Как бороться с хищениями и кражами сотрудников?

Опубликовано: 2019-09-13

Читатель из Грузии спрашивает:

«Я подозреваю, что один из моих сотрудников ворует у моей компании. Это человек, которого я знаю и которому доверяю более 10 лет. У нее есть семья, и я много раз был у нее дома на барбекю и вечеринках по случаю дня рождения. Я болен этой ситуацией. Что мне делать с этим воровством сотрудников? Я вызову полицию? Противостоять ей? Дать ей шанс подать в отставку?

– Аарон В. из Атланты, Джорджия.

Аарон, ты не сказал, что этот человек украл или какую сумму. У нас есть некоторый опыт борьбы с хищениями и кражами сотрудников . Поэтому мы предложим некоторые рекомендации, основанные на различных обстоятельствах, и объясним, как с этим справиться.

Каждая кража со стороны сотрудника требует какого-то ответа. Если не остановить, даже небольшой случай кражи сотрудников может усугубиться. Это становится привычкой. И это может стать заразным, а это означает, что другие сотрудники набрались смелости, полагая, что им тоже может сойти с рук воровство. Они могут предположить, что вы не обращаете внимания — или что вам просто все равно.

Тем не менее, то, как вы ответите, зависит от серьезности кражи и количества доказательств, которые у вас есть.

Как справиться с растратой и воровством сотрудников

Соберите факты

Первым шагом всегда является приведение фактов в порядок. Что вам нужно, так это доказательства. Хорошее доказательство может заключаться в том, что камера наблюдения засняла сотрудника за кражей денег.

Однако в большинстве случаев доказательства не будут такими ясными. Возможно, вам придется собрать документы, получить погашенные чеки из вашего банка или изучить бухгалтерские записи. Важной частью расследования воровства сотрудников является допрос людей на предмет того, что они могут знать.

На этапе расследования спрашивайте — не обвиняйте.

Потому что что, если ты ошибаешься? Если вы ложно обвините сотрудника в краже, вы нанесете непоправимый вред отношениям между работодателем и работником. А ложным обвинением можно нанести реальный ущерб чьей-то карьере.

Вызовите сотрудников в свой офис по одному для конфиденциальных интервью.

Вот два примера того, как вести себя на собеседовании о воровстве сотрудников. Задайте сотруднику вопросы о ситуации. Начните следующим образом:

«Я обнаружил, что в этом месяце в кассовом аппарате не хватило 200 долларов. Ты хоть представляешь, что может происходить, Сьюзи?
«Многие наши припасы пропали без вести. За последние два месяца мы израсходовали в 20 раз больше кофейных капсул, чем обычно. Ты что-нибудь знаешь об этом, Сьюзи?

Дальнейшие действия зависят от реакции сотрудника. Следите за выражением лица и языком тела. И посмотрите, что они говорят.

Сотрудник может просто иметь законное объяснение того, что вы расследуете. Например, возможно, она переместила что-то из одного места в другое. Или, может быть, она создала различные записи данных, которые объясняют, где находятся средства, не говоря вам об этом. Вот почему вы должны спросить, прежде чем обвинять. И будьте открыты к ответу.

Она также может предложить какое-то оправдание, которое вам придется взвесить.

Если сотрудник признает это или у вас есть веские доказательства

По моему опыту, виновные сотрудники часто признаются в краже на допросе — без особого давления. Они как будто испытывают колоссальный стресс. Они рады, что все кончено.

Итак, допустим, сотрудник признается в растрате или краже.

Или вы достигли точки в расследовании, когда у вас есть веские доказательства.

Теперь пришло время переключиться на противостояние с сотрудником и принятие мер.

Привлечь работника к дисциплинарной ответственности

В зависимости от серьезности и характера кражи сотрудников вы можете предпринять одно или несколько из следующих действий на конфиденциальной встрече.

