Przewodnik dla właścicieli małych firm dotyczący podatków dla zespołów zdalnych

Ponieważ coraz więcej firm przechodzi na pracę zdalną, właściciele małych firm muszą być świadomi konsekwencji podatkowych posiadania zdalnego zespołu. W tym przewodniku omówiono podstawy podatków dla zespołów zdalnych oraz wskazówki dla właścicieli małych firm, jak zachować zgodność z przepisami i jednocześnie oszczędzać pieniądze.

Różne typy pracowników zdalnych

Przede wszystkim omówmy trzy rodzaje pracowników zdalnych:

Pracownik na pełen etat

Pracownik pełnoetatowy to pracownik, który pracuje dla firmy według stałego harmonogramu, zazwyczaj co najmniej 30 godzin tygodniowo. Są uważani za część tradycyjnej siły roboczej firmy i zwykle kwalifikują się do ubezpieczenia zdrowotnego, płatnego urlopu i planów emerytalnych. Są również uważani za pracowników do celów podatkowych, a firma jest odpowiedzialna za potrącanie podatków z ich wypłat i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i Medicare.

Wykonawca

Kontrahent to osoba fizyczna, która świadczy usługi innej firmie na podstawie umowy. Nie są uważani za część tradycyjnej siły roboczej firmy i nie kwalifikują się do takich samych świadczeń jak pracownicy pełnoetatowi. Są uważani za samozatrudnionych do celów podatkowych i są odpowiedzialni za płacenie podatków, w tym podatków od samozatrudnienia. Otrzymują wynagrodzenie za projekt lub godzinę, a nie stałą pensję.

Jedyny właściciel

Osoba fizyczna prowadząca własną działalność gospodarczą jest jedynym właścicielem firmy. Nie są uważani za część tradycyjnej siły roboczej firmy i nie kwalifikują się do świadczeń pracowniczych. Są uważani za samozatrudnionych do celów podatkowych i są odpowiedzialni za płacenie podatków, w tym podatków od samozatrudnienia.

Jak płacić pracownikom zdalnym

Istnieją różnice między opłacaniem pracowników zdalnych w USA i pracowników międzynarodowych. Oto spojrzenie na to, o czym powinieneś pamiętać.

Płacenie pracownikom zdalnym z siedzibą w USA

W przypadku pracowników zdalnych z siedzibą w USA właściciele małych firm muszą przestrzegać praw i przepisów stanu, w którym mieszka pracownik zdalny. Być może będziesz musiał potrącać podatki federalne i stanowe z ich wypłat, opłacać składki na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz wydawać pracownikowi formularz W-2 na koniec roku.

Istnieje również kilka sposobów płacenia pracownikom zdalnym w Stanach Zjednoczonych, takich jak papierowe czeki z bezpośrednim przelewem i platformy płatności online.

Bezpośredni depozyt

Wpłata bezpośrednia to najpopularniejsza metoda płatności dla pracowników zdalnych. Polega ona na przelewaniu wynagrodzenia pracownika bezpośrednio na jego konto bankowe. Ta metoda płatności zapewnia pracownikom zdalnym wygodny i bezpieczny sposób otrzymywania wynagrodzenia i umożliwia łatwe śledzenie płatności.

Czeki papierowe

Niektórzy pracownicy zdalni mogą preferować otrzymywanie czeków papierowych wysłanych pocztą na ich adres domowy. Ta metoda może być mniej bezpieczna niż wpłata bezpośrednia, ponieważ czeki mogą zostać zgubione lub skradzione pocztą.

Platformy płatności internetowych

Pracownicy zdalni mogą również otrzymywać płatności za pośrednictwem platform internetowych, takich jak PayPal, Venmo lub Zelle. Platformy te pozwalają na szybkie i bezpieczne przelewy elektroniczne oraz możliwość śledzenia wydatków.

Płacenie międzynarodowym pracownikom zdalnym

Jeśli chodzi o metody płatności, jest mniej opcji dla międzynarodowych pracowników zdalnych. Jednak nadal można szybko i łatwo płacić pracownikom zdalnym z dowolnego miejsca na świecie, mając właściwy wybór.

Międzynarodowy przekaz pieniężny

Międzynarodowe usługi przekazów pieniężnych, takie jak Western Union lub Moneygram, to dobra opcja dla firm, które chcą płacić pracownikom zdalnym w ich lokalnej walucie.

Międzynarodowy przelew bankowy

Międzynarodowe przelewy bankowe obejmują wysyłanie płatności bezpośrednio na konto bankowe pracownika zdalnego. Aby to zrobić, będziesz potrzebować informacji o koncie bankowym pracownika, w tym numeru konta, numeru rozliczeniowego i kodu SWIFT banku. Firma będzie również potrzebować konta, które może przetwarzać międzynarodowe przelewy bankowe.

Międzynarodowe przelewy bankowe mogą trwać kilka dni, a przelew może wiązać się z opłatami. Koszty będą się różnić w zależności od kraju i banku, z którego korzystasz. Należy również zauważyć, że kurs wymiany może się zmieniać, wpływając na kwotę otrzymywaną przez pracownika.

Platformy płatności internetowych

Wiele platform płatności online, takich jak Paypal, Transferwise i Payoneer, obsługuje płatności międzynarodowe. Na przykład PayPal umożliwia firmom wysyłanie płatności do pracowników zdalnych w ponad 200 krajach i regionach. Oferuje również różne opcje otrzymywania płatności, takie jak przelew bankowy, karta kredytowa lub debetowa lub saldo PayPal.

Podatki dla pracowników zdalnych

Podatki dla zdalnych zespołów są oparte na lokalizacji pracownika, a nie firmy. Oto spojrzenie na to, jak płaciłbyś podatki, gdybyś płacił pracownikom zdalnym w Stanach Zjednoczonych w porównaniu do pracowników zdalnych z siedzibą na całym świecie.

