Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Menyelenggarakan Acara Hybrid Anda Sendiri

Menjalankan acara hibrida bisa tampak menakutkan, tetapi dengan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat, ini bisa menjadi pengalaman yang luar biasa bagi Anda dan peserta Anda.

Langkah demi langkah ini akan mencakup semuanya, mulai dari memiliki visi yang jelas hingga mencari sponsor yang menguntungkan untuk membantu bisnis Anda memaksimalkan apa yang ditawarkan acara hibrida.

Jadi, apakah Anda baru memulai atau sudah dalam banyak hal, baca terus untuk panduan lengkap Anda tentang cara menjalankan acara hybrid Anda berikutnya.

Bagaimana Merencanakan Acara Hibrida Anda

1. Tentukan visi Anda

Sangat penting untuk memiliki visi yang jelas untuk acara hybrid Anda. Apa tujuanmu? Apa yang ingin Anda capai? Pengalaman seperti apa yang Anda ingin peserta Anda miliki? Ingatlah hal-hal ini saat merencanakan acara Anda sehingga Anda dapat tetap pada jalurnya.

Beberapa pertanyaan kunci untuk ditanyakan pada diri sendiri meliputi;

• Untuk siapa acara Anda?
• Apa yang Anda coba bagikan dengan mereka?
• Keterlibatan seperti apa yang mereka minati?
• Di mana Anda akan menyelenggarakan acara tersebut, dan kapan?

Tanpa memiliki visi yang jelas, Anda tidak akan tahu apa yang Anda tuju. Pikirkan betapa pentingnya acara hibrida bagi bisnis Anda untuk memberi Anda gambaran yang kuat tentang bagaimana Anda ingin menggunakannya.

Ini seperti ingin melakukan perjalanan ke pantai favorit Anda, tetapi sebaliknya, Anda melompat ke dalam mobil dan memberi tahu SatNav Anda untuk membawa Anda ke pantai. Itu terlalu kabur dan tidak terdefinisi, dan sementara Anda pasti akan berakhir di suatu tempat, itu mungkin bukan tempat yang Anda inginkan.

Dapatkan sejelas dan sespesifik mungkin, dan segala sesuatu yang lain akan dapat diterapkan.

Ingat, ini adalah acara hibrida, jadi Anda harus membuatnya menarik. Itulah kunci suksesnya acara.

Jadi, pada tahap ini, Anda perlu memikirkan cara memadukan dunia fisik dan virtual untuk menghadirkan keterlibatan dan nilai bagi kedua audiens. Misalnya, mungkin pemirsa virtual dapat memilih secara real time untuk mempengaruhi hal-hal tertentu yang terjadi di tempat fisik.

Jika Anda memiliki panel pembicara yang menjalankan Q&A, akankah anggota audiens virtual juga memiliki cara untuk mengajukan pertanyaan atau mengomentari apa yang dikatakan? Bisakah Anda menawarkan pengalaman realitas virtual?

Menjadi kreatif. Semakin menarik Anda, acara Anda akan semakin menarik.

2. Membuat Rencana Anda

Sekarang Anda memiliki gagasan yang jelas tentang tujuan akhir Anda; saatnya untuk merencanakan rute Anda. Di sinilah Anda akan mulai masuk ke seluk beluk perencanaan acara.

Beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan saat membuat rencana Anda meliputi;

• Anggaran Mu
• Garis waktu Anda
• Strategi pemasaran Anda
• Pembicara/panelis/hiburan Anda
• Tempat Anda
• Bagaimana Anda akan melibatkan peserta jarak jauh Anda?
• Teknologi apa yang Anda butuhkan?

Kemungkinannya adalah Anda ingin berinvestasi dalam beberapa jenis strategi organisasi. Anda dapat menggunakan dokumen teks atau memiliki folder dengan tautan. Mungkin bahkan notebook tertentu akan bekerja untuk Anda, tetapi ini tampaknya tidak terlalu fungsional.

Sebagai gantinya, saya merekomendasikan untuk merangkul teknologi dan menggunakan semacam platform manajemen perencanaan acara. Saya pribadi suka menggunakan EventEngage karena ini adalah alat pengorganisasian pengalaman acara ujung ke ujung yang menangani semuanya dan menyimpan semuanya di satu tempat, tetapi itu terserah Anda.

