我如何处理贪污和员工盗窃？
已发表: 2019-09-13
乔治亚州的一位读者问道：
“我怀疑我的一名员工正在从我的公司偷东西。 这是我认识和信任超过 10 年的人。 她有一个家庭，我去过她家很多次烧烤和生日聚会。 我对这种情况感到恶心。 我应该怎么做这个员工盗窃？ 我要报警吗？ 面对她？ 给她辞职的机会？”
– 来自佐治亚州亚特兰大的 Aaron W.
亚伦，你没有说这个人偷了什么或涉及的金额。 我们有一些处理贪污和员工盗窃问题的经验。 因此，我们将根据各种情况提供一些指导并解释如何处理它。
员工的每一次盗窃都需要某种形式的回应。 如果不加以控制，即使是很小的员工盗窃事件也可能会变得更糟。 它成为一种习惯。 而且它可能具有传染性，这意味着其他员工变得胆大妄为，认为他们也可以逃脱盗窃。 他们可能会认为你不注意——或者你根本不在乎。
也就是说，您如何应对取决于盗窃的严重程度以及您有多少证据。
如何处理贪污和员工盗窃
收集事实
第一步始终是整理事实。 你需要的是证据。 好的证据可能包括在安全摄像头上捕捉员工偷钱。
然而，大多数时候证据不会那么清楚。 您可能需要收集文件、从银行获得已取消的支票或检查会计记录。 调查员工盗窃的一个重要部分是询问个人他们可能知道的事情。
在调查阶段，问——不要指责。
因为如果你错了怎么办？ 如果您诬告员工盗窃，您将不可挽回地损害雇主与雇员的关系。 你可以通过诬告对某人的职业造成真正的损害。
将员工一一召集到您的办公室进行保密面谈。
以下是如何处理员工盗窃面试的两个示例。 向员工询问有关情况的问题。 像下面这样开始：
- “我发现这个月收银机少了 200 美元。 你知道发生了什么事吗，苏西？”
- “我们的很多物资都不见了。 在过去的两个月中，我们使用的咖啡 K-pod 数量是我们通常使用的 20 倍。 你知道吗，苏西？”
你接下来做什么取决于员工的反应。 观察面部表情和肢体语言。 看看他们怎么说。
员工可能对您正在调查的任何事情都有合理的解释。 例如，也许她将某物从一个地方搬到另一个地方。 或者，也许她创建了不同的数据条目来解释资金在哪里，而没有告诉你。 这就是为什么你应该在指责之前先问清楚。 并对回应持开放态度。
她也可能会提供某种借口，你必须权衡一下。
如果员工承认或您有确凿的证据
以我的经验，有罪的员工经常在被问到时承认盗窃——没有太大的压力。 就好像他们感到了巨大的压力。 他们松了一口气，一切都结束了。
因此，假设员工承认贪污或盗窃。
或者你在调查中已经到了有确凿证据的地步。
现在是时候转向面对员工并采取行动了。
以纪律处分对抗员工
根据员工盗窃的严重性和性质，您可以在保密会议中采取以下一项或多项行动。
如果是相对轻微的员工盗窃，您可能会：
- 表达你的失望和你的信任被侵犯了。
- 给予严厉警告并要求员工偿还或更换他们拿走的东西。
- 当谈到办公室和食堂用品时，员工有时认为他们有权将物品带回家。 因此，您可能需要对员工进行有关公司政策和价值观的教育。
- 如果您愿意，建议将来员工提前询问他们是否需要某些东西。 如果他们需要资金，也许你愿意提供预支工资。 或者如果他们真的需要，就给他们补给。 但前提是他们先问。
- 记录操作，例如在给员工的机密电子邮件或备忘录中。
如果这是一个严重的问题（复杂的挪用公款欺诈计划、高额金额），您的反应更有可能是：
- 当场解雇员工。
- 或者要求员工在无薪假期间立即离开大楼。 员工应留下所有公司财产，包括钥匙、笔记本电脑或公司发行的电话或汽车。 让员工休假将使您有时间咨询您的律师或清楚地考虑后续步骤，例如解雇和报警。
- 如果您让员工休无薪假，您将不得不通过某种后续沟通正式终止此人。 这可能是一封信或另一次会议。
如果员工属于工会，请遵循工会的合同流程。
切断访问
请务必立即切断您安排休假的任何人对所有公司系统、数据、场所和财务账户的访问。 如果您解雇员工，当然也要这样做。
就员工盗窃问题联系您的律师
尽早让您的律师寻求建议，尤其是在严重的情况下。 您的律师可以指导您如何进行调查、如何保存证据、何时报警、如何处理员工以及如何通知第三方。
