Dokümantasyon Yazılımı Neden Şirketiniz İçin Doğrudur?

Bir işletme sahibi olmak, sizin veya ekibinizin işletmenizin işleyişini çevreleyen birçok farklı unsuru belgelemenizi gerektirir. Bu belgeler kapsamlı ve eksiksiz olmalı, aynı zamanda gelecekteki okuyuculara, yalnızca işinizle ilgili temel bir anlayışla söylenenleri kavrama yeteneği sağlamalıdır. Bu zor olabilir, ancak her yıl gelişen sağlıklı bir işi sürdürmek hayati önem taşır.

Dokümantasyona odaklanmak, günlük iş operasyonlarınızda çok önemli bir rol oynamalıdır.

İlgili okuma : Neden ürün belgelerine ihtiyacımız var?

Yeterli Belgelendirme Neden Önemlidir?

İşletmenizin günlük faaliyetlerini belgelemek gereksiz ve sıradan bir uygulama gibi görünse de işletmeniz için önemli bir değer sağlar. Yeterli belgeler:

• Şirketinizin Resmini Boyar: Paydaşlar ve potansiyel müşteriler veya müşteriler, ürünleriniz veya şirketiniz hakkında bildiklerinin çoğunu belgeledikleriniz aracılığıyla alırlar. İş faaliyetlerinizi belgelemek ve tüm yeniden kullanılabilir belgeleri güncellemek, paydaşlarınıza şirketinizi önemsediğinizi ve onun bıraktığı izlenimi anlatır.
• Şeffaflık ve Dürüstlük Yaratır: Özel bilgilerin şirketinizin belgelerine erişimi olan herkesin erişimine açık olmasını istemeseniz de, tutanak tutmak ve işinizin her yıl kaydettiği ilerlemeyi paylaşmak esastır. Bu, paydaşlara nereden geldiğinizi ve nereye gittiğinizi söyler. Belgeler bazen kirli çamaşırları havalandırabilir, ancak potansiyel müşterilere ve paydaşlara yüksek riskli durumlara nasıl yaklaştığınızı, başarısız olduğunuzu ve bunların üstesinden nasıl geldiğinizi de söyler.
• Herkesi Döngü İçinde Tutar: Tüm şirket ortaklarını ve paydaşları işinizin günlük süreçlerine dahil etmek, herkesin değerli hissetmesini sağlar. Yalnızca şirket hakkında hayati bilgiler sağlamakla kalmaz, aynı zamanda ilgili bilgilere dayalı olarak başkalarının girdi ve önerilerde bulunmasına da olanak tanır.
• İçgörü Sağlar: Çalışanların ve paydaşların nefret etme eğiliminde olduğu şeylerden biri, kararlar alınırken bir “neden”in olmamasıdır. Sürecin belgelenmesi bu engelleri ortadan kaldırır ve ilgili taraflara, kendi çıkarlarının göz önünde bulundurulduğundan emin olmaları için yeterli bilgiyi sağlar.
• İşbirliğini Sağlar: Belgeler genellikle şirket sahiplerinin ve ortaklarının etkileşime girmesini ve işbirliği yapmasını gerektirir. Bunun nedeni, herkesin yapbozun her parçasına sahip olmamasıdır. Yeterli kayıtlar ve güncel portföyler ve şirket literatürü tutmak, çalışanları bağlı tutar.
• Uyumluluğu Sağlar: Uyum anahtardır. Bu, şirket tüzüklerine uygunluk veya iş uygulamalarınızı çevreleyen yasal gerekliliklere uygunluk olabilir. Kağıt izine sahip olmak, bir bekçi köpeği olmadan bütünlük sağlar ve uyumluluğu zorlar. Şirketinizin geçmişi, tutanakları ve literatürü mevcut ve iyi belgelenmiş olduğundan, başarısını ve geleceğini garanti altına almak için aynı çizgide kalmaya mecbursunuz.

Bunlar yeterli iş için birkaç temel fayda olsa da, yasal sonuçlar veya yeterli belgeleme nedeniyle geçici sermaye edinme kolaylığı gibi listelenmeyen daha birçok fayda vardır.

