O que as empresas precisam saber sobre telefonia em nuvem

Como qualquer pequeno empresário pode atestar, não é fácil acompanhar todas as mudanças que ocorreram nos últimos anos. As empresas tiveram que lidar com a pandemia, problemas na cadeia de suprimentos, inflação, agitação social e muito mais. Foi o suficiente para fazer até o mais experiente dos empreendedores perder o sono à noite. Mas, como diz o ditado, “com a adversidade vem a oportunidade”.

Uma das oportunidades mais significativas que surgiram da turbulenta década de 2020 é um caminho mais fácil e eficiente para se tornar global. Antes relegadas a shoppings, lojas de bairro e escritórios locais, muitas pequenas empresas hoje podem expandir seus horizontes graças a novas tecnologias inovadoras que lhes permitem trabalhar remotamente e colaborar com parceiros, recursos e clientes de qualquer lugar do mundo. E para dar a seus negócios uma vantagem extra no mercado global descentralizado, muitas empresas estão se voltando para a telefonia em nuvem.

A nuvem e o sistema de comunicação disperso que ela suporta permitem que os empreendedores realizem negócios de praticamente qualquer lugar. Mas como funciona a telefonia na nuvem? Quais são seus principais benefícios? E o mais importante, como escolher o melhor sistema para o seu negócio?

O que é telefonia em nuvem?

“A telefonia em nuvem é um sistema telefônico que opera via dados móveis ou pela Internet. A capacidade da nuvem de hospedar tudo, de arquivos a mensagens, comunicação de voz e vídeo, transforma esses sistemas em plataformas de comunicação unificada”, explicou Mahyar Raissi, cofundador e CEO da OpenPhone. “Com eles, as empresas podem crescer sem estar presas ao hardware tradicional. E eles podem acessar e compartilhar seus dados e sistemas de qualquer lugar do mundo.”

OpenPhone é um serviço de telefonia em nuvem disponível para iOS, Android, Mac, Windows e navegadores da web. Fundada em 2018, a plataforma cresceu em popularidade entre startups e pequenas empresas, com mais de 40.000 clientes.

Também conhecida como chamada na nuvem, a telefonia na nuvem fornece aos usuários acesso a serviços de voz corporativos por meio de qualquer conexão móvel ou de Internet. Esses serviços são soluções virtuais gerenciadas por terceiros fora do local, portanto, não há hardware ou outro equipamento para as empresas lidarem. E a telefonia na nuvem não se limita a chamadas de voz básicas; ele inclui mensagens SMS e MMS, compartilhamento de arquivos, integrações de software de negócios e muito mais.

Como funciona a telefonia em nuvem?

“A telefonia em nuvem oferece muita flexibilidade”, disse Raissi. “Ele elimina a necessidade de cabeamento e intermediários ao lidar com todo o processo de roteamento de chamadas, permitindo que as empresas acessem seus sistemas telefônicos por meio de um navegador da Web ou aplicativo móvel.”

“A telefonia na nuvem é essencialmente um software que permite usar o sistema telefônico comercial de qualquer computador ou smartphone”, disse Raissi. “Isso elimina a necessidade de usar telefones de mesa desatualizados no local. A telefonia em nuvem lida com todo o processo de roteamento de chamadas por meio de um provedor de serviços telefônicos comerciais. Dessa forma, você pode ligar e enviar mensagens de texto de qualquer dispositivo, sincronizar automaticamente seus contatos comerciais em seus dispositivos e trabalhar de onde quiser.”

A partir de um painel online de telefonia na nuvem, as empresas podem facilmente atribuir números aos membros da equipe, iniciar o encaminhamento de chamadas e aproveitar vários outros recursos de chamada. O provedor cuida de todos os aspectos dos bastidores, liberando as empresas da sobrecarga administrativa e da obrigação de gerenciar seu próprio PABX/PABX. O provedor de serviços é a parte responsável pela construção e operação dos servidores que executam o sistema telefônico comercial.

