我如何處理貪污和員工盜竊？
已發表: 2019-09-13
喬治亞州的一位讀者問道：
“我懷疑我的一名員工正在從我的公司偷東西。 這是我認識和信任超過 10 年的人。 她有一個家庭，我去過她家很多次燒烤和生日聚會。 我對這種情況感到噁心。 我應該怎麼做這個員工盜竊？ 我要報警嗎？ 面對她？ 給她辭職的機會？”
– 來自佐治亞州亞特蘭大的 Aaron W.
亞倫，你沒有說這個人偷了什麼或涉及的金額。 我們有一些處理貪污和員工盜竊問題的經驗。 因此，我們將根據各種情況提供一些指導並解釋如何處理它。
員工的每一次盜竊都需要某種形式的回應。 如果不加以控制，即使是很小的員工盜竊事件也可能會變得更糟。 它成為一種習慣。 而且它可能具有傳染性，這意味著其他員工變得膽大妄為，認為他們也可以逃脫盜竊。 他們可能會認為你不注意——或者你根本不在乎。
也就是說，您如何應對取決於盜竊的嚴重程度以及您有多少證據。
如何處理貪污和員工盜竊
收集事實
第一步始終是整理事實。 你需要的是證據。 好的證據可能包括在安全攝像頭上捕捉員工偷錢。
然而，大多數時候證據不會那麼清楚。 您可能需要收集文件、從銀行獲得已取消的支票或檢查會計記錄。 調查員工盜竊的一個重要部分是詢問個人他們可能知道的事情。
在調查階段，問——不要指責。
因為如果你錯了怎麼辦？ 如果您誣告員工盜竊，您將不可挽回地損害雇主與僱員的關係。 你可以通過誣告對某人的職業造成真正的損害。
將員工一一召集到您的辦公室進行保密面談。
以下是如何處理員工盜竊面試的兩個示例。 向員工詢問有關情況的問題。 像下面這樣開始：
- “我發現這個月收銀機少了 200 美元。 你知道發生了什麼事嗎，蘇西？”
- “我們的很多物資都不見了。 在過去的兩個月中，我們使用的咖啡 K-pod 數量是我們通常使用的 20 倍。 你知道嗎，蘇西？”
你接下來做什麼取決於員工的反應。 觀察面部表情和肢體語言。 看看他們怎麼說。
員工可能對您正在調查的任何事情都有合理的解釋。 例如，也許她將某物從一個地方搬到另一個地方。 或者，也許她創建了不同的數據條目來解釋資金在哪裡，而沒有告訴你。 這就是為什麼你應該在指責之前先問清楚。 並對回應持開放態度。
她也可能會提供某種藉口，你必須權衡一下。
如果員工承認或您有確鑿的證據
以我的經驗，有罪的員工經常在被問到時承認盜竊——沒有太大的壓力。 就好像他們感到了巨大的壓力。 他們鬆了一口氣，一切都結束了。
因此，假設員工承認貪污或盜竊。
或者你在調查中已經到了有確鑿證據的地步。
現在是時候轉向面對員工並採取行動了。
以紀律處分對抗員工
根據員工盜竊的嚴重性和性質，您可以在保密會議中採取以下一項或多項行動。
如果是相對輕微的員工盜竊，您可能會：
- 表達你的失望和你的信任被侵犯了。
- 給予嚴厲警告並要求員工償還或更換他們拿走的東西。
- 當談到辦公室和食堂用品時，員工有時認為他們有權將物品帶回家。 因此，您可能需要對員工進行有關公司政策和價值觀的教育。
- 如果您願意，建議將來員工提前詢問他們是否需要某些東西。 如果他們需要資金，也許你願意提供預支工資。 或者如果他們真的需要，就給他們補給。 但前提是他們先問。
- 記錄操作，例如在給員工的機密電子郵件或備忘錄中。
如果這是一個嚴重的問題（複雜的挪用公款欺詐計劃、高額金額），您的反應更有可能是：
- 當場解僱員工。
- 或者要求員工在無薪假期間立即離開大樓。 員工應留下所有公司財產，包括鑰匙、筆記本電腦或公司發行的電話或汽車。 讓員工休假將使您有時間諮詢您的律師或清楚地考慮後續步驟，例如解僱和報警。
- 如果您讓員工休無薪假，您將不得不通過某種後續溝通正式終止此人。 這可能是一封信或另一次會議。
如果員工屬於工會，請遵循工會的合同流程。
切斷訪問
請務必立即切斷您安排休假的任何人對所有公司係統、數據、場所和財務賬戶的訪問。 如果您解僱員工，當然也要這樣做。
就員工盜竊問題聯繫您的律師
儘早讓您的律師尋求建議，尤其是在嚴重的情況下。 您的律師可以指導您如何進行調查、如何保存證據、何時報警、如何處理員工以及如何通知第三方。
