15 فكرة لتحسين المكتب لخلق بيئة عمل أفضل

تميل أنجح الشركات والشركات الصغيرة إلى أن تكون أسعد الموظفين. لماذا ا؟ الموظفون السعداء هم أكثر حماسًا وإنتاجية وإبداعًا - وغالبًا ما يبذلون جهدًا إضافيًا ، ليس لأنهم مضطرون لذلك ، ولكن لأنهم يريدون ذلك. في الواقع ، من المرجح أن يظل العمال السعداء مع الشركة بنسبة 48.4 في المائة ، مما يقلل من معدل دوران الموظفين المكلف. من ناحية أخرى ، فإن الموظفين الذين لا يستمتعون بالقدوم إلى العمل يكلفون الشركات الأمريكية 300 مليار دولار سنويًا في أوقات المرض ، وأيام الإجازات ، والأخطاء التي تحدث أثناء العمل.

إن مكان العمل السعيد ليس شيئًا يحدث عن طريق الصدفة ، أو مجرد وظيفة لإتاحة الأدوات المناسبة - مثل ، نجرؤ على القول ، منشئ الفواتير. إنه نتاج كل من التغييرات المادية وغير الملموسة التي تجعل مكان العمل أكثر تناغمًا. فيما يلي 15 شيئًا يمكنك القيام به على الفور لإنشاء بيئة مكتبية أفضل:

1. جلب الإضاءة الطبيعية إلى بيئة العمل.

لا تبدو الإضاءة الطبيعية أفضل فحسب ، بل توجد أيضًا علاقة قوية بين الإضاءة الطبيعية في مكان العمل ونوعية نوم الموظفين وطاقتهم. وجد باحثو علم الأعصاب في جامعة نورث وسترن أن الأشخاص الذين يعملون في مكاتب بها نوافذ يتلقون ضوءًا أبيض أكثر بنسبة 173 في المائة (أي ضوء الشمس) أثناء ساعات العمل وينامون 46 دقيقة إضافية كل ليلة. كان العمال يستريحون بشكل أفضل وبالتالي في حالة ذهنية أفضل.

2. إنشاء مساحة مكتب نظيفة ومريحة.

لا يتطلب الأمر من طبيب نفساني إخبارك أنه عندما تكون في منطقة جذابة ومريحة وممتعة ، فإنك تشعر بتحسن. هذا ينطبق على كل من المنزل وبيئة العمل ، لذا تأكد من إزالة الفوضى والمعدات المكسورة ، وإصلاح المصابيح الوامضة ووحدات تكييف الهواء أو التدفئة المزاجية. وعلى الرغم من أنها قد لا تبدو صفقة كبيرة ، استثمر في أثاث جديد ومريح ومصانع ومعدات محدثة وقهوة ووجبات خفيفة عالية الجودة. لن يقدّر موظفوك أن رفاههم مهم بالنسبة لك فحسب ، بل سيتأثرون بقوة بالمساحة بطريقة إيجابية.

3. توفير غرف هادئة للموظفين.

تعد مخططات المكتب المفتوح ضرورية في كثير من الحالات ، ولكن يجب أن تفكر في توفير عدد قليل من المجالات حيث يمكن للموظفين التراجع إذا كانوا بحاجة إلى الهدوء أو العزلة للتركيز على مشروع صعب. يمكن أن يقلل من التوتر والانقطاعات ، مما يحسن المزاج والإنتاجية. قد تفكر أيضًا في توفير غرف قيلولة ، والتي تشتهر بها Google (من بين آخرين). تشير الدراسات إلى أن قيلولة لمدة 20 أو 30 دقيقة أفضل من فنجان قهوة لزيادة الطاقة لأولئك الأشخاص الذين يعملون بانتظام لساعات طويلة أو ينخرطون في أعمال مكثفة ومعقدة أو يسافرون إلى مكاتب خارج المدينة.

4. لديك سياسة الباب المفتوح لأعضاء الفريق.

يبلغ الموظفون عن رضاهم الوظيفي أعلى ويزداد احتمال بقائهم في وظيفة يشعرون فيها بالاستماع والتقدير. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في ضمان الشفافية بين المديرين والعاملين لأن النزاعات غالبًا ما تطفو على السطح عندما يشعر الموظفون بأنهم مستبعدون من الحلقة أو أنهم مجرد عمال بعقود. اجعله معروفًا أنك متاح دائمًا للأسئلة والتعليقات والمخاوف. و "الباب المفتوح" يجب أن يؤخذ حرفيا - إبقاء الباب مفتوحا يشجع على التواصل الودي.