Если это относительно небольшая кража сотрудника, вы можете:

Выразите свое разочарование и то, что ваше доверие было нарушено.
Дайте строгое предупреждение и попросите сотрудника вернуть или заменить то, что они взяли.
Когда дело доходит до офисных и столовых принадлежностей, сотрудники иногда думают, что они имеют право брать вещи домой. Поэтому вам, возможно, придется рассказать сотруднику о политике и ценностях компании.
Если вы так склонны, предложите, чтобы в будущем сотрудник спрашивал заранее, нужно ли ему что-то. Возможно, вы были бы готовы предложить аванс по зарплате, если им понадобятся средства. Или дайте им припасы, если они действительно в этом нуждаются. Но только если сначала спросят.
Задокументируйте действие, например, в конфиденциальном электронном письме или служебной записке сотруднику.

Если это серьезный вопрос (сложная схема мошенничества с хищением, крупная сумма в долларах), ваш ответ, скорее всего, будет таким:

Уволить работника на месте.
Или попросить работника немедленно покинуть здание в неоплачиваемый отпуск. Сотрудник должен оставить все имущество компании, включая ключи, ноутбук, выданный компанией телефон или автомобиль. Отправка работника в отпуск даст вам время посоветоваться со своим адвокатом или четко обдумать следующие шаги, такие как увольнение и вызов полиции.
Если вы отправите работника в неоплачиваемый отпуск, вам придется официально уволить его через какое-то последующее общение. Это может быть письмо или другая встреча.

Если работник состоит в профсоюзе, следуйте процедуре контракта профсоюза.

Отрезать доступ

Не забудьте немедленно закрыть доступ ко всем системам, данным, помещениям и финансовым счетам компании всем, кого вы отправите в отпуск. И, конечно же, сделайте то же самое, если вы увольняете сотрудника.

Свяжитесь со своим адвокатом по поводу кражи сотрудников

Заблаговременно обратитесь к своему адвокату за консультацией, особенно в серьезных случаях. Ваш адвокат может подсказать вам, как проводить расследование, как сохранить улики, когда звонить в полицию, как вести себя с сотрудником и как уведомить третьи стороны.

Если вы подозреваете хищение крупных сумм денег или крупную схему мошенничества, обязательно позвоните своему адвокату! Беловоротничковые преступления, такие как подделка чеков или мошеннические схемы, могут быть сложными. Нечестные сотрудники умеют заметать следы — иногда годами. Чтобы отследить весь масштаб мошенничества, может потребоваться опытный судебный следователь.

Не только это, но и серьезные хищения и кражи часто запускают цепочку юридических разветвлений. Вашему малому бизнесу, возможно, придется преодолеть юридическое минное поле, связанное с кражами сотрудников, в том числе:

Страховые выплаты за кражу:
Полис страхования от преступлений может покрывать убытки сотрудников от кражи, и вам нужно будет подать иск. Ваш адвокат может помочь защитить ваши права требования. Примечание: стандартные полисы страхования бизнеса обычно не покрывают убытки от мошенничества сотрудников. Вам нужен особый полис.
Третьи лица, которые могут нести ответственность:
Третьи стороны, такие как банки, могут нести ответственность за убытки, связанные с кражей сотрудников. Вы должны поставить их в известность. Но будьте осторожны, что вы говорите. Третьи стороны будут использовать любую причину для неоплаты, включая случайные комментарии, которые могут быть истолкованы как признание против ваших интересов.
Государственные органы:
Вы можете быть в опасности из-за невыплаченных налоговых денег, которые нечестный сотрудник присвоил без вашего ведома. Вам может потребоваться защита от конфискаций IRS, залогов и других действий, которые могут разрушить вашу кредитную историю и потопить ваш бизнес.
Иски сотрудников:
Сотрудники могут подать на вас в суд за клевету или неправомерное увольнение, если доказательств недостаточно или вы провалите расследование.

Чем серьезнее кража сотрудников, тем важнее своевременно обратиться за юридической помощью.

Заявить о хищении в полицию

Многие работодатели, особенно малые предприятия, не сообщают о хищениях и воровстве сотрудников. Но это ошибка.

Если вы говорите о нескольких пропавших расходных материалах на сумму 20 долларов, это не является основанием для обращения в правоохранительные органы.

