci barang-barang berharga jika memungkinkan. Beri label peralatan penting dengan nomor dan beri tahu karyawan bahwa Anda merencanakan audit rutin untuk memastikan barang masih ada di lokasi. Gunakan kamera keamanan dan sistem akses elektronik.
Mencuri Produk
Karyawan mencuri produk perusahaan. Contohnya termasuk perhiasan atau parfum dari toko ritel kelas atas. Korban tipikal adalah pengecer kecil yang tidak memiliki kontrol penyusutan. Sungguh menakjubkan betapa banyak pemilik hanya memasukkan inventaris ke dalam gudang tanpa sistem pelacakan.
Variasi lainnya adalah ketika seorang pelayan tidak mengenakan biaya kepada teman untuk makanan atau minuman di sebuah restoran.
Pencegahan: Gunakan kamera keamanan. Menerapkan sistem manajemen inventaris dan secara teratur memeriksa tingkat inventaris. Bahkan ada teknologi POS yang melacak transaksi dan diskon yang dibatalkan, dan memberi tahu pemilik atau manajer.
Pencurian Tempat Perusahaan
Pikirkan pekerjaan internal klasik — dengan atau tanpa kaki tangan. Karyawan membiarkan pintu tidak terkunci atau menggunakan kunci untuk masuk setelah jam kerja. Perusahaan Anda ditipu.
Pencegahan: Pasang kamera keamanan. Menerapkan sistem keamanan elektronik untuk mengamankan akses setelah jam kerja, dan mencatat siapa yang datang dan pergi.
Mencuri Barang Dagangan yang Dikembalikan
Pencurian ini dapat terjadi dalam pengaturan ritel atau e-niaga, atau dalam bisnis apa pun yang menukar peralatan lama. Karyawan hanya membawa pulang barang yang dikembalikan atau menjualnya kembali di Craigslist atau eBay.
Kurangnya kontrol membuat pencurian ini lebih mudah. Di beberapa bisnis kecil, pengembalian mungkin ditumpuk sembarangan di sudut. Apakah mengherankan mereka menghilang?
Pencegahan: Menerapkan sistem kontrol untuk mengelola pengembalian dan properti lainnya.
Mengklaim Laptop Perusahaan Hilang
Karyawan memberikan laptop atau perangkat seluler kepada anggota keluarga dan memberi tahu majikan bahwa itu hilang. Perusahaan kemudian mengganti barang tersebut.
Pencegahan: Gunakan perangkat lunak manajemen perangkat yang memungkinkan perusahaan menonaktifkan perangkat yang hilang dan melacak lokasinya.
Menyiapkan Karyawan Palsu
Karyawan yang menggelapkan itu mengatur karyawan palsu, mengantongi gaji, dan memasak buku untuk menyembunyikan transaksi. Ini terjadi dalam bisnis dengan pemilik yang tidak hadir atau pemilik yang terlalu percaya yang tidak memperhatikan.
Pencegahan: Menerapkan sistem untuk menyelaraskan jumlah karyawan dengan biaya staf. Tinjau secara teratur laporan jumlah karyawan yang mendetail yang merinci pengeluaran oleh karyawan. Ingat, laporan terperinci adalah teman Anda. Penggelapan jauh lebih sulit dikenali jika semua yang Anda lihat hanyalah laporan ringkasan atau P&L tingkat tinggi.
Memalsukan Lembur
Ini mungkin termasuk skema di mana rekan kerja masuk dan keluar untuk satu sama lain. Atau mungkin melibatkan petugas penggajian yang membuat entri palsu untuk dugaan lembur yang dia bayar sendiri.
Pencegahan: Gunakan sistem absen elektronik. Perhatikan pembayaran lembur dengan cermat untuk kenaikan yang tidak biasa. Bandingkan laporan terperinci untuk mengidentifikasi dengan tepat karyawan mana yang lembur dan kapan — Anda mungkin melihat pola yang mencurigakan.
Gagal Mengirim Uang Pajak Penggajian
Karyawan menggelapkan uang yang dialokasikan untuk pembayaran pajak gaji majikan atau uang pajak lainnya. Akhirnya otoritas perpajakan akan menghukum pemilik bisnis karena tidak mengirimkan uang pajak, dan dapat mengajukan hak gadai terhadap bisnis atau menyita properti. Jadi Anda tidak hanya menghadapi kerugian dari penggelapan, tetapi Anda memiliki IRS di belakang Anda — pukulan ganda!
Contoh penggelapan ini dilakukan oleh pemegang buku yang tidak jujur, staf keuangan, juru tulis penggajian, dan bahkan layanan penggajian kecil di luar.
