Por que o software de documentação é ideal para sua empresa

Ser proprietário de uma empresa exige que você ou sua equipe documentem muitos elementos diferentes que cercam a operação de sua empresa. Esses documentos devem ser exaustivos e completos, além de fornecer aos futuros leitores a capacidade de entender o que está sendo dito com apenas uma compreensão básica do seu negócio. Isso pode ser difícil, mas é vital para sustentar um negócio saudável que se desenvolve anualmente.

O foco na documentação deve desempenhar um papel crucial em suas operações comerciais diárias.

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Por que a documentação adequada é importante?

Embora documentar as atividades diárias de sua empresa possa parecer uma prática desnecessária e mundana, ela fornece um valor significativo para sua empresa. Documentação adequada:

• Pinta a imagem de sua empresa: As partes interessadas e os clientes ou clientes em potencial recebem muito do que sabem sobre seus produtos ou empresa por meio do que você documentou. Documentar suas atividades de negócios, bem como atualizar todos os documentos reutilizáveis, informa às partes interessadas que você se preocupa com sua empresa e a impressão que ela transmite.
• Cria Transparência e Integridade: Embora você não queira que informações proprietárias estejam disponíveis para todos aqueles que têm acesso aos documentos de sua empresa, é essencial manter atas e compartilhar o progresso de sua empresa todos os anos. Isso diz às partes interessadas de onde você veio e para onde está indo. A documentação às vezes pode limpar a roupa suja, mas também informa aos clientes e interessados ​​em potencial como você abordou situações de alto risco, falhou e as superou.
• Mantém todos informados: Manter todos os associados e partes interessadas da empresa envolvidos nos processos diários do seu negócio faz com que todos se sintam valorizados. Não apenas fornece informações vitais sobre a empresa, mas permite que outros forneçam informações e sugestões com base em informações relevantes.
• Fornece Insight: Uma coisa que funcionários e partes interessadas tendem a odiar é não ter um “porquê” quando as decisões são tomadas. Documentar o processo remove essas barreiras e fornece às partes relevantes informações suficientes para se sentirem seguras de que seus melhores interesses estão em mente.
• Garante a colaboração: a documentação geralmente exige que os proprietários e associados da empresa se envolvam e colaborem. Isso ocorre porque nem todo mundo tem todas as peças do quebra-cabeça. Manter registros adequados e portfólios atualizados e literatura da empresa mantém os funcionários conectados.
• Garante a conformidade: a conformidade é fundamental. Isso pode ser a conformidade com os estatutos da empresa ou a conformidade com os requisitos legais em torno de suas práticas de negócios. Ter uma trilha de papel cria integridade e reforça a conformidade sem um cão de guarda. Como o histórico, as atas e a literatura de sua empresa estão disponíveis e bem documentados, você é obrigado a permanecer na linha para garantir seu sucesso e futuro.

Embora esses sejam alguns dos principais benefícios para um negócio adequado, há muitos outros benefícios que não estão listados, como implicações legais ou facilidade de aquisição temporária de capital devido à documentação suficiente.

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Exemplos de documentos comerciais

Os documentos comerciais podem variar de uma variedade de mensagens diferentes que você deseja comunicar. Aqui estão alguns exemplos de itens que se qualificam como documentos comerciais:

• Candidaturas de emprego: Acredite ou não, a candidatura de emprego que você envia para os candidatos em potencial diz muito sobre o que eles vão encontrar. Fornecer um documento que os candidatos possam usar, fácil e claro, ajudará a pintar uma imagem melhor da sua empresa.
• Acordos Financeiros: Estes documentos são tudo para manter-se em conformidade com a lei. A documentação adequada e completa de seus acordos financeiros também pode auxiliar na obtenção de capital para futuros investimentos em sua empresa.
• Relatórios de Negócios: Esses relatórios informam a todas as partes interessadas o que está acontecendo dentro da empresa. Ele permite que as pessoas tomem decisões fundamentadas com base em todos os aspectos que você divulga em seus relatórios. Ter um relatório de negócios dinâmico e bem pensado pode impactar muito o seu negócio.
• Descrições de cargos: Especialmente relevante nesta era moderna, os candidatos em potencial procuram saber exatamente no que estão se metendo antes de ingressar na sua empresa. Um documento de descrição de cargos que expresse adequadamente o que se espera dos novos contratados garantirá que você contrate e retenha funcionários de alta qualidade.
• Estatutos: Fornecer estatutos sobre o status e a governança dos executivos em sua organização ajuda a criar confiança entre seus stakeholders. Ter um documento claro e que abranja todos os elementos e lacunas dentro de sua organização é crucial.
• Atas: As atas reunidas por um secretário são um documento que é utilizado por você para anotações e dicas sobre o que você discutiu, bem como uma maneira de permanecer transparente com todas as partes interessadas. Uma apresentação clara das reuniões por meio de atas documentadas fornece a todos os participantes e interessados ​​informações sobre o que aconteceu.

