Ciò che le aziende devono sapere sulla telefonia cloud

Come può attestare qualsiasi piccolo imprenditore, non è facile stare al passo con tutti i cambiamenti avvenuti negli ultimi anni. Le aziende hanno dovuto affrontare la pandemia, i problemi della catena di approvvigionamento, l'inflazione, i disordini sociali e altro ancora. È bastato a far perdere il sonno anche agli imprenditori più stagionati la notte. Ma come si suol dire, "con le avversità arriva l'opportunità".

Una delle opportunità più significative emerse dai turbolenti anni 2020 è un percorso più semplice ed efficiente per diventare globale. Un tempo relegate ai centri commerciali, ai negozi di quartiere e agli uffici locali, molte piccole imprese oggi sono in grado di ampliare i propri orizzonti grazie a nuove tecnologie innovative che consentono loro di lavorare da remoto e collaborare con partner, risorse e clienti da qualsiasi parte del mondo. E per dare alla propria attività un vantaggio in più nel mercato globale decentralizzato, molte aziende si rivolgono alla telefonia cloud.

Il cloud e il sistema di comunicazione disperso che supporta consentono agli imprenditori di condurre affari quasi ovunque. Ma come funziona la telefonia cloud? Quali sono i suoi principali vantaggi? E, soprattutto, come scegli il sistema migliore per la tua azienda?

Cos'è la telefonia cloud?

“La telefonia cloud è un sistema telefonico che funziona tramite dati mobili o Internet. La capacità del cloud di ospitare qualsiasi cosa, dai file alla messaggistica, alla comunicazione vocale e al video, trasforma questi sistemi in piattaforme di comunicazione unificata", ha spiegato il co-fondatore e CEO di OpenPhone Mahyar Raissi. “Con loro, le aziende possono crescere senza essere vincolate all'hardware tradizionale. E possono accedere e condividere i propri dati e sistemi da qualsiasi parte del mondo".

OpenPhone è un servizio di telefonia cloud disponibile per iOS, Android, Mac, Windows e browser web. Fondata nel 2018, la piattaforma è cresciuta in popolarità tra startup e piccole imprese, vantando oltre 40.000 clienti.

Denominata anche chiamata cloud, la telefonia cloud fornisce agli utenti l'accesso ai servizi vocali aziendali tramite qualsiasi connessione mobile o Internet. Questi servizi sono soluzioni virtuali gestite da terze parti off-premise, quindi non ci sono hardware o altre apparecchiature con cui le aziende devono occuparsi. E la telefonia cloud non si limita alle chiamate vocali di base; include messaggistica SMS e MMS, condivisione di file, integrazioni di software aziendali e altro ancora.

Come funziona la telefonia cloud?

"La telefonia cloud offre un sacco di flessibilità", ha affermato Raissi. "Rimuove la necessità di cablaggi e intermediari gestendo l'intero processo di instradamento delle chiamate, consentendo alle aziende di accedere ai propri sistemi telefonici tramite un browser Web o un'applicazione mobile".

"La telefonia cloud è essenzialmente un software che ti consente di utilizzare il tuo sistema telefonico aziendale da qualsiasi computer o smartphone", ha affermato Raissi. “Ciò elimina la necessità di utilizzare telefoni fissi on-premise obsoleti. La telefonia cloud gestisce l'intero processo di instradamento delle chiamate tramite un provider di servizi telefonici aziendali. In questo modo puoi chiamare e inviare messaggi da qualsiasi dispositivo, sincronizzare automaticamente i tuoi contatti di lavoro su tutti i dispositivi e lavorare ovunque tu voglia".

Da una dashboard online di telefonia cloud, le aziende possono facilmente assegnare numeri ai membri del team, avviare l'inoltro di chiamata e sfruttare numerose altre funzionalità di chiamata. Il provider si occupa di tutti gli aspetti dietro le quinte, liberando le aziende da oneri amministrativi e dall'obbligo di gestire il proprio PBX/PABX. Il fornitore di servizi è la parte responsabile della costruzione e del funzionamento dei server che gestiscono il sistema telefonico aziendale.