Ketika datang untuk benar-benar menyelenggarakan aspek virtual dari acara hybrid Anda, Anda perlu memikirkan bagaimana Anda akan menyelenggarakannya. Cara paling sederhana adalah menyiarkan acara Anda ke saluran media sosial Anda, atau platform streaming langsung seperti Twitch atau YouTube.

Dalam hal ini, Anda dapat menonton obrolan langsung atau membaca komentar untuk membuat segalanya sedikit lebih interaktif. Namun, Anda akan memiliki pengalaman yang jauh lebih mendalam jika Anda mengintegrasikan platform hosting acara hybrid khusus yang dapat menawarkan semua fitur yang Anda butuhkan untuk membuat acara menjadi yang terbaik.

Pada tahap permainan ini, ini juga saatnya untuk mulai memikirkan sponsorship. Sponsor dapat menjadi cara yang bagus untuk mengimbangi beberapa biaya yang terkait dengan menjalankan acara Anda. Ini juga dapat membantu Anda untuk menarik pembicara/panelis/hiburan yang lebih besar dan lebih baik.

Mencari sponsor bisa tampak menakutkan, tetapi ada proses langkah-demi-langkah sederhana yang digunakan para profesional untuk membuatnya sederhana.

1. Buat daftar sponsor potensial yang sesuai dengan tujuan acara Anda.
2. Jangkau mereka dan kirimkan dek sponsor Anda kepada mereka. Ini adalah dokumen yang menguraikan manfaat mensponsori acara Anda.
3. Tindak lanjuti dengan mereka setelah mereka memiliki kesempatan untuk meninjau proposal Anda.

3. Dapatkan Tim Acara Anda Bersama

Sederhananya, Anda tidak dapat mengatur dan menyelenggarakan acara hibrida yang sukses sendirian. Terlalu banyak yang harus dilakukan dan dikelola, sehingga Anda akan membutuhkan tim di belakang Anda.

Dengan demikian, membangun tim acara Anda adalah salah satu langkah terpenting dalam perencanaan acara.

Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki orang yang tepat untuk membantu Anda menjalankan visi Anda, dan Anda semua harus berada di halaman yang sama dan memiliki pola pikir yang sama. Anda tidak ingin orang bermasalah di tim Anda yang akan membuat masalah pada saat yang paling penting.

Karena itu, luangkan waktu Anda untuk membangun tim Anda dan pastikan semuanya memiliki nilai dan cita-cita yang sama tentang acara yang akan diadakan.

Tentu saja, peran apa yang Anda miliki dalam tim Anda terserah Anda dan akan bergantung pada anggaran, skala, dan visi di balik acara Anda.

Untuk mempermudah, mulailah dengan beberapa peran dasar, termasuk;

• Pengelola acara
• Sutradara kreatif
• Manajer Pemasaran
• Koordinator Pembicara
• Manajer Sponsor
• Koordinator Relawan

Bahkan dari tahap perencanaan, mulailah mendelegasikan tugas dan menyusun rencana yang lebih detail. Ini akan membantu memastikan bahwa semuanya berjalan lancar pada hari itu.

Delegasi benar-benar menjadi kunci di sini karena, sebagai pengelola acara, Anda tidak akan dapat melakukan semuanya sendiri. Dan tidak apa-apa! Bagian dari menjadi pemimpin yang baik adalah mengetahui kapan harus mendelegasikan tugas.

4. Pertimbangkan Strategi Promosi Anda

Sekarang acara Anda mulai berkumpul dan Anda harus mulai melihat semuanya diatur dan dipesan, Anda harus mulai berpikir untuk mempromosikannya. Dengan kata lain, menyebarkan berita bahwa acara Anda akan berlangsung dan menciptakan buzz atau hype yang cukup akan membuat orang tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

Strategi promosi Anda sangat penting untuk keberhasilan acara Anda. Lagi pula, apa gunanya mengadakan acara yang fantastis jika tidak ada yang mengetahuinya?

Semua jenis promosi dapat berlaku di sini, tetapi trik untuk promosi acara yang sukses adalah memahami siapa audiens target Anda dan cara terbaik untuk menjangkau mereka. Lagi pula, Anda harus menghabiskan ribuan untuk iklan Instagram yang ditargetkan, tetapi apa gunanya jika audiens target Anda tidak ada di Instagram?

