คู่มือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเกี่ยวกับภาษีสำหรับทีมระยะไกล

เนื่องจากบริษัทต่างๆ เปลี่ยนไปทำงานทางไกลมากขึ้นเรื่อยๆ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องตระหนักถึงผลกระทบทางภาษีของการมีทีมงานทางไกล คู่มือนี้จะครอบคลุมข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับภาษีสำหรับทีมทางไกลและเคล็ดลับสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเพื่อให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบในขณะที่ประหยัดเงิน

คนทำงานทางไกลประเภทต่างๆ

ก่อนอื่น เรามาพูดถึงพนักงานทางไกลสามประเภทกันก่อน:

พนักงานประจำ

พนักงานเต็มเวลาคือพนักงานที่ทำงานให้กับบริษัทตามกำหนดเวลาปกติ โดยปกติแล้วจะต้องทำงานอย่างน้อย 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ พวกเขาถือเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานแบบดั้งเดิมของบริษัท และมักจะมีสิทธิ์ได้รับประกันสุขภาพ การลาหยุดที่ได้รับค่าจ้าง และแผนการเกษียณอายุ พวกเขายังได้รับการพิจารณาว่าเป็นพนักงานตามวัตถุประสงค์ทางภาษี และบริษัทมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายจากเช็คเงินเดือนและบริจาคเงินให้กับประกันสังคมและเมดิแคร์

ผู้รับเหมา

ผู้รับเหมาคือบุคคลที่ให้บริการกับบริษัทอื่นตามสัญญา พวกเขาไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานดั้งเดิมของบริษัท และไม่มีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการเช่นเดียวกับพนักงานประจำ พวกเขาถือว่าเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีและมีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระภาษี รวมถึงภาษีการจ้างงานตนเอง พวกเขาได้รับเงินตามโครงการหรือรายชั่วโมงมากกว่าเงินเดือนคงที่

เจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว

เจ้าของคนเดียวคือบุคคลที่ดำเนินธุรกิจของตนเองและเป็นเจ้าของคนเดียวของบริษัท พวกเขาไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานดั้งเดิมของบริษัท และไม่มีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการพนักงาน พวกเขาถือว่าเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีและมีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระภาษี รวมถึงภาษีการจ้างงานตนเอง

วิธีจ่ายเงินให้พนักงานทางไกล

มีความแตกต่างระหว่างการจ่ายเงินให้กับพนักงานทางไกลในสหรัฐอเมริกาและแรงงานระหว่างประเทศ นี่คือสิ่งที่คุณควรจำไว้

การจ่ายเงินให้พนักงานทางไกลที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา

สำหรับพนักงานทางไกลที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของรัฐที่พนักงานทางไกลอาศัยอยู่ คุณอาจต้องหักภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐจากเช็คเงินเดือน จ่ายเงินสมทบให้กับประกันสังคมและเมดิแคร์ และออกแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานเมื่อสิ้นปี

นอกจากนี้ยังมีหลายวิธีในการจ่ายเงินให้พนักงานทางไกลในสหรัฐอเมริกา เช่น เช็คกระดาษฝากโดยตรงและแพลตฟอร์มการชำระเงินออนไลน์

ฝากโดยตรง

การฝากเงินโดยตรงเป็นวิธีการชำระเงินทั่วไปสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล มันเกี่ยวข้องกับการโอนเงินค่าจ้างของพนักงานเข้าบัญชีธนาคารของพวกเขาโดยตรง วิธีการชำระเงินนี้เป็นวิธีที่สะดวกและปลอดภัยสำหรับพนักงานทางไกลในการรับค่าจ้าง และช่วยให้ติดตามการชำระเงินได้ง่าย

เช็คกระดาษ

พนักงานที่ทำงานทางไกลบางคนอาจต้องการรับเช็คกระดาษที่ส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่อยู่บ้านของตน วิธีนี้อาจมีความปลอดภัยน้อยกว่าการฝากเงินโดยตรง เนื่องจากเช็คอาจสูญหายหรือถูกขโมยทางไปรษณีย์ได้

แพลตฟอร์มการชำระเงินออนไลน์

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลยังสามารถรับการชำระเงินผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น PayPal, Venmo หรือ Zelle แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้สามารถโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัยและติดตามค่าใช้จ่ายได้

