De ce software-ul de documentare este potrivit pentru compania dvs

A fi proprietarul unei afaceri necesită ca dvs. sau echipa dvs. să documentați multe elemente diferite din jurul funcționării afacerii dvs. Aceste documente trebuie să fie exhaustive și complete, oferind, de asemenea, viitorilor cititori capacitatea de a înțelege ceea ce se spune doar cu o înțelegere de bază a afacerii dvs. Acest lucru poate fi greu, dar este vital pentru a susține o afacere sănătoasă, care se dezvoltă anual.

Concentrarea pe documentare ar trebui să joace un rol crucial în operațiunile tale zilnice de afaceri.

Lectură similară : De ce avem nevoie de documentația produsului?

De ce este importantă documentarea adecvată?

Deși documentarea activităților de zi cu zi ale afacerii dvs. poate părea o practică inutilă și banală, aceasta oferă o valoare semnificativă pentru afacerea dvs. Documentatie adecvata:

• Pictează imaginea companiei dvs.: Părțile interesate și potențialii clienți sau clienți primesc mult din ceea ce știu despre produsele sau compania dvs. prin ceea ce ați documentat. Documentarea activităților dvs. de afaceri, precum și actualizarea tuturor documentelor reutilizabile, le spune părților interesate că vă pasă de compania dvs. și de impresia pe care o dă.
• Creează transparență și integritate: deși nu doriți ca informațiile proprietare să fie disponibile tuturor celor care au acces la documentele companiei dvs., păstrarea proceselor-verbale și împărtășirea progresului înregistrat de afacerea dvs. este esențială în fiecare an. Acest lucru le spune părților interesate de unde vii și unde mergi. Documentația poate uneori să aerisească rufele murdare, dar le spune și clienților potențiali și părților interesate cum ați abordat situațiile cu risc ridicat, ați eșuat și le-ați depășit.
• Menține pe toți la curent: Menținerea tuturor asociaților companiei și părților interesate implicați în procesele de zi cu zi ale afacerii dvs. face ca toată lumea să se simtă apreciată. Nu numai că oferă informații vitale despre companie, dar le permite altora să ofere informații și sugestii bazate pe informații relevante.
• Oferă o perspectivă: un lucru pe care angajații și părțile interesate tind să-l urască este să nu aibă un „de ce” atunci când se iau decizii. Documentarea procesului înlătură aceste bariere și oferă părților relevante suficiente informații pentru a se simți siguri că interesul lor este în minte.
• Asigură colaborarea: documentația necesită adesea ca proprietarii și asociații companiei să se implice și să colaboreze. Acest lucru se datorează faptului că nu toată lumea are fiecare piesă a puzzle-ului. Păstrarea înregistrărilor adecvate și a portofoliilor actualizate și a literaturii companiei menține angajații conectați.
• Asigură conformitatea: conformitatea este esențială. Aceasta poate fi conformarea cu statutul companiei sau respectarea cerințelor legale referitoare la practicile dvs. de afaceri. Având o urmă de hârtie creează integritate și impune conformitatea fără un câine de pază. Deoarece istoria, procesele-verbale și literatura companiei dvs. sunt disponibile și bine documentate, sunteți forțat să rămâneți la rând pentru a asigura succesul și viitorul acesteia.

Deși acestea sunt câteva beneficii cheie pentru afaceri adecvate, există multe alte beneficii care nu sunt enumerate, cum ar fi implicațiile juridice sau ușurința achiziției temporare de capital datorită documentației suficiente.

Lectură înrudită : Ce este un document necesar pentru produs (explicat PRD)

Exemple de documente de afaceri

Documentele de afaceri pot varia de la o varietate de mesaje diferite pe care doriți să le comunicați. Iată câteva exemple de articole care se califică drept documente de afaceri:

• Cereri de angajare: Credeți sau nu, cererea de angajare pe care o prezentați potențialilor candidați le spune multe despre ceea ce vor merge. Furnizarea unui document pe care candidații îl pot folosi, care este ușor și clar, vă va ajuta să pictați o imagine mai bună a companiei dvs.
• Acorduri financiare: Aceste documente sunt tot ceea ce privește respectarea în continuare a legii. Documentația adecvată și amănunțită pentru acordurile dvs. financiare poate ajuta, de asemenea, la obținerea de capital pentru investiții viitoare în compania dumneavoastră.
• Rapoarte de afaceri: Aceste rapoarte spun tuturor părților interesate ce se întâmplă în cadrul companiei. Le permite oamenilor să ia decizii educate pe baza fiecărui aspect pe care îl divulgați în rapoartele dvs. A avea un raport de afaceri dinamic și bine gândit vă poate afecta foarte mult afacerea.
• Descrierea postului: Deosebit de relevante în această eră modernă, potențialii candidați caută să știe exact în ce se bagă înainte de a se alătura companiei dumneavoastră. Un document cu fișa postului care exprimă în mod adecvat ceea ce se așteaptă de la noii angajați vă va asigura că veți angaja și păstrați angajați de înaltă calitate.
• Statut: Furnizarea de regulamente privind statutul și guvernanța directorilor din cadrul organizației dvs. ajută la crearea încrederii în rândul părților interesate. Este crucial să aveți un document clar și care să acopere fiecare element și lacună din cadrul organizației dvs.
• Procesul- verbal: Procesul-verbal strâns de un secretar este un document care este folosit atât de dvs. pentru note și sugestii la ceea ce ați discutat, cât și o modalitate de a rămâne transparent cu toate părțile interesate. O prezentare clară a întâlnirilor prin procese verbale documentate oferă tuturor participanților și părților interesate informații despre ceea ce s-a întâmplat.

