Un ghid pas cu pas pentru găzduirea propriului eveniment hibrid

Derularea unui eveniment hibrid poate părea descurajantă, dar cu o planificare și execuție atentă, poate fi o experiență fantastică atât pentru tine, cât și pentru participanții tăi.

Acest pas cu pas va acoperi totul, de la a avea o viziune clară până la căutarea de sponsorizări profitabile pentru a vă ajuta afacerea să profite la maximum de ceea ce au de oferit evenimentele hibride.

Așadar, indiferent dacă abia începi sau ești deja în toiul lucrurilor, citește mai departe pentru ghidul tău complet despre cum să desfășoare următorul tău eveniment hibrid.

Cum să vă planificați evenimentul hibrid

1. Definiți-vă viziunea

Este vital să ai o viziune clară pentru evenimentul tău hibrid. Care sunt obiectivele tale? Ce vrei să obții? Ce fel de experiență vrei să aibă participanții tăi? Țineți cont de aceste lucruri atunci când vă planificați evenimentul, astfel încât să puteți rămâne pe drumul cel bun.

Unele întrebări cheie pe care trebuie să le puneți includ;

• Pentru cine este evenimentul tău?
• Ce încerci să împărtășești cu ei?
• Ce fel de angajament sunt interesați?
• Unde veți găzdui evenimentul și când?

Fără să ai o viziune clară, nu vei ști spre ce țintii. Gândiți-vă cât de crucial poate fi un eveniment hibrid pentru afacerea dvs. pentru a vă oferi o idee fermă despre cum doriți să le utilizați.

Este ca și cum ai vrea să călătorești pe plaja ta preferată, dar, în schimb, sari în mașină și spui navigatorului tău prin satelit să te ducă pe coastă. Este prea vag și nedefinit și, deși ești obligat să ajungi undeva, probabil că nu este acolo unde vrei să fii.

Fiți cât mai clar și cât mai specific posibil și totul va putea să se încadreze la locul lor.

Amintiți-vă, acesta este un eveniment hibrid, așa că trebuie să îl faceți captivant. Aceasta este cheia unui eveniment de succes.

Deci, în această etapă, trebuie să vă gândiți cum să îmbinați lumile fizice și virtuale pentru a aduce implicare și valoare ambelor audiențe. De exemplu, poate că spectatorii virtuali pot vota în timp real pentru a afecta anumite lucruri care se întâmplă la locul fizic.

Dacă aveți un grup de vorbitori care rulează întrebări și răspunsuri, membrii publicului virtual vor avea și o modalitate de a pune întrebări sau de a comenta ceea ce se spune? Puteți oferi experiențe de realitate virtuală?

Fii creativ. Cu cât poți fi mai antrenant, cu atât evenimentul tău va fi mai atractiv.

2. Crearea planului dvs

Acum aveți o idee clară despre destinația finală; este timpul să-ți trasezi traseul. Aici vei începe să intri în esențialul planificării evenimentelor.

Unele lucruri cheie de luat în considerare atunci când vă creați planul includ;

• bugetul tău
• Cronologia ta
• Strategia ta de marketing
• Difuzorii dvs./paneliştii/divertismentul
• Locul tau
• Cum vei implica participanții tăi la distanță
• De ce tehnologie vei avea nevoie

Sunt șanse să doriți să investiți într-un fel de strategie organizațională. Puteți folosi un document text sau aveți un folder cu link-uri. Poate chiar și un anumit blocnotes ar funcționa pentru tine, dar acesta nu pare foarte funcțional.

În schimb, recomand să îmbrățișați tehnologia și să folosiți un fel de platformă de management de planificare a evenimentelor. Personal, îmi place să folosesc EventEngage, deoarece este un instrument de organizare a experienței de eveniment de la capăt la capăt, care se ocupă de totul și păstrează totul într-un singur loc, dar depinde cu adevărat de tine.

Când vine vorba de găzduirea efectivă a aspectului virtual al evenimentului tău hibrid, trebuie să te gândești la modul în care îl vei găzdui. Cel mai simplu mod ar difuza evenimentul tău pe canalele tale de socializare sau pe o platformă de streaming live precum Twitch sau YouTube.

