Exceso de existencias 101: qué causa el exceso de existencias y cómo evitarlo

Como negocio de comercio electrónico, los clientes esperarán que sus pedidos se cumplan de manera eficiente y se entreguen a tiempo. Cuando experimenta desabastecimientos, no puede cumplir con los pedidos, lo que es perjudicial para su negocio. Como tal, termina pagando por pedidos cancelados e incluso corre el riesgo de perder a sus clientes ante la competencia.

Para evitar el alto costo de los desabastecimientos, debe asegurarse de reabastecer su inventario a tiempo y reabastecer de manera eficiente sus SKU más vendidos. Sin embargo, muchas empresas no planifican estratégicamente su reabastecimiento y terminan con un exceso de existencias en un intento por evitar los desabastecimientos. Esto también puede ser extremadamente costoso y no debe dejarse sin controlar.

En esta guía, descubriremos qué es el exceso de inventario, qué lo causa, cómo afecta su negocio y cómo puede prevenirlo. Empecemos.

¿Qué es el exceso de existencias?

El exceso de existencias es cuando pides más inventario del que puedes vender. Por lo tanto, termina con un exceso de existencias en su almacén sin perspectivas de ser vendido en el corto plazo. Esto no solo aumenta los costos de almacenamiento de su inventario, sino que también podría dejarlo con un inventario caducado u obsoleto, lo que puede perjudicar sus resultados.

Exceso de existencias frente a escasez de existencias

En el exceso de existencias, compra demasiado inventario y termina con un exceso de existencias que no puede vender. Mientras tanto, en la escasez de existencias, compra muy poco inventario y termina con faltas de existencias. Ambos escenarios resultan en pérdidas graves para una empresa.

Por ejemplo, cuando no tiene suficientes existencias, no tiene el inventario que necesita para cumplir con los pedidos de los clientes. Eso significa que sus clientes cancelarán sus pedidos y posiblemente incluso acudirán a sus competidores para comprar el producto. Además, corre el riesgo de ser visto como poco confiable, lo que resulta en un daño a la reputación del que es difícil recuperarse.

Desventajas de tener demasiado stock

Los excesos de existencias cuestan a los minoristas miles de millones de dólares en ingresos perdidos cada año. De hecho, un estudio de Tyco Retail Solutions descubrió que los minoristas de todo el mundo pierden 362 100 millones de dólares al año. Entonces, ¿cómo afecta exactamente a su negocio tener demasiadas existencias? Echemos un vistazo a las mayores desventajas del exceso de existencias.

Aumento de los costos de almacenamiento

El costo de almacenar el excedente de existencias es una de las desventajas más importantes del exceso de existencias. Los costos de almacenamiento no son baratos, y no solo incluyen el costo de alquilar un almacén o espacio de almacenamiento, sino también el costo de la mano de obra para administrar sus operaciones de almacenamiento. McKinsey informa que las empresas gastan alrededor de $ 300 mil millones cada año solo en operaciones de almacenamiento.

Además, su excedente de inventario también le está costando espacio. No solo está gastando dinero para almacenar el exceso de inventario, sino que también está perdiendo dinero porque ocupan un valioso espacio de almacenamiento que podría usarse para almacenar productos que se venden bien.

Menos capital de trabajo

Cuando gasta dinero para comprar inventario, no recuperará esa inversión a menos que venda el producto. Eso significa que su dinero queda inmovilizado en exceso de inventario cuando tiene exceso de existencias. Como tal, tiene menos capital de trabajo para operar su negocio, lo que puede convertirse en una bola de nieve y convertirse en problemas más serios para su negocio.

Para empezar, no tendrá los fondos necesarios para reabastecer el inventario que se está vendiendo bien, lo que resultará en una pérdida de ventas. Además, no podrá introducir nuevos productos que podrían ser rentables para su negocio, lo que provocará la pérdida de oportunidades. Esto es particularmente dañino para las pequeñas empresas que tienen márgenes reducidos y probablemente estén muy endeudadas, lo que les dificulta recuperarse.

Pérdida de productos

Muchos productos vienen con una fecha de caducidad, lo que significa que no poder venderlos durante largos períodos de tiempo dará como resultado la pérdida de inventario y, en última instancia, la pérdida de dinero. Cuando se exceden las existencias, existe un riesgo significativo de que termine con existencias muertas. Esto es particularmente cierto para los productos perecederos y sensibles al tiempo, que tienen un mayor riesgo de caducidad u obsolescencia.

¿Cuánto stock es "demasiado"?

Ahora la gran pregunta es: ¿cuándo se le considera “sobreabastecido”? ¿Cuánto stock se considera "demasiado"? La respuesta varía para cada negocio. No existe un número único para la cantidad correcta de inventario, incluso dentro de la misma empresa. Ciertos SKU pueden venderse bien y, por lo tanto, requieren más unidades en stock. Mientras tanto, otros SKU pueden tardar en venderse y acumularse rápidamente con el tiempo, lo que genera un exceso de existencias.

