Perché il software di documentazione è giusto per la tua azienda

Essere un imprenditore richiede a te o al tuo team di documentare molti elementi diversi che circondano il funzionamento della tua attività. Questi documenti devono essere esaurienti e completi, fornendo allo stesso tempo ai futuri lettori la capacità di cogliere ciò che viene detto solo con una comprensione di base della tua attività. Può essere difficile, ma è fondamentale per sostenere un business sano che si sviluppa ogni anno.

Concentrarsi sulla documentazione dovrebbe svolgere un ruolo cruciale nelle operazioni aziendali quotidiane.

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Perché è importante una documentazione adeguata?

Sebbene la documentazione delle attività quotidiane della tua attività possa sembrare una pratica non necessaria e banale, fornisce un valore significativo per la tua attività. Documentazione adeguata:

• Dipinge l'immagine della tua azienda: le parti interessate e potenziali clienti o clienti ricevono molto di ciò che sanno sui tuoi prodotti o sulla tua azienda attraverso ciò che hai documentato. Documentare le tue attività commerciali, oltre ad aggiornare tutti i documenti riutilizzabili, dice agli stakeholder che tieni alla tua azienda e all'impressione che emana.
• Crea trasparenza e integrità: sebbene non desideri che le informazioni proprietarie siano disponibili per tutti coloro che hanno accesso ai documenti della tua azienda, è essenziale tenere i verbali e condividere i progressi della tua attività ogni anno. Questo dice agli stakeholder da dove vieni e dove stai andando. La documentazione a volte può disperdere i panni sporchi, ma racconta anche a potenziali clienti e parti interessate come hai affrontato situazioni ad alto rischio, fallito e superarle.
• Mantiene tutti aggiornati: mantenere tutti i soci e le parti interessate dell'azienda coinvolti nei processi quotidiani della tua attività fa sentire tutti apprezzati. Non solo fornisce informazioni vitali sull'azienda, ma consente ad altri di fornire input e suggerimenti basati su informazioni rilevanti.
• Fornisce informazioni dettagliate: una cosa che i dipendenti e le parti interessate tendono a odiare è non avere un "perché" quando vengono prese le decisioni. La documentazione del processo rimuove queste barriere e fornisce alle parti interessate informazioni sufficienti per sentirsi sicure di tenere a mente i loro migliori interessi.
• Garantisce la collaborazione: la documentazione spesso richiede ai proprietari e ai dipendenti dell'azienda di impegnarsi e collaborare. Questo perché non tutti hanno tutti i pezzi del puzzle. Tenere registri adeguati e portafogli aggiornati e documentazione aziendale mantiene i dipendenti connessi.
• Garantisce la conformità: la conformità è fondamentale. Questo può essere il rispetto dello statuto aziendale o il rispetto dei requisiti legali relativi alle pratiche commerciali. Avere una traccia cartacea crea integrità e impone la conformità senza un watchdog. Poiché la storia, i verbali e la letteratura della tua azienda sono disponibili e ben documentati, sei costretto a rimanere in linea per assicurarne il successo e il futuro.

Sebbene questi siano alcuni vantaggi chiave per un'attività adeguata, ci sono molti altri vantaggi che non sono elencati, come le implicazioni legali o la facilità di acquisizione temporanea di capitale grazie a una documentazione sufficiente.

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Esempi di documenti aziendali

I documenti aziendali possono variare da una varietà di messaggi diversi che desideri comunicare. Di seguito sono riportati alcuni esempi di elementi che si qualificano come documenti aziendali:

• Domande di lavoro: che tu ci creda o no, la domanda di lavoro che presenti ai potenziali candidati dice loro molto su ciò in cui si imbatteranno. Fornire un documento che i candidati possono utilizzare che sia facile e chiaro aiuterà a dipingere un quadro migliore della tua azienda.
• Accordi finanziari: questi documenti sono tutto ciò che riguarda il rispetto della legge. Una documentazione adeguata e completa per i tuoi accordi finanziari può anche aiutare a ottenere capitali per investimenti futuri nella tua azienda.
• Rapporti aziendali: questi rapporti raccontano a tutte le parti interessate cosa sta accadendo all'interno dell'azienda. Consente alle persone di prendere decisioni informate sulla base di ogni aspetto che divulghi nei tuoi rapporti. Avere un rapporto aziendale dinamico e ben congegnato può avere un grande impatto sulla tua attività.
• Descrizioni del lavoro: particolarmente rilevanti in questa epoca moderna, i potenziali candidati cercano di sapere esattamente in cosa si stanno cacciando prima di entrare a far parte della tua azienda. Un documento di descrizione del lavoro che esprima adeguatamente ciò che ci si aspetta dai nuovi assunti garantirà l'assunzione e il mantenimento di dipendenti di alta qualità.
• Statuto: fornire uno statuto relativo allo stato e al governo dei dirigenti all'interno della tua organizzazione aiuta a creare fiducia tra i tuoi stakeholder. Avere un documento chiaro e che copra ogni elemento e scappatoia all'interno della tua organizzazione è fondamentale.
• Verbale: il verbale raccolto da un segretario è un documento che viene utilizzato da te per note e suggerimenti su ciò che hai discusso, nonché un modo per rimanere trasparenti con tutte le parti interessate. Una chiara presentazione delle riunioni attraverso verbali documentati fornisce a tutti i partecipanti e le parti interessate informazioni su ciò che è accaduto.

