Kendi Hibrit Etkinliğinize Ev Sahipliği Yapmak İçin Adım Adım Kılavuz

Karma bir etkinlik yürütmek göz korkutucu görünebilir, ancak dikkatli bir planlama ve yürütme ile hem siz hem de katılımcılarınız için harika bir deneyim olabilir.

Bu adım adım, net bir vizyona sahip olmaktan, işletmenizin karma etkinliklerin sunduğu şeylerden en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olmak için karlı sponsorluk aramaya kadar her şeyi kapsayacaktır.

Bu nedenle, ister yeni başlıyor olun, ister zaten işlerin yoğunluğunda olun, bir sonraki hibrit etkinliğinizi nasıl yürüteceğinize dair eksiksiz rehberiniz için okumaya devam edin.

Hibrit Etkinliğinizi Nasıl Planlayabilirsiniz?

1. Vizyonunuzu tanımlayın

Hibrit etkinliğiniz için net bir vizyona sahip olmak çok önemlidir. Hedeflerin ne? Ne elde etmek istiyorsun? Katılımcılarınızın nasıl bir deneyim yaşamasını istiyorsunuz? Etkinliğinizi planlarken, yolda kalabilmeniz için bunları aklınızda bulundurun.

Kendinize sormanız gereken bazı önemli sorular şunlardır;

• Etkinliğiniz kimler için?
• Onlarla ne paylaşmaya çalışıyorsun?
• Ne tür bir etkileşimle ilgileniyorlar?
• Etkinliğe nerede ve ne zaman ev sahipliği yapacaksınız?

Net bir vizyona sahip olmadan, ne amaçladığınızı bilemezsiniz. Bunları nasıl kullanmak istediğiniz konusunda size sağlam bir fikir vermesi için, işletmeniz için hibrit bir etkinliğin ne kadar önemli olabileceğini düşünün.

Bu, en sevdiğiniz kumsala gitmek istemenize benzer ama bunun yerine arabaya atlayıp SatNav'ınıza sizi sahile götürmesini söylersiniz. Çok belirsiz ve tanımsız ve bir yere varmak zorunda olsanız da, muhtemelen olmak istediğiniz yer değil.

Mümkün olduğunca net ve spesifik olun, diğer her şey yerine oturabilecektir.

Unutmayın, bu karma bir etkinlik, bu yüzden onu ilgi çekici hale getirmeniz gerekiyor. Başarılı bir etkinliğin anahtarı budur.

Dolayısıyla, bu aşamada, her iki izleyiciye de katılım ve değer sağlamak için fiziksel ve sanal dünyaları nasıl harmanlayacağınızı düşünmeniz gerekir. Örneğin, sanal izleyiciler, fiziksel mekanda meydana gelen belirli şeyleri etkilemek için gerçek zamanlı olarak oy kullanabilirler.

Soru-Cevap yapan bir konuşmacı paneliniz varsa, sanal izleyici üyelerinin de soru sorma veya söylenenler hakkında yorum yapma yolu olacak mı? Sanal gerçeklik deneyimleri sunabilir misiniz?

Yaratıcı ol. Ne kadar ilgi çekici olursanız, etkinliğiniz daha çekici olacaktır.

2. Planınızı Oluşturma

Artık nihai varış noktanız hakkında net bir fikriniz var; rotanızı çizmenin zamanı geldi. Burası, etkinlik planlamasının özüne girmeye başlayacağınız yer.

Planınızı oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken bazı önemli noktalar şunlardır;

• Senin bütçen
• Senin zaman çizelgen
• Pazarlama stratejiniz
• Hoparlörleriniz/panelleriniz/eğlenceniz
• senin mekanın
• Uzak katılımcılarınızla nasıl etkileşim kuracaksınız?
• Hangi teknolojiye ihtiyacınız olacak?

Şansınız, bir tür organizasyon stratejisine yatırım yapmak isteyeceksiniz. Bir metin belgesi kullanabilir veya bağlantıları olan bir klasörünüz olabilir. Belki belirli bir dizüstü bilgisayar bile işinize yarayabilir, ancak bu çok işlevsel görünmüyor.

Bunun yerine, teknolojiyi benimsemenizi ve bir tür etkinlik planlama yönetim platformu kullanmanızı öneririm. Ben şahsen EventEngage'i kullanmayı seviyorum çünkü her şeyi idare eden ve her şeyi tek bir yerde tutan uçtan uca bir etkinlik deneyimi organizasyon aracı ama bu gerçekten size kalmış.

Hibrit etkinliğinizin sanal yönünü gerçekten barındırmaya gelince, onu nasıl düzenleyeceğinizi düşünmeniz gerekir. En basit yol, etkinliğinizi sosyal medya kanallarınızda veya Twitch veya YouTube gibi bir canlı akış platformunda yayınlamaktır.

