Una guida passo passo per ospitare il tuo evento ibrido

Gestire un evento ibrido può sembrare scoraggiante, ma con un'attenta pianificazione ed esecuzione, può essere un'esperienza fantastica sia per te che per i tuoi partecipanti.

Questo passo dopo passo coprirà tutto, dall'avere una visione chiara alla ricerca di sponsorizzazioni redditizie per aiutare la tua azienda a sfruttare al meglio ciò che gli eventi ibridi hanno da offrire.

Quindi, che tu stia appena iniziando o sia già nel bel mezzo delle cose, continua a leggere per la tua guida completa su come organizzare il tuo prossimo evento ibrido.

Come pianificare il tuo evento ibrido

1. Definisci la tua visione

È fondamentale avere una visione chiara per il tuo evento ibrido. Quali sono i tuoi obiettivi? Cosa vuoi ottenere? Che tipo di esperienza vuoi che i tuoi partecipanti abbiano? Tieni a mente queste cose quando pianifichi il tuo evento in modo da poter rimanere in pista.

Alcune domande chiave da porsi includono;

• Per chi è il tuo evento?
• Cosa stai cercando di condividere con loro?
• A che tipo di impegno sono interessati?
• Dove ospiterai l'evento e quando?

Senza avere una visione chiara, non saprai cosa stai mirando. Pensa a quanto può essere cruciale un evento ibrido per la tua azienda per darti un'idea precisa di come desideri utilizzarli.

È come voler viaggiare verso la tua spiaggia preferita, ma invece salti in macchina e dici al tuo navigatore satellitare di portarti sulla costa. È troppo vago e indefinito, e anche se sei destinato a finire da qualche parte, probabilmente non è dove vorresti essere.

Diventa il più chiaro e specifico possibile e tutto il resto sarà in grado di andare a posto.

Ricorda, questo è un evento ibrido, quindi devi renderlo coinvolgente. Questa è la chiave per un evento di successo.

Quindi, in questa fase, devi pensare a come fondere il mondo fisico e quello virtuale per portare coinvolgimento e valore a entrambi i segmenti di pubblico. Ad esempio, forse gli spettatori virtuali possono votare in tempo reale per influenzare determinate cose che stanno accadendo nella sede fisica.

Se hai un gruppo di relatori che esegue una sessione di domande e risposte, anche i membri del pubblico virtuale avranno un modo per porre domande o commentare ciò che viene detto? Puoi offrire esperienze di realtà virtuale?

Diventa creativo. Più sarai coinvolgente, il tuo evento sarà più attraente.

2. Creare il tuo piano

Ora hai un'idea chiara della tua destinazione finale; è ora di tracciare il tuo percorso. È qui che inizierai ad entrare nel nocciolo della pianificazione di eventi.

Alcune cose chiave da considerare quando crei il tuo piano includono;

• Il tuo budget
• La tua cronologia
• La tua strategia di marketing
• I tuoi relatori/relatori/intrattenimento
• Il tuo locale
• Come coinvolgerai i tuoi partecipanti remoti
• Di quale tecnologia avrai bisogno

È probabile che tu voglia investire in una sorta di strategia organizzativa. Potresti usare un documento di testo o avere una cartella con collegamenti. Forse anche un notebook specifico funzionerebbe per te, ma questo non sembra molto funzionale.

Invece, consiglio di abbracciare la tecnologia e di utilizzare una sorta di piattaforma di gestione della pianificazione degli eventi. Personalmente mi piace usare EventEngage in quanto è uno strumento di organizzazione dell'esperienza di eventi end-to-end che gestisce tutto e mantiene tutto in un unico posto, ma dipende davvero da te.

Quando si tratta di ospitare effettivamente l'aspetto virtuale del tuo evento ibrido, devi pensare a come lo ospiterai. Il modo più semplice sarebbe trasmettere il tuo evento sui tuoi canali di social media o su una piattaforma di live streaming come Twitch o YouTube.

