Wie gehe ich mit Veruntreuung und Mitarbeiterdiebstahl um?

Veröffentlicht: 2019-09-13

Ein Leser aus Georgien fragt:

„Ich vermute, dass einer meiner Mitarbeiter von meiner Firma stiehlt. Das ist jemand, den ich seit über 10 Jahren kenne und dem ich vertraue. Sie hat eine Familie und ich war schon oft zu Grill- und Geburtstagsfeiern bei ihr zu Hause. Ich bin krank wegen dieser Situation. Was soll ich gegen diesen Mitarbeiterdiebstahl tun? Soll ich die Polizei rufen? Konfrontiere sie? Geben Sie ihr eine Chance zu kündigen?“

– Aaron W. aus Atlanta, Georgia

Aaron, Sie haben nicht gesagt, was die Person gestohlen hat oder um welchen Betrag es sich handelt. Wir haben einige Erfahrung im Umgang mit Unterschlagung und Mitarbeiterdiebstahl . Daher bieten wir einige Anleitungen basierend auf verschiedenen Umständen und erklären, wie man damit umgeht.

Jeder Diebstahl durch einen Mitarbeiter erfordert eine Reaktion. Unkontrolliert kann sogar ein kleiner Fall von Mitarbeiterdiebstahl schlimmer werden. Es wird zur Gewohnheit. Und es kann ansteckend werden, was bedeutet, dass andere Mitarbeiter ermutigt werden, zu glauben, dass sie auch mit Diebstahl davonkommen können. Sie gehen vielleicht davon aus, dass Sie nicht aufpassen – oder dass es Ihnen einfach egal ist.

Wie Sie reagieren, hängt jedoch davon ab, wie schwerwiegend der Diebstahl ist und wie viele Beweise Sie haben.

Umgang mit Veruntreuung und Mitarbeiterdiebstahl

Sammeln Sie die Fakten

Der erste Schritt ist immer, die Fakten in Ordnung zu bringen. Was Sie brauchen, ist ein Beweis. Ein guter Beweis könnte darin bestehen, einen Mitarbeiter vor einer Überwachungskamera dabei zu erwischen, wie er Geld stiehlt.

Meistens sind die Beweise jedoch nicht so eindeutig. Möglicherweise müssen Sie Dokumente zusammentragen, entwertete Schecks von Ihrer Bank erhalten oder Buchhaltungsunterlagen prüfen. Ein wichtiger Teil der Untersuchung von Mitarbeiterdiebstahl besteht darin, Personen zu befragen, was sie möglicherweise wissen.

Fragen Sie in der Ermittlungsphase – beschuldigen Sie nicht.

Denn was ist, wenn du falsch liegst? Wenn Sie einen Mitarbeiter fälschlicherweise des Diebstahls bezichtigen, schaden Sie der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung irreparabel. Und Sie könnten mit einer falschen Anschuldigung der Karriere von jemandem echten Schaden zufügen.

Rufen Sie Mitarbeiter nacheinander zu vertraulichen Gesprächen in Ihr Büro.

Hier sind zwei Beispiele für den Umgang mit einem Mitarbeiterdiebstahl-Interview. Stellen Sie dem Mitarbeiter Fragen zur Situation. Beginnen Sie wie folgt:

  • „Ich habe festgestellt, dass die Registrierkasse diesen Monat um 200 Dollar knapp war. Hast du eine Ahnung, was los sein könnte, Susie?“
  • „Viele unserer Vorräte sind verschwunden. In den letzten zwei Monaten haben wir die 20-fache Menge an Kaffee-K-Pods verbraucht, die wir normalerweise verwenden. Weißt du etwas darüber, Susie?“

Was Sie als nächstes tun, hängt von der Reaktion des Mitarbeiters ab. Achten Sie auf Mimik und Körpersprache. Und sehen Sie, was sie sagen.

Der Mitarbeiter hat möglicherweise nur eine legitime Erklärung für das, was Sie untersuchen. Vielleicht hat sie zum Beispiel etwas von einem Ort zum anderen gebracht. Oder vielleicht hat sie verschiedene Dateneinträge erstellt, die erklären, wo sich die Gelder befinden, ohne es Ihnen zu sagen. Deshalb sollten Sie fragen, bevor Sie beschuldigen. Und seien Sie offen für die Antwort.

