문서 소프트웨어가 귀사에 적합한 이유

비즈니스 소유자가 되려면 귀하 또는 귀하의 팀이 비즈니스 운영을 둘러싼 다양한 요소를 문서화해야 합니다. 이러한 문서는 철저하고 완전해야 하며 미래의 독자는 비즈니스에 대한 기본적인 이해만으로도 내용을 파악할 수 있어야 합니다. 그것은 힘들 수 있지만 매년 발전하는 건강한 비즈니스를 유지하는 데 필수적입니다.

문서화에 집중하는 것은 일상적인 비즈니스 운영에서 중요한 역할을 해야 합니다.

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적절한 문서화가 중요한 이유는 무엇입니까?

비즈니스의 일상적인 활동을 문서화하는 것은 불필요하고 평범한 관행처럼 보일 수 있지만 비즈니스에 상당한 가치를 제공합니다. 적절한 문서:

• 귀하의 회사에 대한 그림을 그리십시오: 이해 관계자와 잠재 고객 또는 고객은 귀하가 문서화한 내용을 통해 귀하의 제품 또는 회사에 대해 알고 있는 많은 정보를 받습니다. 비즈니스 활동을 문서화하고 재사용 가능한 모든 문서를 업데이트하면 이해 관계자에게 귀하가 회사에 관심이 있고 회사가 주는 인상을 알릴 수 있습니다.
• 투명성 및 무결성 생성: 회사 문서에 액세스할 수 있는 모든 사람이 독점 정보를 사용하는 것을 원하지는 않지만, 회의록을 작성하고 매년 비즈니스 진행 상황을 공유하는 것은 필수적입니다. 이것은 이해 관계자에게 귀하가 어디에서 왔으며 어디로 가고 있는지 알려줍니다. 문서는 때때로 더러운 세탁물을 배출할 수 있지만 잠재적인 고객과 이해 관계자에게 고위험 상황에 어떻게 접근하고 실패하고 극복했는지 알려줍니다.
• 모든 사람을 지속적으로 유지: 모든 회사 동료 및 이해 관계자가 비즈니스의 일상적인 프로세스에 참여하도록 하면 모든 사람이 가치를 느끼게 됩니다. 회사에 대한 중요한 정보를 제공할 뿐만 아니라 다른 사람들이 관련 정보를 기반으로 입력 및 제안을 제공할 수 있습니다.
• 통찰력 제공: 직원과 이해 관계자가 싫어하는 경향이 있는 한 가지는 결정을 내릴 때 "이유"가 없는 것입니다. 프로세스를 문서화하면 이러한 장벽이 제거되고 관련 당사자에게 최상의 이익을 염두에 두고 있다고 확신할 수 있는 충분한 정보가 제공됩니다.
• 협업 보장: 문서를 작성하려면 회사 소유자와 직원이 참여하고 협업해야 하는 경우가 많습니다. 모든 사람이 퍼즐의 모든 조각을 가지고 있는 것은 아니기 때문입니다. 적절한 기록과 최신 포트폴리오 및 회사 문서를 유지하면 직원들이 계속 연결됩니다.
• 규정 준수 보장: 규정 준수가 핵심입니다. 이는 회사 내규를 준수하거나 비즈니스 관행을 둘러싼 법적 요구 사항을 준수할 수 있습니다. 문서 추적을 통해 무결성을 확보하고 감시 장치 없이 규정 준수를 시행합니다. 회사의 연혁, 회의록 및 문헌이 제공되고 문서화되어 있기 때문에 회사의 성공과 미래를 보장하기 위해 줄을 서야 합니다.

이는 적절한 비즈니스에 대한 몇 가지 주요 이점이지만, 법적 영향이나 충분한 문서로 인한 임시 자본 획득의 용이성과 같이 나열되지 않은 더 많은 이점이 있습니다.

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비즈니스 문서의 예

비즈니스 문서는 전달하려는 다양한 메시지에서 다양할 수 있습니다. 다음은 비즈니스 문서에 해당하는 항목의 몇 가지 예입니다.

• 입사 지원서: 믿거 나 말거나, 당신이 예비 후보자들에게 내놓는 입사 지원서는 그들이 어떤 분야에 들어가게 될 것인지에 대해 많은 것을 말해줍니다. 후보자가 사용할 수 있는 쉽고 명확한 문서를 제공하면 회사에 대한 더 나은 그림을 그리는 데 도움이 됩니다.
• 금융 계약: 이 문서는 법률 준수에 관한 모든 것입니다. 재정 계약에 대한 적절하고 철저한 문서는 또한 회사에 대한 향후 투자를 위한 자본을 확보하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 비즈니스 보고서: 이 보고서는 모든 이해 관계자에게 회사 내에서 일어나는 일을 알려줍니다. 이를 통해 사람들은 보고서에서 공개하는 모든 측면을 기반으로 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 역동적이고 세심한 비즈니스 보고서가 있으면 비즈니스에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
• 직업 설명: 특히 이 현대 시대와 관련이 있는 잠재 후보자는 회사에 합류하기 전에 자신이 무엇을 하고 있는지 정확히 알고자 합니다. 신입 사원에게 기대되는 바를 적절하게 표현한 직무 설명 문서는 우수한 직원을 고용하고 유지하도록 합니다.
• 내규: 조직 내 임원의 지위 및 거버넌스에 관한 내규를 제공하면 이해 관계자 간의 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다. 명확하고 조직 내의 모든 요소와 허점을 다루는 문서를 갖는 것이 중요합니다.
• 회의록: 비서가 수집한 회의록은 귀하가 논의한 내용에 대한 메모와 힌트를 제공할 뿐만 아니라 모든 이해 관계자에게 투명하게 유지하는 방법으로 활용되는 문서입니다. 문서화된 의사록을 통해 회의에 대한 명확한 프레젠테이션은 모든 참석자와 이해 관계자에게 발생한 일에 대한 정보를 제공합니다.