Esta é apenas a ponta do iceberg quando se trata de tipos de documentos que sua empresa libera. A documentação é essencialmente todas as informações e comunicações oficiais escritas. Ele é usado em todas as facetas da sua empresa.

Tipos de negócios que dependem de documentação

A documentação comercial é usada em todos os setores. Aqui estão apenas alguns exemplos do que as empresas confiam na documentação em suas operações diárias.

Assistência médica

Médicos, enfermeiros, recepções e muito mais contam com documentação completa e adequada para garantir a mais alta qualidade de atendimento a todos os seus pacientes. Cada etapa de cada encontro precisa ser totalmente documentada para que futuras visitas e transferências de registros médicos possam fornecer as informações corretas para que os pacientes recebam os cuidados de que precisam.

Esses documentos devem fornecer informações abrangentes que sejam precisas e simples de ler. Isso pode evitar erros que podem ser prejudiciais aos pacientes e seus prestadores de cuidados.

Automotivo

Os técnicos automotivos fornecem relatórios detalhados sobre o status de um veículo antes e depois da manutenção. Sem relatórios e assinaturas adequados, os clientes podem facilmente dizer que autorizaram ou não um serviço ou até mesmo reclamar de danos ao seu veículo, custando à empresa uma grande quantia em dinheiro.

Técnicos que fornecem informações claras e concisas sobre o estado do veículo, com cada arranhão e amassado anotado, fornecem às oficinas um serviço inestimável. Os documentos podem economizar milhares de dólares por veículo.

Finança

A transferência de fundos e dinheiro é uma trilha que você deseja que seja documentada o tempo todo. Se algo estiver faltando ou for documentado incorretamente, há uma chance de que os indivíduos que lidam com as finanças possam ser alvo de uma ação legal.

Garantir que todo “T” seja cruzado e todo “I” pontilhado evitará que ações adversas desnecessárias sejam direcionadas à sua empresa ou ao associado que trabalha com as informações financeiras. Manter tudo transparente e de acordo com os livros é crucial.

Seu

A documentação desempenha um papel vital, mesmo na sua empresa. Da folha de pagamento à ação disciplinar, uma trilha bem documentada é crucial para garantir que tudo funcione da maneira mais tranquila e eficiente possível. Com todos os elementos do seu negócio totalmente documentados e disponíveis para as partes interessadas ou partes relevantes, você pode evitar contratempos e garantir o sucesso.

Às vezes, criar e desenvolver documentação profissional pode ser difícil, especialmente para aqueles que estão focados principalmente na operação da empresa. É aí que a busca de recursos para auxiliar na documentação vem a calhar.

Por que o software de documentação é ideal para sua empresa

Felizmente, existem softwares que podem auxiliar sua empresa na criação de documentos. Softwares de documentação premiados como o Docsie podem pegar seus pensamentos, relatórios, atas e qualquer outra coisa que você queira dar vida em um documento e juntá-lo de forma que sua empresa seja representada adequadamente.

A Docsie possui funções que permitem a alteração dinâmica de documentos por várias partes para garantir que informações corretas e adequadas sejam fornecidas por meio da colaboração e entrada de terceiros. Isso permite que os usuários apresentem informações precisas e compreendidas por todas as partes possíveis.

Além da colaboração, a Docsie também apresenta os documentos às partes necessárias de forma envolvente e interativa. As partes interessadas e interessados ​​podem receber e participar com as informações para que obtenham uma compreensão mais ampla do trabalho que sua empresa está realizando. Por meio dessa forma de apresentação, mais pessoas têm acesso e habilidades para entender o que sua empresa está fazendo.

O software de documentação facilita isso ao fornecer modelos e lembretes sobre quais informações podem ou não ser necessárias. Você ou sua equipe podem preencher relatórios e fornecer documentação para todas as informações necessárias com relativa facilidade e em tempo hábil.

Considere o software de documentação

Embora possa ser mais fácil se apoiar nos antigos métodos testados e comprovados de caneta e papel ou em um associado de sua empresa criando e distribuindo todos os documentos necessários, a implementação de um software de documentos em seu cinto de ferramentas economizará tempo e dinheiro de sua empresa.

Seus associados podem utilizar seu tempo concentrando-se em partes mais relevantes e impactantes de sua empresa, enquanto seus documentos se tornam mais versáteis e utilizáveis ​​por qualquer pessoa que deseje lê-los. As partes interessadas, candidatos e qualquer outra parte relevante poderão ter os documentos da sua empresa disponíveis para eles com o apertar de um botão.

Mudar para o software de documentação faz sentido para todas as empresas do mundo moderno. Sua empresa continuará crescendo, e facilitar esse processo por meio da simplificação é apenas mais uma peça desse quebra-cabeça.