15 แนวคิดในการปรับปรุงสำนักงานเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น

บริษัทที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดและธุรกิจขนาดเล็กมักจะเป็นบริษัทที่มีพนักงานที่มีความสุขที่สุด ทำไม พนักงานที่มีความสุขมีแรงจูงใจ มีประสิทธิผล และสร้างสรรค์มากขึ้น—และมักจะพยายามทำให้ดีที่สุด ไม่ใช่เพราะพวกเขาต้องทำ แต่เพราะพวกเขาต้องการ อันที่จริง พนักงานที่มีความสุขมีแนวโน้มที่จะอยู่กับบริษัทมากกว่า 48.4% ซึ่งช่วยลดการหมุนเวียนที่มีค่าใช้จ่ายสูง ในทางกลับกัน พนักงานที่ไม่ชอบมาทำงานมีค่าใช้จ่าย 3 แสนล้านดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปีสำหรับธุรกิจในสหรัฐฯ ในช่วงเวลาลาป่วย วันหยุด และความผิดพลาดในการทำงาน

สถานที่ทำงานที่มีความสุขไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นโดยบังเอิญ หรือเป็นเพียงหน้าที่ในการจัดเตรียมเครื่องมือที่เหมาะสม เช่น ตัวสร้างใบแจ้งหนี้ เป็นผลผลิตของการเปลี่ยนแปลงทั้งทางกายภาพและที่จับต้องไม่ได้ที่ทำให้สถานที่ทำงานมีความกลมกลืนกันมากขึ้น ต่อไปนี้คือ 15 สิ่งที่คุณสามารถทำได้ทันทีเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่ดีขึ้น:

1. นำแสงธรรมชาติมาสู่สภาพแวดล้อมในการทำงาน

แสงธรรมชาติไม่เพียงแต่จะดูดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังมีความเชื่อมโยงระหว่างแสงธรรมชาติในที่ทำงานกับคุณภาพการนอนหลับและพลังงานของพนักงานอีกด้วย นักวิจัยด้านประสาทวิทยาที่มหาวิทยาลัยนอร์ทเวสเทิร์นพบว่าคนที่ทำงานในสำนักงานที่มีหน้าต่างจะได้รับแสงสีขาวเพิ่มขึ้น 173% (เช่น แสงจากดวงอาทิตย์) ในช่วงเวลาทำงานและนอนหลับเพิ่มอีก 46 นาทีทุกคืน คนงานได้พักผ่อนดีขึ้นและมีกรอบความคิดที่ดีขึ้น

2. สร้างพื้นที่สำนักงานที่สะอาดและสะดวกสบาย

นักจิตวิทยาไม่จำเป็นต้องบอกคุณว่าเมื่อคุณอยู่ในพื้นที่ที่น่าดึงดูด สะดวกสบาย และน่าอยู่ คุณจะรู้สึกดีขึ้น นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับทั้งบ้านและสภาพแวดล้อมในการทำงาน ดังนั้นต้องแน่ใจว่าได้ขจัดความยุ่งเหยิงและอุปกรณ์ที่ชำรุด และซ่อมแซมหลอดไฟที่ริบหรี่และเครื่องปรับอากาศหรือเครื่องทำความร้อน และถึงแม้จะดูไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ลงทุนในเฟอร์นิเจอร์ใหม่ที่เหมาะกับสรีระ พืช อุปกรณ์ที่ปรับปรุงใหม่ กาแฟและของว่างคุณภาพ พนักงานของคุณจะไม่เพียงแต่ชื่นชมว่าสวัสดิภาพของพวกเขามีความสำคัญต่อคุณ แต่พวกเขาจะได้รับผลกระทบอย่างกระฉับกระเฉงจากพื้นที่ในทางบวก

3. จัดให้มีห้องที่เงียบสงบสำหรับพนักงาน

เลย์เอาต์ของสำนักงานแบบเปิดมีความจำเป็นในหลายกรณี แต่คุณควรพิจารณาให้พื้นที่บางส่วนที่พนักงานสามารถหลบหนีได้หากต้องการความเงียบหรือความสันโดษเพื่อมุ่งความสนใจไปที่โครงการที่ยากลำบาก สามารถลดความเครียดและการหยุดชะงัก ซึ่งช่วยเพิ่มอารมณ์และประสิทธิภาพการทำงาน คุณอาจคิดเกี่ยวกับการจัดหาห้องงีบหลับ ซึ่ง Google (และอื่น ๆ ) มีชื่อเสียง จากการศึกษาพบว่าการงีบหลับ 20 หรือ 30 นาทีนั้นดีกว่าการดื่มกาแฟสักถ้วยเพื่อเพิ่มพลังงานให้กับผู้ที่ทำงานเป็นเวลานานๆ เป็นประจำ ทำงานที่หนักหน่วงและซับซ้อน หรือเดินทางไปยังสำนักงานนอกเมือง

