Lo que las empresas deben saber sobre la telefonía en la nube

Como puede atestiguar cualquier propietario de una pequeña empresa, no es fácil mantenerse al día con todos los cambios que han tenido lugar en los últimos años. Las empresas han tenido que sortear la pandemia, los problemas de la cadena de suministro, la inflación, el malestar social y más. Ha sido suficiente para hacer que incluso los empresarios más experimentados pierdan el sueño por la noche. Pero como dice el refrán, “con la adversidad viene la oportunidad”.

Una de las oportunidades más importantes que ha surgido de la turbulenta década de 2020 es un camino más fácil y eficiente para volverse global. Una vez relegadas a centros comerciales, tiendas de barrio y espacios de oficinas locales, muchas pequeñas empresas hoy en día pueden expandir sus horizontes gracias a nuevas tecnologías innovadoras que les permiten trabajar de forma remota y colaborar con socios, recursos y clientes de cualquier parte del mundo. Y para dar a su negocio una ventaja adicional en el mercado global descentralizado, muchas empresas están recurriendo a la telefonía en la nube.

La nube y el sistema de comunicación disperso que admite permiten a los empresarios realizar negocios desde casi cualquier lugar. Pero, ¿cómo funciona la telefonía en la nube? ¿Cuáles son sus principales beneficios? Y lo más importante, ¿cómo elige el mejor sistema para su negocio?

¿Qué es la telefonía en la nube?

“La telefonía en la nube es un sistema telefónico que opera a través de datos móviles o Internet. La capacidad de la nube para albergar todo, desde archivos hasta mensajería, comunicación de voz y video, transforma estos sistemas en plataformas de comunicaciones unificadas”, explicó el cofundador y director ejecutivo de OpenPhone, Mahyar Raissi. “Con ellos, las empresas pueden crecer sin estar atadas al hardware tradicional. Y pueden acceder y compartir sus datos y sistemas desde cualquier parte del mundo”.

OpenPhone es un servicio de telefonía en la nube disponible para iOS, Android, Mac, Windows y navegadores web. Fundada en 2018, la plataforma ha ganado popularidad entre las nuevas empresas y las pequeñas empresas, con más de 40 000 clientes.

También conocida como llamadas en la nube, la telefonía en la nube brinda a los usuarios acceso a servicios de voz comerciales a través de cualquier conexión móvil o de Internet. Estos servicios son soluciones virtuales administradas por terceros fuera de las instalaciones, por lo que no hay hardware u otro equipo con el que las empresas tengan que lidiar. Y la telefonía en la nube no se limita a las llamadas de voz básicas; incluye mensajería SMS y MMS, uso compartido de archivos, integraciones de software comercial y más.

¿Cómo funciona la telefonía en la nube?

“La telefonía en la nube ofrece mucha flexibilidad”, dijo Raissi. “Elimina la necesidad de cableado e intermediarios al manejar todo el proceso de enrutamiento de llamadas, lo que permite a las empresas acceder a sus sistemas telefónicos a través de un navegador web o una aplicación móvil”.

“La telefonía en la nube es esencialmente un software que le permite usar el sistema telefónico de su empresa desde cualquier computadora o teléfono inteligente”, dijo Raissi. “Esto elimina la necesidad de usar teléfonos de escritorio obsoletos en las instalaciones. La telefonía en la nube maneja todo el proceso de enrutamiento de llamadas a través de un proveedor de servicios telefónicos comerciales. De esa manera, puede llamar y enviar mensajes de texto desde cualquier dispositivo, sincronizar automáticamente sus contactos comerciales en todos sus dispositivos y trabajar desde donde desee”.

Desde un tablero en línea de telefonía en la nube, las empresas pueden asignar fácilmente números a los miembros del equipo, iniciar el desvío de llamadas y aprovechar muchas otras funciones de llamadas. El proveedor se encarga de todos los aspectos tras bambalinas, liberando a las empresas de los gastos administrativos y de la obligación de gestionar su propia PBX/PABX. El proveedor de servicios es la parte responsable de construir y operar los servidores que ejecutan el sistema telefónico comercial.