Quais são os principais benefícios da telefonia em nuvem?

• Simples de usar: não há mais sistemas PBX acumulando poeira no armário ou fiação de cobre desagradável. E as empresas não precisarão ligar para a TI sempre que houver um problema. Quanto ao hardware de telefone de mesa da velha escola, também é história.
• Escalável: Com os sistemas telefônicos comerciais tradicionais, as empresas precisam dedicar muito tempo e esforço para dimensionar o sistema à medida que sua organização cresce. Toda vez que um novo funcionário é contratado, as empresas precisam comprar um novo telefone de mesa, treinar a pessoa e lidar com o aumento dos custos.
• Sempre atualizado: com sistemas PBX tradicionais, todos os fios e hardware permanecem no local. Isso significa que um departamento de TI interno ou terceirizado da empresa é responsável pela manutenção e atualização do sistema. Então, quando as atualizações acontecem, a empresa geralmente é obrigada a comprar novos equipamentos, servidores e outras tecnologias. Em contraste, com a telefonia em nuvem, o provedor de serviços lida com todos os aspectos técnicos. Tudo o que uma empresa precisará fazer é atualizar ocasionalmente seu aplicativo móvel para acessar todos os novos recursos e melhorias.
• Flexível: Os regimes de trabalho flexíveis estão em ascensão. Desde modelos de trabalho remotos e híbridos até políticas de BYOD (trazer seu próprio dispositivo), empresas e funcionários estão percebendo o valor de acordos de trabalho não tradicionais. E a telefonia em nuvem se encaixa perfeitamente nesse modelo.

Como você escolhe um provedor de telefonia em nuvem?

Um dos aspectos mais importantes na escolha de um provedor de telefonia em nuvem é encontrar um que ofereça todos os recursos que o negócio precisa. Alguns dos principais recursos a serem procurados em um sistema de telefonia em nuvem empresarial são correio de voz, disponibilidade de número gratuito, recursos de atendimento automático, números de telefone compartilhados, trechos e respostas automáticas e integrações fáceis com sistemas de negócios (como um CRM).

Cada negócio terá um conjunto diferente de prioridades. O truque é identificar os must-haves vs. nice-to-haves. Também é importante verificar as avaliações dos clientes. As empresas fazem grandes alegações sobre a satisfação e usabilidade do cliente, mas às vezes isso é apenas forragem de marketing. Usando o G2 ou qualquer outro banco de dados de revisão de software, as empresas podem acessar informações do produto, completas com uma lista de recursos e feedback dos clientes.

Também é extremamente importante que as empresas escolham um sistema que seja fácil de usar. Como destaca Raissi, uma experiência de usuário intuitiva pode fazer uma enorme diferença.

“Quando você tem um aplicativo de telefone comercial que é tão intuitivo quanto seus outros aplicativos, não há curva de aprendizado”, disse ele. “Você pode personalizar facilmente as configurações do telefone e integrar os colegas de equipe sem a necessidade de pagar pelo suporte de TI. Isso ajuda a economizar tempo e recursos valiosos das empresas.”

A segurança, a privacidade e a segurança dos dados também devem ser priorizadas. As empresas estão confiando nos provedores de serviços um de seus ativos mais valiosos, seus dados. E, infelizmente, alguns provedores usarão tudo o que uma empresa compartilha para sua própria vantagem. As empresas precisam garantir que seu provedor tenha criptografia, siga os padrões de proteção de dados e de forma alguma tenha permissão para usar, visualizar ou vender dados do usuário.

E por último, mas não menos importante, é essencial entender o preço total de qualquer solução de telefonia em nuvem. Considere as taxas de instalação, manutenção e custos de assinatura. Às vezes, peneirar todas as cobranças ocultas para encontrar o preço real pode ser difícil. Mas pode economizar tempo e dinheiro a longo prazo.

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