เหตุใดซอฟต์แวร์เอกสารจึงเหมาะกับบริษัทของคุณ

การเป็นเจ้าของธุรกิจต้องการให้คุณหรือทีมของคุณจัดทำเอกสารองค์ประกอบต่างๆ มากมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ เอกสารเหล่านี้ต้องมีความครบถ้วนสมบูรณ์และครบถ้วน ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ผู้อ่านในอนาคตสามารถเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดด้วยความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับธุรกิจของคุณเท่านั้น นั่นอาจเป็นเรื่องยาก แต่สิ่งสำคัญคือต้องรักษาธุรกิจให้แข็งแรงซึ่งพัฒนาขึ้นทุกปี

การมุ่งเน้นที่เอกสารควรมีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจในแต่ละวันของคุณ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง : ทำไมเราต้องมีเอกสารผลิตภัณฑ์?

ทำไมเอกสารที่เพียงพอจึงสำคัญ?

แม้ว่าการบันทึกกิจกรรมในแต่ละวันของธุรกิจของคุณอาจดูเหมือนเป็นการปฏิบัติที่ไม่จำเป็นและเป็นเรื่องธรรมดา แต่ก็ให้คุณค่าที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ เอกสารที่เพียงพอ:

• วาดภาพบริษัทของคุณ: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้าจะได้รับสิ่งที่พวกเขารู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริษัทของคุณมากผ่านสิ่งที่คุณได้จัดทำเป็นเอกสาร การจัดทำเอกสารกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ รวมทั้งการอัปเดตเอกสารที่ใช้ซ้ำได้ทั้งหมด จะบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับบริษัทของคุณและความประทับใจที่บริษัทได้รับ
• สร้างความโปร่งใสและความซื่อสัตย์: แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการให้ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์แก่ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารของบริษัทของคุณ การรักษานาทีและแบ่งปันความคืบหน้าของธุรกิจของคุณทุกปีเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าคุณมาจากไหนและกำลังจะไปที่ไหน เอกสารในบางครั้งสามารถระบายเสื้อผ้าที่สกปรกออกไปได้ แต่ยังบอกผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าคุณเข้าถึงสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูง ล้มเหลว และเอาชนะได้อย่างไร
• ให้ทุกคนอยู่ในวงจร: การ รักษาให้พนักงานในบริษัทและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในกระบวนการประจำวันของธุรกิจของคุณทำให้ทุกคนรู้สึกมีคุณค่า ไม่เพียงแต่ให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับบริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้อื่นให้ข้อมูลและข้อเสนอแนะตามข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
• ให้ข้อมูลเชิงลึก: สิ่งหนึ่งที่พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะเกลียดคือการไม่มี "เหตุผล" ในการตัดสินใจ การจัดทำเอกสารกระบวนการขจัดอุปสรรคเหล่านี้และให้ข้อมูลแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มั่นใจได้ว่าผลประโยชน์สูงสุดของพวกเขาอยู่ในใจ
• รับรองการทำงานร่วมกัน: เอกสารมักต้องการให้เจ้าของบริษัทและผู้ร่วมงานมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกัน เนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่มีปริศนาทุกชิ้น การเก็บบันทึกที่เพียงพอและพอร์ตโฟลิโอที่ทันสมัยและเอกสารประกอบของบริษัทช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อกัน
• รับรองการปฏิบัติตาม: การปฏิบัติตามเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งอาจเป็นการปฏิบัติตามข้อบังคับของบริษัทหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ การมีร่องรอยของกระดาษทำให้เกิดความสมบูรณ์และบังคับใช้การปฏิบัติตามโดยไม่มีสุนัขเฝ้าบ้าน เนื่องจากประวัติ บริษัทของคุณ นาทีและเอกสารมีพร้อมใช้และมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดี คุณจึงจำเป็นต้องอยู่ในแนวปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าจะประสบความสำเร็จและในอนาคต

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์หลักบางประการสำหรับธุรกิจที่เพียงพอ แต่ก็ยังมีประโยชน์อีกมากมายที่ไม่ได้ระบุไว้ เช่น นัยทางกฎหมายหรือความสะดวกในการจัดหาเงินทุนชั่วคราวเนื่องจากมีเอกสารเพียงพอ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง : เอกสารที่จำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์คืออะไร (อธิบาย PRD)

ตัวอย่างเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจอาจมีตั้งแต่ข้อความต่างๆ ที่คุณต้องการสื่อสาร ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของรายการที่มีคุณสมบัติเป็นเอกสารทางธุรกิจ:

• การสมัครงาน: เชื่อหรือไม่ว่าการสมัครงานที่คุณส่งให้กับผู้สมัครที่คาดหวังจะบอกพวกเขามากเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังจะเดินเข้าไป การจัดหาเอกสารที่ผู้สมัครสามารถใช้ได้ที่ง่ายและชัดเจนจะช่วยให้เห็นภาพบริษัทของคุณดีขึ้น
• ข้อตกลงทางการเงิน: เอกสารเหล่านี้ล้วนเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมาย เอกสารที่เพียงพอและละเอียดถี่ถ้วนสำหรับข้อตกลงทางการเงินของคุณอาจช่วยในการรับเงินทุนสำหรับการลงทุนในอนาคตในบริษัทของคุณ
• รายงานธุรกิจ: รายงานเหล่านี้บอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดว่าเกิดอะไรขึ้นภายในบริษัท ช่วยให้ผู้คนสามารถตัดสินใจอย่างมีการศึกษาตามทุกแง่มุมที่คุณเปิดเผยในรายงานของคุณ การมีรายงานธุรกิจแบบไดนามิกและรอบคอบสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างมาก
• ลักษณะงาน: โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคสมัยใหม่นี้ ผู้สมัครที่คาดหวังพยายามที่จะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ก่อนที่จะเข้าร่วมบริษัทของคุณ เอกสารรายละเอียดงานที่แสดงถึงความคาดหวังของการจ้างงานใหม่อย่างเพียงพอจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจ้างและรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูงไว้
• ข้อบังคับ: การให้ข้อบังคับเกี่ยวกับสถานะและการกำกับดูแลของผู้บริหารภายในองค์กรของคุณช่วยสร้างความไว้วางใจภายในผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ การมีเอกสารที่ชัดเจนและครอบคลุมทุกองค์ประกอบและช่องโหว่ภายในองค์กรของคุณเป็นสิ่งสำคัญ
• รายงานการประชุม: รายงานการประชุม ที่เลขานุการรวบรวมเป็นเอกสารที่คุณทั้งคู่ใช้เพื่อบันทึกและบอกใบ้ถึงสิ่งที่คุณพูดคุย ตลอดจนวิธีรักษาความโปร่งใสต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด การนำเสนอที่ชัดเจนของการประชุมผ่านรายงานการประชุมที่จัดทำเป็นเอกสารช่วยให้ผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

นี่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของภูเขาน้ำแข็งเมื่อพูดถึงประเภทของเอกสารที่บริษัทของคุณเผยแพร่ เอกสารประกอบคือข้อมูลและการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการทั้งหมด ใช้ในทุกแง่มุมของบริษัทของคุณ

ประเภทธุรกิจที่ต้องพึ่งพาเอกสาร

เอกสารประกอบธุรกิจถูกใช้ในทุกอุตสาหกรรม นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของสิ่งที่ธุรกิจพึ่งพาเอกสารในการดำเนินงานในแต่ละวัน

ดูแลสุขภาพ

แพทย์ พยาบาล พนักงานต้อนรับ และอื่นๆ ทั้งหมดต้องพึ่งพาเอกสารที่ละเอียดและเพียงพอ เพื่อให้แน่ใจว่าการดูแลผู้ป่วยทุกคนมีคุณภาพสูงสุด ทุกขั้นตอนของทุกการเผชิญหน้าจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างครบถ้วน เพื่อให้การมาเยี่ยมในอนาคตและการถ่ายโอนเวชระเบียนสามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อให้ผู้ป่วยได้รับการดูแลที่พวกเขาต้องการ

เอกสารเหล่านี้ต้องให้ข้อมูลอย่างละเอียดแม่นยำและอ่านง่าย สิ่งนี้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเป็นอันตรายต่อผู้ป่วยและผู้ให้บริการดูแลของพวกเขา

ยานยนต์

ช่างเทคนิคยานยนต์จัดทำรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับสถานะของรถก่อนและหลังเข้ารับบริการ หากไม่มีรายงานและลายเซ็นที่เพียงพอ ลูกค้าสามารถพูดได้อย่างง่ายดายว่าพวกเขาได้ให้บริการหรือไม่อนุญาต หรือแม้แต่เรียกร้องความเสียหายต่อรถของตน ซึ่งทำให้บริษัทต้องเสียเงินจำนวนมาก

ช่างเทคนิคที่ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับสถานะของรถ พร้อมระบุรอยบุบและรอยบุบไว้ทุกจุด มอบบริการอันทรงคุณค่าแก่อู่ซ่อมรถ เอกสารสามารถประหยัดเงินได้หลายพันเหรียญต่อคัน

