Pourquoi le logiciel de documentation convient-il à votre entreprise ?

Être propriétaire d'une entreprise nécessite que vous, ou votre équipe, documentiez de nombreux éléments différents entourant le fonctionnement de votre entreprise. Ces documents doivent être exhaustifs et complets tout en offrant aux futurs lecteurs la capacité de saisir ce qui se dit avec seulement une compréhension de base de votre entreprise. Cela peut être difficile, mais c'est essentiel pour maintenir une entreprise saine qui se développe chaque année.

Se concentrer sur la documentation devrait jouer un rôle crucial dans vos opérations commerciales quotidiennes.

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Pourquoi une documentation adéquate est-elle importante ?

Bien que documenter les activités quotidiennes de votre entreprise puisse sembler une pratique inutile et banale, cela apporte une valeur significative à votre entreprise. Documentation adéquate :

• Peint l'image de votre entreprise : les parties prenantes et les clients ou clients potentiels reçoivent une grande partie de ce qu'ils savent de vos produits ou de votre entreprise grâce à ce que vous avez documenté. Documenter vos activités commerciales, ainsi que mettre à jour tous les documents réutilisables, indique aux parties prenantes que vous vous souciez de votre entreprise et de l'impression qu'elle dégage.
• Crée la transparence et l'intégrité : Bien que vous ne vouliez pas que des informations exclusives soient accessibles à tous ceux qui ont accès aux documents de votre entreprise, il est essentiel de tenir des procès-verbaux et de partager les progrès de votre entreprise chaque année. Cela indique aux parties prenantes d'où vous venez et où vous allez. La documentation peut parfois aérer le linge sale, mais elle indique également aux clients potentiels et aux parties prenantes comment vous avez abordé les situations à haut risque, échoué et les avez surmontées.
• Maintient tout le monde dans la boucle : Garder tous les associés et parties prenantes de l'entreprise impliqués dans les processus quotidiens de votre entreprise permet à chacun de se sentir valorisé. Non seulement il fournit des informations vitales sur l'entreprise, mais il permet à d'autres de fournir des commentaires et des suggestions basés sur des informations pertinentes.
• Fournit un aperçu : Une chose que les employés et les parties prenantes ont tendance à détester, c'est de ne pas avoir de « pourquoi » lorsque des décisions sont prises. La documentation du processus supprime ces obstacles et fournit aux parties concernées suffisamment d'informations pour être assurées que leurs meilleurs intérêts sont pris en compte.
• Assure la collaboration : la documentation exige souvent que les propriétaires et les associés de l'entreprise s'engagent et collaborent. C'est parce que tout le monde n'a pas toutes les pièces du puzzle. Tenir des registres adéquats et mettre à jour les portefeuilles et la documentation de l'entreprise permet aux employés de rester connectés.
• Garantit la conformité : la conformité est essentielle. Il peut s'agir de la conformité aux statuts de l'entreprise ou de la conformité aux exigences légales entourant vos pratiques commerciales. Avoir une trace écrite crée l'intégrité et applique la conformité sans chien de garde. Étant donné que l'historique, les procès-verbaux et la documentation de votre entreprise sont disponibles et bien documentés, vous êtes obligé de rester en ligne pour assurer son succès et son avenir.

Bien qu'il s'agisse de quelques avantages clés pour une entreprise adéquate, il existe de nombreux autres avantages qui ne sont pas répertoriés, tels que les implications juridiques ou la facilité d'acquisition de capital temporaire en raison d'une documentation suffisante.

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Exemples de documents commerciaux

Les documents commerciaux peuvent aller d'une variété de messages différents que vous souhaitez communiquer. Voici quelques exemples d'éléments pouvant être considérés comme des documents commerciaux :

• Demandes d'emploi : Croyez-le ou non, la demande d'emploi que vous présentez aux candidats potentiels leur en dit long sur ce qu'ils vont faire. Fournir un document simple et clair que les candidats peuvent utiliser aidera à brosser un meilleur tableau de votre entreprise.
• Accords financiers : Ces documents sont tout ce qui concerne le respect de la loi. Une documentation adéquate et complète de vos accords financiers peut également vous aider à obtenir des capitaux pour de futurs investissements dans votre entreprise.
• Rapports d'activité : ces rapports informent toutes les parties prenantes de ce qui se passe au sein de l'entreprise. Cela permet aux gens de prendre des décisions éclairées en fonction de chaque aspect que vous divulguez dans vos rapports. Avoir un rapport d'activité dynamique et bien pensé peut avoir un impact considérable sur votre entreprise.
• Descriptions de poste : Particulièrement pertinents à l'ère moderne, les candidats potentiels cherchent à savoir exactement dans quoi ils s'engagent avant de rejoindre votre entreprise. Un document de description de poste qui exprime adéquatement ce que l'on attend des nouvelles recrues vous assurera d'embaucher et de conserver des employés de grande qualité.
• Règlements : Fournir des règlements concernant le statut et la gouvernance des cadres au sein de votre organisation aide à créer la confiance au sein de vos parties prenantes. Avoir un document clair et couvrant tous les éléments et lacunes de votre organisation est crucial.
• Procès-verbal : le procès-verbal recueilli par un secrétaire est un document que vous utilisez à la fois pour prendre des notes et des indices sur ce dont vous avez discuté, ainsi qu'un moyen de rester transparent avec toutes les parties prenantes. Une présentation claire des réunions à travers des procès-verbaux documentés fournit à tous les participants et parties prenantes des informations sur ce qui s'est passé.

