14 Cara Cerdas untuk Mengingatkan Karyawan Tentang Pilihan Tunjangan Mereka

Apakah mereka terlalu sibuk, atau hanya merasa tidak nyaman untuk keluar dari pekerjaan, banyak karyawan tidak meluangkan waktu untuk mengeksplorasi semua manfaat yang ditawarkan perusahaan mereka. Hal ini sering menyebabkan mereka kehilangan program dan fasilitas yang sebenarnya bisa mereka manfaatkan, serta meningkatkan kemungkinan mereka akan kehabisan tenaga, atau menghadapi kesulitan lain.

Jika Anda khawatir karyawan tidak sepenuhnya memanfaatkan paket tunjangan mereka — termasuk waktu liburan berbayar mereka — Anda tidak sendirian. Untuk membantu menyoroti beberapa pendekatan yang dapat Anda ambil, kami mengajukan pertanyaan berikut kepada anggota Dewan Pengusaha Muda:

“Beberapa orang terlalu terlibat dalam pekerjaan, dan tidak ingin mengambil cuti, sementara yang lain tidak selalu sadar bahwa perusahaan menawarkan keuntungan tertentu. Apa cara terbaik untuk memastikan orang mengetahui, dan memanfaatkan, keuntungan perusahaan, termasuk waktu liburan, selain email berkala dari HR?”

Tips Komunikasi Manfaat Karyawan

Inilah yang dikatakan anggota komunitas YEC:

1. Komunikasikan Selama Onboarding

“Saat merekrut karyawan baru, kami memastikan untuk mempromosikan manfaat perusahaan kami seperti waktu liburan kepada mereka sejak awal. Dengan begitu, segera setelah mereka dipekerjakan di perusahaan kami, mereka mengetahui semua manfaat yang tersedia bagi mereka. Kami mempromosikan keuntungan perusahaan kami di bagian karir situs web kami kepada pelamar. Begitu kami memulai proses perekrutan, kami mengingatkan mereka di sejumlah tempat lain.” ~ Thomas Griffin, OptinMonster

2. Eja di Buku Pegangan Karyawan

“Buku pegangan karyawan yang lengkap dan komprehensif harus mencakup semua kebijakan perusahaan, serta informasi tentang waktu istirahat, peluang kerja jarak jauh, cuti sakit, asuransi, dan manfaat lain yang ditawarkan organisasi Anda. Itu menghilangkan kebutuhan akan email dari HR, tetapi jika tenggat waktu akan datang mengenai mendaftar untuk asuransi kesehatan sebagai contoh, email pengingat tidak ada salahnya. ~ Andrew Schrage, Keuangan Pribadi Penghancur Uang

3. Bagikan Contoh dan Cerita

“Cara yang bagus untuk mempromosikan manfaat yang ditawarkan perusahaan Anda adalah meminta karyawan Anda melakukan promosi untuk Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda menawarkan liburan berbayar, dorong karyawan Anda untuk bercerita tentang perjalanan mereka selama rapat perusahaan. Ini akan membantu memberi tahu karyawan tentang manfaat tersebut dan mendorong mereka untuk lebih memanfaatkannya.” ~ Matthew Podolsky, Penasihat Hukum Florida, PA

4. Katakan Secara Visual

“Infografis dapat membuat komunikasi kantor yang penting lebih mudah dipahami dan diingat. Karena itu, ada baiknya jika informasi manfaat dibuat menjadi paket grafis yang bagus dan didistribusikan ke tim.” ~ Nicole Munoz, Nicole Munoz Consulting, Inc.

5. Mendokumentasikan Informasi Manfaat Secara Luas di Hub Karyawan

“Buat hub untuk informasi terkait waktu liburan, benefit dan informasi relevan lainnya. Sangat penting untuk mendokumentasikan setiap manfaat yang relevan dan bagaimana memanfaatkannya. Jangan berasumsi bahwa informasi tertentu sudah jelas dan bahwa karyawan Anda akan memahami apa yang perlu mereka ketahui. Buat sedetail mungkin di satu tempat dan buat itu bisa dicari.” ~ Syed Balkhi, WPPemula

6. Berikan SDM Lantai dalam Rapat

“HR adalah tim dan melaporkan pembaruan seperti yang dilakukan tim lain selama waktu rapat dan makan siang khusus. Saya menawarkan kesempatan kepada HR untuk membuat pengumuman dalam rapat tim kami, selain makan siang pengumuman di mana setiap orang memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan memahami manfaat apa yang tersedia bagi mereka. Waktu khusus untuk diskusi dan kontribusi kebijakan sangat penting bagi budaya perusahaan.” ~ Matthew Capala, Alfametik