4. มีนโยบายเปิดกว้างสำหรับสมาชิกในทีม

พนักงานรายงานความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้นและมีแนวโน้มที่จะอยู่ในงานที่พวกเขารู้สึกว่าได้รับการรับฟังและชื่นชมมากกว่า วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือสร้างความโปร่งใสระหว่างผู้จัดการและพนักงาน เนื่องจากความขัดแย้งมักปรากฏขึ้นเมื่อพนักงานรู้สึกว่าถูกละเลยหรือดูเหมือนว่าพวกเขาเป็นเพียงแรงงานที่ถูกผูกมัด ทำให้รู้ว่าคุณพร้อมเสมอสำหรับคำถาม ความคิดเห็น และข้อกังวล และควร “เปิดประตู” อย่างแท้จริง—การเปิดประตูให้ส่งเสริมการสื่อสารที่เป็นมิตร

5. จัดสำนักงานให้มีพื้นที่พักผ่อนสำหรับพนักงาน

ถ้าทำได้ ให้จัดพื้นที่สำหรับเล่นห่วงกลางแจ้งหรือโต๊ะปิงปองในร่ม สมาชิกในทีมจะสนุกกับการมีที่สำหรับออกกำลังกายหรือคลายความเหนื่อยล้าระหว่างงาน นอกจากนี้ เกมกระชับมิตรกับผู้อื่นสามารถนำไปสู่ความสามัคคีที่ดีขึ้นและความสามัคคีในทีม

6. สวัสดิการนอกกรอบสำหรับคนงาน

บริษัทหลายแห่ง เช่น Netflix ได้เริ่มทดลองใช้สิทธิประโยชน์ที่ผิดปกติ เช่น วันหยุดไม่จำกัด กังวลเกี่ยวกับการขาดงานมากเกินไป? นักวิจัยพบว่าผู้ที่สามารถเข้าถึงเวลาหยุดได้ไม่จำกัดจริง ๆ แล้วใช้เวลาทำงานมากกว่าวันที่มี PTO แบบมีโครงสร้าง ในทำนองเดียวกันกับการกำหนดราคาแบบจ่ายเท่าที่คุณต้องการ แนวคิดก็คือว่าเมื่อถูกบังคับให้สร้างระบบมูลค่าของตนเอง (ไม่ว่าจะเป็นเวลา กาแฟ หรือซีดี) คนทั่วไปจะ ก้าวขึ้นไปบนจาน และในที่ทำงาน สิ่งสำคัญควรอยู่ที่ว่างานจะเสร็จหรือไม่ ไม่ใช่งานเสร็จภายในกี่วัน

7. เสนอชดใช้ค่าเล่าเรียนให้กับพนักงาน

Starbucks, Apple, Bank of America, Best Buy…นี่คือบริษัทบางส่วนที่เสนอเงินชดเชยค่าเล่าเรียนให้กับพนักงาน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับผู้สมัครงานจำนวนมากเท่านั้น แต่ยังเป็นธุรกิจที่ดีที่จะลงทุนในการศึกษาของผู้ที่ทำงานอยู่แล้วด้วย การให้เงินคืนสำหรับค่าเล่าเรียนที่มีราคาแพง เป็นการเปิดโอกาสให้พวกเขาพัฒนาทักษะซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ

8. เลี้ยงอาหารกลางวันพนักงานสัปดาห์ละครั้ง

ทุกวันศุกร์ สั่งอาหารให้ทั้งสำนักงานและสนับสนุนให้ทุกคนรับประทานอาหารร่วมกัน ไม่ว่าจะกลางแจ้งหรือในห้องประชุม พนักงานจะรู้สึกขอบคุณสำหรับผลประโยชน์และการรับประทานอาหารร่วมกันทำให้เกิดความสนิทสนมกัน

9. อนุญาตให้ปรับแต่งเวิร์กสเตชันให้เป็นส่วนตัว

พนักงานของคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับวันทำงานที่เวิร์กสเตชัน ดังนั้นให้พวกเขาตกแต่งพื้นที่ในแบบที่เป็นส่วนตัวและน่าดึงดูดสำหรับพวกเขา ซึ่งอาจหมายถึงการเลือกโต๊ะแบบยืนหรือปรับได้ เก้าอี้สำนักงานหรือลูกบอลทรงตัว และคีย์บอร์ดและเมาส์ที่เหมาะกับสรีระ พวกเขาควรจะตกแต่งห้องเล็ก ๆ หรือสำนักงานด้วยรูปถ่ายส่วนตัว ต้นไม้ และโคมไฟตั้งโต๊ะได้ตามสบาย เมื่อเราปรับแต่งพื้นที่ของเรา เราจะรู้สึกภาคภูมิใจมากขึ้น และความภาคภูมิใจนั้นจะขยายไปสู่ทุกสิ่งที่เราทำในที่ทำงาน

10. แนะนำความคิดริเริ่มด้านสุขภาพ

พิจารณาใช้ความคิดริเริ่มใหม่ๆ ที่สนุกสนานเพื่อเพิ่มความสุขและความรู้สึกเป็นอยู่ที่ดี ตัวอย่างเช่น เดือนละครั้ง คุณอาจให้รางวัลแก่ผู้ที่เดินไปรอบๆ สำนักงานเป็นไมล์ๆ มากที่สุด หรือคุณอาจนำผลไม้สดมาทุกสัปดาห์เพื่อช่วยไม่ให้หิวด้วยของว่างเพื่อสุขภาพ คุณยังสามารถโปรโมต "พาลูกชายหรือลูกสาวของคุณไปทำงาน" หรือแม้แต่ให้บริการดูแลเด็กในสถานที่ฟรีระหว่างสัปดาห์

