Ghidul de taxe pentru proprietarii de afaceri mici pentru echipele de la distanță

Pe măsură ce tot mai multe companii trec la lucrul la distanță, proprietarii de întreprinderi mici trebuie să fie conștienți de implicațiile fiscale ale existenței unei echipe la distanță. Acest ghid va acoperi elementele de bază ale taxelor pentru echipele aflate la distanță și sfaturi pentru proprietarii de întreprinderi mici pentru a se conforma în timp ce economisesc bani.

Diferite tipuri de lucrători la distanță

Înainte de orice altceva, să discutăm despre cele trei tipuri de lucrători la distanță:

Muncitor cu normă întreagă

Un lucrător cu normă întreagă este un angajat care lucrează pentru o companie pe un program regulat, de obicei cel puțin 30 de ore pe săptămână. Aceștia sunt considerați parte din forța de muncă tradițională a companiei și sunt de obicei eligibili pentru asigurări de sănătate, concediu plătit și planuri de pensionare. Ei sunt, de asemenea, considerați angajați din punct de vedere fiscal, iar compania este responsabilă pentru reținerea impozitelor din salariile lor și pentru contribuții la asigurările sociale și Medicare.

Contractant

Un antreprenor este o persoană care furnizează servicii unei alte companii pe bază de contract. Ei nu sunt considerați parte din forța de muncă tradițională a companiei și nu sunt eligibili pentru aceleași beneficii ca și angajații cu normă întreagă. Aceștia sunt considerați lucrători independenți din punct de vedere fiscal și sunt responsabili pentru plata impozitelor, inclusiv a impozitelor pentru activități independente. Ei primesc salariu în funcție de proiect sau de oră, mai degrabă decât un salariu fix.

Singurul proprietar

Un proprietar unic este o persoană care își conduce propria afacere și este unicul proprietar al companiei. Ei nu sunt considerați parte a forței de muncă tradiționale a unei companii și nu sunt eligibili pentru beneficiile angajaților. Aceștia sunt considerați lucrători independenți din punct de vedere fiscal și sunt responsabili pentru plata impozitelor, inclusiv a impozitelor pentru activități independente.

Cum să plătiți lucrătorii de la distanță

Există diferențe între plata lucrătorilor la distanță în SUA și a lucrătorilor internaționali. Iată o privire la ceea ce ar trebui să ții cont.

Plătirea lucrătorilor de la distanță cu sediul în SUA

Pentru lucrătorii de la distanță cu sediul în SUA, proprietarii de întreprinderi mici trebuie să respecte legile și reglementările statului în care locuiește angajatul de la distanță. Este posibil să trebuiască să rețineți impozitele federale și de stat din salariile lor, să faceți contribuții la Securitatea Socială și Medicare și să emiteți un formular W-2 angajatului la sfârșitul anului.

Există, de asemenea, mai multe modalități de a plăti lucrătorii de la distanță în SUA, cum ar fi cecuri pe hârtie cu depozit direct și platforme de plată online.

Depunere directă

Depunerea directă este cea mai comună metodă de plată pentru lucrătorii la distanță. Aceasta presupune transferul salariului angajatului direct în contul său bancar. Această metodă de plată oferă o modalitate convenabilă și sigură pentru lucrătorii de la distanță de a-și primi plata și permite urmărirea ușoară a plăților.

Cecuri pe hârtie

Unii lucrători la distanță pot prefera să primească un cec pe hârtie trimis prin poștă la adresa lor de domiciliu. Această metodă poate fi mai puțin sigură decât depozitul direct, deoarece cecurile pot fi pierdute sau furate prin poștă.

Platforme de plată online

Lucrătorii de la distanță pot primi plăți și prin platforme online precum PayPal, Venmo sau Zelle. Aceste platforme permit transferuri electronice rapide și sigure și capacitatea de a urmări cheltuielile.

Plătirea lucrătorilor internaționali de la distanță

În ceea ce privește metodele de plată, există mai puține opțiuni pentru lucrătorii internaționali la distanță. Cu toate acestea, este încă rapid și ușor să plătiți lucrătorii de la distanță de oriunde în lume cu alegerea potrivită.

Transfer internațional de bani

Serviciul internațional de transfer de bani, cum ar fi Western Union sau Moneygram, este o opțiune bună pentru companiile care doresc să plătească lucrătorii de la distanță în moneda lor locală.

Transfer bancar internațional

Transferurile bancare internaționale implică trimiterea plăților direct în contul bancar al lucrătorului la distanță. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de informațiile despre contul bancar al angajatului, inclusiv numărul de cont, numărul de rutare și codul SWIFT al băncii. De asemenea, compania va avea nevoie de un cont care poate procesa transferuri bancare internaționale.

Transferurile bancare internaționale pot dura câteva zile, iar taxele pot fi asociate cu transferul. Costurile vor varia în funcție de țară și de banca utilizată. De asemenea, este important să rețineți că cursul de schimb poate fluctua, afectând suma pe care o primește angajatul.

Platforme de plată online

Multe platforme de plată online, cum ar fi Paypal, Transferwise și Payoneer, pot găzdui plăți internaționale. De exemplu, Paypal permite companiilor să trimită plăți lucrătorilor la distanță din peste 200 de țări și regiuni. De asemenea, oferă o varietate de opțiuni pentru primirea plăților, cum ar fi transfer bancar, card de credit sau de debit sau sold PayPal.