Pencegahan: Lakukan outsourcing ke layanan penggajian besar yang bereputasi baik seperti Paychex atau ADP. Ini berjalan jauh untuk mencegah mimpi buruk penggelapan. Atau memerlukan audit rutin oleh kantor akuntan luar.
Mengumpulkan Kickback Dari Vendor
Dalam skema ini, karyawan mendapat suap vendor dan Anda tidak menyadarinya. Kickback bisa berupa uang tunai. Mereka juga dapat berupa produk dan layanan tambahan yang digunakan dalam bisnis sampingan atau rumah karyawan. Tanda peringatan adalah hubungan yang sangat dekat antara vendor dan karyawan.
Pencegahan: Terlibatlah dalam memilih vendor sendiri. Ini meminimalkan kolusi antara vendor dan karyawan yang tidak setia.
Menjual Rahasia Dagang; Spionase Perusahaan
Karyawan tersebut menjual informasi sensitif kepada pesaing. Atau karyawan tersebut membawa dokumen rahasia dan rahasia dagang saat berpindah pekerjaan.
Anda melihat ini di perusahaan rintisan teknologi tinggi. Misalnya, seorang mantan eksekutif Google didakwa dengan tuduhan kriminal karena mencuri 14.000 file untuk teknologi mobil yang dapat mengemudi sendiri dan membawanya ke perusahaan rintisan yang kemudian diakuisisi oleh Uber.
Pencegahan: Memiliki perjanjian karyawan yang kuat. Sistem penyimpanan cloud bersama membantu Anda mengelola dan melacak siapa yang memiliki akses ke apa.
Pencurian Identitas Bisnis
Seorang karyawan mengamankan jalur kredit atau pinjaman atas nama perusahaan Anda, menggunakan uang itu untuk pembelian pribadi. Pelaku kemudian menggunakan dana perusahaan untuk melakukan pembayaran. Penggelapan tipikal adalah staf keuangan atau pemegang buku dengan akses ke catatan akuntansi dan akun sah yang digunakan untuk menutupi jejak mereka.
Pencurian serupa terjadi ketika pasangan atau anggota keluarga dalam bisnis keluarga mengambil pinjaman tanpa izin atas nama perusahaan.
Pencegahan: Menerapkan pengendalian internal untuk checks and balances. Memerlukan laporan terperinci untuk melihat ke mana perginya uang. Masalah arus kas yang tiba-tiba atau perubahan negatif dalam nilai kredit perusahaan Anda mungkin merupakan tanda peringatan penggelapan. Berikan perhatian khusus pada layanan seperti PayPal dan lainnya daripada mengizinkan pinjaman yang telah disetujui sebelumnya atau uang muka terhadap akun Anda.
Memulai Bisnis Menggunakan Sumber Daya Perusahaan
Dalam situasi ini, karyawan memulai bisnis mereka sendiri pada waktu perusahaan. Dalam situasi terburuk, karyawan menggunakan sumber daya perusahaan seperti kode perangkat lunak dalam produk perangkat lunak baru mereka, atau mencuri bahan mentah.
Jangan salah tentang itu: ini adalah pencurian. Namun, beberapa jiwa delusi membual di media sosial tentang apa yang mereka lakukan!
Tetap saja, majikan mungkin mendapatkan tawa terakhir. Mengapa? Karena secara umum, majikan memiliki semua produk kerja yang dibuat pada waktu perusahaan.
Pencegahan: Tetapkan harapan dengan baik kepada karyawan — dan buat kebijakan Anda jelas, apa pun itu. Beberapa pengusaha mendorong bisnis sampingan tetapi yang lain tidak memiliki kebijakan sambilan. Bahkan jika Anda mengizinkan bisnis sampingan, jelaskan bahwa aktivitas tidak boleh dilakukan selama jam kerja, dan sumber daya perusahaan tidak boleh digunakan.
Pikiran Terakhir tentang Penggelapan
Sangat penting untuk menjadi pemilik bisnis yang terlibat. Perhatikan, ajukan pertanyaan, dan tinjau laporan terperinci. Terapkan teknologi untuk mengontrol akses dan tingkat persetujuan, dan memberikan peringatan dini tentang sesuatu yang tidak biasa. Yang terpenting, terapkan pemeriksaan dan keseimbangan dalam proses Anda untuk memastikan tidak ada karyawan yang memiliki kendali penuh. Langkah-langkah seperti ini membantu melindungi mata pencaharian semua orang dalam bisnis.
Gambar: Depositphotos.com
