لماذا برامج التوثيق مناسبة لشركتك

يتطلب كونك صاحب عمل أن تقوم أنت أو فريقك بتوثيق العديد من العناصر المختلفة المحيطة بتشغيل عملك. يجب أن تكون هذه المستندات شاملة وكاملة مع تزويد القراء المستقبليين بالقدرة على فهم ما يقال من خلال الفهم الأساسي فقط لعملك. قد يكون هذا صعبًا ، لكنه ضروري للحفاظ على عمل صحي يتطور سنويًا.

يجب أن يلعب التركيز على التوثيق دورًا حاسمًا في عملياتك التجارية اليومية.

القراءة ذات الصلة : لماذا نحتاج إلى وثائق المنتج؟

لماذا التوثيق المناسب مهم؟

في حين أن توثيق الأنشطة اليومية لعملك قد يبدو وكأنه ممارسة غير ضرورية ودنيوية ، فإنه يوفر قيمة كبيرة لعملك. وثائق كافية:

• يرسم صورة لشركتك: يتلقى أصحاب المصلحة والعملاء المحتملون أو العملاء الكثير مما يعرفونه عن منتجاتك أو شركتك من خلال ما قمت بتوثيقه. إن توثيق أنشطة عملك ، بالإضافة إلى تحديث جميع المستندات القابلة لإعادة الاستخدام ، يخبر أصحاب المصلحة أنك تهتم بشركتك والانطباع الذي تتركه.
• يخلق الشفافية والنزاهة: على الرغم من أنك لا تريد الحصول على معلومات ملكية متاحة لجميع أولئك الذين لديهم إمكانية الوصول إلى مستندات شركتك ، فإن الاحتفاظ بالدقائق ومشاركة التقدم الذي يحرزه عملك كل عام أمر ضروري. هذا يخبر أصحاب المصلحة من أين أتيت وإلى أين أنت ذاهب. يمكن للتوثيق في بعض الأحيان أن ينشر الغسيل المتسخ ، لكنه يخبر العملاء وأصحاب المصلحة المحتملين كيف تعاملت مع المواقف عالية الخطورة ، وفشلت ، وتغلبت عليها.
• يبقي الجميع في الحلقة: إبقاء جميع شركاء الشركة وأصحاب المصلحة يشاركون في العمليات اليومية لعملك يجعل الجميع يشعرون بالتقدير. فهو لا يوفر فقط معلومات حيوية عن الشركة ، ولكنه يسمح للآخرين بتقديم مدخلات واقتراحات بناءً على المعلومات ذات الصلة.
• يوفر نظرة ثاقبة: أحد الأشياء التي يميل الموظفون وأصحاب المصلحة إلى كرهها هو عدم وجود "سبب" عند اتخاذ القرارات. يزيل توثيق العملية هذه الحواجز ويزود الأطراف ذات الصلة بمعلومات كافية للشعور بالاطمئنان إلى أن مصالحهم الفضلى في الاعتبار.
• يضمن التعاون: غالبًا ما يتطلب التوثيق من مالكي الشركات والمنتسبين المشاركة والتعاون. هذا لأن ليس كل شخص لديه كل قطعة من اللغز. الاحتفاظ بسجلات كافية ومحافظ محدثة وأدبيات الشركة يبقي الموظفين على اتصال.
• يضمن الامتثال: الامتثال هو المفتاح. يمكن أن يكون هذا الامتثال للوائح الشركة أو الامتثال للمتطلبات القانونية المحيطة بممارسات عملك. وجود أثر ورقي يخلق النزاهة ويفرض الامتثال دون وجود مراقب. نظرًا لأن تاريخ شركتك ومحاضرها وأدبها متاح وموثق جيدًا ، فأنت مضطر للبقاء في الطابور لضمان نجاحها ومستقبلها.

في حين أن هذه بعض الفوائد الرئيسية للأعمال الملائمة ، إلا أن هناك العديد من المزايا الأخرى غير المدرجة ، مثل الآثار القانونية أو سهولة اكتساب رأس المال المؤقت بسبب الوثائق الكافية.