11. ใช้ภาษาในการทำงานร่วมกันเพื่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน

เมื่อคุณให้ทิศทางพนักงาน ภาษาที่คุณใช้มีผลอย่างมากต่อวิธีที่พวกเขารับรู้สิ่งที่คุณพูดและบทบาทของพวกเขาในการทำงาน การใช้วลีเช่น "ทำไมเราไม่ลอง" แทน "คุณต้อง" แสดงว่าคุณแสดงความขอบคุณและให้ความร่วมมือ ไม่มีใครอยากรู้สึกว่าพวกเขากำลังทำงานให้กับซาร์

12. จำกัดการประชุม ปรับปรุงการสื่อสาร

ในการศึกษาหลังเลิกเรียน ผู้ปฏิบัติงานรายงานอย่างสม่ำเสมอว่าการประชุมเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพที่ใหญ่ที่สุดของพวกเขา ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยเข้าประชุม 61.8 ครั้งต่อเดือน โดย 63 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมไม่มีวาระการประชุม และ 73 เปอร์เซ็นต์ของผู้คนกำลังทำงานอื่นในที่ประชุม เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้สื่อสารผ่านอีเมล ไวท์บอร์ดแบบรวมศูนย์ หรือวิธีการอื่นๆ ที่ไม่ดึงผู้คนออกจากโครงการ

13. จัดตารางกิจกรรมสนุก ๆ เพื่อวัฒนธรรมองค์กรที่ดี

การเปลี่ยนแปลงครั้งคราวเป็นเรื่องสนุก—และความสนุกทำให้ผู้คนมีความสุขและผ่อนคลาย! ตัวอย่างเช่น ฉลองวันเกิดของพนักงานทุกคนด้วยเค้กและพูดว่า “สุขสันต์วันเกิด” ออกไปดื่มที่บริษัทในตอนเย็นเดือนละครั้ง หรือจัดการแข่งขันซอฟต์บอล เมื่อพนักงานสามารถตั้งตารอรางวัลสนุกๆ ได้ ก็ทำให้การไปทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

14. อย่าให้พนักงานของคุณทำงานหนักเกินไป

เป็นจริงเกี่ยวกับปริมาณงานที่พนักงานแต่ละคนสามารถจัดการได้ ปริมาณงานที่มากเกินไปซึ่งแปลว่าหมดไฟเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้คนออกจากงาน การวิจัยแสดงให้เห็นว่าประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างรวดเร็วเมื่อมีคนทำงานมากกว่า 50 ชั่วโมง แต่ถ้าคุณต้องให้พนักงานทำงานมากขึ้น แสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับพวกเขาโดยให้เงินเพิ่มหรือเลื่อนตำแหน่งด้วย อีกทางหนึ่ง คุณสามารถจ้างคนเพิ่มได้ถ้าทุกคนมีภาระงานมากเกินไปอย่างสม่ำเสมอ สิ่งนี้ทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่คุณจะเห็นการรักษาผู้ใช้และประสิทธิผลที่มากขึ้นในระยะยาว

15. ให้พนักงานตั้งเวลาทำงานของตนเองเพื่อผลิตภาพที่ดีขึ้น

เก้าถึงห้าสัปดาห์ทำงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์แบบดั้งเดิมไม่จำเป็นต้องเป็นกำหนดการที่เป็นประโยชน์หรือเกิดประสิทธิผลสูงสุดสำหรับทุกคน วันทำงาน 8 ชั่วโมงนั้นค่อนข้างไม่แน่นอน และกลายเป็นที่นิยมเมื่อประมาณปี 1914 เมื่อ Henry Ford ลดเวลาการทำงานของพนักงานจาก 14 ชั่วโมงต่อวัน (และเพิ่มค่าจ้างเป็นสองเท่า!) และเห็นอัตรากำไรที่สูงขึ้น บางคนทำงานได้ดีขึ้นในตอนกลางวันและจะได้ประโยชน์จากเวลาเริ่มต้นในภายหลัง คนอื่นมีภาระผูกพันในครอบครัวและอยากจะทำงานให้นานขึ้นในไม่กี่วัน เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้พนักงานเลือกตารางเวลาของตนเอง ที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาทำงานอย่างชาญฉลาดและเสียเวลาน้อยลง

ทุกบริษัทมีความแตกต่างกัน และไม่มีวิธีแก้ไขปัญหาความสามัคคีในที่ทำงานแบบเดียว แต่ด้วยการส่งเสริมสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่เป็นบวก คุณสามารถช่วยให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น และในทางกลับกัน ธุรกิจของคุณก็จะได้รับรางวัลจากความมุ่งมั่นที่มากขึ้น การรักษาไว้ได้นานขึ้น และผลผลิตที่เพิ่มขึ้น