7 efficacités créées en ayant un back office intégré

Le back office est le héros méconnu de nombreuses petites entreprises. Des quantités incalculables de paperasse et de transactions oubliées travaillent ensemble pour faire fonctionner une organisation comme une machine bien huilée.

Bien sûr, c'est le cas lorsqu'un back-office fonctionne au maximum de son efficacité. Souvent la réalité est un peu moins organisée. Des membres d'équipe dispersés, des processus inefficaces et un suivi inadéquat peuvent laisser un back-office fonctionner bien en dessous de sa productivité maximale.

C'est là que l'intégration entre en jeu.

Les avantages d'un back office entièrement intégré

Il existe de nombreuses solutions logicielles qui permettent à une nouvelle entreprise d'intégrer pleinement son activité de back office. Cela a un impact sur l'efficacité pratiquement du jour au lendemain.

Un back office intégré donne à une organisation plus de transparence et de visibilité. Il responsabilise les employés et permet une mesure, une planification et une prévision plus précises de diverses activités commerciales.

Ces avantages peuvent également accroître l'efficacité de votre organisation de multiples façons dans l'ensemble de votre entreprise. Voici quelques-uns des plus grands boosters d'efficacité qu'offre un back-office intégré.

1. Comble les lacunes

De nombreuses nouvelles entreprises utilisent des logiciels à des degrés divers dans leurs back-offices. Cependant, cela ne se produit pas de manière uniforme. Selon le fournisseur de services de paie, OnPay, en 2019, seulement 27 % des entreprises avaient intégré un logiciel RH dans leur fonctionnement. C'est moins de la moitié des 60 % qui utilisaient un logiciel de paie à l'époque.

L'information révèle une lutte commune — une intégration technologique inégale d'un ministère à l'autre. En regroupant toutes vos activités de back-office dans un seul système intégré, vous équilibrez les solutions logicielles de votre entreprise. Cela a pour effet de combler les lacunes et les lacunes technologiques partout où elles existent.

2. Fournit des enregistrements faciles d'accès

Les back-offices gèrent une quantité énorme d'activités banales, monotones et autrement ennuyeuses. Cela comprend les achats, les transactions de vente, les registres d'inventaire, les factures, les reçus et d'autres documents sans fin.

L'utilisation de logiciels pour unir ces activités peut introduire un degré d'organisation sans précédent. En utilisant un programme pour collecter et cataloguer toutes les transactions et informations, vous rassemblez tout dans un nombre limité d'emplacements faciles d'accès.

3. Renforce le service client

Les membres de votre équipe de service client peuvent être du côté client de votre entreprise. Néanmoins, il est intimement lié à votre back office. Les données existantes sur les ventes passées et les informations client stockées sont souvent nécessaires pour l'activité de service client.

Lorsque vous intégrez votre back-office, il peut rationaliser la diffusion de ces informations pour vos représentants du service client. Un logiciel de gestion de la relation client peut conserver chaque iota d'informations dans des fichiers ordonnés. Vous pouvez ensuite l'utiliser pour fournir un service client rapide et précis à tout moment.

4. Réduit les coûts opérationnels

L'inefficacité est une ponction sur la trésorerie de l'entreprise. Il a réduit la productivité et sapé les ressources depuis le début de la civilisation. L'un des moyens les plus simples de favoriser l'inefficacité est d'avoir une activité commerciale interne diversifiée et non connectée.

C'est pourquoi l'une des améliorations les plus rapides et les plus simples qui accompagnent l'intégration du back-office consiste à réduire les coûts opérationnels. Le logiciel est à la fois abordable et efficace. Cela évite également d'avoir à effectuer un travail plus d'une fois. Cela peut entraîner des économies importantes car votre équipe consacre moins d'efforts à chaque activité.

5. Améliore la capacité opérationnelle

La nature simplifiée d'un back-office intégré a été évoquée à quelques reprises maintenant. Les économies de coûts et l'organisation sont des avantages évidents de première ligne qui accompagnent l'accord. Cependant, il y a un autre élément qui passe facilement inaperçu : la capacité opérationnelle.

Le logiciel réduit le nombre d'étapes et élimine le besoin d'intervention humaine dans de nombreux domaines d'activité. Cela permet à vos employés de se concentrer sur d'autres tâches. Ainsi, en intégrant votre back office, vous améliorez également la capacité de votre équipe à assumer plus de travail sans avoir à embaucher de nouveau personnel. Cela peut faire des merveilles pour augmenter la productivité.

6. Augmente la précision des informations

En plus de faciliter l'accès aux informations, l'intégration de votre back-office améliore également la précision. Lorsque plusieurs départements doivent recevoir et enregistrer des informations par eux-mêmes, des erreurs peuvent se produire.

Une solution logicielle unifie ces informations, souvent dans un emplacement universel unique. Lorsque cela se produit, cela réduit le risque de conflit d'informations lors des interactions interministérielles.

7. Vous donne un meilleur contrôle

En fin de compte, l'intégration du back-office vous donne un meilleur contrôle. L'effort unifie les extrémités avant et arrière d'une organisation en les liant tout au long de chaque transaction. Lorsqu'une vente a lieu en front office, l'information est enregistrée dans les fichiers du back office. Lorsque le service client interagit avec un client, il peut également accéder facilement aux informations nécessaires stockées dans le système de back-office. Tout cela est fait de manière automatisée et précise.

De plus, en regroupant vos opérations de back office dans un tout intégré, vous améliorez la communication de votre entreprise. Les individus accèdent aux mêmes fichiers et n'ont pas à se soucier des informations contradictoires.