In tal caso, puoi guardare la chat dal vivo o leggere i commenti per rendere le cose un po' più interattive. Tuttavia, avrai un'esperienza molto più coinvolgente se integrerai una piattaforma di hosting di eventi ibrida dedicata in grado di offrire tutte le funzionalità necessarie per rendere l'evento il migliore possibile.

In questa fase del gioco, è anche il momento di iniziare a pensare alla sponsorizzazione. La sponsorizzazione può essere un ottimo modo per compensare alcuni dei costi associati alla gestione del tuo evento. Può anche aiutarti ad attirare relatori/relatori/intrattenimento più grandi e migliori.

Cercare sponsor può sembrare scoraggiante, ma c'è un semplice processo passo dopo passo che i professionisti usano per renderlo semplice.

1. Crea un elenco di potenziali sponsor in linea con gli obiettivi del tuo evento.
2. Contattali e invia loro il tuo mazzo di sponsorizzazione. Questo è un documento che illustra i vantaggi della sponsorizzazione del tuo evento.
3. Rivolgiti a loro dopo che hanno avuto la possibilità di esaminare la tua proposta.

3. Riunisci il tuo team di eventi

In poche parole, non puoi organizzare e ospitare un evento ibrido di successo da solo. C'è semplicemente troppo da fare e da gestire, quindi avrai bisogno di una squadra dietro di te.

Pertanto, la costruzione del team dell'evento è uno dei passaggi più importanti nella pianificazione dell'evento.

Devi assicurarti di avere le persone giuste sul posto che ti aiutino a realizzare la tua visione e dovrai essere tutti sulla stessa pagina e con la stessa mentalità. Non vuoi una persona problematica nella tua squadra che creerà problemi nei momenti che contano di più.

Pertanto, prenditi il ​​tuo tempo per costruire la tua squadra e assicurati che tutto condivida gli stessi valori e ideali di quello che sarà l'evento.

Ovviamente, i ruoli che hai all'interno del tuo team dipendono da te e dipenderanno dal budget, dalla scala e dalla visione dietro il tuo evento.

Per semplificare le cose, inizia con alcuni ruoli di base, tra cui;

• Manager di eventi
• Direttore creativo
• Marketing Manager
• Coordinatore dei relatori
• Responsabile delle sponsorizzazioni
• Coordinatore volontario

Già dalle fasi di pianificazione, inizia a delegare i compiti e ad elaborare un piano più dettagliato. Ciò contribuirà a garantire che tutto funzioni senza intoppi durante la giornata.

La delega è davvero la chiave qui perché, come gestore dell'evento, non sarai in grado di fare tutto da solo. E va bene! Parte dell'essere un buon leader è sapere quando delegare i compiti.

4. Considera la tua strategia di promozione

Ora che il tuo evento sta iniziando a riunirsi e dovresti iniziare a vedere tutto organizzato e prenotato, devi iniziare a pensare a promuoverlo. In altre parole, spargere la voce che il tuo evento avrà luogo e creare abbastanza buzz o clamore attirerà le persone interessate a ciò che offri.

La tua strategia di promozione è fondamentale per il successo del tuo evento. Dopotutto, che senso ha organizzare un evento fantastico se nessuno lo sa?

Tutti i tipi di promozione potrebbero essere validi qui, ma il trucco per una promozione di eventi di successo è capire chi è il tuo pubblico di destinazione e come raggiungerlo al meglio. Dopotutto, dovresti spendere migliaia di annunci mirati su Instagram, ma qual è il punto se il tuo pubblico di destinazione non è su Instagram?

