Ce que les entreprises doivent savoir sur la téléphonie cloud

Comme tout propriétaire de petite entreprise peut en témoigner, il n'est pas facile de suivre tous les changements qui ont eu lieu au cours des dernières années. Les entreprises ont dû faire face à la pandémie, aux problèmes de chaîne d'approvisionnement, à l'inflation, aux troubles sociaux et plus encore. Cela a suffi à faire perdre le sommeil même aux entrepreneurs les plus chevronnés la nuit. Mais comme le dit le dicton, "avec l'adversité vient l'opportunité".

L'une des opportunités les plus importantes à avoir émergé des années 2020 turbulentes est une voie plus simple et plus efficace pour se mondialiser. Autrefois reléguées aux centres commerciaux, aux magasins de quartier et aux bureaux locaux, de nombreuses petites entreprises sont aujourd'hui en mesure d'élargir leurs horizons grâce à de nouvelles technologies innovantes qui leur permettent de travailler à distance et de collaborer avec des partenaires, des ressources et des clients de partout dans le monde. Et pour donner à leur entreprise un avantage supplémentaire sur le marché mondial décentralisé, de nombreuses entreprises se tournent vers la téléphonie cloud.

Le cloud et le système de communication dispersé qu'il prend en charge permettent aux entrepreneurs de mener leurs activités depuis presque n'importe où. Mais comment fonctionne la téléphonie cloud ? Quels sont ses principaux avantages ? Et surtout, comment choisissez-vous le meilleur système pour votre entreprise ?

Qu'est-ce que la téléphonie cloud ?

« La téléphonie cloud est un système téléphonique qui fonctionne via des données mobiles ou Internet. La capacité du cloud à tout héberger, des fichiers à la messagerie, en passant par la communication vocale et la vidéo, transforme ces systèmes en plates-formes de communications unifiées », a expliqué Mahyar Raissi, cofondateur et PDG d'OpenPhone. "Avec eux, les entreprises peuvent se développer sans être attachées au matériel traditionnel. Et ils peuvent accéder à leurs données et systèmes et les partager de n'importe où dans le monde. »

OpenPhone est un service de téléphonie cloud disponible pour iOS, Android, Mac, Windows et les navigateurs Web. Fondée en 2018, la plateforme a gagné en popularité auprès des startups et des petites entreprises, comptant plus de 40 000 clients.

Également appelée appel cloud, la téléphonie cloud permet aux utilisateurs d'accéder aux services vocaux professionnels via n'importe quelle connexion mobile ou Internet. Ces services sont des solutions virtuelles gérées par des tiers hors site, il n'y a donc pas de matériel ou d'autre équipement pour les entreprises. Et la téléphonie cloud ne se limite pas aux appels vocaux de base ; il comprend la messagerie SMS et MMS, le partage de fichiers, les intégrations de logiciels d'entreprise et plus encore.

Comment fonctionne la téléphonie cloud ?

"La téléphonie cloud offre une tonne de flexibilité", a déclaré Raissi. "Il supprime le besoin de câblage et d'intermédiaires en gérant l'ensemble du processus de routage des appels, permettant aux entreprises d'accéder à leurs systèmes téléphoniques via un navigateur Web ou une application mobile."

"La téléphonie cloud est essentiellement un logiciel qui vous permet d'utiliser votre système téléphonique professionnel à partir de n'importe quel ordinateur ou smartphone", a déclaré Raissi. "Cela élimine le besoin d'utiliser des téléphones de bureau obsolètes sur site. La téléphonie dans le cloud gère l'intégralité du processus d'acheminement des appels via un fournisseur de services téléphoniques professionnels. De cette façon, vous pouvez appeler et envoyer des SMS depuis n'importe quel appareil, synchroniser automatiquement vos contacts professionnels sur tous vos appareils et travailler où vous le souhaitez.

À partir d'un tableau de bord en ligne de téléphonie cloud, les entreprises peuvent facilement attribuer des numéros aux membres de l'équipe, initier le transfert d'appel et profiter de nombreuses autres fonctionnalités d'appel. Le fournisseur s'occupe de tous les aspects en coulisse, libérant les entreprises des frais généraux administratifs et de l'obligation de gérer leur propre PBX/PABX. Le fournisseur de services est la partie responsable de la construction et de l'exploitation des serveurs qui exécutent le système téléphonique d'entreprise.