การจ่ายเงินให้กับพนักงานทางไกลระหว่างประเทศ

สำหรับวิธีการชำระเงิน มีตัวเลือกน้อยกว่าสำหรับผู้ปฏิบัติงานทางไกลระหว่างประเทศ อย่างไรก็ตาม การจ่ายเงินให้พนักงานทางไกลจากทุกที่ในโลกด้วยตัวเลือกที่เหมาะสมยังคงรวดเร็วและง่ายดาย

การโอนเงินระหว่างประเทศ

บริการโอนเงินระหว่างประเทศ เช่น Western Union หรือ Moneygram เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจที่ต้องการจ่ายเงินให้พนักงานทางไกลในสกุลเงินท้องถิ่นของตน

สายธนาคารระหว่างประเทศ

การโอนเงินผ่านธนาคารระหว่างประเทศเกี่ยวข้องกับการส่งการชำระเงินโดยตรงไปยังบัญชีธนาคารของผู้ปฏิบัติงานระยะไกล คุณต้องมีข้อมูลบัญชีธนาคารของพนักงาน ซึ่งรวมถึงหมายเลขบัญชี หมายเลขเส้นทาง และรหัส SWIFT ของธนาคาร ธุรกิจจะต้องมีบัญชีที่สามารถดำเนินการโอนเงินผ่านธนาคารระหว่างประเทศได้

การโอนเงินผ่านธนาคารระหว่างประเทศอาจใช้เวลาหลายวัน และอาจมีค่าธรรมเนียมในการโอนเงิน ค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเทศและธนาคารที่ใช้ สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าอัตราแลกเปลี่ยนอาจผันผวน ส่งผลต่อจำนวนเงินที่พนักงานได้รับ

แพลตฟอร์มการชำระเงินออนไลน์

แพลตฟอร์มการชำระเงินออนไลน์จำนวนมาก เช่น Paypal, Transferwise และ Payoneer สามารถรองรับการชำระเงินระหว่างประเทศได้ ตัวอย่างเช่น Paypal ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งการชำระเงินให้กับพนักงานทางไกลในกว่า 200 ประเทศและภูมิภาค นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกที่หลากหลายสำหรับการรับการชำระเงิน เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต หรือยอดคงเหลือใน PayPal

ภาษีสำหรับพนักงานระยะไกล

ภาษีสำหรับทีมทางไกลจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ตั้งของพนักงาน ไม่ใช่บริษัท ต่อไปนี้เป็นการดูว่าคุณจะจ่ายภาษีอย่างไรหากคุณจ่ายเงินให้พนักงานทางไกลในสหรัฐอเมริกา เทียบกับพนักงานทางไกลที่ทำงานในต่างประเทศ

ภาษีสำหรับผู้ทำงานทางไกลที่อยู่ในรัฐเดียวกัน

โดยปกติแล้วการยื่นภาษีจะตรงไปตรงมามากกว่าเมื่อพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทำงานในรัฐเดียวกับนายจ้าง ผู้ปฏิบัติงานทางไกลจะต้องยื่นภาษีในรัฐที่พวกเขาอาศัยอยู่ตราบเท่าที่พวกเขาได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่

ในขณะเดียวกัน นายจ้างมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐและยื่นภาษีของรัฐ บางรัฐมีกฎเฉพาะสำหรับพนักงานทางไกล ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบกับกฎหมายภาษีของรัฐหรือปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

ภาษีสำหรับผู้ทำงานทางไกลที่อยู่ในรัฐอื่น

หากคุณมีพนักงานที่ทำงานทางไกลจากรัฐต่างๆ คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายภาษีของรัฐที่พวกเขาอาศัยอยู่ ธุรกิจต่างๆ จะต้องหักภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางและภาษีเงินเดือน (ประกันสังคมและ Medicare) จากค่าจ้างของพนักงานที่อยู่ห่างไกล เช่นเดียวกับที่พวกเขาหักจากพนักงานคนอื่นๆ นอกจากนี้ พวกเขาจำเป็นต้องออกแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานทางไกลเมื่อสิ้นปี ซึ่งพวกเขาจะใช้ในการยื่นภาษี

ผลประโยชน์ของพนักงานสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เช่น ประกันสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ และแม้กระทั่งค่าใช้จ่ายในสำนักงานที่บ้าน ก็มีความสำคัญเช่นกัน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายอาจมีสิทธิ์ได้รับเครดิตภาษีการรักษาพยาบาลตามกฎหมายของรัฐ เครดิตนี้สามารถช่วยชดเชยค่าใช้จ่ายในการจัดทำประกันสุขภาพให้กับพนักงาน และใช้ได้กับธุรกิจที่มีพนักงานประจำน้อยกว่า 25 คน

