¿Cómo manejo la malversación de fondos y el robo de empleados?

• Exprese su decepción y que su confianza ha sido violada.
• Dé una advertencia severa y pídale al empleado que devuelva o reemplace lo que tomó.
• Cuando se trata de suministros de oficina y cafetería, los empleados a veces piensan que tienen derecho a llevárselos a casa. Por lo tanto, es posible que deba educar al empleado sobre las políticas y los valores de la empresa.
• Si así lo desea, sugiera que en el futuro el empleado pregunte directamente si necesita algo. Tal vez estaría dispuesto a ofrecer un adelanto de salario si necesitan fondos. O bríndeles suministros si realmente los necesitan. Pero solo si preguntan primero.
• Documente la acción, por ejemplo, en un correo electrónico confidencial o una nota para el empleado.

Si se trata de un asunto serio (esquema de fraude de malversación de fondos complejo, monto alto en dólares), es más probable que su respuesta sea:

• Terminar al empleado en el acto.
• O pídale al empleado que abandone el edificio inmediatamente con una licencia sin goce de sueldo. El empleado debe dejar atrás todos los bienes de la empresa, incluidas las llaves, la computadora portátil o el teléfono o automóvil proporcionado por la empresa. Poner al empleado en licencia le dará tiempo para consultar con su abogado o pensar claramente sobre los próximos pasos, como el despido y llamar a la policía.
• Si pone al empleado en licencia sin goce de sueldo, tendrá que despedirlo oficialmente a través de algún tipo de comunicación de seguimiento. Esto podría ser una carta u otra reunión.

Si el empleado pertenece a un sindicato, siga el proceso de contratación del sindicato.

Acceso cortado

Asegúrese de cortar de inmediato el acceso a todos los sistemas, datos, instalaciones y cuentas financieras de la empresa a cualquier persona a la que dé de baja. Y, por supuesto, haz lo mismo si despides a un empleado.

Comuníquese con su abogado sobre el robo de empleados

Involucre a su abogado desde el principio para obtener asesoramiento, especialmente en casos graves. Su abogado puede guiarlo sobre cómo llevar a cabo una investigación, cómo preservar la evidencia, cuándo llamar a la policía, cómo manejar al empleado y cómo notificar a terceros.

Si sospecha malversación de grandes sumas de dinero o un patrón significativo de fraude, ¡llamar a su abogado es esencial! Los delitos de cuello blanco, como la falsificación de cheques o los esquemas de fraude, pueden ser complejos. Los empleados deshonestos se vuelven buenos para cubrir sus huellas, a veces durante años. Puede ser necesario un investigador forense capacitado para rastrear el alcance completo de un fraude.

No solo eso, sino que las malversaciones y los robos graves a menudo desencadenan una cadena de ramificaciones legales. Es posible que su pequeña empresa deba navegar por un campo minado legal en torno al robo de empleados, que incluye:

• Reclamaciones de seguros por robo:

  Una póliza de seguro contra delitos puede cubrir las pérdidas por robo de empleados, y deberá presentar un reclamo. Su abogado puede ayudarlo a proteger sus derechos de reclamación. Nota: las pólizas de seguro comercial estándar generalmente no cubren pérdidas por fraude de empleados. Necesitas una póliza especial.

• Terceros que pueden ser responsables:

  Los terceros, como los bancos, pueden ser responsables de las pérdidas por robo de empleados. Deberías ponerlos en aviso. Pero ten cuidado con lo que dices. Los terceros aprovecharán cualquier motivo para no pagar, incluidos los comentarios casuales que podrían interpretarse como admisiones en contra de sus intereses.

• Autoridades gubernamentales:

  Usted puede estar en peligro por dinero de impuestos no pagados que un empleado deshonesto malversó sin que usted lo supiera. Es posible que deba protegerse contra las incautaciones, gravámenes y otras acciones del IRS que podrían arruinar su puntaje de crédito y hundir su negocio.

• Demandas de empleados:

  Los empleados pueden demandarlo por difamación o despido injustificado si la evidencia es débil o si estropea la investigación.

Cuanto más grave sea el robo por parte de un empleado, más crucial es buscar asesoramiento legal a tiempo.

Denuncie el desfalco a la policía

Muchos empleadores, especialmente las pequeñas empresas, no denuncian el fraude por malversación de fondos ni el robo por parte de los empleados. Pero eso es un error.