Bu durumda, işleri biraz daha etkileşimli hale getirmek için canlı sohbeti izleyebilir veya yorumları okuyabilirsiniz. Ancak, etkinliği olabildiğince iyi hale getirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri sunabilen özel bir karma etkinlik barındırma platformunu entegre ederseniz çok daha sürükleyici bir deneyime sahip olacaksınız.

Oyunun bu aşamasında, aynı zamanda sponsorluk hakkında düşünmeye başlamanın zamanı geldi. Sponsorluk, etkinliğinizi yürütmekle ilgili maliyetlerin bir kısmını dengelemek için harika bir yol olabilir. Ayrıca daha büyük ve daha iyi konuşmacıları/panelistleri/eğlenceyi çekmenize yardımcı olabilir.

Sponsor aramak göz korkutucu görünebilir, ancak profesyonellerin bunu basitleştirmek için kullandıkları adım adım basit bir süreç var.

1. Etkinliğinizin hedefleriyle uyumlu potansiyel sponsorların bir listesini oluşturun.
2. Onlara ulaşın ve onlara sponsorluk destenizi gönderin. Bu, etkinliğinize sponsor olmanın faydalarını özetleyen bir belgedir.
3. Teklifinizi inceleme fırsatı bulduktan sonra onlarla görüşün.

3. Etkinlik Ekibinizi Bir Araya Getirin

Basitçe söylemek gerekirse, tek başına başarılı bir karma etkinliği organize edemez ve ev sahipliği yapamazsınız. Yapacak ve yönetecek çok fazla şey var, bu yüzden arkanızda bir ekibe ihtiyacınız olacak.

Bu nedenle, etkinlik ekibinizi oluşturmak, etkinlik planlamanın en önemli adımlarından biridir.

Vizyonunuzu gerçekleştirmenize yardımcı olacak doğru insanlara sahip olduğunuzdan emin olmalısınız ve hepinizin aynı sayfada ve aynı zihniyette olmanız gerekecek. Ekibinizde en önemli zamanlarda sorun yaratacak sorunlu bir kişi istemezsiniz.

Bu nedenle, ekibinizi oluşturmak için zaman ayırın ve etkinliğin ne olacağına dair her şeyin aynı değerleri ve idealleri paylaştığından emin olun.

Elbette ekibinizde hangi rollere sahip olacağınız size bağlıdır ve etkinliğinizin arkasındaki bütçeye, ölçeğe ve vizyona bağlı olacaktır.

İşleri basitleştirmek için bazı temel rollerle başlayın;

• Organizasyon müdürü
• Yaratıcı yönetmen
• Pazarlama Müdürü
• Konuşmacı Koordinatörü
• Sponsorluk Müdürü
• Gönüllü Koordinatör

Planlama aşamalarından bile, görevleri devretmeye başlayın ve daha ayrıntılı bir planı bir araya getirin. Bu, gün içinde her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Yetkilendirme gerçekten buradaki anahtardır çünkü etkinlik yöneticisi olarak her şeyi kendiniz yapamazsınız. Ve sorun değil! İyi bir lider olmanın bir parçası, görevleri ne zaman devredeceğini bilmektir.

4. Promosyon Stratejinizi Düşünün

Artık etkinliğiniz bir araya gelmeye başladığına ve her şeyin organize edildiğini ve rezerve edildiğini görmeye başlamalısınız, bunu tanıtmayı düşünmeye başlamalısınız. Başka bir deyişle, etkinliğinizin gerçekleşeceğini duyurmak ve yeterince ilgi uyandırmak veya heyecan yaratmak, insanların sunduğunuz ürünle ilgilenmesini sağlayacaktır.

Promosyon stratejiniz, etkinliğinizin başarısı için hayati önem taşır. Sonuçta, kimse bilmiyorsa harika bir etkinlik düzenlemenin anlamı ne?

Burada her türlü tanıtım geçerli olabilir, ancak başarılı etkinlik tanıtımının püf noktası, hedef kitlenizin kim olduğunu ve onlara en iyi nasıl ulaşacağınızı anlamaktır. Sonuçta, hedeflenen Instagram reklamlarına binlerce harcama yapmalısınız, ancak hedef kitleniz Instagram'da değilse ne anlamı var?