Taxe pentru angajații de la distanță

Taxele pentru echipele de la distanță se bazează pe locația angajatului, nu pe companie. Iată o privire asupra modului în care ați plăti taxe dacă ați plăti lucrători la distanță în Statele Unite față de lucrătorii la distanță cu sediul internațional.

Taxe pentru lucrătorii la distanță cu sediul în același stat

Taxele sunt de obicei mai simplu de depus atunci când lucrătorii la distanță lucrează în același stat cu angajatorul lor. Lucrătorii de la distanță vor trebui să depună taxe în statul în care își au reședința, atâta timp cât sunt considerați rezidenți.

Între timp, angajatorii sunt responsabili pentru reținerea impozitelor de stat și depunerea impozitelor de stat. Unele state au reguli specifice pentru lucrătorii la distanță, așa că este esențial să verificați cu legile fiscale ale statului sau să vă consultați cu un profesionist fiscal.

Taxe pentru lucrătorii la distanță cu sediul într-un alt stat

Dacă aveți angajați care lucrează de la distanță din diferite state, va trebui să respectați legile fiscale ale statului în care își au reședința. Întreprinderile vor trebui să rețină impozitele federale pe venit și impozitele pe salarii (Securitate Socială și Medicare) din plata angajatului de la distanță, la fel cum ar face pentru orice alt angajat. De asemenea, trebuie să emită un formular W-2 angajatului de la distanță la sfârșitul anului, pe care îl vor folosi pentru a-și depune impozitele.

Beneficiile angajaților pentru lucrătorii de la distanță - cum ar fi asigurările de sănătate, planurile de pensie și chiar cheltuielile de birou la domiciliu - sunt, de asemenea, esențiale de luat în considerare. Unii proprietari de afaceri mici pot fi eligibili pentru credite fiscale pentru asistența medicală, în baza legilor de stat. Acest credit poate ajuta la compensarea costului asigurării de sănătate angajaților și este disponibil pentru întreprinderile cu mai puțin de 25 de angajați cu normă întreagă.

Planurile de pensionare, cum ar fi 401(k)s și SEP IRA, vă permit să oferiți beneficii lucrătorilor de la distanță și să economisiți bani pe taxe. Contribuțiile la aceste planuri sunt deductibile fiscal.

Pe lângă beneficii și taxe pentru întreprinderile mici, lucrătorii la distanță trebuie să fie conștienți de responsabilitățile lor în timpul sezonului fiscal. Este posibil să fie nevoie să depună taxe în statul în care lucrează și locuiesc. Unele state au ceea ce este cunoscut sub numele de „regula de confort”, care impune angajaților care lucrează de la distanță dintr-un alt stat să plătească taxe în ambele state.

Taxe pentru lucrătorii la distanță cu sediul într-o altă țară

Proprietarii de afaceri mici trebuie să respecte legile și reglementările din țara în care locuiește angajatul internațional. Poate fi mai complex, deoarece diferite țări au legi și reglementări fiscale diferite.

În unele cazuri, proprietarul afacerii poate fi nevoit să rețină impozitele din plata angajatului, să facă contribuții la un sistem local de asigurări sociale, să depună taxe în țara în care își are sediul angajatul și să gestioneze ratele de conversie valutară și comisioanele bancare. De asemenea, trebuie să respecte legile și reglementările internaționale ale muncii, cum ar fi legile privind salariul minim, plata orelor suplimentare și timpul de concediu.

Cum să vă simplificați impozitele și salariile

Gestionarea impozitelor și a salarizării poate părea intimidantă, mai ales pentru proprietarii de afaceri mici care o fac pentru prima dată.

Un sfat bun este să utilizați un software de impozitare și de salarizare care vă poate ajuta să calculați automat deducerile și creditele și vă poate ajuta, de asemenea, să vă declarați impozitele electronic. Unele servicii populare de salarizare sunt OnPay, Gusto și ADP Run.

O opțiune alternativă este să angajați un profesionist fiscal care să vă ajute să navigați prin codul fiscal și să vă asigurați că profitați de toate deducerile și creditele disponibile. Fiverr are consultanți financiari, servicii de pregătire a impozitelor și servicii fiscale de afaceri care vă pot ajuta să gestionați impozitarea și salarizarea.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, păstrați evidența exactă a tuturor veniturilor și cheltuielilor dvs. și a oricăror deduceri sau credite pentru care sunteți eligibil. Un formular adecvat va face depunerea impozitelor mai ușor de gestionat și vă va asigura că obțineți toate deducerile și creditele. În plus, fiți la curent cu orice modificări ale legislației fiscale din statele în care lucrați și locuiți, astfel încât să puteți planifica în consecință și să profitați de orice noi deduceri sau credite.

Considerări finale asupra taxelor pentru lucrătorii de la distanță

Taxele pentru echipele aflate la distanță pot fi complexe, dar proprietarii de întreprinderi mici pot economisi bani și pot rămâne conformi prin înțelegerea elementelor de bază și profitând de deducerile și creditele disponibile. Proprietarii de afaceri mici își pot păstra taxele în ordine utilizând un serviciu de salarizare, oferind în același timp beneficii valoroase angajaților de la distanță.

Este recomandabil să angajați un profesionist fiscal care este familiarizat cu legile fiscale din SUA și la nivel internațional pentru a vă asigura că respectați toate reglementările necesare și profitați de orice credite sau deduceri disponibile.

Dacă trebuie să consultați un profesionist, Fiverr are experți în taxe și salarizare care vă pot ajuta să rămâneți conform.

‍