Sie könnte auch eine Art Entschuldigung anbieten, die Sie abwägen müssen.

Wenn der Mitarbeiter es zugibt oder Sie solide Beweise haben

Meiner Erfahrung nach gestehen schuldbewusste Mitarbeiter auf Nachfrage oft den Diebstahl – ohne großen Druck. Es ist, als ob sie enormen Stress empfinden. Sie sind erleichtert, dass es vorbei ist.

Nehmen wir also an, der Mitarbeiter gibt die Unterschlagung oder den Diebstahl zu.

Oder Sie sind in der Untersuchung an einem Punkt angelangt, an dem Sie handfeste Beweise haben.

Jetzt ist es an der Zeit, den Mitarbeiter zu konfrontieren und Maßnahmen zu ergreifen.

Konfrontieren Sie den Mitarbeiter mit Disziplinarmaßnahmen

Je nach Schwere und Art des Mitarbeiterdiebstahls können Sie in einem vertraulichen Gespräch eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen ergreifen.

Wenn es sich um einen relativ geringfügigen Mitarbeiterdiebstahl handelt, könnten Sie:

  • Drücken Sie Ihre Enttäuschung aus und dass Ihr Vertrauen verletzt wurde.
  • Geben Sie eine strenge Warnung und fordern Sie den Mitarbeiter auf, zurückzuzahlen oder zu ersetzen, was er genommen hat.
  • Wenn es um Büro- und Kantinenbedarf geht, glauben Mitarbeiter manchmal, sie hätten das Recht, Artikel mit nach Hause zu nehmen. Daher müssen Sie den Mitarbeiter möglicherweise über die Unternehmensrichtlinien und -werte aufklären.
  • Wenn Sie dazu neigen, schlagen Sie vor, dass der Mitarbeiter in Zukunft vorher fragt, ob er etwas braucht. Vielleicht wären Sie bereit, einen Gehaltsvorschuss anzubieten, wenn sie Geld brauchen. Oder geben Sie ihnen Vorräte, wenn sie wirklich in Not sind. Aber nur, wenn sie vorher fragen.
  • Dokumentieren Sie die Aktion, z. B. in einer vertraulichen E-Mail oder einem Memo an den Mitarbeiter.

Wenn es sich um eine ernste Angelegenheit handelt (komplexer Unterschlagungsbetrug, hoher Dollarbetrag), lautet Ihre Antwort eher:

  • Dem Mitarbeiter fristlos kündigen.
  • Oder bitten Sie den Mitarbeiter, das Gebäude sofort auf unbezahlten Urlaub zu verlassen. Der Mitarbeiter sollte sämtliches Eigentum des Unternehmens zurücklassen, einschließlich Schlüssel, Laptop oder vom Unternehmen ausgegebenes Telefon oder Auto. Wenn Sie den Mitarbeiter beurlauben, haben Sie Zeit, sich mit Ihrem Anwalt zu beraten oder klar über die nächsten Schritte wie Kündigung und Anruf der Polizei nachzudenken.
  • Wenn Sie den Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nehmen, müssen Sie der Person durch eine Art Folgekommunikation offiziell kündigen. Das kann ein Brief oder ein anderes Treffen sein.

Wenn der Mitarbeiter einer Gewerkschaft angehört, befolgen Sie das Vertragsverfahren der Gewerkschaft.

Zugriff sperren

Stellen Sie sicher, dass Sie den Zugang zu allen Unternehmenssystemen, Daten, Räumlichkeiten und Finanzkonten für alle Personen, die Sie beurlauben, sofort sperren. Und natürlich auch, wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen.

Wenden Sie sich wegen Mitarbeiterdiebstahls an Ihren Anwalt

Ziehen Sie, insbesondere in schwerwiegenden Fällen, frühzeitig Ihren Rechtsanwalt zur Beratung hinzu. Ihr Anwalt kann Ihnen zeigen, wie Sie eine Untersuchung durchführen, Beweise sichern, wann Sie die Polizei rufen, wie Sie mit dem Mitarbeiter umgehen und wie Sie Dritte benachrichtigen.

Wenn Sie die Unterschlagung großer Geldsummen oder ein erhebliches Betrugsmuster vermuten, ist die Anrufung Ihres Anwalts unerlässlich! Wirtschaftskriminalität wie Scheckfälschung oder Betrugsmaschen können komplex sein. Unehrliche Mitarbeiter sind gut darin, ihre Spuren zu verwischen – manchmal über Jahre. Es kann einen geschulten forensischen Ermittler erfordern, um das volle Ausmaß eines Betrugs zu verfolgen.

