Menghilangkan Menakutkan dari Perangkat Lunak: Mendapatkan Dukungan Tim yang Lebih Baik

tentang Penulis

John adalah Ahli Strategi Konten Senior, bagian dari Tim Pemasaran Konten yang luar biasa di CompanyCam yang berfokus pada pengembangan dan pembuatan konten berharga untuk kontraktor dan bisnis kontraktor. Ketika dia tidak memikirkan ide konten hebat berikutnya untuk dibagikan kepada dunia, dia membuat dan bermain gitar, senang mengerjakan mobil/truk klasik, bermain golf (terkadang baik), dan menghabiskan waktu bersama keluarganya.

John Talman

Kamera Perusahaan

“Kami bukan perusahaan perangkat lunak, kami adalah perusahaan kontraktor.”

Bayangkan skenario ini: Anda telah memutuskan perangkat lunak yang menurut Anda akan membantu bisnis Anda dalam berbagai cara. Tapi Anda bertemu dengan pernyataan seperti di atas dari salah satu karyawan Anda.

Sebagai pemilik bisnis, respons seperti ini dapat mengubah kegembiraan perangkat lunak yang meningkatkan bisnis menjadi kekhawatiran tentang keseluruhan keputusan.

Untuk pemilik bisnis yang mencoba meningkatkan efisiensi tim mereka—khususnya perusahaan kontraktor—perangkat lunak manajemen proyek yang baru dan lebih baik adalah salah satu cara paling populer yang dieksplorasi. Alat yang lebih efektif dapat membuka nilai luar biasa bagi bisnis Anda untuk tumbuh dengan cara yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun, tantangan terbesar Anda dalam menerapkan alat baru ini adalah membuat tim Anda sepenuhnya membeli perangkat lunak baru yang sangat Anda sukai.

Bagi karyawan Anda, perangkat lunak baru dapat disikat luas hanya sebagai satu, perubahan yang sangat besar …pergeseran yang akan mengganggu cara melakukan pekerjaan saat ini.

Rutin sudah mendarah daging ke dalam kebiasaan sehari-hari tim Anda. Alur kerja inti ditetapkan dan kemudian bertahan selama bertahun-tahun. Tambahkan semuanya dan Anda mendapatkan banyak hal yang tidak berubah dalam bisnis Anda, yang memberikan tingkat kenyamanan bagi tim Anda.

Perangkat lunak baru bisa mendapatkan reaksi sekilas dari mengganggu semua rutinitas dan kenyamanan tepercaya itu.

Tapi " perubahan" tidak harus sama dengan " menantang".

Perangkat lunak tidak harus duduk dalam kalimat yang sama dengan "menakutkan" untuk Anda atau karyawan Anda. Perangkat lunak yang tepat harus menguntungkan bisnis Anda dengan membuat segalanya lebih mudah. Itu berarti menghemat waktu tim Anda dan menghemat uang bisnis Anda.

Ingin karyawan Anda merayakan, bukan ketakutan, teknologi baru Anda? Ikuti panduan kami untuk menjamin transisi yang mulus ke perangkat lunak baru.

Rencanakan, Rencanakan, dan Jangan Lupa Rencanakan Lagi

Anda akan kesulitan menjual nilai perangkat lunak baru jika proses orientasinya lama dan sulit.

Bahkan sebelum Anda memutuskan kapan harus mengimplementasikan perangkat lunak Anda, Anda harus menyusun rencana terperinci tentang bagaimana Anda akan membuat tim Anda terintegrasi.

Itu juga berarti melihat bagaimana setiap anggota tim dapat menggunakan perangkat lunak baru ini secara berbeda—dari manajemen senior hingga karyawan baru Anda.

Memiliki rencana yang dipikirkan dengan matang akan meningkatkan peluang tim Anda menjadi positif dalam menggunakan alat baru.

Apa gunanya?

Anda memutuskan perangkat lunak baru. Anda mengumumkannya kepada tim Anda. Anda menetapkan tanggal implementasi. Oh ya, kamu bahkan punya rencana yang baru saja kita bicarakan juga!

Tanggal peluncuran datang. Anda meluncurkannya dan mengirimkan dokumentasi pelatihan umum untuk tim Anda.

Ada satu elemen kunci yang hilang di sini, dan ini sangat penting untuk dukungan seluruh tim Anda: apa gunanya?

