แผนประสานรายได้และรายจ่ายใน 5 ขั้นตอน

Mr Micawber พูดถูกใน David Copperfield ของ Dickens: “รายได้ต่อปี 20 ปอนด์ รายจ่ายรายปี 19 ปอนด์ สิบเก้า และ 6 – ผลลัพธ์คือความสุข รายได้ต่อปี 20 ปอนด์ รายจ่ายรายปี 20 ปอนด์ ไม่มีอะไรเลย และ 6 - ผลลัพธ์คือความทุกข์ยาก”

ไม่ใช่แค่ครอบครัว Micawber เท่านั้นที่ต้องเอาใจใส่คำพูดที่ชาญฉลาดเหล่านี้: การจัดทำงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจเป็น (และมักจะเป็น) ความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว

อย่างไรก็ตาม การจัดทำงบประมาณรู้สึกเหมือนเป็นงานอดิเรกสำหรับองค์กรขนาดเล็ก – มีหลายอย่างที่ต้องทำอยู่แล้ว ตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการวางแผนและการดำเนินการ เป็นการยากที่จะเพิ่มวินัยพิเศษ! แต่มันเป็นวินัยที่คุณไม่สามารถอยู่รอดได้อย่างแน่นอนหากไม่มี

ในโพสต์นี้ เราเจาะลึก 5 ขั้นตอนง่ายๆ เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณอยู่ในสถานะทางการเงินที่ดี มาดูกัน!

1. หารายละเอียดงบประมาณ

ในการตั้งงบประมาณ อันดับแรก คุณต้องทราบทั้งรายได้และรายจ่ายโดยละเอียด ไม่มีค่าใช้จ่ายในการแบ่งส่วนที่ดีโดยไม่รู้ว่าเงินจะไหลไปอยู่ที่ใด หรือมีเพียงแค่ความคิดที่คลุมเครือว่าเงินจะไหลเข้ามาอย่างไร

คุณจำเป็นต้องทราบจำนวนเงินที่เข้ามาและใครจะเป็นผู้ชำระเงิน ในการทำเช่นนี้ ให้ติดตามทุกสิ่งที่คุณใช้จ่ายในช่วงหลายเดือน ซึ่งหมายถึงการรวบรวมใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิตของคุณ และติดตามการชำระเงินเพิ่มเติมด้วยเงินสดในขณะที่ทำ อนึ่ง Hiveage เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากสำหรับการติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน!

อย่าลืมรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด ไม่ใช่แค่หมวดหมู่กว้างๆ ตัวอย่างเช่น วัสดุสิ้นเปลืองจะต้องรวมรายการเล็กน้อย เช่น เครื่องเขียนในสำนักงานและองค์ประกอบเล็กๆ น้อยๆ แต่สำคัญอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน ค่ารถยนต์จะต้องรวมค่าบำรุงรักษา ค่าน้ำมัน ค่าประกันภัย และภาษีทั้งหมด

สำหรับธุรกิจที่อาจมีรายได้และรายได้ไม่สม่ำเสมอ การสามารถเฉลี่ยจำนวนเงินเหล่านี้ได้ตลอดทั้งปีจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง คุณสามารถใช้ Microsoft Excel หรือ Google ชีตเพื่อสร้างใบงานค่าใช้จ่ายและรายได้ แอปติดตามค่าใช้จ่าย เช่น Expensify เป็นวิธีที่สะดวกในการถ่ายทอดใบเสร็จที่เป็นกระดาษลงในรายงานที่เรียบร้อย

2. กำหนดรายได้สุทธิของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณกำลังทำกำไร (รายได้สุทธิของคุณ) อะไรอยู่ ไม่ใช่แค่ตัวเลขพาดหัว (รายได้รวมของคุณ) ที่เข้ามา ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องคำนวณรายได้ของคุณตามที่ได้รับจากด้านบน ออกกำลังกายแล้วหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ อย่าลืมรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ประกันสุขภาพ การชำระคืนเงินกู้ ค่าเช่าหรือจำนอง ฯลฯ

เมื่อคุณเปรียบเทียบรายได้ของคุณกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว คุณจะมีงบกำไรขาดทุน แน่นอนว่านี่เป็นการมองย้อนกลับ โดยจะบอกคุณแค่ว่าคุณมีรายได้เท่าไรในอดีต ไม่ใช่ว่าธุรกิจจะมีรายได้เท่าไรในอนาคต

แต่สิ่งที่จะทำได้ ที่สำคัญที่สุดคือบอกคุณว่าธุรกิจของคุณกำลังทำกำไรหรือขาดทุน หากเป็นอย่างหลัง คุณจะต้องทบทวนค่าใช้จ่ายของคุณและหาว่าส่วนไหนที่ควรจะลดเพื่อให้ได้กลับมาเป็นกระดูกงูที่เท่ากัน ในการทำเช่นนี้ ให้หาว่าค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นของคุณคืออะไร แล้วดูว่าคุณสามารถตัดส่วนใดกลับคืนสู่ความมืดได้