Esistono diversi modi per commercializzare il tuo evento ibrido, tra cui:

• Social media
• Promuovi influencer
• Fai pubblicità ai tuoi sponsor
• Pubblica striscioni locali
• Crea un sito web o una pagina di destinazione
• Pubblica un comunicato stampa
• Marketing via email
• Pubblica annunci mirati
• Scrivi post sul blog
• Scrivi nei forum

Diventa creativo e pensa fuori dagli schemi. Ancora una volta, e lo dico perché è così importante, considera gli elementi chiave del tuo evento per scegliere i giusti canali di promozione:

• Il tuo pubblico di destinazione
• Quali canali usano
• Con quale tipo di contenuto interagiscono
• Quando è il momento migliore per raggiungerli
• Qual è il tuo invito all'azione?

Come ospitare il tuo evento ibrido

Ora nel cuore del tuo evento; ospitandolo .

È qui che tutto il tuo duro lavoro si unisce e puoi vedere i frutti del tuo lavoro. Naturalmente, molto è necessario per ospitare un evento ibrido di successo e ancora molto da fare.

Inizia con il tuo locale

Il luogo fisico è il luogo in cui si svolgerà il fulcro del tuo evento, dove tutti i relatori e le attività e le cose coinvolgenti e divertenti che prevedi di fare. Ciò significa che devi impostare il tuo evento come faresti con un evento tradizionale e quindi aggiungere gli elementi virtuali ove necessario.

La tua configurazione tecnologica è vitale per il successo del tuo evento ibrido. Dopotutto, se i tuoi partecipanti non possono vedere o sentire cosa sta succedendo, non rimarranno a lungo.

Per evitare qualsiasi difficoltà tecnica, assicurati di testare la tua configurazione con largo anticipo rispetto all'evento. Ciò contribuirà a garantire che tutto funzioni senza intoppi durante la giornata.

Concentrati sul contenuto

Alla fine della giornata, il successo del tuo evento ibrido si basa su un elemento molto importante e no, è solo il coinvolgimento.

È valore.

Il tuo evento deve portare valore alla vita del pubblico. Che sia il valore dell'intrattenimento o dell'istruzione, dipende da te, ma devi concentrarti sul contenuto e su come lo distribuisci.

Ad esempio, potresti fornire contenuti come;

• Note chiave
• Interviste
• Discussioni di gruppo
• Officine
• Sessioni di breakout

Qualunque sia il settore in cui ti trovi, devi fornire valore in queste aree e assicurarti che i contenuti vengano forniti nel miglior modo possibile. La tua sede, la tua tecnologia e la tua configurazione devono garantire che sia così.

Immagina una partita di calcio, ma i microfoni dei commentatori sono troppo bassi, quindi nessuno può sentire ciò che viene detto e le telecamere sono così ingrandite che nessuno può vedere cosa sta succedendo.

L'evento, francamente, sta per fare schifo e devi evitarlo a tutti i costi. La qualità è assolutamente tutto in un evento ibrido e per molti dei membri del tuo pubblico sarà la prima impressione di ciò che hai da offrire, quindi fallo contare.

Non sprecare la tua occasione!

Il grande giorno

Prima o poi, il grande giorno arriverà, ma dopo aver preso tutto in considerazione in questa guida, dovresti essere ben organizzato e avere tutto nella borsa. Certo, ci saranno problemi prima e durante il giorno, ma più sei in cima a tutto ciò che sei, più velocemente puoi reagire e più puoi concentrarti su ciò che conta davvero;

Offri al tuo pubblico un'esperienza preziosa e coinvolgente che amerà e non dimenticherà mai!

Non c'è dubbio che gli eventi ibridi siano il futuro (link interno all'altro articolo che ho scritto qui), e non c'è mai stato un momento migliore per farli funzionare per te.

Conclusione

Ospitare un evento ibrido è un ottimo modo per raggiungere un pubblico più ampio e interagire con loro in modi nuovi ed entusiasmanti. Non c'è dubbio che ci vorrà del lavoro, ma ne vale sicuramente la pena quando vedi quanto è coinvolto il tuo pubblico in ciò che la tua attività ha da offrire.