Cum mă descurc cu delapidarea și furtul angajaților?

Publicat: 2019-09-13

Un cititor din Georgia întreabă:

„Bănuiesc că unul dintre angajații mei fură din compania mea. Acesta este cineva în care îl cunosc și în care am încredere de peste 10 ani. Ea are o familie și am fost la ea acasă de multe ori pentru grătare și petreceri aniversare. Sunt bolnav de această situație. Ce ar trebui să fac cu acest furt de angajat? Sun la poliție? Să o confrunți? Să-i dai șansa să-și dea demisia?”

– Aaron W. din Atlanta, Georgia

Aaron, nu ai spus ce fura persoana respectivă sau suma implicată. Avem ceva experiență în gestionarea problemelor legate de delapidare și furtul angajaților . Așa că vom oferi câteva îndrumări bazate pe diverse circumstanțe și vom explica cum să le gestionăm.

Fiecare furt de către un angajat necesită un fel de răspuns. Lăsat necontrolat, chiar și un mic caz de furt al angajaților se poate agrava. Devine un obicei. Și poate deveni contagioasă, ceea ce înseamnă că alți angajați devin încurajați, gândindu-se că pot scăpa și de furt. Ei pot presupune că nu acordați atenție - sau că pur și simplu nu vă pasă.

Acestea fiind spuse, modul în care răspundeți depinde de gravitatea furtului și de câte dovezi aveți.

Cum să gestionați delapidarea și furtul angajaților

Aduna faptele

Primul pas este întotdeauna să puneți în ordine faptele. Ceea ce ai nevoie este o dovadă. Dovada bună ar putea consta în a surprinde un angajat cu o cameră de securitate furând bani.

Cu toate acestea, de cele mai multe ori dovezile nu vor fi atât de clare. Este posibil să fii nevoit să aduni documente, să obții cecuri anulate de la banca ta sau să examinezi înregistrările contabile. O parte importantă a investigației furtului angajaților este de a chestiona indivizii pentru ceea ce ar putea ști.

În etapa de investigare, întreabă — nu acuza.

Pentru că dacă te înșeli? Dacă acuzați în mod fals un angajat de furt, veți prejudicia iremediabil relația angajator-angajat. Și ai putea face un rău real carierei cuiva cu o acuzație falsă.

Apelați angajații în biroul dvs. unul câte unul pentru interviuri confidențiale.

Iată două exemple despre cum să gestionați un interviu de furt de angajat. Puneți întrebări angajatului despre situație. Începeți astfel:

„Am descoperit că casa de marcat era scurtă cu 200 de dolari luna aceasta. Ai idee ce se poate întâmpla, Susie?
„Multe dintre proviziile noastre au dispărut. În ultimele două luni am trecut prin de 20 de ori cantitatea de cafea K-pods pe care o folosim în mod normal. Știi ceva despre asta, Susie?

Ceea ce faci în continuare depinde de răspunsul angajatului. Urmăriți expresiile faciale și limbajul corpului. Și vezi ce spun ei.

Angajatul poate avea doar o explicație legitimă pentru orice investigați. De exemplu, poate că a mutat ceva dintr-un loc în altul. Sau poate ea a creat diferite intrări de date care explică unde sunt fondurile, fără să vă spună. De aceea ar trebui să întrebi înainte de a acuza. Și fii deschis la răspuns.

Ar putea oferi și un fel de scuză, pe care va trebui să o cântăriți.

Dacă angajatul recunoaște sau aveți dovezi solide

Din experiența mea, angajații vinovați recunosc adesea că au furat atunci când sunt interogați – fără prea multă presiune. Parcă simt un stres extraordinar. Sunt uşuraţi că s-a terminat.

Deci, să presupunem că angajatul recunoaște delapidarea sau furtul.

Sau ai ajuns în punctul anchetei în care ai dovezi solide.

Acum este timpul să trecem la confruntarea cu angajatul și la acțiune.

Confruntați angajatul cu acțiuni disciplinare

În funcție de gravitatea și natura furtului angajatului, puteți întreprinde una sau mai multe dintre următoarele acțiuni într-o întâlnire confidențială.

Dacă este un furt relativ minor de angajat, ați putea:

Exprimă-ți dezamăgirea și că ți-a fost încălcată încrederea.
Dați un avertisment sever și cereți angajatului să ramburseze sau să înlocuiască ceea ce a luat.
Când vine vorba de rechizite pentru birou și cantine, angajații cred uneori că au dreptul să ia articole acasă. Așadar, poate fi necesar să educați angajatul despre politicile și valorile companiei.
Dacă sunteți atât de înclinat, sugerați ca pe viitor angajatul să întrebe din față dacă are nevoie de ceva. Poate că ați fi dispus să oferiți un avans de salariu dacă au nevoie de fonduri. Sau dă-le provizii dacă au cu adevărat nevoie. Dar numai dacă ei întreabă mai întâi.
Documentați acțiunea, cum ar fi într-un e-mail confidențial sau o notă către angajat.