แผนการเกษียณอายุ เช่น 401(k)s และ SEP IRAs ช่วยให้คุณมอบสิทธิประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงานทางไกลและประหยัดภาษี การมีส่วนร่วมในแผนเหล่านี้สามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้

นอกจากผลประโยชน์และภาษีธุรกิจขนาดเล็กแล้ว พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลยังต้องตระหนักถึงความรับผิดชอบของตนในช่วงฤดูภาษี พวกเขาอาจต้องยื่นภาษีในรัฐที่พวกเขาทำงานและอาศัยอยู่ บางรัฐมีสิ่งที่เรียกว่า "กฎอำนวยความสะดวก" ซึ่งกำหนดให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจากอีกรัฐหนึ่งต้องจ่ายภาษีในทั้งสองรัฐ

ภาษีสำหรับผู้ทำงานทางไกลที่อยู่ในประเทศอื่น

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของประเทศที่พนักงานต่างชาติอาศัยอยู่ อาจมีความซับซ้อนมากขึ้น เนื่องจากแต่ละประเทศมีกฎหมายและข้อบังคับด้านภาษีที่แตกต่างกัน

ในบางกรณี เจ้าของธุรกิจอาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าจ้างของพนักงาน จ่ายเงินสมทบเข้าระบบประกันสังคมในท้องถิ่น ยื่นภาษีในประเทศที่พนักงานประจำอยู่ และจัดการกับอัตราการแปลงสกุลเงินและค่าธรรมเนียมธนาคาร นอกจากนี้ยังต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับแรงงานระหว่างประเทศ เช่น กฎหมายค่าจ้างขั้นต่ำ ค่าล่วงเวลา และเวลาพักร้อน

วิธีลดความซับซ้อนของภาษีและเงินเดือนของคุณ

การจัดการภาษีและบัญชีเงินเดือนอาจดูน่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ทำสิ่งนี้เป็นครั้งแรก

เคล็ดลับที่ดีคือการใช้ซอฟต์แวร์ภาษีและบัญชีเงินเดือนที่สามารถช่วยคุณคำนวณการหักเงินและเครดิตโดยอัตโนมัติ และยังช่วยให้คุณยื่นภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย บริการบัญชีเงินเดือนที่ได้รับความนิยม ได้แก่ OnPay, Gusto และ ADP Run

อีกทางเลือกหนึ่งคือการจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อช่วยคุณสำรวจรหัสภาษีและให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากการหักเงินและเครดิตทั้งหมดที่มีอยู่ Fiverr มีที่ปรึกษาทางการเงิน บริการจัดเตรียมภาษี และบริการภาษีธุรกิจที่สามารถช่วยคุณจัดการภาษีและบัญชีเงินเดือน

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด ให้เก็บบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณอย่างถูกต้อง รวมทั้งการหักเงินหรือเครดิตใดๆ ที่คุณมีสิทธิ์ได้รับ แบบฟอร์มที่เหมาะสมจะทำให้การยื่นภาษีของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น และทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับการหักเงินและเครดิตทั้งหมด นอกจากนี้ โปรดติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในกฎหมายภาษีของรัฐที่คุณทำงานและอาศัยอยู่ เพื่อให้คุณสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสมและใช้ประโยชน์จากการหักเงินหรือเครดิตใหม่ๆ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับภาษีสำหรับผู้ทำงานทางไกล

ภาษีสำหรับทีมระยะไกลอาจซับซ้อน แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถประหยัดเงินและปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ด้วยการทำความเข้าใจพื้นฐานและใช้ประโยชน์จากการหักเงินและเครดิตที่มีอยู่ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถจัดเก็บภาษีให้เป็นระเบียบโดยใช้บริการบัญชีเงินเดือน พร้อมมอบสิทธิประโยชน์อันมีค่าแก่พนักงานทางไกล

ขอแนะนำให้จ้างผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่คุ้นเคยกับกฎหมายภาษีในสหรัฐอเมริกาและต่างประเทศ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบที่จำเป็นทั้งหมด และใช้ประโยชน์จากเครดิตหรือการหักเงินที่มีให้คุณ

หากคุณต้องการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ Fiverr มีผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีและบัญชีเงินเดือนที่สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎระเบียบได้

‍