7. Sederhanakan Prosesnya

“Jika ini adalah proses yang sulit bagi karyawan untuk meminta cuti atau dimasukkan dalam tunjangan, maka sederhanakan. Anda dapat melakukan ini dengan meminimalkan dokumen atau membuat formulir yang harus mereka isi lebih sederhana. Jika ada sesuatu yang meminta informasi yang tidak Anda butuhkan, maka hilangkan itu dari dokumen.” ~ Jared Atchison, WPForms

8. Kirim Pengingat Slack

“Kami memiliki saluran Slack yang khusus digunakan untuk pengumuman, dan ini termasuk mengingatkan karyawan untuk meminta cuti sebelum batas waktu. Dengan begitu, mereka tahu apa jadwal kerja mereka sebelumnya, terutama untuk liburan. Ini membuat semua orang siap untuk sukses karena semua orang sadar akan apa yang perlu mereka lakukan untuk mengambil cuti dan bersantai.” ~ Stephanie Wells, Bentuk yang Tangguh

9. Dorong Manajer untuk Memeriksa Karyawan

“Manajer kami mengadakan pertemuan mingguan atau dua mingguan dengan anggota tim mereka. Mereka check-in setiap bulan untuk menanyakan liburan apa yang akan mereka datangi. Ini membantu mereka merencanakan dengan tepat untuk hari-hari PTO yang panjang atau tumpang tindih. Dengan memiliki manajer yang menyemangati dan memeriksa, itu membuat seluruh tim selalu diingat, dan dengan melakukannya sepanjang tahun itu membuat semua orang tidak keluar dari menit terakhir dan sekaligus.” ~ Kerry Guard, Pemasaran MKG

10. Ingatkan Mereka Mengapa Penting untuk Menggunakan Manfaatnya

“Kami telah mencapai titik dalam budaya kami di mana mengambil cuti adalah kelemahan, dan kami perlu mengubah pola pikir itu. Memastikan karyawan saya menghindari kelelahan dengan mengambil cuti adalah prioritas saya. Saya secara teratur menekankan kepada mereka betapa pentingnya mereka lepas landas dan mengapa itu sangat penting. Kemudian ketika seseorang membuat rencana, kami mendiskusikannya secara terbuka. Saya ingin semua orang terinspirasi untuk mengisi ulang.” ~ Rana Gujral, Sinyal Perilaku

11. Pimpin dengan Contoh

“Cara paling efektif untuk membuat orang menjauh dan menjaga diri mereka sendiri adalah dengan mempraktekkan apa yang saya khotbahkan: Ketika tim kepemimpinan mencontohkan batasan yang baik maka seluruh perusahaan akan mengikutinya. Seringkali saya memiliki seorang karyawan yang mengatakan bahwa mereka akan berlibur tetapi mem-ping mereka ketika saya membutuhkan sesuatu, dan saya menggunakannya sebagai kesempatan untuk mendorong mereka untuk benar-benar mencabut dan menikmati waktu istirahat mereka.” ~ Erik Rivera, Certapet

12. Kirim Buletin Menyenangkan dan Gabungkan Informasi Ke dalam Game

“Dapatkan buletin bulanan perusahaan yang keren yang akan membantu semua orang mengingat manfaat, batasan, dan bahkan keterbatasan mereka. Pengetahuan adalah kekuatan, dan manfaat adalah cara perusahaan untuk mengatakan "Saya peduli" dengan cara yang menyenangkan dan mengasyikkan. Miliki permainan dan hal-hal sepele di media sosial atau di grup Anda yang akan membantu semua orang diingatkan tentang apa yang baru dan jatuh tempo.” ~ Daisy Jing, Usir

13. Dapatkan Umpan Balik

“Mintalah umpan balik dan tawarkan hadiah yang menarik bagi para peserta. Ikuti survei untuk memahami manfaat yang disukai, tidak digunakan, atau ingin ditambahkan oleh karyawan. Pastikan untuk memberi peserta hadiah yang akan membuat mereka senang menerimanya. Ini tidak hanya membantu mendidik mereka tentang manfaat apa yang sudah mereka miliki, tetapi juga merupakan cara yang baik bagi Anda untuk mempelajari mengapa mereka mungkin belum menggunakannya.” ~ Jared Weitz, United Capital Source Inc.

14. Jadikan Itu Bagian dari Budaya Kerja

“Kepemimpinan harus selalu mendorong ketika orang mengambil cuti. Biarkan istirahat dan istirahat menjadi bagian dari budaya perusahaan. Jangan pernah membuat karyawan merasa malu untuk minggir dari pekerjaan untuk refreshing. Miliki rencana yang matang ketika karyawan mengambil liburan untuk memastikan bahwa beban kerja tidak akan bertambah atau menunggu mereka ketika mereka kembali.” ~ Diego Orjuela, Kabel & Sensor

Gambar: Depositphotos.com