Тем не менее, вы должны сообщать в полицию обо всех случаях серьезных хищений и краж сотрудниками, связанных с крупными ценностями. Это по нескольким причинам:

Возможно, это единственный способ получить реституцию.
Другие ваши сотрудники должны знать, что вы серьезно относитесь к воровству. Вы же не хотите, чтобы кто-то еще предполагал, что им это сойдет с рук.
Если у вас есть страховка, против которой вы можете предъявить иск, или вы планируете попытаться привлечь к ответственности другую сторону, например банк, вам нужно будет выдвинуть обвинения.
Вы не хотите, чтобы растратчик перешел к какому-то ничего не подозревающему будущему работодателю, потому что нет никаких публичных записей.
Тщательное расследование может помочь раскрыть, как возникла мошенническая схема. Это может помочь вам предпринять шаги, чтобы избежать подобных потерь в будущем.

Не ждите!

Чем быстрее вы будете действовать, тем лучше сможете защитить свой бизнес от воровства. И тем быстрее вы сокращаете свои потери. Кроме того, воровство на рабочем месте может привести к невероятным потрясениям в бизнесе и оказать сокрушительное давление на вас как на владельца. Промедление продлевает боль.

Установите системы управления на место

Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать, это убедиться, что то же самое больше не повторится.

Измените внутренние процедуры, чтобы свести к минимуму доступ и избежать искушения. Установите систему сдержек и противовесов. Например, если отсутствует оборудование или инвентарь, лучше использовать программное обеспечение для отслеживания предметов. Используйте камеры видеонаблюдения, чтобы усилить охрану.

Также требуется разделение функций. Никогда не позволяйте одному сотруднику полностью контролировать средства без надзора. Назначьте одного сотрудника для обработки транзакций, а другого для сверки банковского счета и внесения бухгалтерских проводок. Или выполните одну из функций самостоятельно, если ваша организация небольшая.

Когда вы устанавливаете надлежащие сдержки и противовесы, вы ограничиваете возможность искушения и доступа к причинению вреда.

Установите тон наверху

Создайте культуру подотчетности, честности и бережливости. Это начинается сверху.

Некоторые малые предприятия работают со слабыми процессами. Хозяин невольно создает чашку Петри для кражи.

Вместо этого управляйте своим бизнесом, как жесткой машиной.

Относитесь к банковским счетам и бухгалтерским системам с дисциплиной. Например, следите за актуальностью и сбалансированностью бухгалтерских книг — наличие внешнего бухгалтера, «закрывающего» бухгалтерские книги каждый месяц, является хорошим контролем. Не выписывайте чеки на банковские счета предприятий для личных покупок (даже если это ваша компания!). Настаивайте на регулярных финансовых отчетах и лично просматривайте их в деталях.

В своем руководстве для сотрудников добавьте указания о необходимости избегать даже видимости конфликта интересов. Хотя это не может предотвратить мошенничество, это может побудить других сделать шаг вперед, если они что-то увидят.

На собраниях команды поднимите тему бережливости. Подчеркните доверие, которое вы оказываете сотрудникам, для сохранения ресурсов компании.

Найдите кого-нибудь, с кем можно поговорить

И последнее, но не менее важное: позаботьтесь о себе. Если хищение связано с крупными суммами, вы будете расстроены и, возможно, в шоке. Возможно, вокруг вас бушуют смешанные эмоции.

Постарайтесь контролировать свою реакцию не только на виновного сотрудника, но и на всех остальных в бизнесе. Сотрудники рассчитывают на то, что вы будете максимально спокойны и собраны, а не сломаетесь эмоционально. Это еще один повод обсудить ситуацию с адвокатом. Это дает вам время остыть. Разговор с опытным консультантом поможет вам разобраться в своих возможностях с трезвой головой.

Найдите друга или поговорите с супругом. Вы также можете поговорить с духовным советником или наставником. Или вы можете молиться как форму разговора с высшим существом.

Хищения и кражи сотрудников никогда не бывает легко противостоять и иметь дело. Но выживание вашего бизнеса и средства к существованию других ваших сотрудников могут зависеть от тех трудных решений, которые вы принимаете.

Удачи!

Получите больше рекомендаций по трудоустройству.

Все ответы на вопросы читателей дает Редакция журнала «Тенденции малого бизнеса», обладающая более чем 50-летним опытом работы в бизнесе. Если вы хотите задать вопрос, пожалуйста, задайте его здесь .

Изображение: Depositphotos.com