เหตุใดเอกสารทางเทคนิคจึงมีความสำคัญ (พร้อมตัวอย่าง)

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ อย่าประมาทว่าเอกสารทางเทคนิคระดับมืออาชีพมีความสำคัญเพียงใด หลายคนถึงกับถือเป็นหนึ่งในเนื้อหาที่สำคัญที่สุดที่บริษัทของคุณจะสร้างขึ้น

ในคู่มือนี้ ฉันจะพูดถึงสาเหตุที่เป็นเช่นนี้ และเหตุผลที่คุณต้องเริ่มคิดว่าเนื้อหานี้เป็นกระดูกสันหลังขององค์กรของคุณ

เข้าเรื่องกันเลย

เอกสารทางเทคนิคคืออะไร?

เอกสารทางเทคนิคคือประเภทของการเขียนที่อธิบายวิธีการทำบางสิ่ง

ในระดับพื้นฐาน คุณสามารถนึกถึงเอกสารทางเทคนิคเป็นชุดคำสั่ง เนื่องจากเอกสารทางเทคนิคส่วนใหญ่มักจะมีคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทำบางสิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการอธิบายวิธีใช้ซอฟต์แวร์หรือวิธีตั้งค่าผลิตภัณฑ์

อย่างไรก็ตาม เอกสารทางเทคนิคสามารถเป็นได้มากกว่านั้น

เอกสารเช่นการศึกษาสำมะโนและเวชระเบียนจะเรียกว่าเอกสารทางเทคนิค ในกรณีนี้ อาจรวมถึงข้อมูล เช่น ความเป็นมาและประวัติของหัวข้อ ตลอดจนคำจำกัดความของข้อกำหนดทางเทคนิค

เมื่อรวมทั้งหมดนี้เข้าด้วยกัน อาจแม่นยำกว่าที่จะอธิบายเอกสารทางเทคนิคเป็นงานเขียนที่แสดงการใช้งาน วัตถุประสงค์ สถาปัตยกรรม การใช้งาน หรือการสร้างผลิตภัณฑ์ บริการ หรือการดำเนินงาน

อ่านยัง; ทำไมเราต้องมีเอกสารเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์?

เหตุใดเอกสารทางเทคนิคจึงมีความสำคัญ

จากมุมมองทางธุรกิจ เอกสารนี้มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับการติดตามขั้นตอนและกระบวนการภายในธุรกิจ และยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรมได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดการโรงงานผลิตและติดตั้งเครื่องจักรใหม่ (หรือดำเนินการตามขั้นตอนใดๆ) คุณจะต้องสร้างเอกสารทางเทคนิคที่อธิบายวิธีการทำงานของเครื่องจักรและวิธีที่พนักงานของคุณควรดำเนินการอย่างปลอดภัย ผู้ให้บริการเครื่องควรจัดเตรียมเอกสารทางเทคนิคเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเครื่อง เพื่อให้วิศวกรของคุณสามารถบำรุงรักษาเครื่องได้

คุณอาจต้องดำเนินการตรวจสอบและตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการภายใต้กฎหมายและระเบียบข้อบังคับของบริษัทของคุณ อีกครั้ง คุณจะต้องใช้เอกสารทางเทคนิคเพื่อรับประกันว่าการดำเนินการนี้กำลังดำเนินการและตรวจสอบอย่างถูกต้อง

เมื่อมีพนักงานใหม่เข้าร่วมบริษัท คุณจะใช้เอกสารทางเทคนิคเพื่อฝึกอบรมและแสดงวิธีแก้ปัญหา

ตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคมีอะไรบ้าง?

ตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดของเอกสารทางเทคนิคคือคู่มือผู้ใช้ สิ่งเหล่านี้สามารถมาในรูปทรงและขนาดต่างๆ และมักจะรวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ที่เพิ่งเปิดตัวและปรับปรุงใหม่

ทุกวันนี้ คุณอาจไม่ได้รับคู่มือที่เป็นกระดาษบ่อยนัก แต่เป็นคู่มือฉบับย่อสำหรับการตั้งค่า และจากนั้นความสามารถในการเข้าถึงเนื้อหาเพิ่มเติมทางออนไลน์ หากคุณต้องการ

เมื่อพูดถึงธุรกิจหรือพนักงานของคุณ เอกสารทางเทคนิคอาจรวมถึง:

• นโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ
• รายละเอียดงาน
• คู่มือพนักงาน
• โฟลว์กระบวนการ
• สื่อการฝึกอบรม

เอกสารทางเทคนิครูปแบบอื่นๆ อาจรวมถึงรายการที่ครอบคลุม

• ข้อเสนอทางธุรกิจ
• คู่มือผู้ใช้และลูกค้า
• คู่มือและคำแนะนำพนักงาน
• โบรชัวร์
• บันทึกช่วยจำ
• แผนการตลาด
• เอกสารการจัดการโครงการ
• เวชระเบียน
• จดหมายข่าว
• ขั้นตอนการดำเนินงาน
• คู่มือการซ่อม
• ข้อมูลอ้างอิง SDK

ดูสิ่งนี้ด้วย; สินค้าคืออะไร เอกสารบังคับ.

ฉันควรจัดลำดับความสำคัญในการเขียนเอกสารทางเทคนิคเพื่ออะไร?

เมื่อสร้าง "เอกสารทางเทคนิค" ของคุณเอง (คุณคิดว่าจะได้ผลหรือไม่) ประเด็นแรกคือการหาว่าคุณควรเขียนเกี่ยวกับอะไร แน่นอนว่าคุณอาจต้องการเอกสารบางอย่างเมื่อใช้คอมพิวเตอร์ที่ทำงานหรือเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ แต่จะใช้เครื่องชงกาแฟอย่างไร

ที่น่าสนใจคือ ใช่ คุณน่าจะมีเอกสารทางเทคนิคสำหรับทุกอย่างในธุรกิจของคุณ เป็นเพียงเอกสารประกอบเครื่องชงกาแฟที่มักจะเป็นมากกว่าสติกเกอร์ที่ด้านหน้าซึ่งแสดงไดอะแกรมคำแนะนำสองสามแบบ

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการ จัดลำดับความสำคัญ

คุณควรเริ่มต้นด้วยการจัดลำดับความสำคัญในการเขียนของคุณสำหรับสิ่งที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจประจำวันของคุณ ตลอดจนเอกสารการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่

โปรดจำไว้ว่า เอกสารทางเทคนิคไม่จำเป็นต้องยาวและซับซ้อน อาจเป็นเรื่องง่ายๆ เหมือนกับแผ่นกระดาษที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องและมาตรการด้านความปลอดภัยที่จำเป็นต้องมี

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน จุดเริ่มต้นที่ดีคือการสร้างรายการสิ่งที่คุณคิดว่าสำคัญที่สุดสำหรับเอกสารทางเทคนิคของคุณ

เมื่อคุณมีรายชื่อนี้แล้ว คุณสามารถเริ่มเขียนได้เลย!

คุณสร้างเอกสารทางเทคนิคของคุณเองได้อย่างไร?

ตอนนี้เราได้อธิบายแล้วว่าเอกสารทางเทคนิคคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ คุณอาจสงสัยว่าคุณสามารถสร้างเอกสารทางเทคนิคของคุณเองได้อย่างไร

เป็นงานที่น่ากลัวอย่างไม่ต้องสงสัย แต่โชคดีที่มีเครื่องมือและทรัพยากรต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้สร้างเอกสารทางเทคนิคได้

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึง

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ

การมีเป้าหมายในใจในการสร้างเอกสารทางเทคนิคเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากคุณต้องการความเข้าใจอย่างแน่วแน่ของทิศทางที่คุณต้องการให้ดำเนินการ ไม่เช่นนั้น ข้อความของคุณก็จะอยู่ทั่วและอาจไม่ครอบคลุมสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ

ถามคำถามเหล่านี้กับตัวเองเพื่อช่วยแนะนำความคิดของคุณ:

1. คุณต้องการให้เอกสารทางเทคนิคของคุณบรรลุผลอะไร?
2. คุณต้องการใช้เป็นเครื่องมือฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่หรือไม่?
3. คุณต้องการใช้เป็นจุดอ้างอิงสำหรับพนักงานที่ต้องการแก้ไขปัญหาหรือไม่?
4. เป็นเอกสารสำหรับลูกค้า?
5. เอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการคือ?

