Content Boards in Slingshot organisieren

Wenn es um die Organisation von Inhalten für Ihre verschiedenen Teams geht, könnten wir über alles reden. Inhalt kann das Word-Dokument sein, das Ihre Website kopiert, oder die Excel-Datei, die die Daten für den letzten Start dieses Quartals enthält, oder sogar URLs zu wichtigen Informationen, die Sie erneut aufrufen müssen. Deshalb berücksichtigen wir in Slingshot beim Content Management all diese verschiedenen Elemente.

Was ist ein Content-Board?

Ein Inhaltsboard ist ein dedizierter Ort in Ihrem Arbeitsbereich, an dem Sie die wichtigsten Inhalte Ihres Teams schnell und einfach anheften, organisieren, verwalten und darin navigieren können. Inhalt kann alles sein, von einem Dokument oder einer Datei, einer URL einer wichtigen Information oder Recherche bis hin zu einem Dashboard voller Erkenntnisse.

Die Bedeutung der Organisation Ihrer Content Boards

Vorbei sind die Tage, die Sie damit verbracht haben, E-Mails, OneDrive und SharePoint zu durchsuchen, um eine bestimmte Datei zu finden – oh und sicherzustellen, dass es die neueste Version ist!

Der größte Vorteil der Inhaltstafeln besteht darin, dass sie alle Ihre Inhalte in einer Anwendung zusammenführen, im Kontext zu Ihrem Team, Ihren Projekten und Initiativen und das Chaos der Inhaltsverwaltung organisieren.

Einführung in die Registerkarte Inhalt von Slingshot

In Ihren Slingshot-Arbeitsbereichen haben Sie eine Registerkarte, die speziell zum Speichern Ihrer Inhalte erstellt wurde. Auf dieser Registerkarte können Sie verschiedene Boards erstellen, um Ihre Inhalte so zu organisieren, dass jeder die gesuchten Informationen leicht finden kann.

Hier ist eine Übersicht über die Registerkarte „Inhalt“ in Slingshot:

1. Boards: Dies sind die Bereiche in Ihren Arbeitsbereichen, in denen Sie Ihre Inhalte anheften, organisieren und verwalten können. Von hier aus können Sie ganz einfach auf alle Boards zugreifen, bei denen Sie Mitglied sind, oder neue erstellen.

2. Abschnitte: Abschnitte dienen als Container, in denen Sie Ihre Inhalte in Ihren Abschnitten organisieren können. In diesem Beispiel sind „Launch Materials“ und „Core Strategy“ unterschiedliche Abschnitte des Inhaltsboards „Q2 Product Launch“.

3. Gruppen: Mit dieser Funktion können Sie Pins innerhalb eines Abschnitts gruppieren, der zusammenklappbar und verschiebbar sein kann, und Sie können sie sogar auf andere Boards und Arbeitsbereiche kopieren.

4. Pins: Sie können Dokumente und Dateien von jedem Cloud-Anbieter, mit dem Sie verbunden sind, oder von jedem Board, das bereits in Slingshot erstellt wurde, von beliebigen URLs und Dashboards anheften. Außerdem können Sie Dateien von Ihren lokalen Laufwerken zu Slingshot hochladen. Wenn Sie eine lokale Datei hochladen, nimmt Slingshot diese Datei, lädt sie zu Ihren Standardanbietern hoch und es ist jetzt ein gemeinsam genutztes Dokument – ​​Sie müssen sich nie wieder darum kümmern, das Neueste zu haben!

5. Workspace Cloud Storage: In diesem Bereich können Sie einen ganzen Speicheranbieter oder einen bestimmten Ordner oder eine bestimmte Hierarchie innerhalb Ihrer Speicheranbieter hinzufügen, um jedem in diesem Arbeitsbereich schnellen Zugriff auf alle benötigten Inhalte zu ermöglichen!

Tipps zum Organisieren Ihrer Content Boards in Slingshot

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre Inhaltstafeln in Slingshot organisieren können, finden Sie hier einige grundlegende Tipps, um dies effektiver zu tun:

Organisieren Sie Boards nach Priorität

Einige Inhaltstafeln, die Sie erstellen, werden wichtiger sein als andere, stellen Sie also sicher, dass Sie die ganz oben in der Liste Ihrer Tafel durch einfaches Ziehen und Ablegen priorisieren. Das bedeutet nicht, dass Sie die anderen vernachlässigen sollten, sondern nur, damit Sie die Inhalte für die Projekte und Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten, im Blick und Fokus haben – Sie können sie jederzeit nach Belieben ändern und neu anordnen Prioritäten.

Benennen Sie Ihre Boards entsprechend

Für manche mag dies ein wenig unnötig erscheinen, aber die Namen Ihrer Inhaltstafeln sind sehr wichtig. Sicher, Sie können sie nach Belieben benennen, aber vergessen Sie nicht, dass andere Leute sie möglicherweise auch ansehen und versuchen, das zu finden, was sie brauchen. Letztendlich besteht der ganze Sinn dieser Inhaltstafeln darin, Zeit zu sparen, indem Sie verschiedene Anbieter von Inhaltsspeichern durchsuchen müssen, aber wenn Sie nicht wissen, wo Sie etwas finden können, weil Sie keine Ahnung haben, wo es sich befindet, weil der Name der Tafel dies tut Wenn Sie es nicht vermitteln, leidet die Produktivität und es wird wieder Zeit verschwendet.

Nutzen Sie die Abschnittsfunktion

Stecken Sie Inhalte nicht einfach an und fügen Sie sie zufällig zum Board hinzu – organisieren Sie effizient, deshalb haben wir die Abschnittsfunktion entwickelt. Wie Sie im Beispiel sehen können, ist der Inhalt nach Abschnitten organisiert, um das Inhaltsbrett weiter zu vereinfachen und es noch einfacher und offensichtlicher zu machen, wo Sie die benötigten Dateien und Dokumente finden können.

Bringen Sie Ihre wichtigsten Teammitglieder mit

In der Regel kann jeder, der Teil des Arbeitsbereichs ist, in dem das Content Board erstellt wird, auf die Inhalte zugreifen, die Sie dort speichern. Wenn es jedoch Teammitglieder gibt, die nicht am selben Projekt arbeiten, aber dennoch auf dieselben Dateien und Dokumente zugreifen müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen, vergessen Sie nicht, sie zum Content Board zu bringen und ihnen den erforderlichen Zugriff zu gewähren .

Jeder, der Teil des übergeordneten Arbeitsbereichs ist, hat Zugriff auf alle Inhalte in den Boards. Wenn jedoch Benutzer außerhalb dieses übergeordneten Arbeitsbereichs auf dieselben Dateien und Dokumente zugreifen müssen, können Sie den untergeordneten Arbeitsbereich mit ihnen teilen, damit sie ihn ebenfalls anzeigen und davon profitieren können.

Abschließende Gedanken

Content Management muss nicht einschüchternd oder Zeitverschwendung sein. Mit Slingshot haben Sie nicht nur das befriedigende Gefühl, das von einem gut organisierten Inhaltsboard ausgeht, sondern Sie können auch Zeit sparen, indem Sie fast sofort finden, was Sie brauchen, und es so viel einfacher machen, Inhalte für alle zu verwalten arbeiten mit.