Le guide du propriétaire de petite entreprise sur les impôts pour les équipes distantes

Alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers le travail à distance, les propriétaires de petites entreprises doivent être conscients des implications fiscales d'avoir une équipe à distance. Ce guide couvrira les bases des taxes pour les équipes distantes et des conseils pour les propriétaires de petites entreprises pour rester en conformité tout en économisant de l'argent.

Les différents types de télétravailleurs

Avant toute chose, parlons des trois types de télétravailleurs :

Travailleur à temps plein

Un travailleur à temps plein est un employé qui travaille pour une entreprise selon un horaire régulier, généralement au moins 30 heures par semaine. Ils sont considérés comme faisant partie de la main-d'œuvre traditionnelle de l'entreprise et sont généralement éligibles à l'assurance maladie, aux congés payés et aux régimes de retraite. Ils sont également considérés comme des employés à des fins fiscales, et l'entreprise est responsable des retenues d'impôt sur leurs chèques de paie et des cotisations à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie.

Prestataire

Un entrepreneur est une personne qui fournit des services à une autre entreprise sur une base contractuelle. Ils ne sont pas considérés comme faisant partie de la main-d'œuvre traditionnelle de l'entreprise et n'ont pas droit aux mêmes avantages sociaux que les employés à temps plein. Ils sont considérés comme des travailleurs indépendants à des fins fiscales et sont responsables du paiement de leurs impôts, y compris les impôts sur le travail indépendant. Ils reçoivent une rémunération au projet ou à l'heure plutôt qu'un salaire fixe.

Propriétaire unique

Un propriétaire unique est une personne qui exploite sa propre entreprise et qui est l'unique propriétaire de l'entreprise. Ils ne sont pas considérés comme faisant partie de la main-d'œuvre traditionnelle d'une entreprise et ne sont pas éligibles aux avantages sociaux. Ils sont considérés comme des travailleurs indépendants à des fins fiscales et sont responsables du paiement de leurs impôts, y compris les impôts sur le travail indépendant.

Comment payer les travailleurs à distance

Il existe des différences entre la rémunération des travailleurs à distance aux États-Unis et celle des travailleurs internationaux. Voici un aperçu de ce que vous devez garder à l'esprit.

Payer les télétravailleurs basés aux États-Unis

Pour les travailleurs à distance basés aux États-Unis, les propriétaires de petites entreprises doivent respecter les lois et réglementations de l'État où réside l'employé à distance. Vous devrez peut-être retenir les impôts fédéraux et d'État sur leurs chèques de paie, verser des cotisations à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie et délivrer un formulaire W-2 à l'employé à la fin de l'année.

Il existe également plusieurs façons de payer les travailleurs à distance aux États-Unis, comme les chèques papier à dépôt direct et les plateformes de paiement en ligne.

Dépôt direct

Le dépôt direct est le mode de paiement le plus courant pour les travailleurs à distance. Il s'agit de transférer la paie de l'employé directement sur son compte bancaire. Ce mode de paiement offre un moyen pratique et sécurisé pour les travailleurs à distance de recevoir leur salaire et permet un suivi facile des paiements.

Chèques papier

Certains travailleurs à distance peuvent préférer recevoir un chèque papier envoyé par la poste à leur domicile. Cette méthode peut être moins sûre que le dépôt direct, car les chèques peuvent être perdus ou volés par la poste.

Plateformes de paiement en ligne

Les travailleurs à distance peuvent également recevoir des paiements via des plateformes en ligne telles que PayPal, Venmo ou Zelle. Ces plateformes permettent des transferts électroniques rapides et sécurisés et la possibilité de suivre les dépenses.

Payer les travailleurs internationaux à distance

En ce qui concerne les méthodes de paiement, il y a moins d'options pour les télétravailleurs internationaux. Cependant, il est toujours rapide et facile de payer des travailleurs à distance de n'importe où dans le monde avec le bon choix.

Transfert d'argent international

Un service de transfert d'argent international tel que Western Union ou Moneygram est une bonne option pour les entreprises qui souhaitent payer les travailleurs à distance dans leur devise locale.

Virement bancaire international

Les virements bancaires internationaux impliquent l'envoi de paiements directement sur le compte bancaire du travailleur à distance. Pour ce faire, vous aurez besoin des informations de compte bancaire de l'employé, y compris le numéro de compte, le numéro d'acheminement et le code SWIFT de la banque. L'entreprise aura également besoin d'un compte pouvant traiter les virements internationaux.

Les virements bancaires internationaux peuvent prendre plusieurs jours et des frais peuvent être associés au virement. Les frais varient en fonction du pays et de la banque utilisée. Il est également important de noter que le taux de change peut fluctuer, affectant le montant que l'employé reçoit.

Plateformes de paiement en ligne

De nombreuses plateformes de paiement en ligne, telles que Paypal, Transferwise et Payoneer, peuvent accepter les paiements internationaux. Par exemple, Paypal permet aux entreprises d'envoyer des paiements aux travailleurs à distance dans plus de 200 pays et régions. Il offre également une variété d'options pour recevoir des paiements, telles que le virement bancaire, la carte de crédit ou de débit ou le solde PayPal.