เมื่อคุณกำหนดวัตถุประสงค์แล้ว คุณจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าเอกสารทางเทคนิคประเภทใดที่คุณต้องการสร้าง

2. เลือกรูปแบบของคุณ

มีรูปแบบต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้สำหรับเอกสารทางเทคนิคได้ รูปแบบทั่วไปบางรูปแบบรวมถึงคู่มือผู้ใช้ โฟลว์กระบวนการ และเอกสารการฝึกอบรม

คุณจะนำเสนอเอกสารของคุณอย่างไร?

คุณใช้โฟลเดอร์และกระดาษที่มีอยู่จริงหรือไม่? วิดีโอการฝึกอบรมดิจิทัล? ฐานข้อมูล? หน้าเว็บ?

ขึ้นอยู่กับคุณจริงๆ แต่การจัดรูปแบบเอกสารของคุณในแบบที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ของคุณมากที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ ท้ายที่สุดพวกเขาควรดูดซับข้อมูลอย่างรวดเร็วและง่ายดายและควรมีที่ว่างเล็กน้อยสำหรับความเข้าใจผิด

ถามตัวเองว่าวิธีที่ดีที่สุดในการถ่ายทอดข้อมูลที่จำเป็นในวิธีที่เร็วและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับกลุ่มเป้าหมายที่คุณทำงานด้วยคืออะไร

สิ่งนี้จะให้รูปแบบที่ดีที่สุดที่คุณต้องการใช้

3. รวบรวมข้อมูล

น่าเสียดายที่คุณไม่สามารถเพียงแค่เขียนเอกสารทางเทคนิคของคุณ คุณต้องใช้เวลาในการรวบรวมแหล่งข้อมูลทั้งหมดของคุณและอาจตรวจสอบข้อเท็จจริงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณใช้นั้นถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

ข้อมูลนี้อาจมาจากแหล่งต่างๆ เช่น นโยบายบริษัท รายละเอียดงาน และคู่มือพนักงาน เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการแล้ว คุณจะสามารถเริ่มสร้างเอกสารทางเทคนิคของคุณได้

4. สร้างเอกสารของคุณ

ตอนนี้เป็นบิตสนุก การสร้างเนื้อหาของคุณ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้โปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Google Docs หรือ Microsoft Word ทั้งสองมีเทมเพลตในตัวที่คุณสามารถใช้เพื่อเริ่มต้นและให้คุณกรอกข้อมูลในช่องว่าง อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณจะต้องมีการปรับแต่งในระดับหนึ่ง และบางหัวข้ออาจต้องใช้การประมวลผลข้อความขั้นสูงกว่ามาก

โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายรวมถึง:

• Docsie: หากคุณต้องการทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น และคุณต้องการให้เอกสารทางเทคนิคของคุณดูเป็นส่วนหนึ่งและเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้สูงสุด Docsie คือหนทางข้างหน้า เป็นแอปพลิเคชันเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารได้โดยอัตโนมัติโดยใช้วิซาร์ด นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันและการเผยแพร่อีกมากมาย
• Monday.com นำเสนอผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย รวมถึงคุณสมบัติมากมายสำหรับการจัดการและพัฒนางาน
• Whatfix: นี่คือแพลตฟอร์มการนำดิจิทัลไปใช้ที่ออกแบบมาเพื่อทำลายขอบเขตระหว่างผู้ใช้และเทคโนโลยีใหม่ แม้ว่าจะเป็นช่องเฉพาะ แต่ก็มีประโยชน์มากในการปรับปรุงกระบวนการสร้างสรรค์ของคุณและวิเคราะห์จุดที่คุณสามารถปรับปรุงได้