İlgili okuma : Ürün Gerekli Belgesi Nedir (PRD açıklanmıştır)

Ticari Belge Örnekleri

İş belgeleri, iletmek istediğiniz çeşitli farklı mesajlar arasında değişebilir. İş belgeleri olarak nitelendirilen öğelere birkaç örnek:

• İş Başvuruları: İster inanın ister inanmayın, aday adaylarına yaptığınız iş başvurusu onlara neyle karşılaşacakları hakkında çok şey söyler. Adayların kullanabileceği kolay ve anlaşılır bir belge sağlamak, şirketinizin daha iyi bir resmini çizmeye yardımcı olacaktır.
• Mali Anlaşmalar: Bu belgeler, yasalara uygunluğun devamı ile ilgili her şeydir. Mali anlaşmalarınız için yeterli ve eksiksiz belgeler, şirketinize gelecekteki yatırımlar için sermaye kazanmanıza da yardımcı olabilir.
• İş Raporları: Bu raporlar, tüm paydaşlara şirket içinde neler olduğunu anlatır. İnsanların raporlarınızda ifşa ettiğiniz her yönü temel alarak bilinçli kararlar vermesini sağlar. Dinamik ve iyi düşünülmüş bir iş raporuna sahip olmak işinizi büyük ölçüde etkileyebilir.
• İş Tanımları: Özellikle bu modern çağda alakalı olan aday adayları, şirketinize katılmadan önce tam olarak neye bulaştıklarını bilmek isterler. Yeni işe alınanlardan ne beklendiğini yeterince ifade eden bir iş tanımı belgesi, yüksek kaliteli çalışanları işe almanızı ve elinizde tutmanızı sağlayacaktır.
• Yönetmelikler: Kuruluşunuzdaki yöneticilerin durumu ve yönetimi ile ilgili yönetmeliklerin sağlanması, paydaşlarınız arasında güven yaratılmasına yardımcı olur. Kuruluşunuzdaki tüm unsurları ve boşlukları kapsayan açık ve net bir belgeye sahip olmak çok önemlidir.
• Tutanaklar: Bir sekreter tarafından toplanan tutanak, hem sizin tarafınızdan tartıştığınız konuya ilişkin notlar ve ipuçları için kullanılan hem de tüm paydaşlar ile şeffaf kalmanın bir yolu olan bir belgedir. Toplantıların belgelenmiş tutanaklar aracılığıyla net bir şekilde sunulması, tüm katılımcılara ve paydaşlara olup bitenler hakkında bilgi sağlar.

Bu, şirketinizin yayınladığı belge türleri söz konusu olduğunda buzdağının sadece görünen kısmıdır. Dokümantasyon esasen tüm resmi yazılı bilgi ve iletişimdir. Şirketinizin her alanında kullanılır.

Dokümantasyona Dayanan İşletme Türleri

İş belgeleri her sektörde kullanılmaktadır. İşte işletmelerin günlük operasyonlarında belgelere ne kadar güvendiğine dair birkaç örnek.

Sağlık hizmeti

Doktorlar, hemşireler, resepsiyonlar ve daha fazlası, tüm hastalarına en yüksek kalitede bakım sağlamak için eksiksiz ve yeterli belgelere güvenir. Gelecekteki ziyaretlerin ve tıbbi kayıt transferlerinin hastalara ihtiyaç duydukları bakımı almaları için doğru bilgileri sağlayabilmesi için her karşılaşmanın her adımının tam olarak belgelenmesi gerekir.

Bu belgeler, hem doğru hem de okunması kolay kapsamlı bilgiler sağlamalıdır. Bu, hastalara ve bakım sağlayıcılarına zarar verebilecek hataları önleyebilir.

Otomotiv

Otomotiv teknisyenleri, bir aracın servis öncesi ve sonrası durumu hakkında ayrıntılı raporlar sunar. Yeterli raporlar ve imzalar olmadan müşteriler, bir servise yetki verdiklerini veya yetki vermediklerini ve hatta araçlarına zarar verdiğini iddia ederek şirkete büyük miktarda paraya mal olduğunu söyleyebilirler.