القراءة ذات الصلة : ما هو المستند المطلوب للمنتج (شرح PRD)

أمثلة على وثائق العمل

يمكن أن تتراوح مستندات العمل من مجموعة متنوعة من الرسائل المختلفة التي ترغب في توصيلها. فيما يلي بعض الأمثلة على العناصر المؤهلة كمستندات أعمال:

• طلبات التوظيف: صدق أو لا تصدق ، فإن طلب الوظيفة الذي قدمته للمرشحين المحتملين يخبرهم كثيرًا عما سوف يسيرون فيه. سيساعد توفير مستند يمكن للمرشحين استخدامه بسهولة ووضوح في رسم صورة أفضل لشركتك.
• الاتفاقيات المالية: هذه الوثائق هي كل ما يتعلق بالبقاء ملتزمًا بالقانون. قد يساعد التوثيق الكافي والشامل لاتفاقياتك المالية أيضًا في كسب رأس المال للاستثمارات المستقبلية في شركتك.
• تقارير الأعمال: تخبر هذه التقارير جميع أصحاب المصلحة بما يحدث داخل الشركة. يسمح للأشخاص باتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على كل جانب تفصح عنه في تقاريرك. يمكن أن يؤثر وجود تقرير أعمال ديناميكي ومدروس جيدًا على عملك.
• توصيف الوظائف: يسعى المرشحون المحتملون ، ذات الصلة بشكل خاص في هذا العصر الحديث ، إلى معرفة ما سيحصلون عليه بالضبط قبل الانضمام إلى شركتك. سيضمن مستند الوصف الوظيفي الذي يعبر بشكل مناسب ما هو متوقع من التعيينات الجديدة أنك تقوم بتعيين موظفين ذوي جودة عالية والاحتفاظ بهم.
• اللوائح الداخلية: يساعد توفير اللوائح المتعلقة بوضع وحوكمة المديرين التنفيذيين داخل مؤسستك على بناء الثقة بين أصحاب المصلحة. يعد وجود مستند واضح يغطي كل عنصر وثغرة داخل مؤسستك أمرًا بالغ الأهمية.
• المحاضر: المحاضر التي يجمعها السكرتير هي وثيقة تستخدمها في كل منك لتدوين الملاحظات والتلميحات إلى ما ناقشته ، بالإضافة إلى كونها وسيلة للبقاء شفافة مع جميع أصحاب المصلحة. يوفر العرض التقديمي الواضح للاجتماعات من خلال محاضر موثقة لجميع الحاضرين وأصحاب المصلحة معلومات حول ما حدث.

هذا مجرد غيض من فيض عندما يتعلق الأمر بأنواع المستندات التي تصدرها شركتك. التوثيق هو في الأساس جميع المعلومات والاتصالات المكتوبة الرسمية. يتم استخدامه في كل جانب من جوانب شركتك.

أنواع الأعمال التي تعتمد على التوثيق

يتم استخدام وثائق الأعمال في كل صناعة. فيما يلي بعض الأمثلة على ما تعتمده الشركات على التوثيق في عملياتها اليومية.

رعاية صحية

يعتمد الأطباء والممرضات وحفلات الاستقبال وغيرهم على التوثيق الشامل والكافي لضمان أعلى مستوى من الرعاية لجميع مرضاهم. يجب توثيق كل خطوة في كل لقاء بشكل كامل بحيث يمكن للزيارات المستقبلية وعمليات نقل السجلات الطبية توفير المعلومات الصحيحة للحصول على الرعاية التي يحتاجها المرضى.

يجب أن توفر هذه المستندات معلومات شاملة دقيقة وسهلة القراءة. هذا يمكن أن يمنع الأخطاء التي يمكن أن تكون ضارة بالمرضى ومقدمي الرعاية لهم.

السيارات

يقدم فنيو السيارات تقارير مفصلة عن حالة السيارة قبل وبعد صيانتها. بدون تقارير وتوقيعات كافية ، يمكن للعملاء القول بسهولة أنهم سمحوا أو لم يصرحوا بخدمة أو حتى المطالبة بأضرار لسيارتهم ، مما يكلف الشركة مبلغًا كبيرًا من المال.

يوفر الفنيون الذين يقدمون معلومات واضحة وموجزة عن حالة السيارة ، مع كل خدش وانبعاث ، لمحلات السيارات خدمة لا تقدر بثمن. يمكن أن توفر الوثائق آلاف الدولارات لكل مركبة.