Quels sont les principaux avantages de la téléphonie cloud ?

• Simple à utiliser : Fini les systèmes PBX qui accumulent la poussière dans le placard ou le câblage en cuivre désagréable. Et les entreprises n'auront pas à appeler le service informatique en cas de problème. Quant au matériel téléphonique de bureau à l'ancienne, c'est aussi de l'histoire.
• Évolutif : avec les systèmes téléphoniques professionnels traditionnels, les entreprises doivent consacrer beaucoup de temps et d'efforts pour faire évoluer le système à mesure que leur organisation se développe. Chaque fois qu'un nouvel employé est embauché, les entreprises doivent acheter un nouveau téléphone de bureau, former la personne et faire face à l'augmentation des coûts.
• Toujours à jour : avec les systèmes PBX traditionnels, tous les câbles et le matériel restent sur site. Cela signifie que le service informatique interne ou externalisé d'une entreprise est chargé de la maintenance et de la mise à jour du système. Ainsi, lorsque des mises à jour ont lieu, l'entreprise doit généralement acheter de nouveaux équipements, serveurs et autres technologies. A l'opposé, avec la téléphonie cloud, le prestataire s'occupe de tous les aspects techniques. Tout ce qu'une entreprise devra faire est de mettre à jour occasionnellement son application mobile pour accéder à toutes les nouvelles fonctionnalités et améliorations.
• Flexible : Les modalités de travail flexibles sont en augmentation. Des modèles de travail à distance et hybrides aux politiques d'apport de votre propre appareil (BYOD), les entreprises et les employés réalisent la valeur des modalités de travail non traditionnelles. Et la téléphonie cloud correspond parfaitement à ce modèle.

Comment choisir un fournisseur de téléphonie cloud ?

L'un des aspects les plus importants du choix d'un fournisseur de téléphonie cloud est d'en trouver un qui offre toutes les fonctionnalités dont l'entreprise a besoin. Certaines des principales fonctionnalités à rechercher dans un système de téléphonie cloud d'entreprise sont la messagerie vocale, la disponibilité des numéros sans frais, les capacités de standard automatique, les numéros de téléphone partagés, les extraits et les réponses automatiques et les intégrations faciles avec les systèmes d'entreprise (comme un CRM).

Chaque entreprise aura un ensemble différent de priorités. L'astuce consiste à identifier les incontournables par rapport aux agréables à avoir. Il est également important de vérifier les avis des clients. Les entreprises font de grandes revendications sur la satisfaction des clients et la convivialité, mais parfois ce n'est que du fourrage marketing. En utilisant G2 ou toute autre base de données d'évaluation de logiciels, les entreprises peuvent accéder aux informations sur les produits, avec une liste de fonctionnalités et les commentaires des clients.

Il est également extrêmement important pour les entreprises de choisir un système facile à utiliser. Comme le souligne Raissi, une expérience utilisateur intuitive peut faire une énorme différence.

"Lorsque vous disposez d'une application téléphonique professionnelle aussi intuitive que vos autres applications, il n'y a pas de courbe d'apprentissage", a-t-il déclaré. « Vous pouvez facilement personnaliser les paramètres de votre téléphone et intégrer des coéquipiers sans avoir à payer pour le support informatique. Cela permet aux entreprises d'économiser du temps et des ressources précieux. »

La sécurité, la confidentialité et la sécurité des données doivent également être prioritaires. Les entreprises confient aux fournisseurs de services l'un de leurs actifs les plus précieux, leurs données. Et malheureusement, certains fournisseurs utiliseront tout ce qu'une entreprise partage à leur propre avantage. Les entreprises doivent s'assurer que leur fournisseur dispose d'un cryptage, respecte les normes de protection des données et n'a en aucun cas l'autorisation d'utiliser, de visualiser ou de vendre les données des utilisateurs.

Enfin et surtout, il est essentiel de comprendre le prix total de toute solution de téléphonie cloud. Tenez compte des frais d'installation, de maintenance et d'abonnement. Parfois, passer au crible tous les frais cachés pour trouver le prix réel peut être difficile. Mais cela peut économiser du temps et de l'argent à long terme.

Image : Depositphotos