การเงิน

การโอนเงินและเงินเป็นแนวทางที่คุณต้องการให้มีการบันทึกตลอดเวลา หากมีสิ่งใดขาดหายไปหรือมีการบันทึกเอกสารอย่างไม่ถูกต้อง มีโอกาสที่บุคคลที่จัดการด้านการเงินอาจถูกดำเนินคดีตามกฎหมายได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการข้าม "T" ทุกตัวและทุก "I" เป็นจุดจะป้องกันไม่ให้การกระทำที่ไม่พึงประสงค์ที่ไม่จำเป็นมุ่งเป้าไปที่ บริษัท ของคุณหรือผู้ที่เกี่ยวข้องที่ทำงานกับข้อมูลทางการเงิน การรักษาทุกอย่างให้โปร่งใสและโดยหนังสือเป็นสิ่งสำคัญ

ของคุณ

เอกสารมีบทบาทสำคัญแม้ในบริษัทของคุณ ตั้งแต่การจ่ายเงินเดือนไปจนถึงการดำเนินการทางวินัย การติดตามที่มีเอกสารประกอบอย่างดีเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีความชำนาญมากที่สุด ด้วยองค์ประกอบทั้งหมดของธุรกิจของคุณที่ได้รับการบันทึกไว้อย่างครบถ้วนและพร้อมให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ คุณสามารถหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุและรับรองความสำเร็จได้

บางครั้งการสร้างและพัฒนาเอกสารระดับมืออาชีพอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มุ่งเน้นการดำเนินงานของบริษัทเป็นหลัก นั่นคือสิ่งที่การหาแหล่งข้อมูลเพื่อช่วยในเอกสารมีประโยชน์

เหตุใดซอฟต์แวร์เอกสารจึงเหมาะกับบริษัทของคุณ

โชคดีที่มีซอฟต์แวร์ที่สามารถช่วยเหลือบริษัทของคุณในการสร้างเอกสารได้ ซอฟต์แวร์เอกสารที่ได้รับรางวัลอย่าง Docsie สามารถนำความคิด รายงาน นาที และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการทำให้เป็นจริงในเอกสารและรวมเข้าด้วยกันในลักษณะที่บริษัทของคุณได้รับการนำเสนออย่างเพียงพอ

Docsie มีฟังก์ชันที่ช่วยให้ฝ่ายต่างๆ เปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกของเอกสารได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอผ่านการทำงานร่วมกันและการป้อนข้อมูลของผู้อื่น ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องและเข้าใจได้โดยทุกฝ่ายที่เป็นไปได้

นอกจากการทำงานร่วมกันแล้ว Docsie ยังนำเสนอเอกสารให้กับฝ่ายที่จำเป็นในลักษณะที่มีส่วนร่วมและโต้ตอบได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถรับและมีส่วนร่วมกับข้อมูลเพื่อให้พวกเขาได้รับความเข้าใจที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับงานที่บริษัทของคุณกำลังทำอยู่ ด้วยรูปแบบการนำเสนอนี้ บุคคลจำนวนมากขึ้นสามารถเข้าถึงและความสามารถในการทำความเข้าใจว่าบริษัทของคุณกำลังทำอะไรอยู่

ซอฟต์แวร์เอกสารช่วยให้ง่ายโดยการให้แม่แบบและการเตือนความจำว่าข้อมูลใดบ้างที่อาจจำเป็นหรือไม่จำเป็น คุณหรือทีมของคุณสามารถกรอกรายงานและจัดเตรียมเอกสารสำหรับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างง่ายดายและทันท่วงที

พิจารณาซอฟต์แวร์เอกสาร

แม้ว่าการใช้ปากกาและกระดาษแบบเดิมๆ ที่ทดลองแล้วและเป็นจริง หรือผู้ร่วมงานในบริษัทของคุณจะสร้างและแจกจ่ายเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ง่ายกว่า แต่การใช้ซอฟต์แวร์เอกสารในแถบเครื่องมือจะช่วยประหยัดเวลาและเงินของบริษัทได้

ผู้ร่วมงานของคุณสามารถใช้เวลาของพวกเขาโดยมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่เกี่ยวข้องและส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณมากขึ้น ในขณะที่เอกสารของคุณจะใช้งานได้หลากหลายและใช้งานได้สำหรับทุกคนที่ต้องการอ่าน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สมัคร และบุคคลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ จะสามารถให้เอกสารของบริษัทของคุณพร้อมสำหรับพวกเขาได้ด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว

การเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์เอกสารเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลสำหรับทุกบริษัทในโลกสมัยใหม่ บริษัทของคุณจะเติบโตต่อไป และทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยการทำให้เพรียวลมเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของปริศนานั้น