Por lo tanto, la mejor manera de determinar si tiene un exceso de existencias es observar la tasa de rotación de su inventario a nivel de SKU. Una tasa de rotación de inventario baja es una señal de que tiene un exceso de existencias. Esto a menudo requeriría la racionalización de SKU para que pueda descontinuar rápidamente los artículos que no se venden muy bien.

5 razones por las que las empresas tienen un exceso de inventario

Dado que el exceso de existencias es un problema tan grave para las empresas, es importante llegar a la raíz del problema y abordar las razones por las que las empresas exceden el inventario.

El miedo a los desabastecimientos

Por supuesto, la principal razón por la que las empresas tienen un exceso de existencias es porque no quieren experimentar desabastecimientos. Teniendo en cuenta el alto costo de los desabastecimientos, muchas empresas reaccionan de forma exagerada y terminan solicitando inventario en exceso. Esta es una reacción perfectamente razonable porque, según el estudio de Tyco Retail Solutions destacado anteriormente, los desabastecimientos les están costando a los minoristas globales $456.3 mil millones al año.

La solución

Si bien los desabastecimientos pueden ser dañinos y costosos, no necesariamente tienen que resultar en un exceso de existencias. Las empresas necesitan reponer sus existencias de manera oportuna mediante la configuración de notificaciones de pedido, lo que les permitirá realizar pedidos de inventario antes de que se agoten. Además, también pueden mantener un stock de seguridad para salir adelante en caso de aumentos inesperados en la demanda o interrupciones en la cadena de suministro. Puede utilizar la fórmula de existencias de seguridad para calcular con precisión la cantidad de existencias de seguridad que necesita para su negocio.

Manejo inadecuado de inventario

La gestión adecuada del inventario ayuda a garantizar que las empresas siempre mantengan niveles suficientes de existencias mientras equilibran los costos de mantenimiento de inventario y los costos de compra. Sin embargo, los errores provocados por el hombre que resultan de la falta de visibilidad o experiencia pueden conducir a un exceso de existencias. Si no tiene suficiente información sobre los costos de su inventario, podría estar adquiriendo un nuevo inventario sin tener en cuenta adecuadamente el costo de los bienes vendidos y sus márgenes de ganancia.

La solución

Invierta en un software de administración de inventario de comercio electrónico que le brinde una visibilidad completa de los niveles y el rendimiento de su inventario. Esto también lo ayudará a realizar un seguimiento de los diferentes costos asociados con la adquisición y el almacenamiento de inventario, lo que facilitará la administración adecuada de su inventario y la adquisición de más inventario en consecuencia.

Demandas estacionales

A medida que los volúmenes de ventas cambian con la demanda estacional, muchas empresas luchan por planificar con precisión sus adquisiciones y pueden terminar comprando demasiado inventario. Esto se ve agravado por la falta de precios estratégicos de sus productos o la promoción adecuada de su marca para aprovechar las ventanas de compra estacionales.

La solución

Las empresas necesitan saber exactamente cómo la estacionalidad afecta la demanda de su negocio. Esto les permitirá ser estratégicos con la planificación de su surtido, lo que facilitará la planificación precisa de sus adquisiciones para evitar el exceso de existencias.

Falta de previsión de la demanda.

Cuando las empresas no tienen información sobre la demanda futura, les impide planificar con precisión la adquisición de inventario. Es posible que no puedan saber cuándo se están desacelerando las ventas de un SKU en particular, lo que puede justificar una reducción en la cantidad de unidades para reordenar. Por lo tanto, podrían terminar solicitando más inventario del que necesitan sus clientes.

La solución

Invertir en herramientas adecuadas de previsión de la demanda es crucial, ya que permite a las empresas tener una idea precisa de cuánto inventario pueden esperar vender en el futuro. Como tal, podrán saber si la demanda se está desacelerando para que puedan reducir la cantidad de unidades que reordenan. Alternativamente, incluso les ayuda a evitar desabastecimientos, ya que podría predecir aumentos repentinos de la demanda en el futuro, lo que podría requerir un aumento en la cantidad de unidades reordenadas.

Sobrecompensar los problemas de la cadena de suministro

Finalmente, las empresas han estado lidiando con desabastecimientos resultantes de problemas recientes en la cadena de suministro, como el incidente del Canal de Panamá, la guerra en Ucrania, la pandemia de COVID-19 y las renuncias masivas. Como tal, han estado tratando de cambiar sus tácticas de pedido compensando en exceso y superando el inventario para evitar interrupciones.

La solución

En cambio, las empresas deberían trabajar para desarrollar la resiliencia de la cadena de suministro para que puedan recuperarse rápidamente incluso en caso de interrupciones inesperadas de la cadena de suministro. Esto podría implicar trabajar con múltiples proveedores, aprovechar múltiples transportistas, distribuir su inventario en múltiples ubicaciones y confiar en expertos en logística.

