ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์: วิธีการทำงานและประโยชน์ที่ได้รับ

นอกจากจะมีปัญหาแล้ว คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตยังเป็นทรัพย์สินที่มีประโยชน์สำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานสมัยใหม่อีกด้วย แต่ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะพบว่าพนักงานใช้สิทธิ์เหล่านี้ในทางที่ผิด

พนักงานบางคนมักพบว่าตัวเองกำลังท่องอินเทอร์เน็ตในขณะที่มีงานต้องทำ คนอื่นพบว่าตนเองกำลังดูและดาวน์โหลดเนื้อหาที่เป็นอันตรายซึ่งทำให้ข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทตกอยู่ในอันตราย

เพื่อป้องกันสถานการณ์เหล่านี้ไม่ให้เกิดขึ้น ธุรกิจทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ควรติดตามและตรวจสอบกิจกรรมคอมพิวเตอร์ของพนักงานไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากระยะไกลหรือในพื้นที่สำนักงานที่มีอิฐและปูน

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์คืออะไร?

หรือที่เรียกว่าซอฟต์แวร์เฝ้าระวังคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์เป็นโปรแกรมอัตโนมัติที่บันทึกกิจกรรมคอมพิวเตอร์ของพนักงาน รวมถึงแอปพลิเคชัน กิจกรรมโซเชียลมีเดีย การใช้อินเทอร์เน็ต การเข้าสู่ระบบ/ออกจากระบบ และอื่นๆ ผ่านซอฟต์แวร์ นายจ้างสามารถกำหนดระยะเวลาที่พนักงานใช้ไปกับงานตลอดจนกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบช่วยควบคุมดูแลและบันทึกการดำเนินการของผู้ใช้ในระบบองค์กร การแจ้งเตือนทางอีเมลและบริการการรายงานอื่นๆ จะถูกส่งไปยังผู้ดูแลระบบเครือข่ายหรือผู้จัดการองค์กรเพื่อตรวจสอบและดำเนินการตามความเหมาะสม

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์ทำงานอย่างไร

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์ทำงานเป็นหลักโดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานกำลังทำในขณะทำงาน มันตรวจสอบกิจกรรมคอมพิวเตอร์ในพื้นหลังโดยไม่รบกวนกระบวนการทำงาน

ในแบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์จะบันทึกและแสดงกิจกรรมคอมพิวเตอร์ที่ทำงานบนเครือข่ายของบริษัท ช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับ:

• ใครล็อกอิน? เมื่อไร? เขาควรทำอย่างไรในเวลานี้?
• คอมพิวเตอร์เครื่องใดเข้าสู่ระบบ? นานแค่ไหน?
• มีการเข้าถึงแอพ/เว็บไซต์ใดบ้าง พวกเขาก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลหรือไม่?

ระบบนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้นายจ้างเห็นว่าพนักงานของตนทำอะไรโดยไม่ขัดจังหวะสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ จะรวบรวมและบันทึกข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์อาจแตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่จะรวมคุณลักษณะต่อไปนี้:

1. การติดตามเวลา

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะมีตัวเลือกสำหรับติดตามเวลาในหรือนอกโต๊ะทำงาน มันแสดงชั่วโมงที่มีประสิทธิผลและไม่ก่อผลเพื่อให้นายจ้างสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนของพนักงานของตนได้

2. แอพพลิเคชั่น/เว็บไซต์ การตรวจสอบการใช้งาน

เครื่องมือเฝ้าระวังคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่สามารถตรวจสอบแอปพลิเคชันหรือเว็บไซต์ที่พนักงานใช้บนเดสก์ท็อปได้ คุณจะสามารถระบุได้ว่าแอพหรือไซต์นั้นเป็นภัยคุกคามต่อข้อมูลลับของบริษัทหรือไม่

3. การใช้โซเชียลมีเดีย

การใช้โซเชียลมีเดียโดยไม่ได้รับการควบคุมอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทใดๆ ซอฟต์แวร์ตรวจสอบจะให้ข้อมูลเชิงลึกว่าพนักงานของคุณเข้าสังคมและแชทบนแพลตฟอร์มเช่น Facebook และ Twitter บ่อยเพียงใด

