دليل خطوة بخطوة لاستضافة حدث هجين خاص بك

قد يبدو تشغيل حدث مختلط أمرًا شاقًا ، ولكن بالتخطيط والتنفيذ الدقيقين ، يمكن أن يكون تجربة رائعة لك ولحضور الحاضرين.

ستغطي هذه الخطوة بخطوة كل شيء بدءًا من وجود رؤية واضحة إلى البحث عن رعاية مربحة لمساعدة عملك على تحقيق أقصى استفادة مما تقدمه الأحداث المختلطة.

لذا ، سواء كنت قد بدأت للتو أو كنت بالفعل في خضم الأمور ، فاقرأ للحصول على دليلك الكامل حول كيفية تشغيل الحدث الهجين التالي.

كيف تخطط لحدثك الهجين

1. تحديد رؤيتك

من الضروري أن يكون لديك رؤية واضحة لحدثك الهجين. ما هي اهدافك؟ ماذا تريد ان تحقق؟ ما نوع الخبرة التي تريد أن يتمتع بها الحاضرون؟ ضع هذه الأشياء في الاعتبار عند التخطيط لحدثك حتى تتمكن من البقاء على المسار الصحيح.

تتضمن بعض الأسئلة الرئيسية التي يجب أن تطرحها على نفسك ؛

• لمن هذا الحدث الخاص بك؟
• ما الذي تحاول مشاركته معهم؟
• ما نوع المشاركة التي يهتمون بها؟
• أين ستستضيف الحدث ومتى؟

بدون رؤية واضحة ، لن تعرف ما الذي تهدف إليه. فكر في مدى أهمية الحدث المختلط لعملك لإعطائك فكرة ثابتة عن الطريقة التي تريد استخدامها بها.

إنه مثل الرغبة في السفر إلى الشاطئ المفضل لديك ، ولكن بدلاً من ذلك ، تقفز في السيارة وتخبر جهاز SatNav الخاص بك أن يأخذك إلى الساحل. إنه غامض للغاية وغير محدد ، وبينما لا بد أن ينتهي بك الأمر في مكان ما ، فمن المحتمل ألا يكون المكان الذي تريد أن تكون فيه.

كن واضحًا ومحددًا قدر الإمكان ، وكل شيء آخر سيكون في مكانه.

تذكر أن هذا حدث مختلط ، لذا عليك أن تجعله جذابًا. هذا هو مفتاح الحدث الناجح.

لذلك ، في هذه المرحلة ، تحتاج إلى التفكير في كيفية المزج بين العالمين المادي والافتراضي لتحقيق المشاركة والقيمة لكلا الجماهير. على سبيل المثال ، ربما يمكن للمشاهدين الظاهريين التصويت في الوقت الفعلي للتأثير على أشياء معينة تحدث في المكان الفعلي.

إذا كان لديك فريق من المتحدثين يديرون أسئلة وأجوبة ، فهل سيكون لدى أعضاء الجمهور الافتراضي أيضًا طريقة لطرح الأسئلة أو التعليق على ما يقال؟ هل يمكنك تقديم تجارب الواقع الافتراضي؟

الحصول على الإبداع. كلما كنت أكثر جاذبية ، سيكون حدثك أكثر جاذبية.

2. إنشاء خطتك

الآن لديك فكرة واضحة عن وجهتك النهائية ؛ حان الوقت لرسم مسارك. هذا هو المكان الذي ستبدأ فيه الدخول في التفاصيل الجوهرية للتخطيط للحدث.

تتضمن بعض الأشياء الأساسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء خطتك ؛

• ميزانيتك
• الجدول الزمني الخاص بك
• استراتيجية التسويق الخاصة بك
• مكبرات الصوت / المتحدثون / الترفيه
• المكان الخاص بك
• كيف ستشارك الحاضرين عن بعد
• ما هي التكنولوجيا التي ستحتاجها

من المحتمل أنك سترغب في الاستثمار في نوع من الإستراتيجية التنظيمية. يمكنك استخدام مستند نصي أو أن يكون لديك مجلد به روابط. ربما يعمل جهاز كمبيوتر محمول معين من أجلك ، لكن هذا لا يبدو عمليًا للغاية.

بدلاً من ذلك ، أوصي باحتضان التكنولوجيا واستخدام نوع من منصة إدارة تخطيط الأحداث. أنا شخصياً أحب استخدام EventEngage لأنها أداة تنظيم تجربة حدث شاملة تتعامل مع كل شيء وتحافظ على كل شيء في مكان واحد ، ولكن الأمر متروك لك حقًا.

عندما يتعلق الأمر باستضافة الجانب الافتراضي للحدث الهجين الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى التفكير في كيفية استضافته. أبسط طريقة هي بث الحدث الخاص بك إلى قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك ، أو منصة بث مباشر مثل Twitch أو YouTube.

