Ce trebuie să știe companiile despre telefonia în cloud

După cum poate atesta orice proprietar de afaceri mici, nu este ușor să ții pasul cu toate schimbările care au avut loc în ultimii ani. Întreprinderile au fost nevoite să navigheze în pandemie, probleme legate de lanțul de aprovizionare, inflație, tulburări sociale și multe altele. A fost suficient pentru a-i face chiar și pe cei mai experimentați dintre antreprenori să piardă somnul noaptea. Dar, după cum se spune, „odată cu adversitatea vine și oportunitatea”.

Una dintre cele mai semnificative oportunități care au apărut din turbulenții ani 2020 este o cale mai ușoară și mai eficientă de globalizare. Odată relegate în mall-uri, magazine de cartier și spații de birouri locale, multe întreprinderi mici de astăzi își pot extinde orizontul datorită noilor tehnologii inovatoare care le permit să lucreze de la distanță și să colaboreze cu parteneri, resurse și clienți din orice parte a lumii. Și pentru a oferi afacerii lor un avantaj suplimentar pe piața globală descentralizată, multe companii apelează la telefonia în cloud.

Cloud-ul și sistemul de comunicare dispersat pe care îl sprijină le permit antreprenorilor să desfășoare afaceri de aproape oriunde. Dar cum funcționează telefonia în cloud? Care sunt principalele sale beneficii? Și cel mai important, cum alegi cel mai bun sistem pentru afacerea ta?

Ce este telefonia cloud?

„Telefonia în cloud este un sistem telefonic care funcționează prin date mobile sau prin internet. Capacitatea cloud-ului de a găzdui totul, de la fișiere la mesagerie, comunicații vocale și video transformă aceste sisteme în platforme de comunicații unificate”, a explicat co-fondatorul și CEO-ul OpenPhone Mahyar Raissi. „Cu ei, afacerile pot crește fără a fi legate de hardware-ul tradițional. Și își pot accesa și partaja datele și sistemele de oriunde în lume.”

OpenPhone este un serviciu de telefonie în cloud disponibil pentru iOS, Android, Mac, Windows și browsere web. Fondată în 2018, platforma a crescut în popularitate în rândul startup-urilor și al întreprinderilor mici, lăudându-se cu peste 40.000 de clienți.

Denumită și apelare în cloud, telefonia în cloud oferă utilizatorilor acces la serviciile de voce de afaceri prin orice conexiune mobilă sau la internet. Aceste servicii sunt soluții virtuale gestionate de terți în afara sediului, așa că nu există hardware sau alt echipament cu care companiile să se ocupe. Iar telefonia cloud nu se limitează la apelurile vocale de bază; include mesaje SMS și MMS, partajare de fișiere, integrări software de afaceri și multe altele.

Cum funcționează telefonia în cloud?

„Telefonia în cloud oferă o mulțime de flexibilitate”, a spus Raissi. „Înlătură nevoia de conectare și intermediari prin gestionarea întregului proces de rutare a apelurilor, permițând companiilor să-și acceseze sistemele telefonice printr-un browser web sau o aplicație mobilă.”

„Telefonia în cloud este, în esență, un software care vă permite să utilizați sistemul dvs. telefonic de afaceri de pe orice computer sau smartphone”, a spus Raissi. „Acest lucru elimină nevoia de a utiliza telefoane de birou învechite, la sediu. Telefonia în cloud gestionează întregul proces de rutare a apelurilor printr-un furnizor de servicii telefonice de afaceri. În acest fel, puteți suna și trimite mesaje de pe orice dispozitiv, puteți sincroniza automat contactele de afaceri pe dispozitivele dvs. și puteți lucra de oriunde doriți.”

De la un tablou de bord online al telefoniei în cloud, companiile pot atribui cu ușurință numere membrilor echipei, pot iniția redirecționarea apelurilor și pot profita de numeroase alte funcții de apelare. Furnizorul se ocupă de toate aspectele din culise, eliberând afacerile de cheltuielile administrative și de obligația de a-și gestiona propriul PBX/PABX. Furnizorul de servicii este partea responsabilă pentru construirea și operarea serverelor care rulează sistemul telefonic de afaceri.