Podatki dla pracowników zdalnych z tego samego stanu

Podatki są zwykle prostsze do złożenia, gdy pracownicy zdalni pracują w tym samym stanie, co ich pracodawca. Pracownicy zdalni będą musieli składać podatki w stanie, w którym mieszkają, o ile są uznawani za rezydentów.

Tymczasem pracodawcy są odpowiedzialni za potrącanie podatków stanowych i składanie podatków stanowych. W niektórych stanach obowiązują specjalne zasady dotyczące pracowników zdalnych, dlatego konieczne jest sprawdzenie stanowych przepisów podatkowych lub skonsultowanie się z doradcą podatkowym.

Podatki dla pracowników zdalnych z innego stanu

Jeśli masz pracowników pracujących zdalnie z różnych stanów, będziesz musiał przestrzegać przepisów podatkowych stanu, w którym mieszkają. Firmy będą musiały potrącać federalne podatki dochodowe i podatki od wynagrodzeń (ubezpieczenia społeczne i Medicare) z wynagrodzenia pracownika zdalnego, tak jak w przypadku każdego innego pracownika. Ponadto muszą pod koniec roku wydać pracownikowi zdalnemu formularz W-2, którego użyją do złożenia zeznań podatkowych.

Należy również wziąć pod uwagę świadczenia pracownicze dla pracowników zdalnych, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne, a nawet wydatki na biuro domowe. Niektórzy właściciele małych firm mogą kwalifikować się do ulg podatkowych na opiekę zdrowotną — na podstawie przepisów stanowych. Ten kredyt może pomóc zrekompensować koszty ubezpieczenia zdrowotnego pracowników i jest dostępny dla firm zatrudniających mniej niż 25 pracowników pełnoetatowych.

Plany emerytalne, takie jak 401(k)s i SEP IRA, pozwalają zapewniać świadczenia pracownikom zdalnym i oszczędzać pieniądze na podatkach. Składki na te plany można odliczyć od podatku.

Poza świadczeniami i podatkami dla małych firm, pracownicy zdalni muszą być świadomi swoich obowiązków w sezonie podatkowym. Być może będą musieli złożyć podatki w stanie, w którym pracują i mieszkają. Niektóre stany mają tak zwaną „regułę wygody”, która wymaga od pracowników pracujących zdalnie z innego stanu płacenia podatków w obu stanach.

Podatki dla pracowników zdalnych z innego kraju

Właściciele małych firm muszą przestrzegać praw i przepisów kraju, w którym mieszka pracownik międzynarodowy. Może to być bardziej złożone, ponieważ różne kraje mają różne przepisy i regulacje podatkowe.

W niektórych przypadkach właściciel firmy może być zmuszony do potrącania podatków z wynagrodzenia pracownika, opłacania składek na lokalny system ubezpieczeń społecznych, rozliczania podatków w kraju, w którym pracownik ma siedzibę, oraz obsługi kursów wymiany walut i opłat bankowych. Muszą również przestrzegać międzynarodowych praw i przepisów prawa pracy, takich jak przepisy dotyczące płacy minimalnej, wynagrodzenia za nadgodziny i urlopu.

Jak uprościć podatki i listy płac

Zarządzanie podatkami i płacami może wydawać się zastraszające, zwłaszcza dla właścicieli małych firm, którzy robią to po raz pierwszy.

Dobrą wskazówką jest skorzystanie z oprogramowania do obsługi podatków i płac, które może pomóc w automatycznym obliczaniu potrąceń i kredytów, a także może pomóc w elektronicznym składaniu podatków. Niektóre popularne usługi płacowe to OnPay, Gusto i ADP Run.

Alternatywną opcją jest zatrudnienie specjalisty podatkowego, który pomoże Ci poruszać się po kodeksie podatkowym i zapewni, że skorzystasz ze wszystkich dostępnych odliczeń i ulg. Fiverr ma konsultantów finansowych, usługi w zakresie przygotowania podatków i usługi podatkowe dla przedsiębiorstw, które mogą pomóc w opodatkowaniu i płacach.

Niezależnie od wybranej metody, prowadź dokładną dokumentację wszystkich swoich dochodów i wydatków oraz wszelkich potrąceń lub kredytów, do których jesteś uprawniony. Właściwy formularz sprawi, że składanie podatków będzie łatwiejsze w zarządzaniu i zapewni uzyskanie wszystkich odliczeń i kredytów. Ponadto bądź na bieżąco z wszelkimi zmianami w prawie podatkowym stanów, w których pracujesz i mieszkasz, aby móc odpowiednio zaplanować i skorzystać z wszelkich nowych odliczeń lub ulg.

Ostatnie przemyślenia na temat podatków dla pracowników zdalnych

Podatki dla zespołów zdalnych mogą być skomplikowane, ale właściciele małych firm mogą zaoszczędzić pieniądze i zachować zgodność, rozumiejąc podstawy i korzystając z dostępnych odliczeń i kredytów. Właściciele małych firm mogą utrzymywać swoje podatki w porządku, korzystając z usługi płacowej, zapewniając jednocześnie cenne korzyści pracownikom zdalnym.

Zaleca się zatrudnienie specjalisty podatkowego, który jest zaznajomiony z przepisami podatkowymi w Stanach Zjednoczonych i na świecie, aby upewnić się, że przestrzegasz wszystkich niezbędnych przepisów i korzystasz z dostępnych ulg lub odliczeń.

Jeśli potrzebujesz konsultacji z profesjonalistą, Fiverr ma ekspertów z zakresu podatków i płac, którzy mogą pomóc Ci zachować zgodność.

‍