4. การล็อกคีย์

มักเรียกว่าการจับภาพแป้นพิมพ์ การล็อกคีย์จะบันทึกการกดแป้นพิมพ์ทุกครั้งที่ทำโดยผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้รหัสผ่านที่เป็นการฉ้อโกงและข้อมูลลับอื่นๆ ของบริษัท

5. ภาพหน้าจอ/การบันทึกวิดีโอบนเดสก์ท็อป

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์สามารถจับภาพหน้าจอและ/หรือบันทึกวิดีโอเดสก์ท็อปของพนักงานด้วยความถี่ต่างๆ คุณจะสามารถทราบได้ว่าไฟล์ใดถูกอัปโหลดไปยังระบบคลาวด์ เมื่อใด โดยใคร และถ่ายโอนไปยังที่ใด

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์

เมื่อมองแวบแรก ประโยชน์ของการตรวจสอบคอมพิวเตอร์ในที่ทำงานดูเหมือนจะเกี่ยวข้องกับการจับคนเกียจคร้านและป้องกันความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล แต่จริง ๆ แล้วพวกเขาไปลึกกว่านั้น

มาพูดคุยกันสองสามเรื่องด้านล่าง:

1. ปรับปรุงประสิทธิภาพ

การติดตามเวลาช่วยให้คุณเห็นกิจกรรมต่างๆ ที่อาจดูดกลืนเวลาของพนักงานของคุณในระหว่างชั่วโมงทำงาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณซึ่งเป็นผู้บังคับบัญชาพนักงาน ให้ความสำคัญกับโครงการที่มีความสำคัญสูง แทนที่จะเป็นโครงการที่มีความสำคัญต่ำ การทำเช่นนี้จะนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นและ ROI ที่ดีขึ้น

2. การจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์ให้ข้อมูลเชิงลึกว่าพนักงานคนใดของคุณมีประสิทธิผลมากกว่า การรู้สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรสำหรับโครงการต่อไปได้ดียิ่งขึ้น คุณยังสามารถลดปริมาณงานสำหรับพนักงานที่ยุ่งที่สุดของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. บูรณาการกับบัญชีเงินเดือน

ข้อดีอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์คือความสามารถในการผสานรวมกับบัญชีเงินเดือน คุณสามารถให้พนักงานบันทึกรายละเอียดผ่านระบบตรวจสอบบัญชีเงินเดือนได้ ตราบใดที่พนักงานรายงานเวลาอย่างถูกต้อง ซอฟต์แวร์ควรสร้างการชำระเงินที่ถูกต้องและตรงเวลา

3. การวางแผนที่ดีขึ้น

ข้อมูลที่คุณรวบรวมผ่านซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์สามารถนำไปใช้ในการวางแผนการดำเนินธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น คุณจะรู้ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำโปรเจ็กต์ต่างๆ ให้เสร็จ ต้องใช้เงินเท่าไหร่สำหรับงานบางอย่าง และสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ยิ่งมีข้อมูลมากเท่าใด ก็ยิ่งง่ายต่อการวางแผนวิธีปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ

บทสรุป

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์มีประโยชน์สำหรับองค์กรไม่ว่าขนาดหรือขอบเขต ด้วยเครื่องมือการเฝ้าระวังที่มีประสิทธิภาพนี้ คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณ หาว่าใครมีประสิทธิภาพต่ำกว่าเกณฑ์และใครมีภาระงานมากเกินไป และระบุประเด็นที่ต้องปรับปรุงเพื่อเพิ่ม ROI ของคุณ

การตรวจสอบพนักงานยังสามารถบันทึกผลกำไรของคุณจากการรั่วไหลของข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา ลงทุนในซอฟต์แวร์ตรวจสอบคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพและไม่ล่วงล้ำในวันนี้เพื่อประโยชน์ของธุรกิจของคุณ

อ่านเพิ่มเติม:

• Python Web Scraping ถูกผูกไว้กับการเพิ่มธุรกิจของคุณ
• วิธีการเป็นนักวิเคราะห์ความปลอดภัยทางไซเบอร์ [คู่มือฉบับเต็ม 2021]
• เคล็ดลับในการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการการเช่าช่วงพักร้อน
• การตลาดและการขาย: 5 ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ค้นหาข้อมูล