Nicht nur das, schwere Veruntreuungen und Diebstähle lösen oft eine Kette rechtlicher Konsequenzen aus. Ihr kleines Unternehmen muss möglicherweise durch ein rechtliches Minenfeld rund um Mitarbeiterdiebstahl navigieren, einschließlich:

  • Versicherungsansprüche bei Diebstahl:

    Eine Kriminalversicherung kann Verluste durch Mitarbeiterdiebstahl abdecken, und Sie müssen einen Anspruch geltend machen. Ihr Anwalt kann Ihnen helfen, Ihre Ansprüche geltend zu machen. Hinweis: Standard-Geschäftsversicherungen decken in der Regel keine Verluste durch Mitarbeiterbetrug ab. Sie brauchen eine spezielle Police.

  • Dritte, die haftbar gemacht werden können:

    Dritte wie Banken können für Verluste durch Mitarbeiterdiebstahl haftbar gemacht werden. Sie sollten sie darauf aufmerksam machen. Aber pass auf, was du sagst. Dritte werden jeden Grund nutzen, um nicht zu zahlen, einschließlich beiläufiger Kommentare, die als Eingeständnisse gegen Ihre Interessen ausgelegt werden könnten.

  • Regierungsbehörden:

    Sie könnten durch unbezahlte Steuergelder gefährdet sein, die ein unehrlicher Mitarbeiter ohne Ihr Wissen unterschlagen hat. Möglicherweise müssen Sie sich vor IRS-Beschlagnahmen, Pfandrechten und anderen Maßnahmen schützen, die Ihre Kreditwürdigkeit ruinieren und Ihr Geschäft ruinieren könnten.

  • Klagen von Mitarbeitern:

    Mitarbeiter können Sie wegen Verleumdung oder unrechtmäßiger Kündigung verklagen, wenn die Beweise schwach sind oder Sie die Ermittlungen verpfuschen.

Je schwerwiegender der Mitarbeiterdiebstahl ist, desto wichtiger ist es, frühzeitig anwaltlichen Rat einzuholen.

Anzeige wegen Unterschlagung bei der Polizei

Viele Arbeitgeber, insbesondere kleine Unternehmen, melden Unterschlagungsbetrug und Mitarbeiterdiebstahl nicht. Aber das ist ein Fehler.

Wenn Sie über ein paar fehlende Vorräte im Wert von 20 Dollar sprechen, rechtfertigt es nicht, die Strafverfolgungsbehörden hinzuzuziehen.

Sie sollten jedoch alle Fälle von schwerwiegender Unterschlagung und Mitarbeiterdiebstahl mit hohem Wert der Polizei melden. Dies hat mehrere Gründe:

  • Es kann die einzige Möglichkeit sein, eine Rückerstattung zu erhalten.
  • Ihre anderen Mitarbeiter müssen wissen, dass Sie Diebstahl ernst nehmen. Sie wollen nicht, dass irgendjemand davon ausgeht, dass er damit durchkommt.
  • Wenn Sie eine Versicherung haben, gegen die Sie Ansprüche geltend machen können, oder vorhaben, eine andere Partei wie eine Bank zur Verantwortung zu ziehen, müssen Sie Anklage erheben.
  • Sie möchten nicht, dass der Veruntreuer zu einem ahnungslosen zukünftigen Arbeitgeber wechselt, weil es keine öffentlichen Aufzeichnungen gibt.
  • Eine gründliche Untersuchung kann dabei helfen aufzudecken, wie ein Betrugsschema aufgetreten ist. Dies kann Ihnen helfen, Maßnahmen zu ergreifen, um ähnliche Verluste in der Zukunft zu vermeiden.

Warten Sie nicht!

Je schneller Sie handeln, desto besser können Sie Ihr Unternehmen vor Diebstahl schützen. Und desto schneller reduzieren Sie Ihre Verluste. Außerdem kann Diebstahl am Arbeitsplatz ein Unternehmen in unglaubliche Turbulenzen stürzen und Sie als Eigentümer unter Druck setzen. Verzögerung verlängert den Schmerz.

