7 eficiencias creadas al tener un back office integrado

La oficina administrativa es el héroe anónimo de muchas pequeñas empresas. Cantidades incalculables de papeleo y transacciones olvidadas trabajan juntas para mantener una organización funcionando como una máquina bien engrasada.

Por supuesto, ese es el caso cuando una oficina administrativa está operando con la máxima eficiencia. A menudo, la realidad es un poco menos organizada. Los miembros del equipo dispersos, los procesos ineficientes y el seguimiento inadecuado pueden hacer que una oficina administrativa opere muy por debajo de la productividad máxima.

Ahí es donde entra en juego la integración.

Los beneficios de un back office totalmente integrado

Hay muchas soluciones de software que permiten que una nueva empresa integre completamente su actividad de back office. Esto afecta la eficiencia prácticamente de la noche a la mañana.

Un back office integrado le da a la organización una mayor transparencia y visibilidad. Empodera a los empleados y permite una medición, programación y pronóstico más precisos de diversas actividades comerciales.

Estos beneficios también pueden aumentar la eficiencia de su organización de múltiples maneras en toda su empresa. Estos son algunos de los mayores impulsores de eficiencia que ofrece un back office integrado.

1. Rellena los huecos

Muchas empresas nuevas utilizan software en diversos grados en sus oficinas administrativas. Sin embargo, esto no sucede de manera uniforme. Según el proveedor de servicios de nómina, OnPay, en 2019, un mísero 27 % de las empresas había integrado un software de recursos humanos en su operación. Esto es menos de la mitad del 60% que usaba software de nómina en ese momento.

La información revela una lucha común: la integración tecnológica desigual de un departamento a otro. Al vincular toda su actividad administrativa en un solo sistema integrado, equilibra las soluciones de software de su empresa. Esto tiene el efecto de llenar los vacíos tecnológicos y las deficiencias dondequiera que existan.

2. Proporciona registros de fácil acceso

Las oficinas administrativas manejan una gran cantidad de actividades mundanas, monótonas y aburridas. Esto incluye compras, transacciones de ventas, registros de inventario, facturas, recibos y otros trámites interminables.

El uso de software para unir estas actividades puede introducir un grado de organización sin precedentes. Mediante el uso de un programa para recopilar y catalogar todas las transacciones y la información, reúne todo en un número limitado de ubicaciones de fácil acceso.

3. Refuerza el servicio al cliente

Los miembros de su equipo de servicio al cliente pueden estar en el lado de cara al cliente de su negocio. Sin embargo, está íntimamente relacionado con su back office. Los datos existentes de ventas anteriores y la información almacenada del cliente a menudo se requieren para la actividad de servicio al cliente.

Cuando integra su back office, puede optimizar la entrega de esta información para sus representantes de servicio al cliente. El software de gestión de relaciones con los clientes puede mantener cada ápice de información en archivos ordenados. Luego puede usar esto para brindar un servicio al cliente rápido y preciso en cualquier momento.

4. Reduce los costos operativos

La ineficiencia es una pérdida de efectivo de la empresa. Ha reducido la productividad y agotado los recursos desde el comienzo de la civilización. Una de las maneras más fáciles de fomentar la ineficiencia es tener una operación comercial interna diversa y desconectada.

Esta es la razón por la que una de las mejoras más rápidas y sencillas que vienen con la integración del back office es la reducción de los costos operativos. El software es asequible y eficiente. También evita la necesidad de hacer un trabajo más de una vez. Esto puede conducir a ahorros significativos ya que su equipo dedica menos esfuerzo a cada actividad.

5. Mejora la capacidad operativa

La naturaleza simplificada de un back office integrado se ha mencionado varias veces. El ahorro de costos y la organización son beneficios de primera línea obvios que vienen con el trato. Sin embargo, hay otro elemento que se pasa por alto fácilmente: la capacidad operativa.

El software reduce la cantidad de pasos y elimina la necesidad de la participación humana en muchas áreas comerciales. Esto libera a sus empleados para que se concentren en otras tareas. Por lo tanto, al integrar su back office, también mejora la capacidad de su equipo para asumir más trabajo sin necesidad de contratar personal nuevo. Esto puede hacer maravillas para aumentar la productividad.

6. Aumenta la precisión de la información

Además de facilitar el acceso a la información, la integración de su back office también mejora la precisión. Cuando varios departamentos deben recibir y registrar información por su cuenta, se presenta la oportunidad de que surjan errores.

Una solución de software unifica esta información, a menudo en una única ubicación universal. Cuando eso sucede, reduce la posibilidad de que la información entre en conflicto durante las interacciones interdepartamentales.

7. Te da un mayor control

Al final del día, la integración de back office le brinda un mayor control. El esfuerzo unifica los extremos delantero y trasero de una organización al unirlos a lo largo de cada transacción. Cuando se realiza una venta en la oficina principal, la información se registra en los archivos de la oficina administrativa. Cuando el servicio de atención al cliente interactúa con un cliente, también puede acceder fácilmente a la información necesaria almacenada en el sistema administrativo. Todo esto se hace de manera automatizada y precisa.

Además, al reunir sus operaciones administrativas en un todo integrado, mejora la comunicación de su empresa. Las personas acceden a los mismos archivos y no tienen que preocuparse por la información contradictoria.