이는 회사에서 발표하는 문서 유형과 관련하여 빙산의 일각에 불과합니다. 문서는 본질적으로 모든 공식 서면 정보 및 커뮤니케이션입니다. 회사의 모든 측면에서 사용됩니다.

문서에 의존하는 비즈니스 유형

비즈니스 문서는 모든 산업에서 사용됩니다. 다음은 기업이 일상 업무에서 문서에 의존하는 몇 가지 예입니다.

보건 의료

의사, 간호사, 리셉션 등은 모든 환자에게 최고 수준의 치료를 보장하기 위해 철저하고 적절한 문서에 의존합니다. 모든 만남의 모든 단계는 향후 방문 및 의료 기록 이전이 환자에게 필요한 치료를 받는 데 올바른 정보를 제공할 수 있도록 완전히 문서화되어야 합니다.

이러한 문서는 정확하고 읽기 쉬운 광범위한 정보를 제공해야 합니다. 이를 통해 환자와 의료 제공자에게 해로울 수 있는 오류를 방지할 수 있습니다.

자동차

자동차 기술자는 서비스 전후의 차량 상태에 대한 자세한 보고서를 제공합니다. 적절한 보고서와 서명이 없으면 고객은 서비스를 승인하거나 승인하지 않았다고 쉽게 말할 수 있고 심지어 회사에 막대한 비용을 초래하는 차량 손상을 청구할 수도 있습니다.

차량 상태에 대한 명확하고 간결한 정보를 모든 긁힘 및 덴트 표기와 함께 제공하는 기술자는 자동차 상점에 귀중한 서비스를 제공합니다. 문서는 차량당 수천 달러를 절약할 수 있습니다.

재원

자금과 돈을 이체하는 것은 항상 문서화되기를 원하는 흔적입니다. 누락되거나 부적절하게 문서화되는 경우 재정을 처리하는 개인이 법적 조치를 받을 가능성이 있습니다.

모든 "T"가 교차하고 모든 "I"가 점으로 표시되도록 하면 불필요한 불리한 행동이 귀하의 회사 또는 재무 정보를 다루는 직원을 대상으로 하는 것을 방지할 수 있습니다. 모든 것을 투명하고 장부에 의해 유지하는 것이 중요합니다.

당신 것

문서는 회사에서도 중요한 역할을 합니다. 급여에서 징계 조치에 이르기까지 모든 것이 가능한 한 원활하고 능숙하게 작동하도록 잘 문서화된 추적이 중요합니다. 비즈니스의 모든 요소가 완전히 문서화되어 이해 관계자 또는 관련 당사자가 사용할 수 있으므로 사고를 방지하고 성공을 보장할 수 있습니다.

특히 회사 운영에 주로 초점을 맞춘 문서의 경우 전문 문서를 작성하고 개발하는 것이 어려울 수 있습니다. 문서화에 도움이 되는 리소스를 찾는 것이 도움이 되는 곳입니다.

문서 소프트웨어가 귀사에 적합한 이유

다행히 회사에서 문서를 작성하는 데 도움이 되는 소프트웨어가 있습니다. Docsie와 같은 수상 경력에 빛나는 문서 소프트웨어는 생각, 보고서, 회의록 및 문서에 생명을 불어넣고 싶은 모든 것을 가져와 회사가 적절하게 표현되는 방식으로 조합할 수 있습니다.

Docsie는 여러 당사자가 문서를 동적으로 변경하여 다른 사람의 협업과 입력을 통해 정확하고 적절한 정보를 제공할 수 있도록 하는 기능을 가지고 있습니다. 이를 통해 사용자는 정확하고 가능한 모든 당사자가 이해하는 정보를 제공할 수 있습니다.

협업 외에도 Docsie는 참여하고 상호 작용하는 방식으로 문서를 필요한 당사자에게 제공합니다. 이해 관계자 및 이해 관계자는 정보를 수신하고 참여할 수 있으므로 회사가 수행하는 작업에 대한 더 넓은 이해를 얻을 수 있습니다. 이러한 형식의 프레젠테이션을 통해 더 많은 개인이 회사가 하는 일을 이해할 수 있는 액세스 권한과 능력을 갖게 됩니다.

문서화 소프트웨어는 어떤 정보가 필요하거나 필요하지 않을 수 있는지에 대한 템플릿과 미리 알림을 제공하여 쉽게 만듭니다. 귀하 또는 귀하의 팀은 보고서를 작성하고 필요한 모든 정보에 대한 문서를 비교적 쉽고 시기 적절하게 제공할 수 있습니다.

문서 소프트웨어 고려

펜과 종이 또는 회사 내 직원이 필요한 모든 문서를 작성 및 배포하는 기존의 시도되고 진정한 방법에 의존하는 것이 더 쉬울 수 있지만 문서 소프트웨어를 도구 벨트에 구현하면 회사의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

동료들은 회사의 더 관련성 있고 영향력 있는 부분에 집중하는 시간을 활용할 수 있으며 문서를 읽고자 하는 모든 사람이 문서를 보다 다양하게 사용할 수 있습니다. 이해 관계자, 후보자 및 기타 관련 당사자는 버튼 하나만 누르면 회사 문서를 사용할 수 있습니다.

문서화 소프트웨어로 전환하는 것은 현대 사회의 모든 회사에 적합합니다. 귀하의 회사는 계속 성장할 것이며 간소화하여 이 프로세스를 더 쉽게 만드는 것은 그 퍼즐의 한 조각일 뿐입니다.