În acest caz, puteți urmări chatul live sau puteți citi comentarii pentru a face lucrurile puțin mai interactive. Cu toate acestea, veți avea o experiență mult mai captivantă dacă integrați o platformă hibridă dedicată de găzduire a evenimentelor, care poate oferi toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru ca evenimentul să fie cât mai bun.

În această etapă a jocului, este și timpul să începeți să vă gândiți la sponsorizare. Sponsorizarea poate fi o modalitate excelentă de a compensa unele dintre costurile asociate cu desfășurarea evenimentului dvs. De asemenea, vă poate ajuta să atrageți vorbitori/interlocutori/divertisment mai mari și mai buni.

Căutarea sponsorilor poate părea descurajantă, dar există un proces simplu pas cu pas pe care profesioniștii îl folosesc pentru a face acest lucru simplu.

1. Creați o listă de potențiali sponsori care se aliniază cu obiectivele evenimentului dvs.
2. Luați legătura cu ei și trimiteți-le pachetul dvs. de sponsorizare. Acesta este un document care subliniază beneficiile sponsorizării evenimentului dumneavoastră.
3. Urmăriți-i după ce au avut ocazia să vă examineze propunerea.

3. Reunește-ți echipa de evenimente

Mai simplu spus, nu poți organiza și găzdui singur un eveniment hibrid de succes. Pur și simplu sunt prea multe de făcut și de gestionat, astfel încât vei avea nevoie de o echipă în spatele tău.

Astfel, construirea echipei tale de evenimente este unul dintre cei mai importanți pași în planificarea unui eveniment.

Trebuie să vă asigurați că aveți oamenii potriviți care să vă ajute să vă executați viziunea și va trebui să fiți toți pe aceeași pagină și cu aceeași mentalitate. Nu vrei o persoană cu probleme în echipa ta care va crea probleme în momente care contează cel mai mult.

Prin urmare, fă-ți timp pentru a-ți construi echipa și asigură-te că totul împărtășește aceleași valori și idealuri ale evenimentului.

Desigur, ce rol aveți în cadrul echipei dvs. depinde de dvs. și va depinde de bugetul, amploarea și viziunea din spatele evenimentului dvs.

Pentru a simplifica lucrurile, începeți cu câteva roluri de bază, inclusiv;

• Manager de evenimente
• Director de creație
• Manager de marketing
• Coordonator vorbitor
• Manager de sponsorizări
• Coordonator de voluntari

Chiar și din etapele de planificare, începeți să delegați sarcini și să puneți împreună un plan mai detaliat. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că totul funcționează fără probleme în ziua respectivă.

Delegarea este într-adevăr cheia aici, deoarece, în calitate de manager de eveniment, nu vei putea să faci totul singur. Și asta e în regulă! O parte din a fi un bun lider este să știi când să delezi sarcini.

4. Luați în considerare strategia dvs. de promovare

Acum că evenimentul tău începe să se adună și ar trebui să începi să vezi că totul este organizat și rezervat, trebuie să începi să te gândești să-l promovezi. Cu alte cuvinte, răspândirea veștii că evenimentul dvs. va avea loc și crearea suficientă publicitate sau hype va face ca oamenii să fie interesați de ceea ce oferiți.

Strategia ta de promovare este vitală pentru succesul evenimentului tău. La urma urmei, ce rost are să organizezi un eveniment fantastic dacă nimeni nu știe despre el?

Toate tipurile de promovare ar putea fi valabile aici, dar trucul pentru promovarea de succes a unui eveniment este să înțelegeți cine este publicul țintă și cum să ajungeți cel mai bine la el. La urma urmei, ar trebui să cheltuiți mii pe reclame Instagram direcționate, dar ce rost mai are dacă publicul țintă nu este pe Instagram?