Aracın durumu hakkında her çizik ve çentiği not ederek net ve özlü bilgi veren teknisyenler, otomobil mağazalarına paha biçilmez bir hizmet sunar. Belgeler araç başına binlerce dolar tasarruf sağlayabilir.

finans

Para ve para transferi, her zaman belgelenmesini isteyeceğiniz bir yoldur. Herhangi bir şey kaybolursa veya uygunsuz bir şekilde belgelenirse, finansmanı idare eden kişilerin yasal işlemin alıcı tarafında olma ihtimali vardır.

Her "T"nin üzerinin ve her "I"nin noktalı olduğundan emin olmak, şirketinize veya finansal bilgilerle çalışan çalışana yönelik gereksiz olumsuz eylemlerin hedeflenmesini önleyecektir. Her şeyi şeffaf ve kitaplara göre tutmak çok önemlidir.

senin

Dokümantasyon, şirketinizde bile hayati bir rol oynar. Bordrodan disiplin cezasına kadar, her şeyin mümkün olduğunca sorunsuz ve yetkin bir şekilde çalışmasını sağlamak için iyi belgelenmiş bir iz çok önemlidir. İşinizin tüm unsurlarının eksiksiz olarak belgelenmesi ve paydaşlara veya ilgili taraflara sunulmasıyla, aksilikleri önleyebilir ve başarıyı sağlayabilirsiniz.

Bazen, özellikle şirketin işleyişine odaklananlar için profesyonel dokümantasyon oluşturmak ve geliştirmek zor olabilir. Dokümantasyona yardımcı olacak kaynakları aramanın işe yaradığı yer burasıdır.

Dokümantasyon Yazılımı Neden Şirketiniz İçin Doğrudur?

Neyse ki, şirketinize belge oluşturmada yardımcı olabilecek yazılımlar var. Docsie gibi ödüllü belgeleme yazılımı, düşüncelerinizi, raporlarınızı, tutanaklarınızı ve bir belgede hayata geçirmek isteyebileceğiniz diğer her şeyi alabilir ve şirketinizin yeterince temsil edilmesini sağlayacak şekilde bir araya getirebilir.

Docsie, diğerlerinin işbirliği ve girdileri yoluyla doğru ve yeterli bilgilerin sağlanmasını sağlamak için birden çok tarafça belgelerin dinamik olarak değiştirilmesine izin veren işlevlere sahiptir. Bu, kullanıcıların doğru ve olası tüm taraflarca anlaşılan bilgileri sunmasına olanak tanır.

Docsie, işbirliğine ek olarak, belgeleri gerekli taraflara ilgi çekici ve etkileşimli bir şekilde sunar. Paydaşlar ve ilgili taraflar, şirketinizin yaptığı iş hakkında daha geniş bir anlayış kazanmaları için bilgileri alabilir ve bunlara katılabilir. Bu sunum biçimi sayesinde, daha fazla kişi şirketinizin ne yaptığını anlamak için erişim ve yeteneklere sahip olur.

Belgeleme yazılımı, hangi bilgilerin gerekli olabileceği veya olmayabileceği konusunda şablonlar ve hatırlatıcılar sağlayarak bunu kolaylaştırır. Siz veya ekibiniz raporları tamamlayabilir ve gerekli tüm bilgiler için belgeleri nispeten kolaylıkla ve zamanında sağlayabilirsiniz.

Dokümantasyon Yazılımını Düşünün

Gerekli tüm belgeleri oluşturup dağıtmak için eski, denenmiş ve gerçek kalem ve kağıt yöntemlerine veya şirketinizdeki bir çalışana güvenmek daha kolay olsa da, araç kemerinize bir belge yazılımı uygulamak şirketinizin zaman ve paradan tasarruf etmesini sağlayacaktır.

Belgeleriniz onları okumak isteyen herkes için daha çok yönlü ve kullanılabilir hale gelirken, ortaklarınız şirketinizin daha alakalı ve etkili bölümlerine odaklanarak zamanlarını değerlendirebilir. Paydaşlar, adaylar ve diğer ilgili taraflar, bir düğmeye basarak şirketinizin belgelerine erişebilecekler.

Dokümantasyon yazılımına geçmek, modern dünyadaki her şirket için mantıklıdır. Şirketiniz büyümeye devam edecek ve bu süreci düzene sokarak daha kolay hale getirmek bu yapbozun sadece bir parçası.