Karyawan Anda jauh lebih mungkin menjadi juara untuk perangkat lunak baru jika mereka memahami nilai dari apa yang dibawanya ke pekerjaan mereka dan perusahaan secara keseluruhan. Anda mencoba membuat anggota tim Anda memikirkannya tidak hanya bekerja pada bisnis tetapi juga dalam bisnis.

Sederhananya: mereka ingin tahu mengapa Anda membuat keputusan ini untuk bisnis.

Pengguna akan mengambil kepemilikan produk jika mereka memahami gambaran besar mengapa kepemimpinan memilihnya.

Ini bisa menjadi perbedaan antara anggota tim yang melihat perangkat lunak ini sebagai alat penting untuk pekerjaan mereka versus hanya beberapa aplikasi yang harus mereka gunakan untuk bekerja.

Jalan Berbeda Menuju Tujuan Yang Sama

Karyawan Anda memiliki tingkat kemampuan teknologi yang berbeda. Beberapa mungkin memiliki pengalaman masa lalu yang buruk dalam mempelajari perangkat lunak baru. Orang lain mungkin benar-benar senang menyelami tantangan tambahan baru ke tumpukan teknologi.

Untuk bertemu tim Anda di mana mereka berada dalam perjalanan ini, sediakan berbagai jenis alat pelatihan.

Jangan hanya mengandalkan satu atau dua sesi tatap muka untuk memeriksa pelatihan perangkat lunak dari daftar.

Prioritaskan memiliki sumber daya online yang membantu memandu karyawan melalui fitur-fiturnya.

Mungkin ada karyawan lain yang memproses pelatihan dengan bekerja dengan orang lain. Anda dapat menominasikan satu atau dua karyawan untuk membantu karyawan lain dan memberikan suara positif tentang perangkat lunak baru pada saat yang bersamaan.

Resep untuk meredakan penolakan terhadap teknologi baru adalah dengan memulai dengan langkah yang benar. Pelatihan yang memenuhi gaya belajar karyawan Anda yang berbeda merupakan unsur penting.

Kesuksesan Awal Menunjukkan Nilai

Tetapi bagaimana jika Anda dapat menunjukkan kepada setiap dan semua anggota tim nilai perangkat lunak baru dengan cepat mengambil waktu penyelesaian satu tugas dari satu jam untuk mengatakan ... 15 menit?

Karyawan itu—terlepas dari keahlian mereka dalam menggunakan perangkat lunak secara umum—akan jauh lebih bersedia meluangkan waktu untuk mempelajari cara kerja perangkat lunak. Mereka akan membeli sesuatu yang mereka lihat dengan cepat membantu mereka menyelesaikan tugas dengan cepat

Adopsi karyawan lebih mudah jika nilai yang dapat diverifikasi jelas bagi tim Anda.

Dukungan Perangkat Lunak Sedang Berlangsung

Pelatihan awal hanyalah permulaan.

Saat tim Anda mulai menggunakan perangkat lunak baru, pembelajaran masih berlangsung.

Anda dapat mengidentifikasi kesenjangan dalam pembelajaran antara karyawan.

Anda juga berencana untuk meluncurkan perangkat lunak baru ini (ingat tip itu?), Anda mungkin menemukan bahwa rencana Anda perlu disesuaikan saat Anda memasuki minggu kedua dan bulan keempat dengan perangkat lunak yang tertanam dalam rutinitas harian tim Anda.

Banyak perusahaan perangkat lunak lain menawarkan dokumentasi atau video How-To yang selalu dapat Anda manfaatkan sebagai sumber daya bagi karyawan Anda.

Awal bukanlah akhir, itu hanya awal. Ingatlah untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dalam hal pendidikan karyawan tentang perangkat lunak baru ini yang dirancang untuk mempermudah pekerjaan.

Apakah kami menghilangkan ketakutan dari perangkat lunak untuk Anda dan tim Anda? Teknologi baru seharusnya tidak sama dengan masalah baru. Itu harus menciptakan solusi baru. Jika Anda meminimalkan faktor ketakutan untuk tim Anda dengan rencana yang hebat, komunikasi yang jelas, dan rencana pelatihan yang berkembang yang didasarkan pada transparansi—adopsi menggantikan ketakutan.

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang membuat tumpukan teknologi yang tepat untuk bisnis kontraktor Anda, pastikan untuk mendaftar ke webinar mendatang kami Adapt or Die: Contracting Software is Your Secret Weapon . Itu pada 25 Mei 2022 pukul 11 ​​pagi CST. Ada kursi terbatas yang tersedia untuk webinar gratis ini, jadi pastikan untuk mendaftar hari ini.