Ce n'est que la pointe de l'iceberg en ce qui concerne les types de documents publiés par votre entreprise. La documentation est essentiellement l'ensemble des informations et communications écrites officielles. Il est utilisé dans toutes les facettes de votre entreprise.

Types d'entreprises qui s'appuient sur la documentation

La documentation commerciale est utilisée dans toutes les industries. Voici quelques exemples de ce que les entreprises comptent sur la documentation dans leurs opérations quotidiennes.

Soins de santé

Les médecins, les infirmières, les réceptions, etc., comptent tous sur une documentation complète et adéquate pour assurer la meilleure qualité de soins à tous leurs patients. Chaque étape de chaque rencontre doit être entièrement documentée afin que les visites futures et les transferts de dossiers médicaux puissent fournir les bonnes informations pour fournir aux patients les soins dont ils ont besoin.

Ces documents doivent fournir des informations complètes, à la fois exactes et simples à lire. Cela peut éviter des erreurs qui peuvent être préjudiciables aux patients et à leurs prestataires de soins.

Automobile

Les techniciens automobiles fournissent des rapports détaillés sur l'état d'un véhicule avant et après son entretien. Sans rapports et signatures adéquats, les clients peuvent facilement dire qu'ils ont autorisé ou non un service ou même réclamer des dommages à leur véhicule, ce qui coûte à l'entreprise une grosse somme d'argent.

Les techniciens qui fournissent des informations claires et concises sur l'état du véhicule, avec chaque égratignure et chaque bosse notées, fournissent aux ateliers automobiles un service inestimable. Les documents peuvent économiser des milliers de dollars par véhicule.

Finance

Le transfert de fonds et d'argent est une piste que vous souhaitez documenter à tout moment. Si quelque chose manque ou est mal documenté, il est possible que les personnes qui s'occupent des finances fassent l'objet de poursuites judiciaires.

S'assurer que chaque « T » est barré et que chaque « I » est pointé empêchera toute action indésirable inutile d'être dirigée contre votre entreprise ou l'associé travaillant avec les informations financières. Garder tout transparent et conforme aux livres est crucial.

Le tiens

La documentation joue un rôle vital, même dans votre entreprise. De la paie aux mesures disciplinaires, une piste bien documentée est cruciale pour s'assurer que tout fonctionne aussi bien et efficacement que possible. Avec tous les éléments de votre entreprise entièrement documentés et disponibles pour les parties prenantes ou les parties concernées, vous pouvez éviter les incidents et assurer le succès.

Parfois, créer et développer une documentation professionnelle peut être difficile, en particulier pour ceux qui se concentrent principalement sur le fonctionnement de l'entreprise. C'est là que la recherche de ressources pour aider à la documentation devient utile.

Pourquoi le logiciel de documentation convient-il à votre entreprise ?

Heureusement, il existe des logiciels qui peuvent aider votre entreprise à créer des documents. Un logiciel de documentation primé comme Docsie peut prendre vos pensées, vos rapports, vos procès-verbaux et tout ce que vous souhaitez donner vie à un document et les assembler de manière à ce que votre entreprise soit représentée de manière adéquate.

Docsie a des fonctions qui permettent la modification dynamique des documents par plusieurs parties afin de garantir que des informations correctes et adéquates sont fournies grâce à la collaboration et à la contribution d'autres personnes. Cela permet aux utilisateurs de présenter des informations exactes et comprises par toutes les parties possibles.

En plus de la collaboration, Docsie présente également les documents aux parties nécessaires d'une manière engageante et interactive. Les parties prenantes et les parties intéressées peuvent recevoir et participer aux informations afin qu'elles acquièrent une compréhension plus large du travail que fait votre entreprise. Grâce à cette forme de présentation, davantage de personnes ont l'accès et les capacités nécessaires pour comprendre ce que fait votre entreprise.

Le logiciel de documentation facilite la tâche en fournissant des modèles et des rappels sur les informations qui peuvent ou non être nécessaires. Vous ou votre équipe pouvez remplir des rapports et fournir de la documentation pour toutes les informations nécessaires avec une relative facilité et en temps opportun.

Envisagez un logiciel de documentation

Bien qu'il puisse être plus facile de s'appuyer sur les anciennes méthodes éprouvées du stylo et du papier ou sur un associé au sein de votre entreprise pour créer et distribuer tous les documents nécessaires, la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des documents dans votre boîte à outils permettra à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent.

Vos associés peuvent utiliser leur temps en se concentrant sur des parties plus pertinentes et impactantes de votre entreprise tandis que vos documents deviennent plus polyvalents et utilisables pour quiconque souhaite les lire. Les parties prenantes, les candidats et toute autre partie concernée pourront avoir accès aux documents de votre entreprise en appuyant simplement sur un bouton.

Passer à un logiciel de documentation a du sens pour toutes les entreprises du monde moderne. Votre entreprise continuera de croître, et faciliter ce processus en rationalisant n'est qu'une pièce de plus de ce puzzle.