คำแนะนำทีละขั้นตอนในการจัดกิจกรรมไฮบริดของคุณเอง

การจัดงานแบบไฮบริดอาจดูน่ากลัว แต่ด้วยการวางแผนและการดำเนินการอย่างรอบคอบ อาจเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับทั้งคุณและผู้เข้าร่วม

ทีละขั้นตอนนี้จะครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนไปจนถึงการหาผู้สนับสนุนที่ทำกำไร เพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกิจกรรมแบบผสมผสานที่มีให้

ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือกำลังเผชิญกับสิ่งต่างๆ มากมาย โปรดอ่านคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการจัดกิจกรรมไฮบริดครั้งต่อไปของคุณ

วิธีวางแผนงานไฮบริดของคุณ

1. กำหนดวิสัยทัศน์ของคุณ

จำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับเหตุการณ์แบบไฮบริดของคุณ เป้าหมายของคุณคืออะไร? คุณต้องการบรรลุอะไร คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมมีประสบการณ์แบบไหน? คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เมื่อวางแผนงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถติดตามได้

คำถามสำคัญที่ควรถามตัวเอง ได้แก่

• งานของคุณเหมาะกับใคร?
• คุณกำลังพยายามแบ่งปันอะไรกับพวกเขา
• พวกเขาสนใจการมีส่วนร่วมแบบไหน?
• คุณจะจัดงานที่ไหนและเมื่อไหร่?

หากไม่มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน คุณจะไม่รู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร ลองนึกถึงความสำคัญของงานอีเวนต์แบบไฮบริดสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณมีแนวคิดที่แน่ชัดว่าต้องการใช้งานอย่างไร

เหมือนกับต้องการเดินทางไปยังชายหาดที่คุณชื่นชอบ แต่คุณกระโดดขึ้นรถและบอก SatNav ให้พาคุณไปยังชายฝั่ง มันคลุมเครือและไม่ได้กำหนดไว้มากเกินไป และแม้ว่าคุณจะต้องไปที่ไหนสักแห่ง มันอาจจะไม่ใช่ที่ที่คุณต้องการ

ให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้ จากนั้นทุกอย่างจะเข้าที่เข้าทาง

จำไว้ว่านี่เป็นงานแบบผสม ดังนั้นคุณต้องทำให้มีส่วนร่วม นั่นคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ คุณต้องคิดถึงวิธีผสมผสานโลกทางกายภาพและโลกเสมือนจริงเข้าด้วยกันเพื่อสร้างการมีส่วนร่วมและคุณค่าให้กับผู้ชมทั้งสอง ตัวอย่างเช่น บางทีผู้ดูเสมือนจริงสามารถโหวตแบบเรียลไทม์เพื่อส่งผลต่อบางสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นที่สถานที่จริง

หากคุณมีคณะผู้บรรยายที่ดำเนินการถาม & ตอบ ผู้ชมเสมือนจริงจะมีวิธีการถามคำถามหรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังพูดหรือไม่ คุณสามารถนำเสนอประสบการณ์เสมือนจริงได้หรือไม่?

สร้างสรรค์ ยิ่งคุณมีส่วนร่วมมากเท่าไหร่ งานของคุณก็จะยิ่งน่าดึงดูดยิ่งขึ้น

2. การสร้างแผนของคุณ

ตอนนี้คุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับจุดหมายปลายทางสุดท้ายของคุณแล้ว ได้เวลาวางแผนเส้นทางของคุณแล้ว นี่คือที่ที่คุณจะได้เริ่มเข้าสู่ส่วนสำคัญของการวางแผนงานอีเวนต์

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อสร้างแผน ได้แก่

• งบประมาณของคุณ
• ไทม์ไลน์ของคุณ
• กลยุทธ์ทางการตลาดของคุณ
• วิทยากร/ผู้อภิปราย/ความบันเทิงของคุณ
• สถานที่ของคุณ
• คุณจะมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมระยะไกลอย่างไร
• คุณต้องการเทคโนโลยีอะไร

