クラウドテレフォニーについて企業が知っておくべきこと

公開: 2022-03-23

中小企業の所有者なら誰でも証明できるように、過去数年間に起こったすべての変化に追いつくのは簡単ではありません。企業は、パンデミック、サプライチェーンの問題、インフレ、社会不安などを乗り越えなければなりませんでした。最も熟練した起業家でさえ、夜に眠りを失うのに十分でした。しかし、ことわざにあるように、「逆境にはチャンスがあります」。

激動の2020年代から出現した最も重要な機会の1つは、グローバル化へのより簡単で効率的な道です。モール、近所の店、地元のオフィススペースに追いやられた後、今日の多くの中小企業は、リモートで作業し、世界中のパートナー、リソース、顧客と協力できる革新的な新技術のおかげで、視野を広げることができます。また、分散型のグローバル市場でビジネスにさらなる優位性を与えるために、多くの企業がクラウドテレフォニーに目を向けています。

クラウドとそれがサポートする分散通信システムにより、起業家はほぼどこからでもビジネスを行うことができます。しかし、クラウドテレフォニーはどのように機能しますか？その主な利点は何ですか？そして最も重要なことは、ビジネスに最適なシステムをどのように選択するかです。

クラウドテレフォニーとは何ですか？

「クラウドテレフォニーは、モバイルデータまたはインターネットを介して動作する電話システムです。ファイルからメッセージング、音声通信、ビデオまですべてをホストするクラウドの機能は、これらのシステムをユニファイドコミュニケーションプラットフォームに変換します」とOpenPhoneの共同創設者兼CEOのMahyarRaissiは説明しました。「これらを使用すると、従来のハードウェアに縛られることなくビジネスを成長させることができます。また、世界中のどこからでもデータやシステムにアクセスして共有できます。」

OpenPhoneは、iOS、Android、Mac、Windows、およびWebブラウザで利用できるクラウドテレフォニーサービスです。 2018年に設立されたこのプラットフォームは、スタートアップ企業や中小企業の間で人気が高まり、40,000を超える顧客を誇っています。

クラウド通話とも呼ばれるクラウドテレフォニーは、モバイル接続またはインターネット接続を介してビジネス音声サービスへのアクセスをユーザーに提供します。これらのサービスは、オフプレミスのサードパーティによって管理される仮想ソリューションであるため、企業が扱うハードウェアやその他の機器はありません。また、クラウドテレフォニーは基本的な音声通話に限定されません。これには、SMSおよびMMSメッセージング、ファイル共有、ビジネスソフトウェア統合などが含まれます。

クラウドテレフォニーはどのように機能しますか？

「クラウドテレフォニーは非常に柔軟性があります」とRaissi氏は述べています。「コールルーティングプロセス全体を処理することで、ハードワイヤリングや仲介の必要がなくなり、企業はWebブラウザまたはモバイルアプリケーションを介して電話システムにアクセスできるようになります。」

「クラウドテレフォニーは基本的に、どのコンピューターやスマートフォンからでもビジネス電話システムを使用できるようにするソフトウェアです」とRaissi氏は述べています。「これにより、古いオンプレミスのデスクフォンを使用する必要がなくなります。クラウドテレフォニーは、ビジネス電話サービスプロバイダーを介してコールルーティングプロセス全体を処理します。そうすれば、どのデバイスからでも電話やテキストメッセージを送信したり、デバイス間でビジネスの連絡先を自動的に同期したり、好きな場所から仕事をしたりできます。」

クラウドテレフォニーのオンラインダッシュボードから、企業はチームメンバーに番号を簡単に割り当てたり、通話転送を開始したり、他の多くの通話機能を利用したりできます。プロバイダーは、すべての舞台裏の側面を処理し、企業を管理オーバーヘッドから解放し、独自のPBX/PABXを管理する義務を負わせます。サービスプロバイダーは、ビジネス電話システムを実行するサーバーの構築と運用を担当する当事者です。

クラウドテレフォニーの主な利点は何ですか？

使いやすさ：クローゼットや不快な銅線にほこりを集めるPBXシステムはもうありません。また、問題が発生したときに企業がITに電話する必要はありません。昔ながらのデスクフォンのハードウェアについても、歴史があります。
スケーラブル：従来のビジネス電話システムでは、企業は組織の成長に合わせてシステムを拡張するために多大な時間と労力を費やす必要があります。新しい従業員が雇用されるたびに、企業は新しいデスクフォンを購入し、その人を訓練し、増加したコストに対処する必要があります。
常に最新：従来のPBXシステムでは、すべての配線とハードウェアがオンプレミスのままです。つまり、企業の社内または外部委託のIT部門が、システムの保守と更新を担当しているということです。そのため、更新が発生した場合、企業は通常、新しい機器、サーバー、およびその他のテクノロジーを購入する必要があります。対照的に、クラウドテレフォニーでは、サービスプロバイダーがすべての技術的側面を処理します。企業が行う必要があるのは、モバイルアプリケーションを更新して、すべての新機能と改善点にアクセスすることだけです。
柔軟：柔軟な作業の取り決めが増えています。リモートおよびハイブリッドの作業モデルから独自のデバイス（BYOD）ポリシーを導入するまで、企業と従業員は同様に、従来とは異なる作業の取り決めの価値を認識しています。そして、クラウドテレフォニーはこのモデルに完全に適合します。

クラウドテレフォニープロバイダーをどのように選択しますか？

クラウドテレフォニープロバイダーを選択する際の最も重要な側面の1つは、ビジネスに必要なすべての機能を提供するプロバイダーを見つけることです。ビジネスクラウドテレフォニーシステムで探すべき主な機能のいくつかは、ボイスメール、フリーダイヤル番号の可用性、自動応答機能、共有電話番号、スニペット、自動応答、およびビジネスシステム（CRMなど）との簡単な統合です。

すべてのビジネスには、異なる優先順位のセットがあります。秘訣は、必需品と便利なものを識別することです。カスタマーレビューを確認することも重要です。企業は顧客満足度と使いやすさについて大きな主張をしますが、これは単なるマーケティングの飼料である場合もあります。 G2またはその他のソフトウェアレビューデータベースを使用して、企業は機能のリストと顧客からのフィードバックを備えた製品情報にアクセスできます。

また、企業にとって使いやすいシステムを選択することも非常に重要です。 Raissiが強調しているように、直感的なユーザーエクスペリエンスは大きな違いを生む可能性があります。

「他のアプリと同じくらい直感的なビジネス電話アプリがある場合、学習曲線はありません」と彼は言いました。「ITサポートにお金を払うことなく、電話の設定とオンボードのチームメイトを簡単にカスタマイズできます。これにより、ビジネスの貴重な時間とリソースを節約できます。」

データの安全性、プライバシー、セキュリティも優先する必要があります。企業は、最も価値のある資産の1つであるデータでサービスプロバイダーを信頼しています。そして残念ながら、一部のプロバイダーは、ビジネスが共有するすべてのものを自分たちの利益のために使用します。企業は、プロバイダーが暗号化され、データ保護基準に準拠し、ユーザーデータを使用、表示、または販売する権限を持っていないことを確認する必要があります。

そして最後になりましたが、クラウドテレフォニーソリューションの全額を理解することが不可欠です。セットアップ料金、メンテナンス、およびサブスクリプションのコストを考慮してください。時々、実際の価格を見つけるためにすべての隠された料金をふるいにかけることは難しいかもしれません。しかし、長期的には時間とお金を節約できます。

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