Impôts pour les employés à distance

Les taxes pour les équipes distantes sont basées sur l'emplacement de l'employé, et non sur l'entreprise. Voici un aperçu de la façon dont vous paieriez des impôts si vous payiez des travailleurs à distance aux États-Unis par rapport à des travailleurs à distance basés à l'étranger.

Impôts pour les travailleurs à distance basés dans le même État

Les impôts sont généralement plus simples à déposer lorsque les travailleurs à distance travaillent dans le même état que leur employeur. Les travailleurs à distance devront déclarer leurs impôts dans l'État où ils résident tant qu'ils sont considérés comme des résidents.

Pendant ce temps, les employeurs sont responsables de la retenue des impôts de l'État et de la déclaration des impôts de l'État. Certains États ont des règles spécifiques pour les travailleurs à distance, il est donc essentiel de vérifier les lois fiscales de l'État ou de consulter un fiscaliste.

Impôts pour les travailleurs à distance basés dans un autre État

Si vous avez des employés travaillant à distance depuis différents États, vous devrez suivre les lois fiscales de l'État dans lequel ils résident. Les entreprises devront retenir les impôts fédéraux sur le revenu et les charges sociales (sécurité sociale et assurance-maladie) sur le salaire de l'employé distant, comme elles le feraient pour tout autre employé. En outre, ils doivent délivrer un formulaire W-2 à l'employé distant à la fin de l'année, qu'il utilisera pour déposer ses impôts.

Les avantages sociaux des travailleurs à distance - tels que l'assurance maladie, les régimes de retraite et même les frais de bureau à domicile - sont également essentiels à prendre en compte. Certains propriétaires de petites entreprises peuvent être éligibles à des crédits d'impôt pour soins de santé, conformément aux lois des États. Ce crédit peut aider à compenser le coût de l'assurance maladie des employés et est disponible pour les entreprises de moins de 25 employés à temps plein.

Les régimes de retraite, tels que les 401 (k) et les SEP IRA, vous permettent de fournir des avantages aux travailleurs à distance et d'économiser de l'argent sur les impôts. Les cotisations à ces régimes sont déductibles d'impôt.

Outre les avantages sociaux et les impôts des petites entreprises, les travailleurs à distance doivent être conscients de leurs responsabilités pendant la saison des impôts. Ils peuvent avoir besoin de déposer des impôts dans l'État où ils travaillent et vivent. Certains États ont ce qu'on appelle une «règle de commodité», qui oblige les employés qui travaillent à distance depuis un autre État à payer des impôts dans les deux États.

Impôts pour les travailleurs à distance basés dans un autre pays

Les propriétaires de petites entreprises doivent respecter les lois et réglementations du pays où réside l'employé international. Cela peut être plus complexe, car différents pays ont des lois et réglementations fiscales différentes.

Dans certains cas, le propriétaire de l'entreprise peut être amené à retenir des impôts sur le salaire de l'employé, à cotiser à un système de sécurité sociale local, à déclarer ses impôts dans le pays où l'employé est basé et à gérer les taux de conversion des devises et les frais bancaires. Ils doivent également se conformer aux lois et réglementations internationales du travail, telles que les lois sur le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et les vacances.

Comment simplifier vos impôts et votre paie

La gestion des impôts et de la paie peut sembler intimidante, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises qui le font pour la première fois.

Un bon conseil est d'utiliser un logiciel d'impôt et de paie qui peut vous aider à calculer automatiquement les déductions et les crédits et peut également vous aider à produire vos impôts par voie électronique. Certains services de paie populaires sont OnPay, Gusto et ADP Run.

Une autre option consiste à embaucher un fiscaliste pour vous aider à naviguer dans le code des impôts et vous assurer de profiter de toutes les déductions et crédits disponibles. Fiverr propose des consultants financiers, des services de préparation des déclarations de revenus et des services fiscaux aux entreprises qui peuvent vous aider à gérer la fiscalité et la paie.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, conservez des registres précis de tous vos revenus et dépenses et de toutes les déductions ou crédits auxquels vous avez droit. Un formulaire approprié facilitera la gestion de vos déclarations de revenus et vous assurera d'obtenir toutes les déductions et tous les crédits. De plus, tenez-vous au courant de toute modification de la législation fiscale des États dans lesquels vous travaillez et vivez afin de pouvoir planifier en conséquence et de profiter de toutes nouvelles déductions ou crédits.

Réflexions finales sur les impôts pour les travailleurs à distance

Les taxes pour les équipes distantes peuvent être complexes, mais les propriétaires de petites entreprises peuvent économiser de l'argent et rester conformes en comprenant les bases et en profitant des déductions et des crédits disponibles. Les propriétaires de petites entreprises peuvent garder leurs impôts en ordre en utilisant un service de paie tout en offrant des avantages précieux aux employés distants.

Il est conseillé d'engager un fiscaliste qui connaît les lois fiscales aux États-Unis et à l'étranger pour vous assurer que vous vous conformez à toutes les réglementations nécessaires et que vous profitez de tous les crédits ou déductions à votre disposition.

Si vous avez besoin de consulter un professionnel, Fiverr dispose d'experts en fiscalité et en paie qui peuvent vous aider à rester en conformité.

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