โอกาสที่คุณจะต้องการลงทุนในกลยุทธ์องค์กรบางประเภท คุณสามารถใช้เอกสารข้อความหรือมีโฟลเดอร์ที่มีลิงก์ บางทีแม้แต่โน้ตบุ๊กบางรุ่นก็อาจใช้ได้ผลสำหรับคุณ แต่ดูเหมือนว่าจะใช้งานไม่ได้มากนัก

แต่ฉันแนะนำให้ยอมรับเทคโนโลยีและใช้แพลตฟอร์มการจัดการการวางแผนงานบางประเภทแทน โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบใช้ EventEngage เนื่องจากเป็นเครื่องมือจัดระเบียบประสบการณ์เหตุการณ์แบบ end-to-end ที่จัดการทุกอย่างและเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว แต่มันขึ้นอยู่กับคุณจริงๆ

เมื่อพูดถึงการเป็นเจ้าภาพในแง่มุมเสมือนจริงของงานไฮบริด คุณต้องคิดว่าจะจัดงานอย่างไร วิธีที่ง่ายที่สุดคือการถ่ายทอดกิจกรรมของคุณไปยังช่องทางโซเชียลมีเดีย หรือแพลตฟอร์มการสตรีมสด เช่น Twitch หรือ YouTube

ในกรณีนั้น คุณสามารถดูการแชทสดหรืออ่านความคิดเห็นเพื่อทำให้สิ่งต่าง ๆ มีการโต้ตอบกันมากขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณจะมีประสบการณ์ที่สมจริงยิ่งขึ้นหากคุณผสานรวมแพลตฟอร์มโฮสต์งานอีเวนต์แบบไฮบริดโดยเฉพาะ ซึ่งสามารถนำเสนอฟีเจอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้งานอีเวนต์นั้นดีที่สุดเท่าที่จะทำได้

ในขั้นตอนนี้ของเกม ถึงเวลาที่จะเริ่มคิดถึงการเป็นสปอนเซอร์ การสนับสนุนอาจเป็นวิธีที่ดีในการชดเชยค่าใช้จ่ายบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดกิจกรรมของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณดึงดูดวิทยากร/ผู้อภิปราย/ความบันเทิงที่ใหญ่ขึ้นและดีขึ้นอีกด้วย

การค้นหาผู้สนับสนุนอาจดูน่ากลัว แต่ก็มีขั้นตอนง่ายๆ ที่ผู้เชี่ยวชาญใช้ในการทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น

1. สร้างรายชื่อผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของงาน
2. ติดต่อพวกเขาและส่งชุดสปอนเซอร์ของคุณให้พวกเขา นี่คือเอกสารที่สรุปประโยชน์ของการสนับสนุนกิจกรรมของคุณ
3. ติดตามผลหลังจากที่พวกเขามีโอกาสตรวจสอบข้อเสนอของคุณแล้ว

3. รวมทีมกิจกรรมของคุณเข้าด้วยกัน

พูดง่ายๆ ก็คือ คุณไม่สามารถจัดระเบียบและจัดกิจกรรมไฮบริดที่ประสบความสำเร็จเพียงลำพังได้ มีหลายอย่างที่ต้องทำและจัดการ คุณจึงต้องการทีมที่อยู่เบื้องหลัง

ดังนั้น การสร้างทีมงานกิจกรรมของคุณจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งในการวางแผนงาน

คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีคนที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการตามวิสัยทัศน์ของคุณ และคุณจะต้องอยู่ในแนวทางเดียวกันและมีความคิดเดียวกัน คุณไม่ต้องการให้คนที่มีปัญหาในทีมของคุณที่จะสร้างปัญหาในช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด

ดังนั้น ใช้เวลาของคุณในการสร้างทีมของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างมีค่าและอุดมคติเดียวกันว่างานจะเป็นอย่างไร

แน่นอน บทบาทที่คุณมีในทีมขึ้นอยู่กับคุณ และจะขึ้นอยู่กับงบประมาณ ขนาด และวิสัยทัศน์เบื้องหลังงานของคุณ

ในการทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น ให้เริ่มด้วยบทบาทพื้นฐาน ได้แก่