Ada beberapa cara untuk memasarkan event hybrid Anda, antara lain:

• Media sosial
• Promosikan influencer
• Biarkan sponsor Anda beriklan
• Pasang spanduk lokal
• Buat situs web atau halaman arahan
• Publikasikan siaran pers
• Email Pemasaran
• Jalankan iklan bertarget
• Tulis posting blog
• Tulis di forum

Jadilah kreatif dan berpikir di luar kotak. Sekali lagi, dan saya mengatakan ini karena sangat penting, pertimbangkan elemen kunci dari acara Anda untuk memilih saluran yang tepat untuk promosi:

• Pemirsa target Anda
• Saluran mana yang mereka gunakan?
• Konten seperti apa yang mereka gunakan
• Kapan waktu terbaik untuk menjangkau mereka?
• Apa ajakan Anda untuk bertindak?

Cara Menyelenggarakan Acara Hibrida Anda

Sekarang ke inti acara Anda; hosting itu .

Di sinilah semua kerja keras Anda bersatu, dan Anda bisa melihat hasil kerja Anda. Tentu saja, banyak yang harus dilakukan untuk menjadi tuan rumah acara hybrid yang sukses, dan masih banyak yang harus dilakukan.

Mulailah dengan tempat Anda

Tempat fisik adalah tempat inti acara Anda akan berlangsung, tempat semua pembicara dan aktivitas serta hal-hal menarik dan menyenangkan yang Anda rencanakan untuk dilakukan. Ini berarti Anda harus mengatur acara Anda seperti yang Anda lakukan pada acara tradisional dan kemudian menambahkan elemen virtual jika perlu.

Pengaturan teknologi Anda sangat penting untuk keberhasilan acara hybrid Anda. Lagi pula, jika peserta Anda tidak dapat melihat atau mendengar apa yang terjadi, mereka tidak akan bertahan lama.

Untuk menghindari kesulitan teknis, pastikan Anda menguji pengaturan Anda jauh sebelum acara. Ini akan membantu memastikan bahwa semuanya berjalan lancar pada hari itu.

Fokus pada konten

Pada akhirnya, keberhasilan acara hibrida Anda bertumpu pada satu elemen yang sangat penting, dan tidak, itu hanya keterlibatan.

Ini nilai.

Acara Anda perlu membawa nilai bagi kehidupan penonton. Apakah itu nilai hiburan atau pendidikan, itu terserah Anda, tetapi Anda harus fokus pada konten dan bagaimana Anda menyampaikannya.

Misalnya, Anda bisa menyediakan konten seperti;

• Keynote
• Wawancara
• Diskusi panel
• Lokakarya
• Sesi breakout

Apa pun industri yang Anda geluti, Anda harus memberikan nilai di area ini dan memastikan konten disampaikan dengan cara terbaik. Tempat, teknologi, dan pengaturan Anda perlu memastikan hal ini terjadi.

Bayangkan sebuah pertandingan sepak bola, tetapi mikrofon pada komentator disetel terlalu rendah, sehingga tidak ada yang bisa mendengar apa yang dikatakan, dan kamera diperkecil sehingga tidak ada yang bisa melihat apa yang sedang terjadi.

Acara ini, sejujurnya, akan payah, dan Anda harus menghindari ini dengan cara apa pun. Kualitas benar-benar segalanya di acara hibrida, dan bagi banyak audiens Anda, itu akan menjadi kesan pertama mereka tentang apa yang Anda tawarkan, jadi buatlah itu diperhitungkan.

Jangan sia-siakan kesempatan Anda!

Hari Besar

Cepat atau lambat, hari besar akan bergulir, tetapi setelah mempertimbangkan semuanya dalam panduan ini, Anda harus terorganisir dengan baik dan memiliki segalanya di dalam tas. Tentu, akan ada masalah sebelum dan pada hari itu, tetapi semakin Anda berada di atas segalanya, semakin cepat Anda dapat bereaksi, dan semakin Anda dapat fokus pada apa yang benar-benar penting;

Berikan audiens Anda pengalaman berharga dan menarik yang akan mereka sukai dan tidak akan pernah mereka lupakan!

Tidak diragukan lagi bahwa acara hibrida adalah masa depan (tautan internal ke artikel lain yang saya tulis di sini), dan tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk membuatnya bekerja untuk Anda.

Kesimpulan

Menyelenggarakan acara hibrida adalah cara yang bagus untuk menjangkau audiens yang lebih luas dan terlibat dengan mereka dengan cara baru dan menarik. Tidak diragukan lagi itu akan membutuhkan beberapa pekerjaan, tetapi itu pasti sepadan ketika Anda melihat seberapa terlibatnya audiens Anda dalam apa yang ditawarkan bisnis Anda.