تمويل

تحويل الأموال والأموال هو مسار تريد أن يتم توثيقه في جميع الأوقات. إذا فقد أي شيء أو تم توثيقه بشكل غير صحيح ، فهناك احتمال أن يكون الأفراد الذين يتعاملون مع الشؤون المالية في الطرف المتلقي للإجراءات القانونية.

التأكد من تجاوز كل حرف "T" وكل حرف "I" منقّط سيمنع أي إجراءات سلبية غير ضرورية من أن تكون موجهة نحو شركتك أو زميلك الذي يعمل مع المعلومات المالية. يعد الحفاظ على كل شيء شفافًا ومن خلال الكتب أمرًا بالغ الأهمية.

لك

يلعب التوثيق دورًا حيويًا ، حتى في شركتك. من كشوف المرتبات إلى الإجراءات التأديبية ، يعد المسار الموثق جيدًا أمرًا بالغ الأهمية لضمان عمل كل شيء بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان. مع توثيق جميع عناصر عملك بشكل كامل وإتاحتها لأصحاب المصلحة أو الأطراف ذات الصلة ، يمكنك تجنب الحوادث المؤسفة وضمان النجاح.

قد يكون إنشاء المستندات المهنية وتطويرها أمرًا صعبًا في بعض الأحيان ، خاصةً بالنسبة لأولئك الذين يركزون بشكل أساسي على تشغيل الشركة. هذا هو المكان الذي يكون فيه البحث عن الموارد للمساعدة في التوثيق مفيدًا.

لماذا برامج التوثيق مناسبة لشركتك

لحسن الحظ ، يوجد برنامج يمكنه مساعدة شركتك في إنشاء المستندات. يمكن لبرامج التوثيق الحائزة على جوائز مثل Docsie أن تأخذ أفكارك وتقاريرك ودقائقك وأي شيء آخر قد ترغب في إضفاء الحيوية عليه في مستند وتجميعه بطريقة تمثّل شركتك بشكل مناسب.

Docsie لها وظائف تسمح بتغيير ديناميكي للوثائق من قبل أطراف متعددة لضمان توفير معلومات صحيحة وكافية من خلال تعاون وإسهامات الآخرين. يتيح ذلك للمستخدمين تقديم معلومات دقيقة ومفهومة من قبل جميع الأطراف المحتملة.

بالإضافة إلى التعاون ، تقدم Docsie أيضًا المستندات إلى الأطراف الضرورية بطريقة تفاعلية وجذابة. يمكن لأصحاب المصلحة والأطراف المهتمة تلقي المعلومات والمشاركة فيها حتى يكتسبوا فهمًا أوسع للعمل الذي تقوم به شركتك. من خلال هذا الشكل من العروض التقديمية ، يتمتع المزيد من الأفراد بإمكانية الوصول والقدرات لفهم ما تقوم به شركتك.

يسهّل برنامج التوثيق الأمر من خلال توفير قوالب وتذكيرات بشأن المعلومات التي قد تكون ضرورية أو غير ضرورية. يمكنك أنت أو فريقك إكمال التقارير وتقديم الوثائق لجميع المعلومات الضرورية بسهولة نسبية وفي الوقت المناسب.

ضع في اعتبارك برامج التوثيق

في حين أنه قد يكون من الأسهل الاعتماد على الأساليب القديمة المجربة والحقيقية للقلم والورق أو أن يقوم أحد المنتسبين داخل شركتك بإنشاء وتوزيع جميع المستندات الضرورية ، فإن تطبيق برنامج مستندات في حزام الأدوات الخاص بك سيوفر وقت شركتك وأموالك.

يمكن لشركائك الاستفادة من وقتهم في التركيز على أجزاء أكثر صلة وتأثيرًا من شركتك بينما تصبح مستنداتك أكثر تنوعًا وقابلة للاستخدام لأي شخص يرغب في قراءتها. سيتمكن أصحاب المصلحة والمرشحون وأي طرف آخر ذي صلة من توفير مستندات شركتك لهم بضغطة زر.

يعد التبديل إلى برامج التوثيق أمرًا منطقيًا لكل شركة في العالم الحديث. ستستمر شركتك في النمو ، وجعل هذه العملية أسهل عن طريق التبسيط هو مجرد جزء إضافي من هذا اللغز.