Что нужно знать бизнесу об облачной телефонии

Как может подтвердить любой владелец малого бизнеса, не так просто идти в ногу со всеми изменениями, которые произошли за последние несколько лет. Предприятиям пришлось столкнуться с пандемией, проблемами с цепочками поставок, инфляцией, социальными волнениями и многим другим. Этого было достаточно, чтобы заставить даже самых опытных предпринимателей лишиться сна по ночам. Но, как говорится, «с бедой приходит возможность».

Одна из самых значительных возможностей, возникших в бурные 2020-е годы, — это более простой и эффективный путь выхода на мировой рынок. Многие малые предприятия, которые когда-то относились к торговым центрам, магазинам по соседству и местным офисам, сегодня могут расширить свои горизонты благодаря новым инновационным технологиям, которые позволяют им работать удаленно и сотрудничать с партнерами, ресурсами и клиентами из любой точки мира. И чтобы дать своему бизнесу дополнительное преимущество на децентрализованном глобальном рынке, многие компании обращаются к облачной телефонии.

Облако и поддерживаемая им распределенная система связи позволяют предпринимателям вести бизнес практически из любого места. Но как работает облачная телефония? Каковы его основные преимущества? И самое главное, как выбрать лучшую систему для своего бизнеса?

Что такое облачная телефония?

«Облачная телефония — это телефонная система, которая работает через мобильные данные или Интернет. Способность облака хранить все, от файлов до обмена сообщениями, голосовой связи и видео, превращает эти системы в платформы унифицированных коммуникаций», — пояснил соучредитель и генеральный директор OpenPhone Махьяр Раисси. «С ними бизнес может расти, не привязываясь к традиционному оборудованию. И они могут получать доступ к своим данным и системам и делиться ими из любой точки мира».

OpenPhone — это служба облачной телефонии, доступная для iOS, Android, Mac, Windows и веб-браузеров. Платформа, основанная в 2018 году, стала популярной среди стартапов и малого бизнеса, насчитывая более 40 000 клиентов.

Облачная телефония, также называемая облачными вызовами, предоставляет пользователям доступ к бизнес-голосовым службам через любое мобильное или интернет-соединение. Эти сервисы представляют собой виртуальные решения, управляемые сторонними организациями за пределами предприятия, поэтому предприятиям не требуется оборудование или другое оборудование. И облачная телефония не ограничивается простым голосовым вызовом; он включает в себя обмен сообщениями SMS и MMS, обмен файлами, интеграцию программного обеспечения для бизнеса и многое другое.

Как работает облачная телефония?

«Облачная телефония предлагает массу возможностей, — сказал Раисси. «Это устраняет необходимость в проводных соединениях и посредниках, обрабатывая весь процесс маршрутизации вызовов, позволяя предприятиям получать доступ к своим телефонным системам через веб-браузер или мобильное приложение».

«Облачная телефония — это, по сути, программное обеспечение, которое позволяет вам использовать вашу служебную телефонную систему с любого компьютера или смартфона», — сказал Раисси. «Это избавляет от необходимости использовать устаревшие стационарные телефоны. Облачная телефония обрабатывает весь процесс маршрутизации вызовов через поставщика услуг бизнес-телефонии. Таким образом, вы можете звонить и отправлять текстовые сообщения с любого устройства, автоматически синхронизировать свои деловые контакты между вашими устройствами и работать из любого места».

С онлайн-панели облачной телефонии компании могут легко назначать номера членам команды, инициировать переадресацию звонков и использовать множество других функций вызовов. Провайдер берет на себя все «закулисные» аспекты, освобождая предприятия от административных издержек и необходимости управлять собственными АТС/УАТС. Поставщик услуг является стороной, ответственной за создание и эксплуатацию серверов, на которых работает система корпоративной телефонной связи.

Каковы основные преимущества облачной телефонии?

• Простота в использовании: больше никаких систем АТС, собирающих пыль в шкафу, или неприятных медных проводов. И компаниям не придется звонить в ИТ-отдел при возникновении проблем. Что касается оборудования для настольных телефонов старой школы, то это тоже история.
• Масштабируемость. При использовании традиционных систем телефонной связи предприятиям приходится тратить много времени и усилий на масштабирование системы по мере роста организации. Каждый раз, когда нанимается новый сотрудник, компаниям приходится покупать новый настольный телефон, обучать человека и иметь дело с возросшими расходами.
• Всегда в актуальном состоянии: в традиционных системах АТС все провода и оборудование остаются на месте. Это означает, что за обслуживание и обновление системы отвечает собственный или привлеченный ИТ-отдел предприятия. Поэтому, когда происходят обновления, от бизнеса обычно требуется закупка нового оборудования, серверов и других технологий. Напротив, в случае с облачной телефонией поставщик услуг занимается всеми техническими аспектами. Все, что потребуется от бизнеса, — это время от времени обновлять свое мобильное приложение, чтобы получить доступ ко всем новым функциям и улучшениям.
• Гибкость: гибкие рабочие механизмы находятся на подъеме. От моделей удаленной и гибридной работы до политик использования собственных устройств (BYOD) предприятия и сотрудники осознают ценность нетрадиционных механизмов работы. И облачная телефония идеально вписывается в эту модель.

Как выбрать провайдера облачной телефонии?

Одним из наиболее важных аспектов выбора провайдера облачной телефонии является поиск того, который предлагает все функции, необходимые бизнесу. Некоторые из основных функций, которые следует искать в системе облачной телефонии для бизнеса, — это голосовая почта, доступность бесплатных номеров, возможности автосекретаря, общие телефонные номера, фрагменты и автоответы, а также простая интеграция с бизнес-системами (например, CRM).

У каждого бизнеса будет свой набор приоритетов. Хитрость заключается в том, чтобы отличить то, что необходимо, от того, что желательно иметь. Также важно проверять отзывы клиентов. Компании делают большие заявления об удовлетворенности клиентов и удобстве использования, но иногда это просто маркетинговый ход. Используя G2 или любую другую базу данных отзывов о программном обеспечении, предприятия могут получить доступ к информации о продукте со списком функций и отзывами клиентов.

Для предприятий также чрезвычайно важно выбрать простую в использовании систему. Как подчеркивает Раисси, интуитивно понятный пользовательский интерфейс может иметь огромное значение.

«Когда у вас есть приложение для бизнес-телефона, которое так же интуитивно понятно, как и другие ваши приложения, вам не нужно учиться, — сказал он. «Вы можете легко настроить параметры своего телефона и бортовых товарищей по команде без необходимости платить за ИТ-поддержку. Это помогает сэкономить ценное время и ресурсы бизнеса».

Безопасность данных, конфиденциальность и безопасность также должны быть приоритетом. Компании доверяют поставщикам услуг один из своих самых ценных активов — свои данные. И, к сожалению, некоторые провайдеры будут использовать все, чем делится бизнес, в своих интересах. Предприятия должны убедиться, что их провайдер имеет шифрование, соблюдает стандарты защиты данных и никоим образом не имеет разрешения на использование, просмотр или продажу пользовательских данных.

И последнее, но не менее важное: важно понимать полную стоимость любого решения облачной телефонии. Учет платы за установку, обслуживание и подписку. Иногда бывает сложно просмотреть все скрытые платежи, чтобы найти реальную цену. Но это может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.

Изображение: Depositphotos