Dacă este o problemă serioasă (schemă complexă de fraudă prin delapidare, sumă mare în dolari), este mai probabil ca răspunsul dvs. să fie:

Concedați angajatul pe loc.
Sau cereți angajatului să părăsească imediat clădirea în concediu fără plată. Angajatul trebuie să lase în urmă toate proprietățile companiei, inclusiv cheile, laptopul sau telefonul sau mașina emise de companie. Punerea angajatului în concediu vă va oferi timp să vă consultați cu avocatul dumneavoastră sau să vă gândiți clar la următorii pași, cum ar fi rezilierea și apelarea poliției.
Dacă puneți angajatul în concediu fără plată, va trebui să încetați oficial persoana respectivă printr-un fel de comunicare ulterioară. Aceasta poate fi o scrisoare sau o altă întâlnire.

Dacă angajatul aparține unui sindicat, urmați procesul contractual al sindicatului.

Întrerupeți accesul

Asigurați-vă că întrerupeți imediat accesul la toate sistemele companiei, datele, sediile și conturile financiare pentru orice persoană pe care o plasați în concediu. Și, bineînțeles, faceți același lucru dacă concediați un angajat.

Contactați-vă avocatul despre furtul angajaților

Implicați-vă avocatul devreme pentru sfaturi, mai ales în cazuri grave. Avocatul dumneavoastră vă poate îndruma cu privire la modul de desfășurare a unei investigații, cum să păstrați probele, când să suni la poliție, cum să gestionezi angajatul și cum să anunți terții.

Dacă bănuiți deturnarea unor sume mari de bani sau un model semnificativ de fraudă, este esențial să vă adresați avocatului! Infracțiunile cu guler alb, cum ar fi falsificarea de cecuri sau schemele de fraudă, pot fi complexe. Angajații necinstiți se pricep la a-și acoperi urmele – uneori de ani de zile. Este nevoie de un investigator criminalistic instruit pentru a urmări întregul scop al unei fraude.

Nu numai atât, dar deturnările și furturile grave declanșează adesea un lanț de ramificații legale. Mica dvs. afacere poate avea nevoie să navigheze într-un câmp minat legal în jurul furtului angajaților, inclusiv:

Cereri de asigurare pentru furt:
O poliță de asigurare împotriva criminalității poate acoperi pierderile de furt ale angajaților și va trebui să depuneți o reclamație. Avocatul dumneavoastră vă poate ajuta să vă protejați drepturile de revendicare. Notă: polițele standard de asigurare de afaceri nu acoperă de obicei pierderile din frauda angajaților. Ai nevoie de o politică specială.
Terții care pot fi răspunzători:
Părțile terțe, cum ar fi băncile, pot fi răspunzătoare pentru pierderile furtului angajaților. Ar trebui să le anunțați. Dar ai grijă ce spui. Terții vor profita de orice motiv pentru a nu plăti, inclusiv de comentarii ocazionale care ar putea fi interpretate ca admiteri împotriva intereselor dumneavoastră.
Autoritati guvernamentale:
Este posibil să fiți în pericol din cauza banilor fiscale neplătiți pe care un angajat necinstit i-a deturnat fără să știți. Este posibil să trebuiască să vă protejați împotriva confiscărilor IRS, a garanțiilor și a altor acțiuni care v-ar putea distruge scorul de credit și vă pot distruge afacerea.
Procese ale angajaților:
Angajații vă pot da în judecată pentru defăimare sau desființare abuzivă dacă dovezile sunt slabe sau dacă încurcați ancheta.

Cu cât furtul angajatului este mai grav, cu atât este mai important să solicitați un consilier juridic din timp.

Raportați delapidarea la poliție

Mulți angajatori, în special întreprinderile mici, nu raportează frauda prin delapidare și furtul angajaților. Dar asta este o greșeală.

Dacă vorbești despre câteva provizii lipsă în valoare de 20 USD, nu justifică apelarea la forțele de ordine.