3. บัญชีสำหรับรายได้และค่าใช้จ่ายในอนาคต

ถัดไป คุณต้องคาดการณ์รายได้รวมและตัวเลขรายจ่ายของคุณล่วงหน้าเพื่อทำความเข้าใจรายได้ในอนาคต คุณจะต้องใช้เกณฑ์ตามข้อมูลที่มีอยู่ แยกปัจจัยออกโดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น อัตราเงินเฟ้อในปัจจุบันและที่คาดการณ์รายปี และอัตราดอกเบี้ยเป็นแนวทาง

กำหนดเป้าหมายที่เพียงพอและเป็นจริงตามความจุ ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง และแผนการขยาย คุณจะต้องรวมการลงทุนที่คาดการณ์ไว้ เช่น งบประมาณการตลาด และการลงทุนในสินทรัพย์ (เครื่องพิมพ์ ไอที เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ฯลฯ)

จำไว้ว่าคุณมีค่าใช้จ่ายสองประเภท - คงที่และผันแปร ในอดีต – รวมทั้งค่าเช่า ประกัน และค่าสาธารณูปโภค – สามารถคาดการณ์ได้ง่าย เนื่องจากยังคงค่อนข้างคงที่เป็นประจำทุกปี

ต้นทุนผันแปรนั้นคาดการณ์ได้ยากกว่า นั่นคือค่าใช้จ่ายที่ไม่ปกติ เช่น ค่าวัสดุ หรือแม้แต่ยานพาหนะ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่สำคัญแต่ไม่บ่อย เป็นประโยชน์ในการนำต้นทุนผันแปรที่ผ่านมาและวิเคราะห์แนวโน้มเพื่อดูว่าพวกเขาเติบโตขึ้นทุกปีอย่างไร

การใช้ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนรูปแบบที่ไม่ใช่สเปรดชีตสำหรับการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แอพอย่าง Money Dashboard และ PocketSmith จะคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคตจากการใช้จ่ายในปัจจุบันของคุณโดยอัตโนมัติ

4. บัญชีสำหรับการเปลี่ยนแปลง

แม้ว่าจะเป็นการดีที่จะลองทำนายอนาคต แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าการคาดการณ์จะแม่นยำน้อยลงเมื่อคุณเดินหน้าต่อไปในเวลาที่คุณเคลื่อนไหว ดังนั้น คุณจะต้องทบทวนงบประมาณเป็นประจำเพื่อให้ถูกต้อง

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าแม้ว่าช่วงเวลาระหว่างงบประมาณจะขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของธุรกิจของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบเป็นประจำเพื่อพิจารณาว่าจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่ คุณจะต้องทำตามขั้นตอนข้างต้นทุกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขทั้งหมดของคุณยังคงถูกต้อง โดยทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ขอแนะนำให้ใช้งบประมาณทุกๆ สามถึงหกเดือนตามความเหมาะสม อย่าลืมว่างบประมาณคือความมุ่งมั่น และเป็นเส้นทางสู่การรักษาความปลอดภัยทางการเงิน ดังนั้นคุณต้องพยายามยึดติดให้มากที่สุด

5. มีวินัยในงบประมาณของคุณ

สิ่งนี้นำไปสู่จุดสำคัญ - คุณต้องมีวินัยและเรียนรู้ที่จะควบคุมการใช้จ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าการเงินของคุณอยู่ในสภาพดี นี่หมายถึงการใช้งบประมาณเป็นวิธีควบคุมรายจ่ายและเป็นข้อผูกมัดในการชำระค่าใช้จ่ายของคุณ

ซึ่งหมายความว่าการสิ้นสุดของการซื้อแรงกระตุ้น แม้จะดูน่าดึงดูดเพียงใด หากการใช้จ่ายไม่ได้ถูกวางแผนไว้ในงบประมาณและไม่จำเป็นอย่างยิ่ง ก็ควรเลื่อนออกไปจนกว่าจะมีการตรวจทานงบประมาณครั้งต่อไป

ให้รางวัลตัวเองเพื่อทำให้วินัยนี้เป็นที่ยอมรับมากขึ้น เช่น การเดินทางหรือเงินจำนวนเล็กน้อยเพื่อใช้จ่ายกับตัวเองหากคุณบรรลุเป้าหมาย – ในทำนองเดียวกัน ให้ปรับโทษหากวินัยของคุณหมดลง

บทสรุป

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การสร้างงบประมาณที่แม่นยำที่คุณสามารถใช้ได้คือกุญแจสู่ความสำเร็จ คุณไม่จำเป็นต้องเป็นคนใจง่ายเกินไป – เพียงแค่ใช้ขั้นตอนสำคัญบางอย่างในการวางแผนงบประมาณของคุณ เพื่อไปยังขั้นตอนนี้ คุณควร:

1. หารายละเอียดงบประมาณของคุณ เช่น รายได้และรายจ่าย
2. กำหนดรายได้สุทธิในปัจจุบันของคุณ
3. บัญชีสำหรับรายได้และค่าใช้จ่ายในอนาคต
4. บัญชีสำหรับการเปลี่ยนแปลง
5. มีวินัยและทำตามงบประมาณของคุณ!

อะไรคือความเจ็บปวดที่ใหญ่ที่สุดในการวางแผนรายรับและรายจ่ายของคุณเอง? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!