• ผู้จัดการงานอีเว้นท์
• ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
• ผู้ประสานงานวิทยากร
• ผู้จัดการฝ่ายสนับสนุน
• ผู้ประสานงานอาสาสมัคร

แม้กระทั่งจากขั้นตอนการวางแผน ให้เริ่มมอบหมายงานและจัดทำแผนที่มีรายละเอียดมากขึ้น สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นในวันนั้น

การมอบหมายเป็นกุญแจสำคัญที่นี่ เพราะในฐานะผู้จัดการกิจกรรม คุณจะไม่สามารถทำทุกอย่างด้วยตัวเองได้ และไม่เป็นไร! ส่วนหนึ่งของการเป็นผู้นำที่ดีคือการรู้ว่าเมื่อใดควรมอบหมายงาน

4. พิจารณากลยุทธ์การส่งเสริมการขายของคุณ

ตอนนี้งานของคุณเริ่มที่จะมารวมกัน และคุณควรเริ่มเห็นทุกอย่างถูกจัดและจอง คุณต้องเริ่มคิดเกี่ยวกับการโปรโมต กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเผยแพร่ข่าวว่างานของคุณจะเกิดขึ้นและการสร้างกระแสหรือกระแสตอบรับที่ดีเพียงพอจะทำให้ผู้คนสนใจในสิ่งที่คุณนำเสนอ

กลยุทธ์การโปรโมตของคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของงาน ท้ายที่สุดแล้ว การจัดงานมหัศจรรย์จะมีประโยชน์อะไรถ้าไม่มีใครรู้เรื่องนี้?

การโปรโมตทุกประเภทสามารถใช้ได้ที่นี่ แต่เคล็ดลับในการโปรโมตกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จคือการทำความเข้าใจว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณเป็นใครและจะเข้าถึงพวกเขาได้อย่างไรดีที่สุด ท้ายที่สุด คุณควรใช้เงินหลายพันไปกับโฆษณา Instagram ที่ตรงเป้าหมาย แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายของคุณไม่ได้อยู่บน Instagram จะมีประโยชน์อะไร

มีหลายวิธีในการทำการตลาดงานอีเวนต์แบบไฮบริดของคุณ รวมถึง:

• สื่อสังคม
• ส่งเสริมผู้มีอิทธิพล
• ให้ผู้สนับสนุนโฆษณาของคุณ
• โพสต์แบนเนอร์ท้องถิ่น
• สร้างเว็บไซต์หรือหน้า Landing Page
• แถลงข่าว
• การตลาดผ่านอีเมล
• เรียกใช้โฆษณาที่ตรงเป้าหมาย
• เขียนบล็อกโพสต์
• เขียนในฟอรั่ม

สร้างสรรค์และคิดนอกกรอบ อีกครั้งที่ฉันพูดแบบนี้เพราะมันสำคัญมาก ให้พิจารณาองค์ประกอบหลักของงานของคุณเพื่อเลือกช่องทางที่เหมาะสมสำหรับการโปรโมต:

• กลุ่มเป้าหมายของคุณ
• ใช้ช่องทางไหนครับ
• พวกเขามีส่วนร่วมกับเนื้อหาประเภทใด
• เมื่อใดคือเวลาที่ดีที่สุดที่จะไปถึงพวกเขา
• คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณคืออะไร?

วิธีการจัดกิจกรรมไฮบริดของคุณ

ตอนนี้เป็นแกนหลักของกิจกรรมของคุณ โฮสต์มัน

นี่คือที่ที่การทำงานหนักทั้งหมดของคุณมารวมกัน และคุณจะได้เห็นผลของการลงแรงของคุณ แน่นอนว่าการจัดงานไฮบริดที่ประสบความสำเร็จนั้นมีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องทำ และยังมีอีกมากที่ต้องทำ

เริ่มต้นด้วยสถานที่ของคุณ

สถานที่จริงเป็นสถานที่หลักของงานอีเวนต์ของคุณ ที่ซึ่งวิทยากรและกิจกรรมทั้งหมด รวมถึงกิจกรรมสนุกๆ ที่คุณวางแผนจะทำ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตั้งค่ากิจกรรมของคุณในแบบที่คุณทำกับงานแบบดั้งเดิม แล้วเพิ่มองค์ประกอบเสมือนเข้าไปตามความจำเป็น