Cu toate acestea, ar trebui să raportați poliției toate situațiile grave de delapidare și furt de angajați care implică o valoare mare. Aceasta din mai multe motive:

Poate fi singura modalitate de a obține restituire.
Ceilalți angajați ai tăi trebuie să știe că iei furtul în serios. Nu vrei ca altcineva să presupună că poate scăpa de asta.
Dacă aveți o asigurare împotriva căreia să faceți o reclamație sau intenționați să încercați să trageți responsabilă o altă parte, cum ar fi o bancă, va trebui să depuneți plângere.
Nu vrei ca delapidatorul să treacă la un viitor angajator nebănuit, pentru că nu există niciun dosar public.
O investigație amănunțită poate ajuta la dezvăluirea modului în care a avut loc o schemă de fraudă. Acest lucru vă poate ajuta să luați măsuri pentru a evita pierderi similare în viitor.

Nu așteptați!

Cu cât acționați mai repede, cu atât mai bine vă puteți proteja afacerea de furt. Și cu cât îți tai mai repede pierderile. În plus, furtul la locul de muncă poate arunca o afacere într-o tulburare incredibilă și poate pune o presiune zdrobitoare asupra ta, ca proprietar. Întârzierea prelungește durerea.

Puneți sisteme de control la locul lor

Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face este să vă asigurați că același lucru nu se va mai întâmpla.

Schimbați procedurile interne pentru a minimiza accesul și pentru a evita tentația. Pune controale și echilibru în loc. De exemplu, dacă echipamentul sau inventarul lipsesc, faceți o treabă mai bună folosind software-ul pentru a urmări articolele. Utilizați camere de securitate pentru a întări securitatea.

De asemenea, necesită separarea funcțiilor. Nu permiteți niciodată unui angajat să aibă control complet asupra fondurilor fără supraveghere. Atribuiți un angajat să proceseze tranzacțiile și altul să reconcilieze contul bancar și să facă înregistrări contabile. Sau faceți singur una dintre funcții dacă organizația dvs. este mică.

Când puneți controale și echilibru adecvate, limitați șansa de tentație și accesul de a face rău.

Setați tonul în partea de sus

Creați o cultură de responsabilitate, onestitate și cumpătare. Aceasta începe de sus.

Unele întreprinderi mici sunt conduse cu procese laxe. Proprietarul creează fără să vrea o cutie Petri pentru furt.

În schimb, conduce-ți afacerea ca pe o mașină strânsă.

Tratați conturile bancare și sistemele de contabilitate cu disciplină. De exemplu, păstrați registrele la zi și echilibrate - un contabil extern care „închide” registrele în fiecare lună este un bun control. Nu scrie cecuri împotriva conturilor bancare de afaceri pentru achiziții personale (chiar dacă este compania ta!). Insistați asupra rapoartelor financiare regulate și revizuiți-le personal în detaliu.

În manualul angajatului, adăugați îndrumări despre necesitatea de a evita chiar și apariția unui conflict de interese. Deși acest lucru poate să nu prevină frauda, îi poate încuraja pe alții să facă un pas înainte mai devreme dacă văd ceva.

În întâlnirile de echipă, aduceți în discuție subiectul a fi cumpătat. Subliniați încrederea pe care o acordați angajaților pentru a conserva resursele companiei.

Găsiți pe cineva cu care să vorbiți

Nu în ultimul rând, ai grijă de tine. Dacă delapidarea implică sume mari, vei fi supărat și poate în stare de șoc. S-ar putea să aveți un amestec de emoții în jur.

Încercați să vă controlați reacția, nu doar față de angajatul vinovat, ci și față de toți ceilalți din afacere. Angajații depind de tine pentru a fi cât mai calmi și liniștiți posibil și pentru a nu se destrama din punct de vedere emoțional. Acesta este un alt motiv pentru a discuta situația cu avocatul dumneavoastră. Îți câștigă timp să te răcori. Discuția cu un consilier calificat te va ajuta să-ți rezolvi opțiunile cu un cap de nivel.

Găsește-ți un prieten sau vorbește cu soțul tău. De asemenea, ați putea dori să discutați cu un consilier spiritual sau un mentor. Sau s-ar putea să te rogi ca o formă de a vorbi cu o ființă superioară.

Deturnarea și furtul angajaților nu sunt niciodată ușor de înfruntat și de tratat. Dar supraviețuirea afacerii tale și mijloacele de trai ale celorlalți angajați pot depinde de deciziile grele pe care le iei.

Noroc!

Obțineți mai multe sfaturi de angajare.

Toate răspunsurile la întrebările cititorilor vin de la Consiliul de redacție Small Business Trends, cu peste 50 de ani de experiență în afaceri combinată. Dacă doriți să trimiteți o întrebare, vă rugăm să o trimiteți aici .

Imagine: Depositphotos.com