Setzen Sie Kontrollsysteme ein

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, ist sicherzustellen, dass dasselbe nicht noch einmal passiert.

Ändern Sie interne Verfahren, um den Zugriff zu minimieren und Versuchungen zu vermeiden. Setzen Sie Checks and Balances ein. Wenn zum Beispiel Ausrüstung oder Inventar fehlt, sollten Sie besser Software verwenden, um Artikel zu verfolgen. Verwenden Sie Überwachungskameras, um die Sicherheit zu erhöhen.

Außerdem ist eine Funktionstrennung erforderlich. Lassen Sie niemals zu, dass ein Mitarbeiter ohne Aufsicht die vollständige Kontrolle über Gelder hat. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter mit der Bearbeitung von Transaktionen und einen anderen mit der Abstimmung des Bankkontos und der Buchhaltung. Oder führen Sie eine der Funktionen selbst aus, wenn Ihre Organisation klein ist.

Wenn Sie angemessene Checks and Balances einrichten, begrenzen Sie die Gelegenheit für Versuchungen und den Zugang, um Schaden anzurichten.

Geben Sie den Ton an der Spitze an

Schaffen Sie eine Kultur der Verantwortlichkeit, Ehrlichkeit und Genügsamkeit. Das fängt ganz oben an.

Einige kleine Unternehmen werden mit laxen Prozessen geführt. Der Besitzer stellt unabsichtlich eine Petrischale zum Diebstahl her.

Führen Sie Ihr Unternehmen stattdessen wie eine straffe Maschine.

Behandeln Sie Bankkonten und Buchhaltungssysteme mit Disziplin. Halten Sie zum Beispiel die Bücher auf dem neuesten Stand und ausgeglichen – einen externen Buchhalter zu haben, der die Bücher jeden Monat „abschließt“, ist eine gute Kontrolle. Stellen Sie für private Einkäufe keine Schecks auf Geschäftsbankkonten aus (selbst wenn es sich um Ihr Unternehmen handelt!). Bestehen Sie auf regelmäßigen Finanzberichten und überprüfen Sie diese persönlich im Detail.

Fügen Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch Richtlinien zur Notwendigkeit hinzu, selbst den Anschein eines Interessenkonflikts zu vermeiden. Auch wenn dies Betrug nicht verhindern kann, kann es andere ermutigen, sich früher zu melden, wenn sie etwas sehen.

Sprechen Sie in Teambesprechungen das Thema Sparsamkeit an. Betonen Sie das Vertrauen, das Sie den Mitarbeitern entgegenbringen, um die Ressourcen des Unternehmens zu schonen.

Finden Sie jemanden zum Reden

Nicht zuletzt kümmern Sie sich um sich selbst. Geht es bei der Unterschlagung um große Summen, werden Sie verärgert und vielleicht geschockt sein. Es kann sein, dass Sie eine Mischung aus Emotionen haben.

Versuchen Sie, Ihre Reaktion zu kontrollieren, nicht nur gegenüber dem schuldigen Mitarbeiter, sondern gegenüber allen anderen im Unternehmen. Die Mitarbeiter verlassen sich darauf, dass Sie so ruhig und gesammelt wie möglich bleiben und nicht emotional zusammenbrechen. Dies ist ein weiterer Grund, die Situation mit Ihrem Anwalt zu besprechen. Es verschafft Ihnen Zeit, sich abzukühlen. Das Gespräch mit einem erfahrenen Berater wird Ihnen helfen, Ihre Optionen mit einem klaren Kopf zu sortieren.

Finden Sie einen Freund oder sprechen Sie mit Ihrem Ehepartner. Vielleicht möchten Sie auch mit einem spirituellen Berater oder Mentor sprechen. Oder Sie könnten beten, um mit einem höheren Wesen zu sprechen.

Veruntreuung und Mitarbeiterdiebstahl sind nie leicht zu konfrontieren und zu bewältigen. Aber das Überleben Ihres Unternehmens und der Lebensunterhalt Ihrer anderen Mitarbeiter kann von den schwierigen Entscheidungen abhängen, die Sie treffen.

Viel Glück!

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Alle Antworten auf Leserfragen stammen vom Small Business Trends Editorial Board mit mehr als 50 Jahren kombinierter Geschäftserfahrung. Wenn Sie eine Frage stellen möchten, senden Sie sie bitte hier .

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