如果您懷疑挪用了大筆資金或存在重大欺詐行為，打電話給您的律師是必不可少的！ 支票偽造或欺詐計劃等白領犯罪可能很複雜。 不誠實的員工善於掩蓋自己的踪跡——有時會持續數年。 可能需要訓練有素的法醫調查員來追踪欺詐的全部範圍。
不僅如此，嚴重的貪污和盜竊往往會引發一系列法律後果。 您的小型企業可能需要繞過員工盜竊的法律雷區，包括：
盜竊保險理賠：
犯罪保險單可能涵蓋員工盜竊損失，您需要提出索賠。 您的律師可以幫助保護您的索賠權。 注意：標準商業保險政策通常不涵蓋員工欺詐造成的損失。 你需要一個特殊的政策。
可能承擔責任的第三方：
銀行等第三方可能會對員工盜竊損失負責。 你應該通知他們。 但要小心你說的話。 第三方將抓住任何不付款的理由，包括可能被解釋為承認違背您利益的隨意評論。
政府機關：
您可能會因不誠實的員工在您不知情的情況下盜用未繳稅款而處於危險之中。 您可能需要防止 IRS 扣押、留置權和其他可能破壞您的信用評分並破壞您的業務的行為。
員工訴訟：
如果證據薄弱或您搞砸了調查，員工可能會以誹謗或不當解僱為由起訴您。
員工盜竊越嚴重，及早尋求法律顧問就越重要。
向警方報告挪用公款
許多雇主，尤其是小企業，不會報告貪污欺詐和員工盜竊。 但這是一個錯誤。
如果您說的是一些價值 20 美元的丟失用品，則不值得召集執法部門。
但是，您應該向警方報告所有涉及高價值的嚴重挪用公款和員工盜竊事件。 這有幾個原因：
- 這可能是獲得賠償的唯一途徑。
- 您的其他員工需要知道您認真對待盜竊。 你不希望其他人認為他們可以僥倖逃脫。
- 如果您有保險可以提出索賠，或計劃試圖追究另一方（例如銀行）的責任，您將需要提出指控。
- 您不希望挪用公款的人轉到某個毫無戒心的未來雇主，因為沒有公開記錄。
- 徹底調查可能有助於揭示欺詐計劃是如何發生的。 這可以幫助您採取措施避免將來發生類似的損失。
不要等待！
您行動得越快，就能更好地保護您的企業免遭盜竊。 而且你減少損失的速度越快。 此外，工作場所盜竊會使企業陷入令人難以置信的動盪，並對作為所有者的您施加巨大壓力。 延遲會延長痛苦。
安裝控制系統
您可以做的最重要的事情之一就是確保不再發生同樣的事情。
更改內部程序以盡量減少訪問並避免誘惑。 建立制衡機制。 例如，如果設備或庫存丟失，請更好地使用軟件來跟踪物品。 使用安全攝像頭加強安全。
此外，要求功能分離。 絕不允許一名員工在沒有監督的情況下完全控制資金。 指派一名員工處理交易，另一名員工核對銀行賬戶並進行會計分錄。 或者，如果您的組織規模較小，您可以自己執行其中一項功能。
當您進行適當的製衡時，您就會限制誘惑和傷害的機會。
在頂部設置基調
營造負責任、誠實和節儉的文化。 這從頂部開始。
一些小型企業的運營流程鬆散。 主人無意中創造了一個用於盜竊的培養皿。
取而代之的是，像一台緊湊的機器一樣經營您的業務。
以紀律對待銀行賬戶和會計系統。 例如，讓賬簿保持最新和平衡——每月讓外部會計師“關閉”賬簿是一種很好的控制。 不要針對個人購買的商業銀行賬戶開支票（即使是您的公司！）。 堅持定期財務報告，並親自詳細審閱。
在您的員工手冊中，添加關於需要避免甚至出現利益衝突的指導方針。 雖然這可能無法防止欺詐，但它可能會鼓勵其他人在看到某些東西時更快地站出來。
在團隊會議中提出了節儉的話題。 強調您對員工的信任，以節省公司資源。
找人聊天
最後但同樣重要的是，照顧好自己。 如果挪用公款涉及大筆款項，您會心煩意亂，甚至可能會感到震驚。 你可能有各種各樣的情緒在翻騰。
試著控制你的反應，不僅僅是對有罪的員工，而是對企業中的其他人。 員工希望你盡可能保持冷靜和鎮定，不要情緒崩潰。 這是與您的律師討論情況的另一個原因。 它可以讓你有時間冷靜下來。 與經驗豐富的顧問交談將幫助您以冷靜的頭腦理清您的選擇。
找一個朋友或與你的配偶交談。 您可能還想與精神顧問或導師交談。 或者你可以祈禱作為與更高存在交談的一種形式。
貪污和員工盜竊從來都不容易面對和處理。 但您的企業生存和其他員工的生計可能取決於您做出的艱難決定。
祝你好運！
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