Care sunt avantajele majore ale telefoniei în cloud?

• Simplu de utilizat: gata de sistemele PBX care adună praf în dulap sau cabluri de cupru neplăcute. Și companiile nu vor trebui să sune IT ori de câte ori există o problemă. În ceea ce privește hardware-ul telefonului de birou de școală veche, este și istorie.
• Scalabil: Cu sistemele telefonice tradiționale de afaceri, companiile trebuie să aloce o cantitate mare de timp și efort pentru a scala sistemul pe măsură ce organizația lor crește. De fiecare dată când este angajat un nou angajat, companiile trebuie să achiziționeze un nou telefon de birou, să o instruiască și să facă față costurilor crescute.
• Întotdeauna la zi: Cu sistemele PBX tradiționale, toate firele și hardware-ul rămân la sediu. Aceasta înseamnă că un departament IT intern sau externalizat al companiei este responsabil de întreținerea și actualizarea sistemului. Deci, atunci când au loc actualizări, compania este de obicei obligată să achiziționeze noi echipamente, servere și alte tehnologii. În schimb, cu telefonia în cloud, furnizorul de servicii se ocupă de toate aspectele tehnice. Tot ceea ce va trebui să facă o companie este să își actualizeze ocazional aplicația mobilă pentru a accesa toate noile funcții și îmbunătățiri.
• Flexibil: Aranjamentele flexibile de lucru sunt în creștere. De la modele de lucru la distanță și hibride până la politicile de a-ți aduce propriul dispozitiv (BYOD), companiile și angajații deopotrivă realizează valoarea aranjamentelor de lucru netradiționale. Iar telefonia cloud se potrivește perfect acestui model.

Cum alegi un furnizor de telefonie în cloud?

Unul dintre cele mai importante aspecte ale alegerii unui furnizor de telefonie în cloud este găsirea unuia care să ofere toate caracteristicile de care are nevoie afacerea. Unele dintre caracteristicile de top de căutat într-un sistem de telefonie în cloud de afaceri sunt mesageria vocală, disponibilitatea numerelor gratuite, abilitățile de însoțitor automat, numerele de telefon partajate, fragmente și răspunsuri automate și integrări ușoare cu sistemele de afaceri (cum ar fi un CRM).

Fiecare afacere va avea un set diferit de priorități. Trucul este să identifici elementele care trebuie să aibă și cele plăcute. De asemenea, este important să verificați recenziile clienților. Companiile fac mari pretenții cu privire la satisfacția clienților și la utilitate, dar uneori aceasta este doar furaj de marketing. Folosind G2 sau orice altă bază de date de revizuire a software-ului, companiile pot accesa informații despre produse, complete cu o listă de caracteristici și feedback-ul clienților.

De asemenea, este extrem de important pentru companii să aleagă un sistem ușor de utilizat. După cum subliniază Raissi, o experiență intuitivă de utilizator poate face o diferență enormă.

„Când ai o aplicație pentru telefon de afaceri care este la fel de intuitivă ca și celelalte aplicații ale tale, nu există nicio curbă de învățare”, a spus el. „Puteți să vă personalizați cu ușurință setările telefonului și să vă integrați colegii de echipă fără a fi nevoie să plătiți pentru asistență IT. Acest lucru ajută companiile să economisească timp și resurse prețioase.”

Siguranța datelor, confidențialitatea și securitatea ar trebui, de asemenea, să aibă prioritate. Companiile au încredere în furnizorii de servicii cu unul dintre bunurile lor cele mai valoroase, datele lor. Și, din păcate, unii furnizori vor folosi tot ce împărtășește o afacere în propriul lor avantaj. Companiile trebuie să se asigure că furnizorul lor are criptare, respectă standardele de protecție a datelor și nu are în niciun fel permisiunea de a utiliza, vizualiza sau vinde datele utilizatorilor.

Și nu în ultimul rând, este esențial să înțelegeți prețul complet al oricărei soluții de telefonie în cloud. Conține taxele de configurare, întreținerea și costurile de abonament. Uneori, analizarea tuturor taxelor ascunse pentru a găsi prețul real poate fi dificilă. Dar poate economisi timp și bani pe termen lung.

Imagine: Depositphotos