Si está hablando de algunos suministros faltantes por valor de $ 20, no justifica llamar a la policía.

Sin embargo, debe informar a la policía todas las situaciones graves de malversación de fondos y robo de empleados que involucren un valor elevado. Esto es por varias razones:

• Puede ser la única forma de obtener restitución.
• Tus otros empleados necesitan saber que te tomas el robo en serio. No querrás que nadie más asuma que puede salirse con la suya.
• Si tiene un seguro contra el cual presentar un reclamo, o planea tratar de responsabilizar a otra parte, como un banco, deberá presentar cargos.
• No desea que el malversador pase a un futuro empleador desprevenido porque no hay un registro público.
• Una investigación exhaustiva puede ayudar a revelar cómo ocurrió un esquema de fraude. Esto puede ayudarlo a tomar medidas para evitar pérdidas similares en el futuro.

¡No espere!

Cuanto más rápido actúe, mejor podrá proteger su negocio de los robos. Y cuanto más rápido corte sus pérdidas. Además, el robo en el lugar de trabajo puede llevar a un negocio a un caos increíble y ejercer una presión aplastante sobre usted como propietario. La demora prolonga el dolor.

Ponga los sistemas de control en su lugar

Una de las cosas más importantes que puede hacer es asegurarse de que no vuelva a suceder lo mismo.

Cambie los procedimientos internos para minimizar el acceso y evitar la tentación. Poner controles y equilibrios en su lugar. Por ejemplo, si faltan equipos o inventario, haga un mejor trabajo usando software para rastrear artículos. Utilice cámaras de seguridad para reforzar la seguridad.

Además, exigir la separación de funciones. Nunca permita que un empleado tenga control total sobre los fondos sin supervisión. Asigne un empleado para procesar transacciones y otro para conciliar la cuenta bancaria y hacer asientos contables. O haga una de las funciones usted mismo si su organización es pequeña.

Cuando pone controles y equilibrios adecuados, limita la oportunidad de la tentación y el acceso para hacer daño.

Establecer el tono en la parte superior

Crear una cultura de responsabilidad, honestidad y frugalidad. Esto comienza en la parte superior.

Algunas pequeñas empresas se ejecutan con procesos laxos. El propietario, sin saberlo, crea una placa de Petri por robo.

En su lugar, dirija su negocio como una máquina apretada.

Trate las cuentas bancarias y los sistemas contables con disciplina. Por ejemplo, mantenga los libros al día y equilibrados: hacer que un contador externo “cierre” los libros cada mes es un buen control. No escriba cheques contra cuentas bancarias comerciales para compras personales (¡incluso si es su empresa!). Insista en informes financieros regulares y revíselos personalmente en detalle.

En su manual del empleado, agregue pautas sobre la necesidad de evitar incluso la apariencia de un conflicto de intereses. Si bien esto puede no prevenir el fraude, puede alentar a otros a dar un paso adelante antes si ven algo.

En las reuniones de equipo, plantee el tema de ser frugal. Enfatice la confianza que está depositando en los empleados para conservar los recursos de la empresa.

Encuentra a alguien con quien hablar

Por último, pero no menos importante, cuídate. Si el desfalco involucra grandes sumas de dinero, estará molesto y tal vez en estado de shock. Es posible que tenga una mezcla de emociones a su alrededor.

Trate de controlar su reacción, no solo hacia el empleado culpable sino hacia todos los demás en el negocio. Los empleados dependen de usted para que esté lo más tranquilo y sereno posible, y no se desmorone emocionalmente. Esta es otra razón para discutir la situación con su abogado. Te da tiempo para refrescarte. Hablar con un asesor calificado lo ayudará a clasificar sus opciones con sensatez.

Encuentre un amigo o hable con su cónyuge. También es posible que desee hablar con un asesor espiritual o un mentor. O puede rezar como una forma de hablar con un ser superior.

La malversación de fondos y el robo por parte de los empleados nunca son fáciles de enfrentar y tratar. Pero la supervivencia de su negocio y el sustento de sus otros empleados pueden depender de las decisiones difíciles que tome.

¡Buena suerte!

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Todas las respuestas a las preguntas de los lectores provienen del Consejo editorial de Small Business Trends, con más de 50 años de experiencia comercial combinada. Si desea enviar una pregunta, envíela aquí .

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