Quali sono i principali vantaggi della telefonia cloud?

• Semplice da usare: niente più sistemi PBX che raccolgono polvere nell'armadio o fastidiosi cablaggi in rame. E le aziende non dovranno chiamare l'IT ogni volta che c'è un problema. Per quanto riguarda l'hardware del telefono fisso della vecchia scuola, è anche storia.
• Scalabile: con i tradizionali sistemi telefonici aziendali, le aziende devono dedicare una grande quantità di tempo e sforzi per scalare il sistema man mano che la loro organizzazione cresce. Ogni volta che viene assunto un nuovo dipendente, le aziende devono acquistare un nuovo telefono fisso, formare la persona e affrontare i costi maggiori.
• Sempre aggiornato: con i sistemi PBX tradizionali, tutti i cavi e l'hardware rimangono in sede. Ciò significa che il reparto IT interno o esterno di un'azienda è responsabile della manutenzione e dell'aggiornamento del sistema. Pertanto, quando si verificano gli aggiornamenti, l'azienda è solitamente tenuta ad acquistare nuove apparecchiature, server e altre tecnologie. Al contrario, con la telefonia cloud, il fornitore di servizi gestisce tutti gli aspetti tecnici. Tutto ciò che un'azienda dovrà fare è aggiornare occasionalmente la propria applicazione mobile per accedere a tutte le nuove funzionalità e miglioramenti.
• Flessibile: le modalità di lavoro flessibili sono in aumento. Dai modelli di lavoro remoto e ibrido alle politiche BYOD (Port Your Own Device), sia le aziende che i dipendenti si stanno rendendo conto del valore di accordi di lavoro non tradizionali. E la telefonia cloud si adatta perfettamente a questo modello.

Come si sceglie un provider di telefonia cloud?

Uno degli aspetti più importanti della scelta di un provider di telefonia cloud è trovarne uno che offra tutte le funzionalità di cui l'azienda ha bisogno. Alcune delle principali funzionalità da cercare in un sistema di telefonia cloud aziendale sono la segreteria telefonica, la disponibilità di numeri verdi, le capacità di assistente automatico, i numeri di telefono condivisi, gli snippet e le risposte automatiche e le facili integrazioni con i sistemi aziendali (come un CRM).

Ogni azienda avrà un diverso insieme di priorità. Il trucco sta nell'identificare i must-have e i nice-to-have. È anche importante controllare le recensioni dei clienti. Le aziende fanno grandi affermazioni sulla soddisfazione dei clienti e sull'usabilità, ma a volte questo è solo materiale di marketing. Utilizzando G2 o qualsiasi altro database di recensioni software, le aziende possono accedere alle informazioni sui prodotti, complete di un elenco di funzionalità e feedback dei clienti.

È anche estremamente importante per le aziende scegliere un sistema facile da usare. Come sottolinea Raissi, un'esperienza utente intuitiva può fare un'enorme differenza.

"Quando si dispone di un'app per telefoni aziendali intuitiva come le altre app, non c'è curva di apprendimento", ha affermato. “Puoi personalizzare facilmente le impostazioni del tuo telefono e integrare i compagni di squadra senza dover pagare per il supporto IT. Ciò consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse preziose”.

Anche la sicurezza dei dati, la privacy e la sicurezza dovrebbero avere la priorità. Le aziende si affidano ai fornitori di servizi con una delle loro risorse più preziose, i loro dati. E sfortunatamente, alcuni fornitori utilizzeranno tutto ciò che un'azienda condivide a proprio vantaggio. Le aziende devono assicurarsi che il proprio provider disponga della crittografia, segua gli standard di protezione dei dati e non abbia in alcun modo il permesso di utilizzare, visualizzare o vendere i dati degli utenti.

E, ultimo ma non meno importante, è essenziale comprendere il prezzo pieno di qualsiasi soluzione di telefonia cloud. Account per costi di installazione, manutenzione e abbonamento. A volte, setacciare tutti i costi nascosti per trovare il prezzo reale può essere difficile. Ma può risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

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