5. تجهيز المكتب بمناطق ترفيهية للموظفين.

إذا استطعت ، قم بإفساح المجال للأطواق الخارجية أو طاولة بينج بونج داخلية. سيستمتع أعضاء الفريق بالحصول على مكان لممارسة القليل من التمارين أو لتفجير بعض القوة بين المهام. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تؤدي الألعاب الودية مع الآخرين إلى تحسين العلاقات وتماسك الفريق.

6. مزايا خارج الصندوق للعمال.

بدأ عدد من الشركات ، مثل Netflix ، في تجربة مزايا غير عادية مثل أيام العطلة غير المحدودة. قلق من التغيب المفرط؟ وجد الباحثون أن الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى إجازة غير محدودة يقضون بالفعل أيامًا في العمل أكثر من أولئك الذين لديهم PTO منظم. بنفس الطريقة التي يعمل بها نظام تسعير ما تريد ، الفكرة هي أنه عندما يُجبر الشخص على ابتكار نظام قيم خاص به (سواء كان ذلك للوقت ، أو فنجان قهوة أو قرص مضغوط) ، فإن الشخص العادي سيفعل ذلك في الواقع. يسارعوا الى لوحة. وفي مكان العمل ، يجب أن يكون الشيء المهم هو ما إذا كان العمل يتم إنجازه ، وليس عدد الأيام التي يتم فيها إنجازه.

7. عرض سداد الرسوم الدراسية للموظفين.

Starbucks و Apple و Bank of America و Best Buy… هذه هي بعض الشركات التي تقدم لموظفيها تعويضات عن الرسوم الدراسية. لا يعد هذا رصيدًا قيمًا للعديد من المتقدمين للوظائف فحسب ، بل إنه عمل جيد للاستثمار في تعليم أولئك الموجودين بالفعل في عملك. من خلال تقديم تعويض عن تكاليف المدرسة الباهظة ، فإنك تمنحهم فرصة لتحسين مهاراتهم والتي بدورها ستفيد شركتك.

8. علاج الموظفين بوجبة الغداء مرة في الأسبوع.

كل يوم جمعة ، اطلب طعامًا للمكتب بأكمله وشجع الجميع على تناول الطعام معًا ، سواء كان ذلك في الهواء الطلق أو في قاعة المؤتمرات. سيكون الموظفون ممتنين للامتياز ، كما أن فعل الاستمتاع بتناول وجبة معًا يبني الصداقة الحميمة.

9. السماح بإضفاء الطابع الشخصي على محطة العمل.

يقضي موظفوك جزءًا كبيرًا من يومهم في محطة عملهم ، لذا دعهم يزينون منطقتهم بطرق شخصية وجذابة لهم. قد يعني هذا اختيار مكتب قائم أو قابل للتعديل ، أو كرسي مكتب أو كرة ثبات ، ولوحة مفاتيح وماوس مريحين. يجب أن يشعروا بالحرية في تزيين مقصوراتهم أو مكاتبهم بالصور الشخصية والنباتات والمصابيح المكتبية. عندما نخصص مساحتنا ، نشعر بمزيد من الشعور بالفخر ، وسوف يمتد هذا الفخر إلى كل ما نقوم به في العمل.

10. تقديم مبادرات العافية.

فكر في تنفيذ مبادرات جديدة وممتعة بغرض زيادة السعادة والشعور بالرفاهية. على سبيل المثال ، قد تمنح جائزة مرة واحدة في الشهر للشخص الذي قطع أكبر عدد من الأميال حول المكتب (بعد تزويده بعدادات الخطوات الشخصية). أو يمكنك إحضار الفاكهة الطازجة على أساس أسبوعي للمساعدة في الحفاظ على الجوع من خلال الوجبات الخفيفة الصحية. يمكنك أيضًا الترويج ليوم "إحضار ابنك أو ابنتك إلى العمل" أو حتى توفير رعاية مجانية للأطفال في الموقع خلال الأسبوع.