في هذه الحالة ، يمكنك مشاهدة الدردشة المباشرة أو قراءة التعليقات لجعل الأمور أكثر تفاعلية. ومع ذلك ، ستتمتع بتجربة غامرة أكثر إذا قمت بدمج نظام أساسي مخصص لاستضافة الأحداث المختلطة يمكنه تقديم جميع الميزات التي تحتاجها لجعل الحدث على أفضل وجه ممكن.

في هذه المرحلة من اللعبة ، حان الوقت أيضًا لبدء التفكير في الرعاية. يمكن أن تكون الرعاية طريقة رائعة لتعويض بعض التكاليف المرتبطة بإدارة الحدث الخاص بك. يمكن أن يساعدك أيضًا على جذب مكبرات صوت / أعضاء لجنة / ترفيه أكبر وأفضل.

قد يبدو البحث عن رعاة أمرًا شاقًا ، ولكن هناك عملية بسيطة خطوة بخطوة يستخدمها المحترفون لتبسيط الأمر.

1. قم بإنشاء قائمة بالرعاة المحتملين الذين يتوافقون مع أهداف الحدث الخاص بك.
2. تواصل معهم وأرسل إليهم مجموعة الرعاية الخاصة بك. هذه وثيقة تحدد فوائد رعاية الحدث الخاص بك.
3. تابع معهم بعد أن تتاح لهم الفرصة لمراجعة اقتراحك.

3. احصل على فريق الحدث الخاص بك معًا

ببساطة ، لا يمكنك تنظيم واستضافة حدث هجين ناجح بمفردك. هناك الكثير مما يجب القيام به وإدارته ، لذا ستحتاج إلى فريق يساندك.

وبالتالي ، فإن بناء فريق الحدث الخاص بك هو أحد أهم الخطوات في التخطيط للحدث.

تحتاج إلى التأكد من وجود الأشخاص المناسبين لمساعدتك في تنفيذ رؤيتك ، وستحتاج جميعًا إلى أن تكون على نفس الصفحة ومن نفس العقلية. أنت لا تريد وجود شخص مشكلة في فريقك من شأنه أن يخلق مشاكل في الأوقات الأكثر أهمية.

لذلك ، خذ وقتك في بناء فريقك وتأكد من أن كل شيء يشترك في نفس القيم والمثل لما سيكون عليه الحدث.

بالطبع ، ما هي الأدوار التي لديك داخل فريقك متروك لك وستعتمد على الميزانية والحجم والرؤية وراء الحدث الخاص بك.

لتبسيط الأمور ، ابدأ ببعض الأدوار الأساسية ، بما في ذلك ؛

• مدير الحدث
• مخرج مبدع
• مدير تسويق
• منسق المتحدث
• مدير الكفالة
• منسق متطوع

حتى من مراحل التخطيط ، ابدأ في تفويض المهام ووضع خطة أكثر تفصيلاً. سيساعد ذلك في ضمان أن كل شيء يسير بسلاسة في اليوم.

التفويض حقًا هو المفتاح هنا لأنه ، بصفتك مدير الحدث ، لن تتمكن من القيام بكل شيء بنفسك. وهذا جيد! جزء من كونك قائدًا جيدًا هو معرفة وقت تفويض المهام.

4. النظر في استراتيجية الترويج الخاصة بك

الآن بعد أن بدأ الحدث الخاص بك في التجمع ويجب أن تبدأ في رؤية كل شيء يتم تنظيمه وحجزه ، عليك أن تبدأ في التفكير في الترويج له. بعبارة أخرى ، فإن نشر فكرة أن الحدث الخاص بك سيقام وإنشاء عدد كافٍ من المشاركات أو الضجيج سيجذب اهتمام الناس بما تقدمه.

استراتيجية الترويج الخاصة بك أمر حيوي لنجاح الحدث الخاص بك. بعد كل شيء ، ما الهدف من إقامة حدث رائع إذا لم يعرف أحد عنه؟

يمكن أن تكون جميع أنواع الترويج صالحة هنا ، ولكن الحيلة للترويج الناجح للحدث هي فهم من هو جمهورك المستهدف وأفضل طريقة للوصول إليهم. بعد كل شيء ، يجب أن تنفق الآلاف على إعلانات Instagram المستهدفة ، ولكن ما الفائدة إذا لم يكن جمهورك المستهدف على Instagram؟

هناك عدة طرق لتسويق حدثك المختلط ، بما في ذلك:

• وسائل التواصل الاجتماعي
• تعزيز المؤثرين
• دع الرعاة يعلنون
• نشر اللافتات المحلية
• قم بإنشاء موقع ويب أو صفحة مقصودة
• نشر بيان صحفي
• التسويق عبر البريد الإلكتروني
• قم بتشغيل الإعلانات المستهدفة
• اكتب مشاركات المدونة
• اكتب في المنتديات

كن مبدعا وفكر خارج الصندوق. مرة أخرى ، وأقول هذا لأنه مهم جدًا ، ضع في اعتبارك العناصر الأساسية لحدثك لاختيار القنوات المناسبة للترويج:

• جمهورك المستهدف
• القنوات التي يستخدمونها
• ما نوع المحتوى الذي يتفاعلون معه
• ما هو أفضل وقت للوصول إليهم
• ما هي دعوتك للعمل؟

كيف تستضيف حدثك الهجين

الآن في قلب الحدث الخاص بك ؛ استضافته .

