7 eficiențe create de a avea un back office integrat

Publicat: 2021-03-26

Back office-ul este eroul necunoscut al multor afaceri mici. Cantități nespuse de hârtie și tranzacțiile uitate funcționează împreună pentru a menține o organizație să fredoneze ca o mașină bine unsă.

Desigur, acesta este cazul când un back office funcționează la eficiență maximă. Adesea, realitatea este puțin mai puțin organizată. Membrii echipei împrăștiați, procesele ineficiente și urmărirea inadecvată pot lăsa un back office care funcționează cu mult sub productivitatea maximă.

Acolo intervine integrarea.

Beneficiile unui back office complet integrat

Există multe soluții software care permit unei noi afaceri să-și integreze pe deplin activitatea de back office. Acest lucru afectează eficiența practic peste noapte.

Un back office integrat oferă unei organizații o mai mare transparență și vizibilitate. Dă putere angajaților și permite măsurarea, programarea și prognoza mai precise a diferitelor activități de afaceri.

Aceste beneficii pot, de asemenea, să sporească eficiența organizației dumneavoastră în mai multe moduri în întreaga afacere. Iată câteva dintre cele mai mari amplificatoare de eficiență pe care le oferă un back office integrat.

1. Completează golurile

Multe companii noi folosesc software în diferite grade în back office-urile lor. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă într-un mod uniform. Potrivit furnizorului de servicii de salarizare, OnPay, în 2019, 27% dintre companii au integrat software de HR în operațiunile lor. Aceasta este mai puțin de jumătate din cei 60% care utilizau software de salarizare la acea vreme.

Informațiile relevă o luptă comună - integrarea tehnologică inegală de la un departament la altul. Prin legarea întregii activități de back-office într-un singur sistem integrat, echilibrați soluțiile software ale afacerii dvs. Acest lucru are ca efect umplerea lacunelor și a deficiențelor tehnologice oriunde ar exista.

2. Oferă înregistrări ușor de accesat

Back office-urile gestionează o cantitate imensă de activități banale, monotone și, de altfel, plictisitoare. Acestea includ achiziții, tranzacții de vânzare, înregistrări de inventar, facturi, chitanțe și alte documente nesfârșite.

Utilizarea software-ului pentru a uni aceste activități poate introduce un grad de organizare fără egal. Folosind un program pentru a colecta și cataloga toate tranzacțiile și informațiile, reuniți totul într-un număr limitat de locații ușor de accesat.

3. Consolidează serviciul pentru clienți

Membrii echipei de asistență pentru clienți pot fi de partea companiei dumneavoastră orientată spre clienți. Cu toate acestea, este strâns legat de biroul tău. Datele existente ale vânzărilor anterioare și informațiile stocate despre clienți sunt adesea necesare pentru activitatea de servicii pentru clienți.

Când vă integrați back office-ul, acesta poate simplifica livrarea acestor informații pentru reprezentanții dvs. de servicii pentru clienți. Software-ul de management al relațiilor cu clienții poate păstra fiecare iotă de informații în fișiere ordonate. Puteți utiliza apoi acest lucru pentru a oferi un serviciu rapid și precis pentru clienți în orice moment.

4. Reduce costurile operaționale

Ineficiența este o pierdere a numerarului companiei. A scăzut productivitatea și a minat resurse încă de la începutul civilizației. Una dintre cele mai ușoare modalități de a stimula ineficiența este de a avea o operațiune internă de afaceri diversă și neconectată.

Acesta este motivul pentru care una dintre cele mai rapide și simple îmbunătățiri care vin odată cu integrarea back office este reducerea costurilor operaționale. Software-ul este atât accesibil, cât și eficient. De asemenea, evită nevoia de a face o treabă de mai multe ori. Acest lucru poate duce la economii semnificative, deoarece echipa dumneavoastră depune mai puțin efort pentru fiecare activitate.

5. Îmbunătățește capacitatea operațională

Natura simplificată a unui back office integrat a fost adusă în discuție acum de câteva ori. Economiile de costuri și organizarea sunt avantaje evidente care vin odată cu afacerea. Cu toate acestea, există un alt element care este ușor de trecut cu vederea: capacitatea operațională.

Software-ul reduce numărul de pași și elimină necesitatea implicării umane în multe domenii ale afacerii. Acest lucru îi eliberează pe angajați să se concentreze pe alte sarcini. Astfel, prin integrarea back office-ului, îmbunătățești și capacitatea echipei tale de a prelua mai multă muncă fără a fi nevoie să angajezi personal nou. Acest lucru poate face minuni în creșterea productivității.

6. Crește acuratețea informațională

Pe lângă faptul că informațiile sunt ușor de accesat, integrarea back office-ul îmbunătățește, de asemenea, acuratețea. Atunci când mai multe departamente trebuie să primească și să înregistreze informații pe cont propriu, aceasta introduce posibilitatea de a apărea erori.

O soluție software unifică aceste informații, adesea într-o singură locație universală. Când se întâmplă acest lucru, se reduce șansa ca informațiile să intre în conflict în timpul interacțiunilor interdepartamentale.

7. Vă oferă un control mai mare

La sfârșitul zilei, integrarea back office vă oferă un control mai mare. Efortul unifică părțile din față și din spate ale unei organizații, legându-le împreună pe parcursul fiecărei tranzacții. Atunci când o vânzare are loc în front office, informațiile sunt înregistrate în dosarele back office-ului. Atunci când serviciul pentru clienți interacționează cu un client, aceștia pot accesa cu ușurință informațiile necesare stocate și în sistemul de back office. Toate acestea se fac într-un mod automat și precis.

În plus, prin reunirea operațiunilor de back office într-un întreg integrat, îmbunătățiți comunicarea companiei dvs. Persoanele fizice accesează aceleași fișiere și nu trebuie să-și facă griji cu privire la informațiile conflictuale.

Toți acești factori contribuie la oferirea managementului un grad mult mai mare de control asupra întregii lor operațiuni. Tranziția fără întreruperi a informațiilor de la biroul frontal la cel din spate îi unește pe toți. Colectarea centrală a datelor elimină dezinformarea și oferă o singură locație unde liderii pot merge pentru a obține răspunsuri. Creșterea forței de muncă disponibilă se poate traduce și într-o mai mare inovație și creativitate. Toate acestea se combină pentru a oferi un sentiment puternic de control asupra operațiunilor de back-end ale unei companii.

Back office-urile sunt adesea ignorate în favoarea soluțiilor de tip front-office. Comerțul electronic, marketingul și chiar serviciul pentru clienți au prioritate față de activitatea curentă care se desfășoară în culise.

Și totuși, soluțiile tehnologice puternice ale secolului 21 nu sunt concentrate exclusiv pe client. De asemenea, pot fi integrate în back office-uri cu efect dramatic. De la completarea golurilor software la unificarea înregistrărilor ușor de accesat, îmbunătățirea acurateței, creșterea productivității, reducerea costurilor și multe altele, există multe beneficii care sunt create de a avea un back office integrat.

Deși este doar una dintre multele modalități de a îmbunătăți eficiența afacerii, este o idee bună să vă revizuiți situația actuală de back office. Utilizați software pentru a vă lega organizația sau departamentele funcționează pe cont propriu? Unde puteți implementa soluții software care să vă reunească organizația ca un întreg unificat? Pe măsură ce căutați aceste domenii de îmbunătățire, veți putea profita din ce în ce mai mult de beneficiile de neegalat care vin cu un back office complet integrat.

Imagine: Depositphotos