如果您怀疑挪用了大笔资金或存在重大欺诈行为，打电话给您的律师是必不可少的！ 支票伪造或欺诈计划等白领犯罪可能很复杂。 不诚实的员工善于掩盖自己的踪迹——有时会持续数年。 可能需要训练有素的法医调查员来追踪欺诈的全部范围。
不仅如此，严重的贪污和盗窃往往会引发一系列法律后果。 您的小型企业可能需要绕过员工盗窃的法律雷区，包括：
盗窃保险理赔：
犯罪保险单可能涵盖员工盗窃损失，您需要提出索赔。 您的律师可以帮助保护您的索赔权。 注意：标准商业保险政策通常不涵盖员工欺诈造成的损失。 你需要一个特殊的政策。
可能承担责任的第三方：
银行等第三方可能会对员工盗窃损失负责。 你应该通知他们。 但要小心你说的话。 第三方将抓住任何不付款的理由，包括可能被解释为承认违背您利益的随意评论。
政府机关：
您可能会因不诚实的员工在您不知情的情况下盗用未缴税款而处于危险之中。 您可能需要防止 IRS 扣押、留置权和其他可能破坏您的信用评分并破坏您的业务的行为。
员工诉讼：
如果证据薄弱或您搞砸了调查，员工可能会以诽谤或不当解雇为由起诉您。
员工盗窃越严重，及早寻求法律顾问就越重要。
向警方报告挪用公款
许多雇主，尤其是小企业，不会报告贪污欺诈和员工盗窃。 但这是一个错误。
如果您说的是一些价值 20 美元的丢失用品，则不值得召集执法部门。
但是，您应该向警方报告所有涉及高价值的严重挪用公款和员工盗窃事件。 这有几个原因：
- 这可能是获得赔偿的唯一途径。
- 您的其他员工需要知道您认真对待盗窃。 你不希望其他人认为他们可以侥幸逃脱。
- 如果您有保险可以提出索赔，或计划试图追究另一方（例如银行）的责任，您将需要提出指控。
- 您不希望挪用公款的人转到某个毫无戒心的未来雇主，因为没有公开记录。
- 彻底调查可能有助于揭示欺诈计划是如何发生的。 这可以帮助您采取措施避免将来发生类似的损失。
不要等待！
您行动得越快，就能更好地保护您的企业免遭盗窃。 而且你减少损失的速度越快。 此外，工作场所盗窃会使企业陷入令人难以置信的动荡，并对作为所有者的您施加巨大压力。 延迟会延长痛苦。
安装控制系统
您可以做的最重要的事情之一就是确保不再发生同样的事情。
更改内部程序以尽量减少访问并避免诱惑。 建立制衡机制。 例如，如果设备或库存丢失，请更好地使用软件来跟踪物品。 使用安全摄像头加强安全。
此外，要求功能分离。 绝不允许一名员工在没有监督的情况下完全控制资金。 指派一名员工处理交易，另一名员工核对银行账户并进行会计分录。 或者，如果您的组织规模较小，您可以自己执行其中一项功能。
当您进行适当的制衡时，您就会限制诱惑和伤害的机会。
在顶部设置基调
营造负责任、诚实和节俭的文化。 这从顶部开始。
一些小型企业的运营流程松散。 主人无意中创造了一个用于盗窃的培养皿。
取而代之的是，像一台紧凑的机器一样经营您的业务。
以纪律对待银行账户和会计系统。 例如，让账簿保持最新和平衡——每月让外部会计师“关闭”账簿是一种很好的控制。 不要针对个人购买的商业银行账户开支票（即使是您的公司！）。 坚持定期财务报告，并亲自详细审阅。
在您的员工手册中，添加关于需要避免甚至出现利益冲突的指导方针。 虽然这可能无法防止欺诈，但它可能会鼓励其他人在看到某些东西时更快地站出来。
在团队会议中提出了节俭的话题。 强调您对员工的信任，以节省公司资源。
找人聊天
最后但同样重要的是，照顾好自己。 如果挪用公款涉及大笔款项，您会心烦意乱，甚至可能会感到震惊。 你可能有各种各样的情绪在翻腾。
试着控制你的反应，不仅仅是对有罪的员工，而是对企业中的其他人。 员工希望你尽可能保持冷静和镇定，不要情绪崩溃。 这是与您的律师讨论情况的另一个原因。 它可以让你有时间冷静下来。 与经验丰富的顾问交谈将帮助您以冷静的头脑理清您的选择。
找一个朋友或与你的配偶交谈。 您可能还想与精神顾问或导师交谈。 或者你可以祈祷作为与更高存在交谈的一种形式。
贪污和员工盗窃从来都不容易面对和处理。 但您的企业生存和其他员工的生计可能取决于您做出的艰难决定。
祝你好运！
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