Acesta este doar vârful aisbergului când vine vorba de tipurile de documente pe care compania dumneavoastră le eliberează. Documentația este în esență toate informațiile și comunicarea scrisă oficială. Este folosit în fiecare aspect al companiei dumneavoastră.

Tipuri de afaceri care se bazează pe documentație

Documentația de afaceri este utilizată în fiecare industrie. Iată doar câteva exemple de pe ce se bazează companiile pe documentație în operațiunile lor de zi cu zi.

Sănătate

Medicii, asistentele, recepțiile și multe altele se bazează pe o documentație completă și adecvată pentru a asigura cea mai înaltă calitate a îngrijirii tuturor pacienților lor. Fiecare pas al fiecărei întâlniri trebuie să fie pe deplin documentat, astfel încât vizitele viitoare și transferurile de dosare medicale să poată oferi informațiile potrivite pentru a oferi pacienților îngrijirea de care au nevoie.

Aceste documente trebuie să ofere informații detaliate, care sunt atât exacte, cât și ușor de citit. Acest lucru poate preveni erorile care pot fi dăunătoare pacienților și furnizorilor lor de îngrijire.

Automobile

Tehnicienii auto furnizează rapoarte detaliate cu privire la starea unui vehicul înainte și după ce îl întrețin. Fără rapoarte și semnături adecvate, clienții pot spune cu ușurință că au autorizat sau nu un service sau chiar pot revendica deteriorarea vehiculului lor, costând compania o sumă mare de bani.

Tehnicienii care furnizează informații clare și concise despre starea vehiculului, cu fiecare zgârietură și zgârietură notate, oferă magazinelor auto un serviciu de neprețuit. Documentele pot economisi mii de dolari per vehicul.

Finanţa

Transferul de fonduri și bani este un traseu pe care doriți să fiți documentat în orice moment. Dacă ceva lipsește sau este documentat necorespunzător, există șansa ca persoanele care se ocupă de finanțe să fie în curs de acțiune în justiție.

Asigurarea faptului că fiecare „T” este încrucișat și fiecare „I” este punctat va împiedica orice acțiuni adverse inutile să fie îndreptate către compania dumneavoastră sau asociatul care lucrează cu informațiile financiare. Păstrarea totul transparentă și conform cărților este crucială.

A ta

Documentarea joacă un rol esențial, chiar și la compania dumneavoastră. De la salarizare la acțiuni disciplinare, un traseu bine documentat este esențial pentru a vă asigura că totul funcționează cât mai bine și cât mai bine posibil. Cu toate elementele afacerii dumneavoastră complet documentate și disponibile pentru părțile interesate sau părțile relevante, puteți evita accidentele și puteți asigura succesul.

Uneori, crearea și dezvoltarea documentației profesionale poate fi dificilă, mai ales pentru cei care se concentrează în primul rând pe funcționarea companiei. Aici este utilă căutarea de resurse care să ajute la documentare.

De ce software-ul de documentare este potrivit pentru compania dvs

Din fericire, există software care vă poate ajuta compania în crearea documentelor. Software-ul de documentare premiat, precum Docsie, vă poate lua gândurile, rapoartele, procesele-verbale și orice altceva pe care doriți să le aduceți la viață într-un document și le poate pune împreună în așa fel încât compania dumneavoastră să fie reprezentată în mod adecvat.

Docsie are funcții care permit modificarea dinamică a documentelor de către mai multe părți pentru a se asigura că informațiile corecte și adecvate sunt furnizate prin colaborarea și contribuția altora. Acest lucru permite utilizatorilor să prezinte informații care sunt corecte și înțelese de toate părțile posibile.

Pe lângă colaborare, Docsie prezintă și documentele părților necesare într-un mod antrenant și interactiv. Părțile interesate și părțile interesate pot primi și participa cu informații, astfel încât să obțină o înțelegere mai largă a muncii pe care o desfășoară compania dumneavoastră. Prin această formă de prezentare, mai multe persoane au accesul și abilitățile de a înțelege ce face compania ta.

Software-ul de documentare ușurează prin furnizarea de șabloane și mementouri despre informațiile care pot fi sau nu necesare. Dvs. sau echipa dvs. puteți completa rapoarte și furniza documentația pentru toate informațiile necesare cu relativă ușurință și în timp util.

Luați în considerare software-ul de documentare

Deși poate fi mai ușor să te bazezi pe vechile metode încercate și adevărate de pix și hârtie sau un asociat din cadrul companiei tale care creează și distribuie toate documentele necesare, implementarea unui software pentru documente în centura ta de instrumente va economisi timp și bani companiei.

Asociații dvs. își pot folosi timpul concentrându-se pe părți mai relevante și cu impact ale companiei dvs., în timp ce documentele dvs. devin mai versatile și mai utilizabile pentru oricine dorește să le citească. Părțile interesate, candidații și orice altă parte relevantă vor putea avea la dispoziție documentele companiei dvs. prin simpla apăsare a unui buton.

Trecerea la software de documentare are sens pentru fiecare companie din lumea modernă. Compania dvs. va continua să crească, iar simplificarea acestui proces este doar o altă piesă a acestui puzzle.