¿Cuáles son los principales beneficios de la telefonía en la nube?

• Fácil de usar: se acabaron los sistemas PBX que acumulan polvo en el armario o el molesto cableado de cobre. Y las empresas no tendrán que llamar a TI cada vez que haya un problema. En cuanto al hardware de los teléfonos de escritorio de la vieja escuela, también es historia.
• Escalable: con los sistemas telefónicos comerciales tradicionales, las empresas deben dedicar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo para escalar el sistema a medida que crece su organización. Cada vez que se contrata a un nuevo empleado, las empresas tienen que comprar un nuevo teléfono de escritorio, capacitar a la persona y lidiar con mayores costos.
• Siempre actualizado: con los sistemas PBX tradicionales, todos los cables y el hardware permanecen en las instalaciones. Eso significa que el departamento de TI interno o subcontratado de una empresa está a cargo de mantener y actualizar el sistema. Por lo tanto, cuando ocurren actualizaciones, la empresa generalmente debe comprar nuevos equipos, servidores y otra tecnología. En cambio, con la telefonía en la nube, el proveedor del servicio se encarga de todos los aspectos técnicos. Todo lo que una empresa deberá hacer es actualizar ocasionalmente su aplicación móvil para acceder a todas las nuevas funciones y mejoras.
• Flexible: Los arreglos de trabajo flexibles están en aumento. Desde modelos de trabajo remotos e híbridos hasta políticas de traer su propio dispositivo (BYOD), tanto las empresas como los empleados se están dando cuenta del valor de los arreglos de trabajo no tradicionales. Y la telefonía en la nube encaja a la perfección en este modelo.

¿Cómo elegir un proveedor de telefonía en la nube?

Uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir un proveedor de telefonía en la nube es encontrar uno que ofrezca todas las funciones que la empresa necesita. Algunas de las principales características que debe buscar en un sistema de telefonía empresarial en la nube son correo de voz, disponibilidad de números gratuitos, capacidades de operador automático, números de teléfono compartidos, fragmentos y respuestas automáticas e integraciones sencillas con sistemas empresariales (como un CRM).

Cada negocio tendrá un conjunto diferente de prioridades. El truco consiste en identificar lo imprescindible frente a lo agradable. También es importante revisar las opiniones de los clientes. Las empresas hacen grandes afirmaciones sobre la satisfacción del cliente y la facilidad de uso, pero a veces esto es solo forraje de marketing. Usando G2 o cualquier otra base de datos de revisión de software, las empresas pueden acceder a la información del producto, completa con una lista de características y comentarios de los clientes.

También es extremadamente importante que las empresas elijan un sistema que sea fácil de usar. Como destaca Raissi, una experiencia de usuario intuitiva puede marcar una gran diferencia.

“Cuando tienes una aplicación telefónica empresarial que es tan intuitiva como tus otras aplicaciones, no hay curva de aprendizaje”, dijo. “Puede personalizar fácilmente la configuración de su teléfono y los compañeros de equipo a bordo sin necesidad de pagar por el soporte de TI. Esto ayuda a ahorrar tiempo y recursos valiosos a las empresas”.

También se debe priorizar la seguridad de los datos, la privacidad y la seguridad. Las empresas están confiando en los proveedores de servicios con uno de sus activos más valiosos, sus datos. Y desafortunadamente, algunos proveedores usarán todo lo que comparte una empresa para su propio beneficio. Las empresas deben asegurarse de que su proveedor tenga encriptación, siga los estándares de protección de datos y de ninguna manera tenga permiso para usar, ver o vender datos de usuarios.

Y por último, pero no menos importante, es esencial comprender el precio total de cualquier solución de telefonía en la nube. Tenga en cuenta las tarifas de instalación, el mantenimiento y los costos de suscripción. A veces, examinar todos los cargos ocultos para encontrar el precio real puede ser difícil. Pero puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

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