Questa è solo la punta dell'iceberg quando si tratta di tipi di documenti rilasciati dalla tua azienda. La documentazione è essenzialmente tutte le informazioni e comunicazioni scritte ufficiali. Viene utilizzato in ogni aspetto della tua azienda.

Tipi di attività che si basano sulla documentazione

La documentazione aziendale è utilizzata in ogni settore. Ecco alcuni esempi di ciò che le aziende fanno affidamento sulla documentazione nelle loro operazioni quotidiane.

Assistenza sanitaria

Medici, infermieri, reception e altro fanno affidamento su una documentazione completa e adeguata per garantire la massima qualità dell'assistenza a tutti i loro pazienti. Ogni fase di ogni incontro deve essere completamente documentata in modo che le visite future e i trasferimenti di cartelle cliniche possano fornire le giuste informazioni per fornire ai pazienti le cure di cui hanno bisogno.

Questi documenti devono fornire informazioni complete, accurate e di facile lettura. Ciò può prevenire errori che possono essere dannosi per i pazienti e i loro fornitori di cure.

Settore automobilistico

I tecnici automobilistici forniscono rapporti dettagliati sullo stato di un veicolo prima e dopo la manutenzione. Senza rapporti e firme adeguati, i clienti possono facilmente affermare di aver autorizzato o meno un servizio o addirittura rivendicare danni al proprio veicolo, costando all'azienda una grossa somma di denaro.

I tecnici che forniscono informazioni chiare e concise sullo stato del veicolo, con ogni graffio e ammaccatura annotati, forniscono alle officine un servizio inestimabile. I documenti possono risparmiare migliaia di dollari per veicolo.

Finanza

Il trasferimento di fondi e denaro è un percorso che si desidera documentare in ogni momento. Se qualcosa scompare o viene documentato in modo improprio, c'è la possibilità che le persone che gestiscono le finanze possano essere oggetto di un'azione legale.

Garantire che ogni "T" sia incrociata e ogni "I" sia punteggiato eviterà che qualsiasi azione avversa non necessaria sia rivolta alla tua azienda o al collaboratore che lavora con le informazioni finanziarie. Mantenere tutto trasparente e dai libri è fondamentale.

Il vostro

La documentazione gioca un ruolo fondamentale, anche nella tua azienda. Dal libro paga all'azione disciplinare, un percorso ben documentato è fondamentale per garantire che tutto funzioni nel modo più fluido e competente possibile. Con tutti gli elementi della tua attività completamente documentati e disponibili per le parti interessate o le parti interessate, puoi evitare incidenti e garantire il successo.

A volte la creazione e lo sviluppo di documentazione professionale può essere difficile, soprattutto per coloro che sono principalmente incentrati sul funzionamento dell'azienda. È qui che è utile cercare risorse per assistere nella documentazione.

Perché il software di documentazione è giusto per la tua azienda

Fortunatamente, esiste un software che può aiutare la tua azienda nella creazione di documenti. Il pluripremiato software di documentazione come Docsie può raccogliere i tuoi pensieri, rapporti, verbali e qualsiasi altra cosa tu voglia dare vita in un documento e metterli insieme in modo tale che la tua azienda sia adeguatamente rappresentata.

Docsie dispone di funzioni che consentono l'alterazione dinamica dei documenti da parte di più parti per garantire che vengano fornite informazioni corrette e adeguate attraverso la collaborazione e il contributo di altri. Ciò consente agli utenti di presentare informazioni accurate e comprensibili da tutte le parti possibili.

Oltre alla collaborazione, Docsie presenta anche i documenti alle parti necessarie in modo coinvolgente e interattivo. Le parti interessate e le parti interessate possono ricevere e partecipare con le informazioni in modo da acquisire una più ampia comprensione del lavoro svolto dalla tua azienda. Attraverso questa forma di presentazione, più persone hanno l'accesso e le capacità per capire cosa sta facendo la tua azienda.

Il software di documentazione semplifica la procedura fornendo modelli e promemoria su quali informazioni potrebbero essere necessarie o meno. Tu o il tuo team potete completare i rapporti e fornire la documentazione per tutte le informazioni necessarie con relativa facilità e in modo tempestivo.

Prendi in considerazione il software di documentazione

Sebbene possa essere più facile affidarsi ai vecchi metodi collaudati di carta e penna o a un associato all'interno della tua azienda che crea e distribuisce tutti i documenti necessari, l'implementazione di un software per documenti nella tua cintura degli strumenti farà risparmiare tempo e denaro alla tua azienda.

I tuoi collaboratori possono utilizzare il loro tempo concentrandosi su parti più rilevanti e di impatto della tua azienda mentre i tuoi documenti diventano più versatili e utilizzabili per chiunque desideri leggerli. Stakeholder, candidati e qualsiasi altra parte rilevante potranno avere a disposizione i documenti della tua azienda premendo un pulsante.

Il passaggio al software di documentazione ha senso per ogni azienda nel mondo moderno. La tua azienda continuerà a crescere e rendere più semplice questo processo attraverso la razionalizzazione è solo un altro pezzo di quel puzzle.