การตั้งค่าเทคโนโลยีของคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของงานไฮบริดของคุณ เพราะหากผู้เข้าร่วมของคุณมองไม่เห็นหรือได้ยินว่าเกิดอะไรขึ้น พวกเขาก็จะอยู่ได้ไม่นาน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางเทคนิค ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทดสอบการตั้งค่าของคุณล่วงหน้าก่อนกิจกรรม สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นในวันนั้น

เน้นเนื้อหา

ในท้ายที่สุด ความสำเร็จของกิจกรรมไฮบริดของคุณขึ้นอยู่กับองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่ง และไม่ใช่ เป็นเพียงการมีส่วนร่วมเท่านั้น

มันคุ้มค่า

งานของคุณต้องนำคุณค่ามาสู่ชีวิตของผู้ชม ไม่ว่าจะเป็นคุณค่าของความบันเทิงหรือการศึกษา นั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่คุณต้องเน้นที่เนื้อหาและวิธีที่คุณนำเสนอ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้เนื้อหาเช่น

• ประเด็นสำคัญ
• สัมภาษณ์
• กระดานสนทนา
• เวิร์คช็อป
• เซสชั่นฝ่าวงล้อม

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด คุณต้องให้คุณค่าในด้านเหล่านี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาได้รับการจัดส่งอย่างดีที่สุด สถานที่ เทคโนโลยี และการตั้งค่าของคุณต้องแน่ใจว่าเป็นกรณีนี้

ลองนึกภาพการแข่งขันฟุตบอล แต่ไมโครโฟนของผู้บรรยายตั้งไว้ต่ำเกินไป ดังนั้นไม่มีใครสามารถได้ยินสิ่งที่กำลังพูด และกล้องถูกซูมออกจนไม่มีใครเห็นว่าเกิดอะไรขึ้น

เหตุการณ์นี้ค่อนข้างตรงไปตรงมาและคุณต้องหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ในทุกกรณี คุณภาพคือทุกสิ่งอย่างแท้จริงในอีเวนต์แบบผสม และสำหรับผู้ชมหลายๆ คนของคุณ มันจะเป็นความประทับใจแรกพบในสิ่งที่คุณนำเสนอ ดังนั้นจงทำให้สิ่งนี้มีค่า

อย่าเสียโอกาสของคุณ!

วันสำคัญ

ไม่ช้าก็เร็ววันสำคัญจะหมุนไปรอบๆ แต่เมื่อพิจารณาทุกอย่างในคู่มือนี้แล้ว คุณควรจัดระเบียบอย่างดีและมีทุกอย่างในกระเป๋า แน่นอนว่าจะมีปัญหาทั้งก่อนและระหว่างวัน แต่ยิ่งคุณทำทุกอย่างได้มากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งตอบสนองได้เร็วเท่านั้น และยิ่งคุณสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้มากเท่านั้น

มอบประสบการณ์อันมีค่าและน่าดึงดูดแก่ผู้ชมที่พวกเขาจะรักและไม่มีวันลืม!

ไม่ต้องสงสัยเลยว่างานไฮบริดคืออนาคต (ลิงก์ภายในไปยังบทความอื่นที่ฉันเขียนไว้ที่นี่) และไม่เคยมีเวลาใดที่ดีไปกว่านี้แล้วที่จะให้งานเหล่านี้ทำงานแทนคุณ

บทสรุป

การจัดงานแบบไฮบริดเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้าถึงผู้ชมที่กว้างขึ้นและมีส่วนร่วมกับพวกเขาในรูปแบบใหม่และน่าตื่นเต้น ไม่ต้องสงสัยเลยว่ามันต้องใช้เวลาพอสมควร แต่มันจะคุ้มค่าแน่นอนเมื่อคุณเห็นว่าผู้ชมของคุณมีส่วนร่วมกับสิ่งที่ธุรกิจของคุณนำเสนอมากน้อยเพียงใด