هذا هو المكان الذي يجتمع فيه كل عملك الشاق ، ويمكنك أن ترى ثمار عملك. بالطبع ، يذهب الكثير لاستضافة حدث هجين ناجح ، ولا يزال هناك الكثير للقيام به.

ابدأ بالمكان الخاص بك

المكان المادي هو المكان الذي سيقام فيه الحدث الأساسي الخاص بك ، حيث يتم إجراء جميع المتحدثين والأنشطة والأشياء الممتعة والممتعة التي تخطط للقيام بها. هذا يعني أنه يجب عليك إعداد الحدث الخاص بك بالطريقة التي تريدها للحدث التقليدي ثم إضافة العناصر الافتراضية عند الضرورة.

يعد إعدادك الفني أمرًا حيويًا لنجاح حدثك المختلط. بعد كل شيء ، إذا لم يتمكن الحاضرون من رؤية أو سماع ما يحدث ، فلن يستمروا طويلاً.

لتجنب أي صعوبات فنية ، تأكد من اختبار الإعداد الخاص بك في وقت مبكر من الحدث. سيساعد ذلك في ضمان أن كل شيء يسير بسلاسة في اليوم.

ركز على المحتوى

في نهاية اليوم ، يعتمد نجاح حدثك المختلط على عنصر واحد مهم جدًا ، ولا ، إنه مجرد تفاعل.

قيمته.

يحتاج الحدث الخاص بك إلى إضفاء قيمة على حياة الجمهور. سواء كانت هذه هي قيمة الترفيه أو التعليم ، فالأمر متروك لك ، ولكن يجب عليك التركيز على المحتوى وكيفية تقديمه.

على سبيل المثال ، يمكنك تقديم محتوى مثل ؛

• الكلمات الأساسية
• المقابلات
• حلقات النقاش
• ورش عمل
• جلسات جانبية

مهما كانت الصناعة التي تعمل فيها ، عليك تقديم قيمة في هذه المجالات والتأكد من تقديم المحتوى بأفضل طريقة ممكنة. يحتاج مكانك وتقنيتك وإعدادك إلى التأكد من أن هذا هو الحال.

تخيل لعبة كرة قدم ، لكن الميكروفونات الموجودة على المعلقين مضبوطة على مستوى منخفض للغاية ، لذلك لا أحد يستطيع سماع ما يقال ، والكاميرات مُصغرة لدرجة أنه لا يمكن لأحد رؤية ما يحدث.

الحدث ، بصراحة ، سيء ، ويجب عليك تجنب ذلك بأي ثمن. الجودة هي كل شيء على الإطلاق في حدث مختلط ، وبالنسبة للعديد من أعضاء جمهورك ، سيكون انطباعهم الأول عما لديك لتقدمه ، لذا اجعله مهمًا.

لا تضيعوا فرصتكم!

اليوم الكبير

عاجلاً أم آجلاً ، سيبدأ اليوم الكبير ، ولكن بعد أخذ كل شيء في الاعتبار في هذا الدليل ، يجب أن تكون منظمًا جيدًا وأن يكون لديك كل شيء في الحقيبة. بالتأكيد ، ستكون هناك مشاكل قبل ذلك اليوم وفيه ، ولكن كلما زادت أهمية كل شيء ، زادت سرعة رد فعلك ، وزادت قدرتك على التركيز على ما يهم حقًا ؛

امنح جمهورك تجربة قيمة وجذابة سيحبونها ولن ينسوها أبدًا!

ليس هناك شك في أن الأحداث الهجينة هي المستقبل (رابط داخلي للمقال الآخر الذي كتبته هنا) ، ولم يكن هناك وقت أفضل لجعلها تعمل من أجلك.

استنتاج

تعد استضافة حدث مختلط طريقة رائعة للوصول إلى جمهور أوسع والتفاعل معهم بطرق جديدة ومثيرة. ليس هناك شك في أن الأمر سيستغرق بعض العمل ، ولكنه بالتأكيد يستحق ذلك عندما ترى مدى مشاركة جمهورك في ما يجب أن يقدمه عملك.