Hibrit etkinliğinizi pazarlamanın birkaç yolu vardır:

• Sosyal medya
• Etkileyicileri tanıtın
• Sponsorlarınızın reklam vermesine izin verin
• Yerel afişler yayınlayın
• Bir web sitesi veya açılış sayfası oluşturun
• Bir basın bülteni yayınlayın
• Eposta pazarlama
• Hedeflenen reklamlar yayınlayın
• Blog gönderileri yaz
• forumlarda yaz

Yaratıcı olun ve kutunun dışında düşünün. Tekrar ediyorum ve bunu çok önemli olduğu için söylüyorum, promosyon için doğru kanalları seçmek için etkinliğinizin temel unsurlarını göz önünde bulundurun:

• hedef kitleniz
• hangi kanalları kullanıyorlar
• Ne tür içeriklerle etkileşime giriyorlar?
• Onlara ulaşmak için en iyi zaman ne zaman
• Eylem çağrınız nedir?

Hibrit Etkinliğinize Nasıl Ev Sahipliği Yapabilirsiniz?

Şimdi etkinliğinizin özüne; ev sahipliği yapıyor .

Tüm sıkı çalışmanızın bir araya geldiği yer burasıdır ve emeğinizin meyvelerini görürsünüz. Tabii ki, başarılı bir karma etkinliğe ev sahipliği yapmak için çok şey gerekiyor ve hala yapılacak çok şey var.

Mekanınızla başlayın

Fiziksel mekan, etkinliğinizin özünün gerçekleşeceği, tüm konuşmacıların ve etkinliklerin ve yapmayı planladığınız ilgi çekici, eğlenceli şeylerin olduğu yerdir. Bu, etkinliğinizi geleneksel bir etkinlikte yaptığınız gibi ayarlamanız ve ardından gerektiğinde sanal öğeleri eklemeniz gerektiği anlamına gelir.

Teknoloji kurulumunuz, hibrit etkinliğinizin başarısı için hayati öneme sahiptir. Ne de olsa, katılımcılarınız neler olup bittiğini göremiyor veya duyamıyorsa, uzun süre ortalıkta kalmazlar.

Herhangi bir teknik zorluktan kaçınmak için, kurulumunuzu etkinlikten önce iyi bir şekilde test ettiğinizden emin olun. Bu, gün içinde her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

İçeriğe odaklanın

Günün sonunda, hibrit etkinliğinizin başarısı çok önemli bir unsura bağlıdır ve hayır, bu sadece katılımdır.

Değeri.

Etkinliğinizin izleyicilerin hayatlarına değer katması gerekiyor. Bu ister eğlencenin ister eğitimin değeri olsun, bu size kalmış, ancak içeriğe ve onu nasıl sunacağınıza odaklanmalısınız.

Örneğin;

• Keynote'lar
• röportajlar
• Panel tartışmaları
• atölyeler
• Ara oturumları

Hangi sektörde olursanız olun, bu alanlarda değer sağlamalı ve içeriğin mümkün olan en iyi şekilde sunulmasını sağlamalısınız. Mekanınız, teknolojiniz ve kurulumunuz durumun böyle olduğundan emin olmalıdır.

Bir futbol maçı hayal edin ama yorumcuların mikrofonları çok alçak ayarlanmış, bu yüzden kimse söylenenleri duyamıyor ve kameralar o kadar uzaklaştırılmış ki kimse neler olup bittiğini göremiyor.

Olay, açıkçası, berbat olacak ve bundan ne pahasına olursa olsun kaçınmalısınız. Hibrit bir etkinlikte kalite kesinlikle her şeydir ve izleyici üyelerinizin çoğu için, sunduğunuz ürünle ilgili ilk izlenimleri olacaktır, bu yüzden buna değer verin.

Fırsatınızı boşa harcamayın!

Büyük gün

Er ya da geç büyük gün gelip çatacaktır, ancak bu kılavuzdaki her şeyi hesaba kattıktan sonra, iyi organize olmanız ve her şeyi çantanızda bulundurmanız gerekir. Elbette o gün ve öncesinde sorunlar olacaktır, ancak her şeyin üstünde ne kadar çok olursanız, o kadar hızlı tepki verebilir ve gerçekten önemli olan şeylere o kadar çok odaklanabilirsiniz;

Kitlenize sevecekleri ve asla unutamayacakları değerli ve ilgi çekici bir deneyim sunun!

Hibrit olayların geleceği olduğuna şüphe yok (burada yazdığım diğer makaleye iç bağlantı) ve onların sizin için çalışmasını sağlamak için daha iyi bir zaman olmamıştı.

Çözüm

Karma bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, daha geniş bir kitleye ulaşmanın ve onlarla yeni ve heyecan verici yollarla etkileşim kurmanın harika bir yoludur. Hiç şüphe yok ki biraz çalışma gerektirebilir, ancak hedef kitlenizin işletmenizin sunduğu şeylerle ne kadar ilgili olduğunu gördüğünüzde kesinlikle buna değer.