11. استخدم لغة تعاونية لمشاركة الموظفين.

عندما تعطي توجيهات للموظفين ، فإن اللغة التي تستخدمها لها تأثير كبير على كيفية إدراكهم لما تقوله ودورهم في العمل. باستخدام عبارات مثل "لماذا لا نحاول" بدلاً من "يجب عليك" ، فإنك تُظهر التقدير والتعاون. لا أحد يريد أن يشعر وكأنه يعمل من أجل القيصر.

12. الحد من الاجتماعات ، وتحسين الاتصال.

في دراسة تلو الأخرى ، أفاد العمال باستمرار أن الاجتماعات هي أكبر قاتل للإنتاجية. يذهب المحترف العادي إلى 61.8 اجتماعًا شهريًا ، و 63 بالمائة من الاجتماعات ليس لديها جدول أعمال ، و 73 بالمائة من الأشخاص يقومون بأعمال أخرى في الاجتماعات. كلما كان ذلك ممكنًا ، تواصل عبر البريد الإلكتروني أو السبورة المركزية أو الطرق الأخرى التي لا تجذب الأشخاص بعيدًا عن المشاريع.

13. جدولة أنشطة ممتعة من أجل ثقافة شركة صحية.

بين الحين والآخر ، يكون تغيير السرعة أمرًا ممتعًا - والمتعة تجعل الناس سعداء ومرتاحين! على سبيل المثال ، احتفل بعيد ميلاد كل موظف مع كعكة وتقديم أداء قوي لـ "عيد ميلاد سعيد" ، أو الخروج لتناول المشروبات في الشركة ذات مساء واحد في الشهر ، أو تنظيم بطولات الكرة اللينة. عندما يتطلع الموظفون إلى مكافأة ممتعة ، فإن ذلك يجعل الذهاب إلى العمل أكثر متعة.

14. لا تفرط في تحميل موظفيك.

كن واقعيًا بشأن حجم العمل الذي يمكن لكل موظف التعامل معه. عبء العمل المفرط ، والذي يترجم إلى الإرهاق ، هو أحد أهم الأسباب التي تجعل الناس يتركون وظائفهم. تظهر الأبحاث أن الإنتاجية تنخفض بسرعة عندما يعمل شخص ما أكثر من 50 ساعة. ولكن إذا كان لا بد من منح الموظف مزيدًا من العمل ، فأظهر أنك تقدره من خلال منحه أيضًا زيادة أو ترقية. بدلاً من ذلك ، يمكنك تعيين المزيد من الأشخاص إذا كان لدى كل شخص أعباء عمل مفرطة باستمرار. هذا يكلفك أكثر ، لكنك سترى استبقاء وإنتاجية أكبر على المدى الطويل.

15. اسمح للموظفين بتحديد ساعات عملهم من أجل إنتاجية أفضل.

إن أسبوع العمل التقليدي من التاسعة إلى الخامسة ، من الاثنين إلى الجمعة ليس بالضرورة هو الجدول الزمني الأكثر فائدة أو إنتاجية للجميع. يعتبر يوم العمل الذي يبلغ 8 ساعات تعسفيًا إلى حد كبير ، ولم يصبح شائعًا إلا في حوالي عام 1914 عندما خفض هنري فورد جداول عمل موظفيه من 14 ساعة يوميًا (وضاعف رواتبهم!) وشهد هوامش ربح أعلى. يعمل بعض الأشخاص بشكل أفضل في وقت لاحق من اليوم وسيستفيدون من وقت بدء لاحق. آخرون لديهم التزامات عائلية ويفضلون العمل لساعات أطول في أيام أقل. كلما أمكن ، دع الموظفين يختارون جداولهم الخاصة. سوف يلهمهم ذلك للعمل بشكل أكثر ذكاءً وإضاعة وقت أقل.

تختلف كل شركة عن غيرها ولا يوجد حل واحد يناسب الجميع لتحقيق الانسجام في مكان العمل. ولكن من خلال تعزيز بيئة مكتبية إيجابية ، يمكنك مساعدة الموظفين على أن يكونوا أكثر سعادة وأن عملك ، بدوره ، سيستمتع بمكافآت الالتزام الأكبر ، والاحتفاظ لفترة أطول ، وزيادة الإنتاجية.