เมื่อคุณสร้างเอกสารทางเทคนิคแล้ว คุณจะต้องบันทึกในรูปแบบที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ง่าย รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดสำหรับเอกสารทางเทคนิคคือ PDF อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการบันทึกเอกสารทางเทคนิคของคุณในรูปแบบที่สามารถพิมพ์ได้ง่าย เช่น Word หรือ HTML

ไม่ต้องกังวล แม้ว่ามันอาจจะดูเหมือนเป็นกระบวนการที่ยิ่งใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากคุณอาจมีสิ่งที่ไม่ จำกัด ที่คุณสามารถสร้างเอกสารทางเทคนิคได้ แต่ก็มีเครื่องมืออื่นๆ มากมายที่สามารถช่วยได้

5. รับการตรวจสอบเอกสารของคุณ

สิ่งสำคัญของเอกสารทางเทคนิคคือถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม การมีคู่มือทางเทคนิคที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องนั้นไม่ใช่เรื่องดีหากข้อมูลไม่ถูกต้อง นี่คือเหตุผลสำคัญที่ต้องตรวจสอบเอกสารทางเทคนิคของคุณโดยผู้ที่มีความรู้ในเรื่องดังกล่าว เมื่อคุณตรวจสอบเอกสารทางเทคนิคแล้ว คุณสามารถแจกจ่ายให้กับพนักงานได้

6. แบ่งปันเอกสารของคุณ

เมื่อเอกสารของคุณถูกสร้างขึ้นและพร้อมสำหรับโลกใบนี้ ก็ถึงเวลาแบ่งปัน ซึ่งหมายถึงการสื่อสารสิ่งที่คุณสร้าง เหตุผล ความช่วยเหลืออย่างไร และการเข้าถึงเอกสารนั้นอย่างไร ท้ายที่สุดคุณรู้ว่านายจ้างสามารถทำอะไรกับสิ่งนี้ได้

ขั้นแรก ทำให้เนื้อหาของคุณสามารถเข้าถึงได้

คุณสามารถเผยแพร่เอกสารทางเทคนิคของคุณได้หลายวิธี เช่น บนเว็บไซต์ของบริษัทหรืออินทราเน็ต บนพอร์ทัลพนักงาน หรือในจดหมายข่าวของบริษัทหรือรายชื่อส่งเมล

เมื่อคุณเผยแพร่เอกสารทางเทคนิคแล้ว คุณสามารถแบ่งปันกับพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

หลังจากเผยแพร่แล้ว คุณต้องอนุญาตให้มีการสื่อสารระหว่างระดับธุรกิจของคุณ

เอกสารของคุณอาจเต็มไปด้วยศัพท์แสงทางเทคนิคและแนวคิดที่ยากซึ่งจำเป็นต้องถ่ายทอดในลักษณะที่ทุกคนจะเข้าใจ ดังนั้น คุณควรจัดการประชุมและสร้างโอกาสให้ผู้คนแสดงความคิดเห็น ช่วยให้คุณปรับแต่งและปรับปรุงเนื้อหาได้จนกว่าจะเหมาะสมกับวัตถุประสงค์

7. ตรวจสอบและอัปเดต

เป็นขั้นตอนที่เข้าใจง่ายที่สุดในกระบวนการนี้ซึ่งธุรกิจจำนวนมากลืมไป เพียงเพราะเอกสารทางเทคนิคของคุณหมด ไม่ได้หมายความว่าจะเสร็จสิ้น มาตรฐานและขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา สินค้าและบริการได้รับการปรับปรุง วิธีการทำงานคล่องตัวขึ้น หรือมีการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามา

ปัจจัยเหล่านี้อาจส่งผลต่อเอกสารทางเทคนิค ดังนั้นการตรวจสอบและอัปเดตเอกสารทางเทคนิคของคุณอย่างสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญ

หากคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถสร้างเอกสารทางเทคนิคที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากเอกสารทางเทคนิคที่มีให้

ต้องการเครื่องมือที่จะช่วยคุณสร้างเอกสารทางเทคนิคหรือไม่? ตรวจสอบด็อกซี่!