Există mai multe modalități de a vă comercializa evenimentul hibrid, inclusiv:

• Rețelele de socializare
• Promovați influențatorii
• Lasă sponsorii tăi să facă publicitate
• Postați bannere locale
• Creați un site web sau o pagină de destinație
• Publicați un comunicat de presă
• Marketing prin e-mail
• Rulați anunțuri direcționate
• Scrieți postări pe blog
• Scrie pe forumuri

Fii creativ și gândește-te în afara cutiei. Din nou, și spun asta pentru că este atât de important, luați în considerare elementele cheie ale evenimentului dvs. pentru a alege canalele potrivite pentru promovare:

• Publicul dvs. țintă
• Ce canale folosesc
• Cu ce ​​fel de conținut interacționează
• Când este cel mai bun moment pentru a ajunge la ei
• Care este chemarea ta la acțiune?

Cum să găzduiești evenimentul tău hibrid

Acum, în centrul evenimentului tău; găzduind-o .

Aici se reunește toată munca ta grea și poți vedea roadele muncii tale. Desigur, sunt multe de făcut în găzduirea unui eveniment hibrid de succes și încă sunt multe de făcut.

Începeți cu locația dvs

Locul fizic este locul în care se va desfășura nucleul evenimentului dvs., unde toți vorbitorii și activitățile și lucrurile captivante și distractive pe care intenționați să le faceți. Aceasta înseamnă că trebuie să vă configurați evenimentul în modul în care ați face un eveniment tradițional și apoi să adăugați elemente virtuale acolo unde este necesar.

Configurația ta tehnologică este vitală pentru succesul evenimentului tău hibrid. La urma urmei, dacă participanții tăi nu pot vedea sau auzi ce se întâmplă, nu vor rămâne mult timp.

Pentru a evita orice dificultăți tehnice, asigurați-vă că vă testați configurația cu mult înainte de eveniment. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că totul funcționează fără probleme în ziua respectivă.

Concentrați-vă pe conținut

La sfârșitul zilei, succesul evenimentului tău hibrid se bazează pe un element foarte important și nu, este doar angajament.

Este valoarea.

Evenimentul tău trebuie să aducă valoare vieții publicului. Indiferent dacă aceasta este valoarea divertismentului sau a educației, asta depinde de tine, dar trebuie să te concentrezi asupra conținutului și asupra modului în care îl oferi.

De exemplu, ați putea oferi conținut precum;

• Notele cheie
• Interviuri
• Discuții în panel
• Ateliere
• Sesiuni breakout

Indiferent de industria în care vă aflați, trebuie să oferiți valoare în aceste domenii și să vă asigurați că conținutul este livrat în cel mai bun mod posibil. Locația, tehnologia și configurația dvs. trebuie să se asigure că acesta este cazul.

Imaginați-vă un meci de fotbal, dar microfoanele comentatorilor sunt setate prea jos, astfel încât nimeni să nu audă ce se spune, iar camerele sunt atât de micșorate încât nimeni nu poate vedea ce se întâmplă.

Evenimentul este, sincer, va fi nasol și trebuie să evitați acest lucru cu orice preț. Calitatea este absolut totul la un eveniment hibrid și, pentru mulți dintre membrii publicului tău, va fi prima lor impresie despre ceea ce ai de oferit, așa că fă-l să conteze.

Nu-ți pierde ocazia!

Ziua cea mare

Mai devreme sau mai târziu, ziua cea mare se va rostogoli, dar ținând cont de totul în acest ghid, ar trebui să fii bine organizat și să ai totul în geantă. Sigur, vor fi probleme înainte și în ziua respectivă, dar cu cât ești mai mult peste tot ce ești, cu atât poți reacționa mai repede și te poți concentra mai mult pe ceea ce contează cu adevărat;

Oferă publicului tău o experiență valoroasă și captivantă pe care o va iubi și nu o va uita niciodată!

Nu există nicio îndoială că evenimentele hibride sunt viitorul (link intern către celălalt articol pe care l-am scris aici) și nu a existat niciodată un moment mai potrivit pentru a le avea să lucreze pentru tine.

Concluzie

Găzduirea unui eveniment hibrid este o modalitate excelentă de a ajunge la un public mai larg și de a interacționa cu acesta în moduri noi și interesante. Fără îndoială că va fi nevoie de ceva muncă, dar cu siguranță merită când vezi cât de implicat este publicul tău în ceea ce are de oferit afacerea ta.