Software de monitoreo de computadoras: cómo funciona y sus beneficios

Además de tener problemas, la computadora e Internet son activos útiles para cualquier entorno de trabajo moderno. Pero no es raro encontrar empleados que abusan de estos privilegios.

Algunos empleados a menudo se encuentran navegando en Internet mientras hay tareas por hacer. Otros se encuentran viendo y descargando contenido malicioso que pone en peligro los datos confidenciales de la empresa.

Para evitar que ocurran estas situaciones, se alienta a las empresas, grandes y pequeñas, a rastrear y monitorear las actividades informáticas de los empleados, independientemente de si trabajan de forma remota o en un espacio de oficina físico.

¿Qué es el software de monitoreo de computadoras?

También conocido como software de vigilancia informática, el software de supervisión informática es un programa automatizado que registra las actividades informáticas de los empleados, incluidas las aplicaciones, las actividades de las redes sociales, el uso de Internet, el inicio/cierre de sesión y más. A través del software, un empleador puede determinar cuánto tiempo pasa un empleado en el trabajo y en actividades ilícitas.

El software de monitoreo ayuda a supervisar y registrar las operaciones realizadas por los usuarios en los sistemas empresariales. Las alertas por correo electrónico y otros servicios de informes se canalizan a los administradores de red o gerentes de la organización para que los revisen y tomen las medidas adecuadas.

¿Cómo funciona el software de monitoreo de computadoras?

El software de monitoreo de computadora funciona principalmente al proporcionar mejores conocimientos sobre lo que hacen los empleados mientras están en el trabajo. Supervisa las actividades informáticas en segundo plano sin interferir con los procesos de trabajo.

En tiempo real, el software registra y muestra las actividades informáticas exactas operadas en la red de la empresa. Le permite obtener fácilmente información sobre:

• ¿Quién inició sesión? ¿Cuándo? ¿Qué se suponía que debía hacer en ese momento?
• ¿En qué computadora se inició sesión? ¿Por cuánto tiempo?
• ¿A qué aplicaciones/sitios web se accedió? ¿Representan algún riesgo de datos?

El sistema está diseñado para que los empleadores vean lo que están haciendo sus empleados sin interrumpir realmente lo que están haciendo. Captura y guarda registros para referencia futura.

El software de monitoreo de computadora puede variar, pero la mayoría de ellos integrará las siguientes características:

1. Seguimiento del tiempo

La mayoría del software de monitoreo de computadoras tendrá una opción para rastrear el tiempo dentro o fuera de los escritorios de trabajo. Muestra las horas productivas e improductivas para que los empleadores puedan evaluar el desempeño diario, semanal o mensual de sus empleados.

2. Monitoreo del uso de aplicaciones/sitios web

La gran mayoría de las herramientas de vigilancia informática pueden monitorear cualquier aplicación o sitio web que los empleados utilicen en sus escritorios. Podrá determinar si esa aplicación o sitio es una amenaza para la información confidencial de la empresa.

3. Uso de las redes sociales

El uso descontrolado de las redes sociales puede perjudicar la productividad de cualquier empresa. El software de monitoreo proporciona información sobre la frecuencia con la que sus empleados socializan y chatean en plataformas como Facebook y Twitter.

4. Registro de teclas

A menudo denominado captura de teclado, el registro de teclas registra cada pulsación de tecla realizada por un usuario de computadora. Proporciona información sobre el uso fraudulento de contraseñas y otra información confidencial de la empresa.

5. Capturas de pantalla/grabaciones de video de escritorio

El software de monitoreo de computadoras puede tomar capturas de pantalla y/o grabar videos de los escritorios de los empleados con diferentes frecuencias. Podrás saber qué archivos se subieron a la nube, cuándo, por quién y a dónde se transfirieron.

Beneficios del software de monitoreo de computadoras

A primera vista, los beneficios de monitorear las computadoras del lugar de trabajo parecen girar en torno a la captura de holgazanes y la prevención de riesgos de seguridad de datos. Pero en realidad van más allá de eso.

Vamos a discutir algunos de ellos a continuación:

1. Productividad mejorada

El seguimiento del tiempo le permite ver las diferentes actividades que podrían estar absorbiendo el tiempo de sus empleados durante las horas de trabajo. Esto los ayudará a ustedes, empleados directos, a concentrarse en proyectos de alta prioridad en lugar de los de baja prioridad. Si lo hace, conduce a una mayor productividad y un mejor retorno de la inversión.

2. Mejor asignación de recursos

El software de monitoreo de computadora proporciona información sobre cuáles de sus empleados son más productivos. Saber esto le ayudará a asignar mejor los recursos para su próximo proyecto. También podrá reducir la carga de trabajo de sus empleados más ocupados para que puedan desempeñarse de manera eficiente.

3. Integración con Nómina

Una de las mayores ventajas del software de monitoreo de computadora es la capacidad de integrarse con la nómina. Puede hacer que los empleados registren sus detalles a través del sistema de monitoreo en la nómina. Siempre que los empleados informen su tiempo con precisión, el software debe crear pagos precisos y puntuales.

3. Mejor planificación

Los datos que recopila a través del software de monitoreo de computadora se pueden usar para una mejor planificación de las operaciones comerciales. Sabrá cuánto tiempo lleva completar diferentes proyectos, cuánto dinero se necesita para ciertas tareas y qué se puede hacer para mejorar la productividad.

Cuanto más extensos sean los datos disponibles, más fácil será planificar formas de mejorar las operaciones comerciales.

Conclusión

El software de monitoreo de computadoras puede ser útil para cualquier organización sin importar su tamaño o alcance. Con esta poderosa herramienta de vigilancia, puede evaluar la productividad de sus empleados, determinar quién tiene un bajo rendimiento y quién está sobrecargado, y abordar las áreas que necesitan mejoras para aumentar su ROI.

El monitoreo de los empleados también puede salvar su balance final de fugas de datos accidentales o deliberadas. Invierta hoy en un software de monitoreo de computadora efectivo y no intrusivo para el beneficio de su negocio.

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