Cómo evitar el exceso de existencias con ShipBob

ShipBob ofrece una ventanilla única para eliminar los problemas de exceso de existencias al proporcionar servicios de cumplimiento eficientes y características tecnológicas. Con el software ShipBob, puede obtener visibilidad en tiempo real de su movimiento de inventario y seguimiento avanzado de SKU, lo que deja espacio para una mejor gestión de inventario, control de existencias y optimización de inventario.

Pronostique la demanda con facilidad

El software ShipBob ayuda con la planificación de la demanda al realizar un seguimiento de los datos históricos de ventas y el rendimiento actual del inventario a nivel de SKU. Esto le permite pronosticar con precisión la demanda futura para que pueda adquirir la cantidad correcta de inventario para evitar el exceso y la escasez de existencias.

“Otra integración de ShipBob que me encanta es Inventory Planner. Me ahorra horas todas las semanas en hojas de cálculo de Excel y puedo generar una orden de compra en minutos cuando antes me tomaba horas. Por cada pedido que hice durante años, pedí demasiado o no lo suficiente. Entre las herramientas de pronóstico de inventario y la capacidad de crear WRO automáticamente, ya no tenemos muchos desabastecimientos. Duermo mejor por la noche”.

Wes Brown, jefe de operaciones de Black Claw LLC

Mantenga un registro de sus niveles de inventario en tiempo real

ShipBob ofrece seguimiento de inventario en tiempo real para que siempre pueda obtener una vista precisa de su nivel de inventario. Podrá ver cuánto inventario se está recibiendo, cuántos de ellos se están preparando para enviar y cuántas unidades están listas para vender. Esto le permite hacer pedidos de inventario en consecuencia y evitar pedir más inventario del que realmente necesita.

“La herramienta de análisis de ShipBob también es genial. Nos ayuda mucho con la planificación de pedidos de inventario, ver cuándo se agotarán los SKU e incluso podemos configurar notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cuando a un SKU le quede menos de una cierta cantidad. Hay mucho valor en su tecnología”.

Oded Harth, director ejecutivo y cofundador de MDacne

Calcule sus niveles óptimos de inventario

Además de los niveles de inventario y las predicciones de demanda, ShipBob proporciona informes completos sobre los costos y el rendimiento de su inventario. Como tal, podrá calcular con precisión su disponibilidad de existencias de seguridad y determinar los niveles óptimos de inventario teniendo en cuenta los plazos de entrega de la producción.

“Utilizamos la API de inventario de ShipBob, que nos permite recuperar mediante programación datos en tiempo real sobre cuántas unidades de cada producto se almacenan actualmente en los almacenes de ShipBob. Actualmente usamos esta API para generar informes personalizados para vincular estos datos de inventario a nuestras plataformas de contabilidad”.

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Distribuya su inventario a cualquiera de nuestros centros logísticos globales

Con ShipBob, puede utilizar una red global distribuida de centros de cumplimiento para almacenar su inventario. El uso de más de un centro de cumplimiento le permite cumplir rápidamente con sus pedidos a sus clientes en múltiples ubicaciones, lo que no solo mejora su tiempo de respuesta sino que podría aumentar sus ventas.

“Cuantos más centros logísticos tengamos inventario, más direcciones de envío potenciales podremos ofrecer a envíos en 2 días. Y cuantas más personas ofrezcamos el beneficio del envío gratuito en 2 días, más conversiones obtendremos. Con el programa exprés de 2 días de ShipBob, hemos visto una reducción del 18 % en el abandono de carritos”.

Fundador de Mi Manta Calma

Luego, el software le permite calcular la distribución óptima del inventario en diferentes ubicaciones. Le permite realizar un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real en todos estos centros de cumplimiento, para que sepa exactamente cuándo y cuánto reordenar, lo que facilita la prevención del exceso de existencias.

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preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre exceso de existencias

Aquí hay respuestas a las preguntas más comunes sobre el exceso de existencias.

¿Qué causa el exceso de existencias?

El miedo a los desabastecimientos, la gestión inadecuada del inventario, la falta de previsión de la demanda, los cambios en las demandas estacionales y la compensación excesiva por las interrupciones de la cadena de suministro son las causas más comunes del exceso de existencias.

¿Cuáles son las desventajas del exceso de existencias?

El exceso de existencias conduce a mayores costos de almacenamiento, capital de trabajo limitado y pérdida de productos debido a la caducidad o la obsolescencia.

¿Cómo evitar el exceso de existencias?

La gestión adecuada de SKU, la previsión precisa de la demanda y la visibilidad del inventario en tiempo real son algunas formas eficaces de evitar el exceso de existencias.

¿Cómo ayuda ShipBob a evitar el exceso de inventario?

ShipBob ofrece un software sólido para ayudarlo a realizar un seguimiento de los diferentes aspectos de su inventario, como el rendimiento de SKU, el inventario disponible y el historial diario, con el cual puede mejorar la planificación de su inventario y evitar el exceso de existencias.